從新《會計檔案管理辦法》分析電子會計檔案管理策略

劉曉利

摘 要：當(dāng)前，我國會計檔案管理工作已經(jīng)逐漸信息化和電子化。本文將根據(jù)當(dāng)前新《會計檔案管理辦法》對各個單位的電子會計檔案管理展開深入化的思考和探究，對會計管理中出現(xiàn)的各種問題進(jìn)行分析，從而給出相應(yīng)的管理策略，以期為日后的電子會計檔案管理工作提供有效的意見和建議。

關(guān)鍵詞：會計檔案管理;電子檔案;管理;改進(jìn)策略

隨著現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)在各個企業(yè)及單位財務(wù)管理工作上的深入運(yùn)用，采用電子化文件模式形成、輸送以及儲存的單位會計檔案訊息逐漸增多，基本上覆蓋了之前傳統(tǒng)方式的會計檔案管理工作，且因?yàn)殡娮訖n案的信息管理存儲及信息運(yùn)用都有非常明顯的優(yōu)勢，為更好地確認(rèn)電子會計檔案的規(guī)范管理及法律上的合法效應(yīng)，同時也為更好地健全現(xiàn)代科技化社會環(huán)境下的會計檔案管理工作，我國在2016年正式頒發(fā)了新《會計檔案管理辦法》，對電子會計檔案進(jìn)行管理改進(jìn)。

一、目前會計檔案管理工作出現(xiàn)的問題

（一）管理方法信息化程度不高

在工作時，許多企業(yè)及單位的會計檔案管理工作過于依靠人工力量，缺少高效率的科學(xué)信息技能支持。企業(yè)在進(jìn)行會計檔案管理工作時，由于在信息化創(chuàng)建上的意識和能力較為薄弱，許多職責(zé)在履行時不到位，出現(xiàn)一些工作不規(guī)范問題。此外，在進(jìn)行會計檔案管理工作時，許多工作人員不重視技術(shù)革新，缺少創(chuàng)新科學(xué)化、高效化、信息化管理模式的意識，會計檔案管理部門的整體體系都較為陳舊和落后，相關(guān)人員在處理復(fù)雜的檔案管理工作時就會出現(xiàn)較多的工作問題，影響工作效率及整個單位的運(yùn)行。

（二）管理制度不健全，管理工作不到位

各單位在進(jìn)行會計檔案管理時，存在一個較為普遍的問題，那就是管理制度不健全，管理工作不完善。從會計檔案管理工作的重點(diǎn)進(jìn)行分析，其會直接影響到一個單位的正常運(yùn)行和發(fā)展，一旦出現(xiàn)管理上的隱患，將會導(dǎo)致企業(yè)及單位在會計工作上無法正常運(yùn)作和發(fā)展，使得企業(yè)生產(chǎn)出現(xiàn)問題。企業(yè)及單位通常會把會計檔案管理工作重心放置在管理檔案和服務(wù)其他部門上，對檔案管理工作的管理制度設(shè)定缺乏足夠的關(guān)注和重視，在管理上存在一些問題，這就限制了會計檔案管理總體科學(xué)化水平的提高。

二、從新《會計檔案管理辦法》探討電子會計檔案管理策略

（一）進(jìn)行電子會計檔案管理信息化革新

過去的會計檔案管理工作方法都是采用人工管理方法，但步入現(xiàn)代化社會后，各種先進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)不斷出現(xiàn)和發(fā)展，過去老舊的會計檔案管理工作方法已難以滿足目前快速變化和提升的工作需求。所以，會計檔案管理工作方法及模式要進(jìn)行與時俱進(jìn)的改革，由此就需要針對舊的會計檔案管理工作方法展開現(xiàn)代化革新，進(jìn)而打造一項(xiàng)可以順應(yīng)和滿足我國社會進(jìn)步要求的工作方法。此外，對會計檔案管理工作人員來說，其不僅要在思想上轉(zhuǎn)變工作方法和模式，而且要在日常工作中認(rèn)真、積極地提高自己在會計檔案管理方面的能力，并且全面利用先進(jìn)的科學(xué)計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在信息化社會發(fā)展的環(huán)境中，形成滿足新環(huán)境的會計檔案管理模式，進(jìn)而有效提升會計檔案管理的科學(xué)水平。

（二）創(chuàng)建專業(yè)技術(shù)人才隊伍

因?yàn)殡娮訒嫏n案管理工作牽涉企業(yè)及單位的檔案信息、財務(wù)內(nèi)容、電子網(wǎng)絡(luò)通信安全、現(xiàn)代信息科技等多層次的專業(yè)技術(shù)，所以為更好地促進(jìn)新方法體系中的電子會計檔案管理能夠更快地規(guī)范化，需要創(chuàng)建專業(yè)技術(shù)人才隊伍，同時大力培育擁有健全知識及技術(shù)的會計檔案管理人才。第一，應(yīng)先從單位現(xiàn)代信息化工作團(tuán)隊中選出優(yōu)秀的人才，因?yàn)樗麄儗ΜF(xiàn)代信息化技術(shù)及計算機(jī)有一定的了解，所以先對他們進(jìn)行電子會計檔案管理工作知識和技能的培訓(xùn)，讓他們能夠掌握和了解電子檔案管理工作的相關(guān)法律、相關(guān)工作方法以及工作特點(diǎn)，從而擁有勝任企業(yè)或單位電子會計檔案管理工作的能力。第二，需要創(chuàng)建技術(shù)確保隊伍完成電子網(wǎng)絡(luò)保護(hù)，研發(fā)電子會計檔案安全的相關(guān)管理軟件，保障電子會計檔案管理工作的質(zhì)量和安全。確定電子會計檔案管理工作和單位其他部門工作設(shè)施的體系兼容，對財務(wù)管理電子軟件實(shí)時進(jìn)行更新，同時對電子財務(wù)信息的來源進(jìn)行鑒定及展開調(diào)查、追蹤，促進(jìn)電子會計檔案管理滿足新《會計檔案管理辦法》，由此及時發(fā)現(xiàn)管理工作問題并進(jìn)行解決，保障電子會計檔案信息的完整性。

（三）健全電子檔案管理的軟硬件設(shè)備，確保信息的安全

為更好地提升電子會計檔案管理的工作水平及工作價值，需要健全其運(yùn)用的軟件及硬件設(shè)備。第一，根據(jù)電子會計檔案在管理及存放上的主要特征，安排專有的存放空間，并且保障空間內(nèi)不會出現(xiàn)影響其安全管理和存放的危險因素，同時要對電子檔案進(jìn)行備份存放，把原始的電子檔案與備份分開保存。第二，需要創(chuàng)建電子會計檔案數(shù)據(jù)資料庫，把全部電子會計檔案的相關(guān)背景訊息、運(yùn)用的軟件類型和版本、讀取檔案資料運(yùn)用的計算機(jī)軟件和硬件要求、檔案資料存放時間、檔案資料備份等情況詳細(xì)記錄。同時，對檔案資料部門的信息化工作系統(tǒng)設(shè)定檔案資料檢索功能和檔案資料更新提示功能等，方便工作人員能夠隨時隨地了解單位全部電子會計檔案資料情況。第三，需要創(chuàng)建健全的網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)系統(tǒng)，更好地保障電子會計檔案管理工作的安全性。

三、結(jié)語

在當(dāng)前現(xiàn)代信息化技術(shù)快速發(fā)展的時代，新《會計檔案管理辦法》符合當(dāng)前各大企業(yè)和單位會計信息資料的電子化工作需要，但電子會計檔案在管理上依舊面臨許多挑戰(zhàn)，需要大家根據(jù)有關(guān)條令健全企業(yè)或單位內(nèi)部的管理體制與工作流程，全面提高技術(shù)要求，由此才可以保障電子會計檔案管理工作的質(zhì)量和水平。

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