談醫(yī)院物資采購的內(nèi)部控制

于建麗

（北京中醫(yī)醫(yī)院審計處，北京100010）

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談醫(yī)院物資采購的內(nèi)部控制

于建麗

（北京中醫(yī)醫(yī)院審計處，北京100010）

摘要：隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，醫(yī)院的整體支出也逐年顯著增加，而其中占醫(yī)院經(jīng)營支出重要部分的就是醫(yī)院物資采購環(huán)節(jié)。如果不監(jiān)督控制醫(yī)院的物資采購過程，不僅會浪費(fèi)醫(yī)院的采購資金，以致影響到醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量，更會導(dǎo)致內(nèi)部腐敗的滋生。本文通過研究醫(yī)院的物資采購管理現(xiàn)狀，以內(nèi)部控制為切入點，對醫(yī)院物資采購中存在的問題進(jìn)行了分析，最后提出了加強(qiáng)物資采購內(nèi)部控制、優(yōu)化采購管理流程、解決物資采購管理中存在的問題的建議。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；物資采購；內(nèi)部控制

醫(yī)院物資是醫(yī)院為保證正常運(yùn)營中使用耗費(fèi)而儲存的各類材料，包括藥品、醫(yī)用耗材、低值易耗品、辦公用品、印刷品、醫(yī)用試劑等。因藥品管理有其特殊性，本文所說的醫(yī)院物資并不包含藥品，只包括總務(wù)物資（如辦公用品、日雜用品等）、醫(yī)用試劑及醫(yī)用耗材三個部分。對以上三類物資采購管理的內(nèi)部控制不僅可以降低醫(yī)院的營運(yùn)成本，還有助于采購行為的規(guī)范。醫(yī)院物資采購環(huán)節(jié)是醫(yī)院整個資金運(yùn)動的一個重要組成部分，采購過程的管理直接影響著醫(yī)院經(jīng)營的成果。因此，加強(qiáng)醫(yī)院物資采購過程的內(nèi)部控制和管理刻不容緩。

一、醫(yī)院物資采購的特點

醫(yī)院物資采購的特點具體表現(xiàn)在：一是品種繁多、數(shù)量大、涉及面廣，采購物品無規(guī)律性。如總務(wù)物資的采購，金額小需求量大的物資達(dá)近千種，質(zhì)量、價格、數(shù)量都很難掌握。臨床、非臨床科室都會覆蓋到，所涉及的物品與內(nèi)容繁雜瑣碎，互相之間難以管理協(xié)調(diào)。二是采購時間突發(fā)性強(qiáng)、不易確定，臨時需要的急用物品較多，醫(yī)院物資采購保障的數(shù)量、金額與抗擊自然災(zāi)害、處理突發(fā)事件、市場供需矛盾、診治患者的數(shù)量、原材料價格波動等因素息息相關(guān)，特別是經(jīng)常需要隨時采購應(yīng)急的物資，工作的難度不容小視。三是各科室容易忽略醫(yī)院的管理要求，采購時只注重自己科室物資的方便使用，這樣的分散采購很容易造成部分物資流向不明和物差價高。

二、醫(yī)院物資采購中存在的問題

1、忽視內(nèi)部控制的重要性

由于醫(yī)院的管理層大多是從臨床轉(zhuǎn)崗，所以更多的關(guān)注醫(yī)院醫(yī)療水平的發(fā)展，從而忽視了對醫(yī)院內(nèi)部控制制度的健全和醫(yī)院內(nèi)部控制環(huán)境的完善?？偟膩碚f，醫(yī)院并沒有建立一套適合庫存物資采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制制度，采購管理也較為粗放、寬泛。缺乏健全的采購監(jiān)督機(jī)制，采購風(fēng)險的防范意識不強(qiáng)，還缺乏系統(tǒng)的風(fēng)險應(yīng)對、風(fēng)險評估與風(fēng)險識別策略。

2、人力資源配置不合理

醫(yī)院管理層往往認(rèn)為物資采購就是簡單的采購、入庫、出庫的過程，工作簡單而重復(fù)，不需太多的技術(shù)含量，所以對采購相關(guān)人員的專業(yè)知識水平要求不高，選擇范圍較為寬泛，更不用說對采購相關(guān)人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，導(dǎo)致醫(yī)院物資采購處于較原始的模式。而且采購人員工作崗位固定，多年不進(jìn)行輪崗，缺少采購人員之間的監(jiān)督與制約，增加了采購中的腐敗風(fēng)險，可能造成采購質(zhì)量或者數(shù)量上與實際需求不符。

3、采購預(yù)算不全面

缺乏采購預(yù)算與采購計劃的規(guī)范制訂，僅是依據(jù)采購供應(yīng)部的庫存狀況和各需求部門的請購單，便簡單進(jìn)行采購，缺少了對費(fèi)用的整體控制。雖然醫(yī)院每年都會做年度預(yù)算，但是一般都僅是粗化地針對大項目，或只是針對個別部門，醫(yī)院采購供應(yīng)部并沒有制定出具體的預(yù)算金額。醫(yī)院薄弱的預(yù)算管理制度，很容易導(dǎo)致費(fèi)用支出失去控制，使醫(yī)院的預(yù)算編制和執(zhí)行各行其是，無法統(tǒng)一。年終也無法將實際發(fā)生的費(fèi)用與年度預(yù)算進(jìn)行合理的比較，分析出預(yù)算差異的原因。

4、采購制度與執(zhí)行不統(tǒng)一

醫(yī)院的請購和采購制度的執(zhí)行不夠嚴(yán)謹(jǐn)，雖然制度上要求物資由采購部門統(tǒng)一采購，但即便請購單簽字審核不夠完整，試劑的采購仍然可以由使用科室主任審批后就報送試劑采購員，甚至總務(wù)物資的采購只需根據(jù)庫存管理員的口頭計劃就可直接報送采購員，而不需要主管院長和采購供應(yīng)部主任的審批。除此之外，還存在隨意手工更改部分正式、書面的請購單所下達(dá)的物資種類或請購數(shù)量的情況，或在缺乏主管核準(zhǔn)簽名的情況下，僅需要電腦列印出請購單，便可以手工增加物料請購需求的情況。

5、供應(yīng)商的選擇及管理落后

供應(yīng)商開發(fā)與評估管理有待規(guī)范，未建立合格供應(yīng)商資料檔案且沒有及時更新歷史記錄，導(dǎo)致醫(yī)院物資供應(yīng)商魚龍混雜，在物資采購的供應(yīng)商選擇中，采購人員有較大的可操作空間，產(chǎn)生潛在的風(fēng)險。目前，醫(yī)院大部分的物資采購沿用以前年度供應(yīng)商，但并未對供應(yīng)商進(jìn)行詳細(xì)的分類登記管理，企業(yè)是否還有充足的供貨能力，營業(yè)執(zhí)照是否進(jìn)行了年檢，這些都無從考查，更不用說對各供應(yīng)商的供貨價格、質(zhì)量進(jìn)行評比分析，使得價格高、質(zhì)量差的供應(yīng)商也充斥其中。價格、質(zhì)量也都參考以前年度的，沒有與市場行情進(jìn)行充分的比較，造成與市場行情脫軌，甚至出現(xiàn)同一種物品兩種價格的現(xiàn)象。如電子產(chǎn)品的更新速度很快，可能在幾個月內(nèi)同一型號的產(chǎn)品就會出現(xiàn)降價，而采購部門還是按照原來的價格采購物品。

對于首次購買的衛(wèi)生材料，不在政府采購范圍內(nèi)的，供應(yīng)商一般由使用科室推薦，雖然是由使用科室和采購供應(yīng)部門共同選擇，但最終的決定權(quán)由使用科室主導(dǎo)，增加了舞弊的風(fēng)險。采購流程中明確規(guī)定貨比三家，但有時也只是形式上的貨比三家，提供的三家報價也只是沒有具體聯(lián)系人和咨詢電話的、未蓋公章的報價單，并且沒有對報價資料歸檔保存，有造假的嫌疑。

對于首次購買的在政府采購范圍內(nèi)的衛(wèi)生材料，供應(yīng)商的選擇也比較多，而采購員可能只習(xí)慣性地從一家購買，多數(shù)采購員習(xí)慣性地認(rèn)為政府采購價格是固定的，沒有批量采購的優(yōu)勢，但實際上政府采購物資也分零星采購和批量采購，批量采購價格較低。這就表明醫(yī)院雖然擁有供應(yīng)商集中程度高的優(yōu)勢，但卻沒有帶來規(guī)模采購的價格優(yōu)勢，相關(guān)人員沒有根據(jù)采購量的變化與供貨商談價，及時調(diào)整價格。

6、采購方式不合規(guī)

醫(yī)院未成立招標(biāo)委員會，沒有規(guī)范的招標(biāo)采購程序文件和招標(biāo)委員會，對總務(wù)物資、醫(yī)用耗材和醫(yī)用試劑都是進(jìn)行分散采購，沒有規(guī)模采購的價格優(yōu)勢。其中總務(wù)物資采購中的用量大、全年支出費(fèi)用高的復(fù)印紙和硒鼓都沒有選擇政府采購方式，而是選用政府采購范圍外的多家供應(yīng)商，導(dǎo)致供應(yīng)商選擇存在風(fēng)險，價格參差不齊。

7、采購合同簽訂不規(guī)范

在缺乏正式的采購合約的情況下，僅憑歷史采購記錄便與絕大部分供應(yīng)商持續(xù)業(yè)務(wù)往來，一方面，無法準(zhǔn)確確定供貨商的資格與實際履行能力，有些大宗采購的供應(yīng)商的注冊資本也只有幾萬元，貨物的質(zhì)量、供給能力都容易讓人產(chǎn)生質(zhì)疑。另一方面，雙方對物資采購的質(zhì)量、交貨時間、合同價款、付款方式、爭議解決方式等必要條款都沒有正式的條文進(jìn)行規(guī)定，醫(yī)院對貨物質(zhì)量驗收的標(biāo)準(zhǔn)無從依據(jù)，對供應(yīng)商送貨的及時性也無從考察，出現(xiàn)問題后對雙方責(zé)任難以界定，導(dǎo)致醫(yī)院處于被動的局面，利益得不到保護(hù)。另外，絕大部分的物資都是先送貨入庫，事后補(bǔ)簽合同，造成合同管理混亂。

三、加強(qiáng)醫(yī)院物資采購的內(nèi)部控制

1、健全內(nèi)部控制制度和采購流程

有效的內(nèi)部控制為醫(yī)院開展各項工作奠定了基礎(chǔ)，更保證了醫(yī)院能夠健康長久的發(fā)展。醫(yī)院應(yīng)根據(jù)自身實際情況在遵守國家法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，建立一套具體、詳細(xì)、科學(xué)的內(nèi)部控制制度。通過一整套健全合理有效的操作規(guī)范和程序，對醫(yī)院各環(huán)節(jié)的經(jīng)營事項和相關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)行為進(jìn)行控制和約束，并嚴(yán)格按照規(guī)章制度實施，避免出現(xiàn)脫離制度辦事的現(xiàn)象。經(jīng)梳理后的采購流程如圖1所示。

2、提高采購人員的綜合素質(zhì)

在醫(yī)院物資采購的整個過程中，采購人員起著至關(guān)重要的作用，因為他是采購的實際實施者。因此，一要用醫(yī)院的各種制度來約束采購人員的行為，避免采購中常見的暗箱操作和弄虛作假行為給醫(yī)院帶來的損失。二要通過開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)來提高采購人員的專業(yè)能力，如為經(jīng)辦人員開辦相應(yīng)的法律或者管理課程。三要定期輪換采購崗位，由此可以對前任工作中可能存在的弊端和差錯進(jìn)行揭示。四要注重專業(yè)能力對考核采購員的重要性，有效防范人為欺詐和損公利私的行為在采購中發(fā)生。

3、加強(qiáng)庫存物資的預(yù)算控制

醫(yī)院應(yīng)遵循統(tǒng)籌兼顧、突出重點的原則，細(xì)化到科室、項目和崗位，采購部門對各科室根據(jù)實際需要而制定的申購計劃進(jìn)行匯總后，制定出采購計劃與相應(yīng)預(yù)算，為避免過于粗糙的預(yù)算編制，或者出現(xiàn)預(yù)算金額過高或過低的情況，該預(yù)算還需要有較強(qiáng)的可操作性和科學(xué)性，同時還需防止編制和執(zhí)行不相符的情況發(fā)生。

要嚴(yán)格控制預(yù)算金額。綜合平衡匯總預(yù)算金額后，由預(yù)算管理辦公室匯報給醫(yī)院預(yù)算管理領(lǐng)導(dǎo)組進(jìn)行審核批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照批準(zhǔn)后的預(yù)算金額執(zhí)行有關(guān)物資采購的支出。如果要修改預(yù)算，必須按審批權(quán)限批準(zhǔn)后，才能對原有的預(yù)算進(jìn)行追加或調(diào)整。醫(yī)院要經(jīng)常檢查物資采購預(yù)算的執(zhí)行情況，及時反饋預(yù)算執(zhí)行差異的原因，做出比較和分析后采取改進(jìn)措施。

4、規(guī)范招標(biāo)采購流程

招標(biāo)委員會在醫(yī)院物資采購的過程中扮演著重要的角色，因此建立健全招標(biāo)委員會和采購相關(guān)制度至關(guān)重要。醫(yī)院應(yīng)成立招標(biāo)委員會和招標(biāo)管理辦公室，規(guī)范物資招標(biāo)采購的流程，并明確招標(biāo)委員會成員、相應(yīng)的職責(zé)和權(quán)限和監(jiān)督程序；及時學(xué)習(xí)并更新政府的各項采購政策，結(jié)合醫(yī)院采購物資的實際情況，熟知醫(yī)院各種物資應(yīng)用的采購方式。

5、合理選擇供應(yīng)商和采購方式

在供應(yīng)商的選擇程序上，盡量保證選擇過程的公開透明、公平合理及公正嚴(yán)明，并堅持質(zhì)量、價格、交付與服務(wù)并重的原則。廣泛收集采購物資的質(zhì)量、價格等市場信息，根據(jù)不少于三家供貨商的報價、貨物品質(zhì)、服務(wù)內(nèi)容等進(jìn)行評選；涉及到金額大、數(shù)量多的重要物資，由招標(biāo)辦公室實行招標(biāo)采購，而不是各科室自行選擇。

對于政府采購范疇的，在政府采購范圍內(nèi)的供應(yīng)商中進(jìn)行選擇，并經(jīng)價格、質(zhì)量、服務(wù)等方面多加比較后，最終選定采購供應(yīng)商。歸屬于非政府采購范疇的，則由醫(yī)院內(nèi)自行采購。不同種類的物資的采購方式不同，醫(yī)院可通過合理的采購方式來確定最優(yōu)惠的采購價格，保證供應(yīng)商選擇的公開、公正、公平。首先，公開競爭招標(biāo)。對于大宗材料采購，則以公開競爭招標(biāo)的方式相互比較供貨商的價格。由市場供求關(guān)系確定采購定價，采購員多聯(lián)系幾家供應(yīng)商（三家或者三家以上），并提交供應(yīng)商報價、樣品、產(chǎn)品質(zhì)量及規(guī)格品種等資料供醫(yī)院詳細(xì)研究，在保證質(zhì)量的前提下，爭取以批量進(jìn)貨換取折扣的價格政策。其次，常規(guī)采購。對于周期性的經(jīng)常采購的物資耗材，與信譽(yù)和配合能力好的供應(yīng)商簽訂長期合同。選擇合作誠實且信譽(yù)好的供應(yīng)商，不僅對供貨質(zhì)量有所保證，還可以對交貨期進(jìn)行預(yù)定，從而保持持續(xù)的大量訂單，得到付款及價格等方面的優(yōu)惠。最后，最低價格采購。采購員應(yīng)先對市場行情進(jìn)行詳細(xì)的調(diào)查，這樣才可以在價格確定前以最低的價格取得最優(yōu)質(zhì)的材料。為避免中間商的多層加價，所有采購都應(yīng)聽取多家供應(yīng)商（三家或三家以上）的報價，并在財務(wù)處認(rèn)可后，比較核實醫(yī)院現(xiàn)有價格，應(yīng)盡可能尋找直接生產(chǎn)廠家為供應(yīng)商。醫(yī)院在比價的同時不應(yīng)降低對質(zhì)量的要求，使總體材料的采購盡可能實現(xiàn)“物美價廉”，并公示被采用的供應(yīng)商，保證招標(biāo)的公開透明。

為保證醫(yī)院供應(yīng)渠道相對穩(wěn)定，必須加強(qiáng)對全院供應(yīng)商的管理。采購供應(yīng)部需完整保存以往合格供應(yīng)商的評估資料，每年調(diào)整供應(yīng)商，定期評估其經(jīng)營狀況、技術(shù)、生產(chǎn)能力、物資交期、服務(wù)水平等關(guān)鍵指標(biāo)。為方便考評供應(yīng)商是否具備相應(yīng)的資質(zhì)，就要全面掌握醫(yī)院供應(yīng)商的所有情況，應(yīng)對所有供應(yīng)商按重要性和一般性分別建立供應(yīng)商檔案，將與醫(yī)院有經(jīng)常性業(yè)務(wù)往來的供應(yīng)商劃分為重要供應(yīng)商，只有偶發(fā)性或臨時性業(yè)務(wù)發(fā)生的供應(yīng)商劃分為一般供應(yīng)商。同時，醫(yī)院還應(yīng)對經(jīng)常采購的物資進(jìn)行詳細(xì)的市場調(diào)查，淘汰質(zhì)量與服務(wù)較差、送貨不及時的供貨商，與優(yōu)秀的供應(yīng)商建立長期的合作關(guān)系。

6、加強(qiáng)合同管理

采購合同是規(guī)定醫(yī)院和供應(yīng)商雙方權(quán)利義務(wù)的法定文件，是在出現(xiàn)糾紛時維護(hù)醫(yī)院權(quán)益的基本文件。醫(yī)院采購供應(yīng)部應(yīng)在法律部門的幫助下制定出各類采購范本合同，如設(shè)備采購合同、醫(yī)用耗材、辦公用品采購合同等，通過這種方式規(guī)避合同條款上的風(fēng)險。無論是長期合作的供應(yīng)商還是偶有合作的供應(yīng)商，采購供應(yīng)部都應(yīng)根據(jù)采購的物資類型使用范本合同，明確規(guī)定雙方的權(quán)利義務(wù)、送貨時間、付款方式、爭議解決方式等。在合同簽訂的過程中，應(yīng)重點關(guān)注合同的付款方式、價款的組成，確認(rèn)無誤后，經(jīng)科室主任、主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，送審計部門審計，審核無誤后，正式簽訂合同。以此來考量供應(yīng)商的服務(wù)，可降低事后發(fā)生爭議的風(fēng)險，保證物資采購合規(guī)有序的進(jìn)行，保障醫(yī)院的合法權(quán)益。

總之，物資采購是醫(yī)院運(yùn)營成本的重要組成部分，它為醫(yī)院順利開展醫(yī)療活動提供了保證。隨著社會的發(fā)展，醫(yī)院對外采購的物資越來越多，支出金額也越來越大。因此，改進(jìn)和加強(qiáng)醫(yī)院物資采購的內(nèi)部控制，對于規(guī)范醫(yī)療秩序、控制不合理醫(yī)療費(fèi)用、保障醫(yī)院物資使用質(zhì)量、提高對外采購資金的使用效益，均起著至關(guān)重要的作用。

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（責(zé)任編輯：張瓊芳）