外貿(mào)企業(yè)在出口業(yè)務(wù)中應(yīng)如何有效進行樣品跟單

程欣

摘 要：樣品是國際貿(mào)易業(yè)務(wù)中不容忽視的要素，它不僅代表了外貿(mào)企業(yè)的產(chǎn)品品質(zhì)，充分反映了企業(yè)的生產(chǎn)能力和服務(wù)質(zhì)量，同時也代表了外貿(mào)企業(yè)的形象，直接影響國外客戶對企業(yè)及產(chǎn)品的信任度，高效率的樣品跟單在外貿(mào)出口業(yè)務(wù)中往往能起到事半功倍的作用。而在具體的樣品跟單過程中，有不少關(guān)鍵且細致的重點和策略需要業(yè)務(wù)員和跟單員熟練掌握，才能使出口業(yè)務(wù)順利開展和推進。如何高效率高質(zhì)量地進行樣品跟單，文章以服裝樣品跟單為例，從了解樣品種類、明確送樣流程、熟悉樣品檢測、重視知識產(chǎn)權(quán)、把握跟單細節(jié)等五個方面，結(jié)合企業(yè)的出口業(yè)務(wù)實例加以了詳細的闡述，以期能對外貿(mào)企業(yè)的業(yè)務(wù)員和跟單員有所借鑒和幫助。

關(guān)鍵詞：外貿(mào)企業(yè)；出口業(yè)務(wù)；樣品跟單

在國際貿(mào)易業(yè)務(wù)中，樣品是不能忽視的一個要素，如果外貿(mào)企業(yè)能在出口業(yè)務(wù)中較好地向客戶展示和呈現(xiàn)高質(zhì)量的樣品，往往會起到事半功倍的作用。當然，樣品展示只是鋪墊，有效地進行樣品跟單才能推進外貿(mào)出口業(yè)務(wù)工作的順利開展，而在具體的樣品跟單操作過程中，其實有不少重要但很微妙，關(guān)鍵但很細致的學問和策略，需要每位業(yè)務(wù)員和跟單員了然于胸，方能盡在掌握。

一、了解客戶需要樣品種類

外貿(mào)業(yè)務(wù)跟單中涉及到的樣品種類繁多。江蘇某服裝進出口公司曾在廣交會后一周內(nèi)就收到這樣一份函電，其中客戶寫道：“We saw your garment samples made of pure silk materials at the Chinese Import and Export Commodities Fair in Guangzhou during October， and are keenly interested in this product. With a view to building up business relations with you， we are writing to you and hope to receive your catalogues and price-lists for reference.”（我們于十月份在廣州舉辦的中國進出口商品交易會上看到了貴司的純絲綢質(zhì)地服裝樣品，并對此產(chǎn)品很感興趣。為了與貴司建立業(yè)務(wù)關(guān)系，我們今寫信給貴司，希望能收到你們的產(chǎn)品目錄單和價格表供參考）。這份函電中提及到的樣品僅僅是推銷樣，除了推銷樣之外，還有參考樣、測試樣、產(chǎn)前樣、大貨樣、船樣等等，何時需要何種樣品，這是根據(jù)廣告推銷階段、打樣確認階段、大貨生產(chǎn)階段這三個不同的階段而定的。具體以紡織服裝行業(yè)的樣品分類舉例：（一）廣告推銷階段：需要的樣品有：推銷樣（salesmanship sample）、廣告樣（advertisement sample）、參考樣（reference sample）、測試樣（testing sample）。（二）打樣確認階段：初樣（initial sample）、款式樣（pattern sample）、對等樣品（counter sample）、回樣（return sample）、色樣（lab-dip）、水洗樣（washed sample）、輔料樣（accessory sample）、繡花樣（embroidery sample）、印花樣（printed sample）、復樣（duplicate sample）、確認樣（approval sample）。（三）大貨生產(chǎn)階段：產(chǎn)前樣（pre-production sample）、生產(chǎn)樣（production sample）、大貨樣（bulk production sample）、齊色齊碼樣（size/color set sample）、船樣（shipment sample）。

在樣品跟單時，業(yè)務(wù)員一定要清楚地知道客戶需要樣品的用途，數(shù)量和寄樣時間。南京某服裝外貿(mào)公司在與歐洲一新客戶談判成功即將簽約時，就收到了有關(guān)樣品細則的函電：

Dear Sirs，

Thanks for your letter of May 11. In order to make our initial trade smoothly， we would like to remind you to provide the following samples in time：

Initial samples for quality of make and specification before purchase orders are raised； Lab-dips for approval before bulk fabric is dyed； printed sample and accessory sample for approval before bulk trims purchasing； testing samples sent to Intertek testing services for test with the test report to us； pre-production samples with the bulk fabric and correct trims for approval before manufacturing commences； bulk production samples as representative of bulk quality for approval during production period； shipment samples with full labels and packaging from bulk production before the goods leave the factory.

We look forward to cooperating with you .

Yours faithfully，

敬啟者：

感謝貴司5月11日的來函。為了使我們的首筆業(yè)務(wù)開展順利，我們友情提醒貴司要及時送出以下樣品。

在訂單下達之前要送出初樣供確認樣品制作水平和規(guī)格；在大貨染色前要送出色樣供確認；大貨輔料采購前要送出印花樣和輔料樣供確認；測試樣需寄往天祥檢測機構(gòu)并將樣品檢測報告發(fā)給我們；在大貨生產(chǎn)前，需用正確面輔料制作產(chǎn)前樣供確認；代表大貨品質(zhì)的大貨生產(chǎn)樣需在大貨生產(chǎn)期間送出供確認；需從大貨中抽取有完整商標和包裝的船樣在產(chǎn)品離廠之前寄出。

期盼與貴司的合作。

謹上

以上是該歐洲客戶在訂單下達前后所需要的主要樣品。在實際操作中，很多外貿(mào)企業(yè)在樣品跟單階段會遇到更多更瑣碎的送樣要求，這就需要業(yè)務(wù)員能條分縷析，查漏補缺，清楚且及時地完成打樣任務(wù)。

二、明確產(chǎn)品送樣流程

在了解樣品種類的基礎(chǔ)上，外貿(mào)企業(yè)還要明確送樣的流程，以較繁雜的紡織服裝跟單為例，在收到訂單資料后，業(yè)務(wù)員需要給客戶送出面料品質(zhì)樣、繡花樣或印花樣、水洗樣、輔料樣、服裝尺寸樣，客戶會根據(jù)樣品質(zhì)量給出“確認”或“不確認”的意見，如果收到“不確認”的意見，外貿(mào)公司業(yè)務(wù)員需要根據(jù)客戶反饋的具體原因和修改要求，重新組織工廠打樣和送樣，直到“確認”后，方能開始采購大貨面輔料，進行大貨染色，同時送產(chǎn)前樣，并再次經(jīng)歷送樣的過程直至全都被“確認”后，外貿(mào)企業(yè)才能真正通知工廠開始大貨生產(chǎn)，且從大貨生產(chǎn)到大貨出運，還需要給客戶依次送出大貨樣，船樣等。

由于不少樣品都不大可能一次性就被通過確認，需要重新送樣，且出口業(yè)務(wù)大多交貨時間急迫，所以外貿(mào)公司業(yè)務(wù)員一定要為每個訂單制作一份詳盡的送樣流程圖，根據(jù)生產(chǎn)和交貨時間，在每種需送樣品旁標注送樣截止日，并催促各相關(guān)面輔料工廠和成衣工廠及時送樣，以免因樣品確認時間晚而耽誤整批貨的生產(chǎn)和出運。

江蘇某外貿(mào)集團服裝分公司在對歐美客戶的出口服裝業(yè)務(wù)多年跟單經(jīng)驗基礎(chǔ)上，從收到訂單資料到大貨出運，對訂單執(zhí)行中完整的送樣明細和要求進行了較為全面的總結(jié)，并以流程圖的形式加以歸納，圖1即為服裝訂單送樣流程圖。

紡織服裝樣品跟單是所有商品中較為復雜多樣的樣品跟單，如果掌握了其送樣流程，對于其他商品的送樣就可以較輕松地應(yīng)對了。

三、熟悉樣品檢測要求

樣品檢測也是樣品跟單中比較重要的一個環(huán)節(jié)。根據(jù)《中華人民共和國進出口商品檢驗法》的規(guī)定，凡是列入《商檢機構(gòu)實施檢驗的進出口商品種類表》中的進出口商品為法定檢驗商品，否則就是非法定檢驗商品，當然這主要是針對大貨出運階段時的產(chǎn)品檢驗。在樣品跟單中，進口商通常都會要求出口公司將樣品送到指定的檢測機構(gòu)，并獲取相應(yīng)的檢測報告，以確保樣品質(zhì)量符合市場要求。目前，業(yè)界公認的頗具公信力和影響力的國際檢測機構(gòu)主要有天祥集團（Intertek Testing Services，簡稱ITS）、通標標準技術(shù)服務(wù)有限公司（Société Générale de Surveillance，簡稱SGS）、勝邦質(zhì)量檢測有限公司（Specialized Technology Resources， Inc.，簡稱STR）、必維國際檢驗集團（Bureau Veritas，簡稱BV）等。

隨著中國進出口貿(mào)易的發(fā)展，這些檢測公司在我國都陸續(xù)開設(shè)了分支機構(gòu)，如ITS和SGS的檢測服務(wù)遍布北京、上海、廣州、深圳、天津、青島、無錫、杭州、寧波、武漢、廈門、南京、東莞、張家港等中國各地。檢測產(chǎn)品的范圍涵蓋紡織服裝、電子電氣、農(nóng)產(chǎn)品與食品、礦產(chǎn)品、醫(yī)學及藥業(yè)、化學品、玩具及輕工產(chǎn)品、建筑工程、生命科學產(chǎn)品、汽車配件等多行業(yè)領(lǐng)域的產(chǎn)品。根據(jù)不同的產(chǎn)品，測試項目也都會有所不同。比如對于紡織服裝樣品，通常需要檢測色牢度、縮水率、外觀持久性、撕裂強度、耐磨性、拉伸強度、接縫強度、頂破強度、織物密度、纖維含量、抗起毛起球性能、燃燒性能、禁用偶氮染料、甲醛含量等測試項目。對于其他種類樣品的檢測也主要是根據(jù)外觀性能、使用性能等進行單項或整體性能測試。

目前，國內(nèi)的外貿(mào)企業(yè)根據(jù)客戶的送樣檢測要求，選擇相應(yīng)的檢測機構(gòu)進行檢測還是比較方便的，但值得一提的是，送檢測樣的時間一定要提前規(guī)劃好，因為國際檢測機構(gòu)的樣品檢測時間通常都需要5個工作日左右，屬于普通件（Regular），若是采用加快件（Express）、特快件（Shuttle）、特急件（Immediate）的形式，要多付40%—100%的附加費，甚至還有的檢測機構(gòu)如ITS針對某些檢測項目提供當天件（Same Day）的服務(wù)，但要收取150%的附加費。所以如果國外客戶規(guī)定好遞交樣品檢測報告的時間，則外貿(mào)公司業(yè)務(wù)員就一定要把工廠打樣時間、寄樣時間、檢測時間、出報告的時間都計算預留好，否則若做樣品加急檢測處理，就會多支付一筆不菲的附加費。

四、重視樣品的侵權(quán)問題

知識產(chǎn)權(quán)保護在當今國際貿(mào)易中越來越被受到重視。外貿(mào)企業(yè)在接單的同時要充分考慮到商標權(quán)和專利，并予以尊重和保護。在遇到一些疑似侵權(quán)的出口貿(mào)易訂單時，一定要格外當心，認真研究，謹慎接單，以免被卷入知識產(chǎn)權(quán)爭議的風波中。同時，外貿(mào)企業(yè)在為品牌客戶制作樣品時也要保護其知識產(chǎn)權(quán)不被侵犯。

在樣品跟單中，重視知識產(chǎn)權(quán)主要體現(xiàn)在兩方面：一方面，當外貿(mào)企業(yè)被客戶要求在樣品上加貼指定的商標時，一定要查實該客戶是否具有對該商標的注冊證書，是否能提供給外貿(mào)企業(yè)該品牌的授權(quán)書，有無涉及到侵犯知識產(chǎn)權(quán)，并且在加貼一些與知名品牌類似詞眼的商標時要多加留意，查看有無涉及到“近似侵權(quán)”，如加貼的“Pionear”牌子與日本知名品牌“Pioneer”，加貼的“Hover”牌子與美國知名品牌“Hoover”等都是因為一字之差，而造成了近似侵權(quán)。

另一方面，外貿(mào)企業(yè)在配合客戶制作品牌產(chǎn)品的樣品時，也要做好保密工作，防止該品牌的新設(shè)計、新款式或新工藝被仿制。國際上一些大品牌客戶也會在下達訂單的同時，要求供應(yīng)商簽署諸如制造者協(xié)議等防止知識產(chǎn)權(quán)被侵犯的協(xié)議書。如江蘇某服裝進出口公司作為供應(yīng)商，曾承接過美國知名品牌Guess的訂單，在打樣初期即收到客戶的來函要求：“所有屬于Guess服裝、輔料的設(shè)計款式、圖案、工藝等，供應(yīng)商都必須做好保密工作，杜絕其它品牌抄襲Guess的設(shè)計。Guess的設(shè)計是獨一無二的，每個Guess供應(yīng)商都應(yīng)當保護Guess的知識產(chǎn)權(quán)不受侵犯。這也是客人要求每個生產(chǎn)Guess品牌的承包商、轉(zhuǎn)包商必須簽署制造者協(xié)議（Manufacturers Agreement）的原因?！彪p方簽署好保密協(xié)議后，外貿(mào)公司才能真正成為供應(yīng)商，承接訂單并安排打樣生產(chǎn)，足可見品牌客戶對保護該品牌知識產(chǎn)權(quán)的重視度。

五、把握好樣品跟單細節(jié)

在樣品跟單中，有些細節(jié)是需要外貿(mào)企業(yè)的業(yè)務(wù)員特別留意和把握的，把“細節(jié)決定成敗”這句話用在樣品跟單中實不為過。

（1）樣品制作技巧。在打樣時，有些原材料是需要外貿(mào)公司先寄小樣確認的，而這些原材料樣品被確認后，就要進入大貨采購階段，所以業(yè)務(wù)員在選材時是很有講究的，要選擇性價比高的，與客戶需求契合的，且與訂單價格大致匹配的材料，不能選用低質(zhì)量的材料打樣，這樣很可能被客戶拒絕，影響客戶對公司產(chǎn)品的總體印象，并且浪費了寶貴的打樣時間；但也不能選用過于高規(guī)格的材料，因為一旦被客戶確認了，大貨就要采購相同規(guī)格的材料而增加了采購成本。同時，要結(jié)合該產(chǎn)品的國際標準對客戶的打樣單進行專業(yè)的研究，如果發(fā)現(xiàn)一些不妥的或者客戶忽略的地方應(yīng)盡早提出，例如在兒童出口服裝打樣中，不能在4歲以下嬰幼兒服裝上使用燙鉆，不能在嬰幼兒針織服裝上使用有金屬底座的萊茵石，對于12歲以下兒童穿著的外衣，其帽子、領(lǐng)子上都不能含束帶，對于腰帶、下擺上的束帶的完全伸出長度應(yīng)小于3英寸，且束帶中部應(yīng)縫牢在服裝上，以免束帶可從一側(cè)抽出造成的危險。這些細節(jié)在客戶的打樣單上不可能一應(yīng)俱全地備注，但業(yè)務(wù)員若能在打樣中注意到，一定會讓客戶對外貿(mào)企業(yè)的產(chǎn)品專業(yè)度評價加分。

（2）注意商業(yè)機密。在寄送樣品環(huán)節(jié)，當外貿(mào)公司業(yè)務(wù)員收到工廠寄來的樣品后，如果是色樣、輔料樣等小樣，需要貼在有外貿(mào)公司標志的寄樣單上，如果是成衣等樣品，需要剪掉工廠的樣品牌，掛上有外貿(mào)公司LOGO的吊牌，并在吊牌上寫清楚樣品規(guī)格顏色，樣品種類，第幾次送樣，寄樣時間，寄樣負責人和對應(yīng)的訂單號等。切記不要把面輔料廠或成衣工廠的樣品不經(jīng)過處理就直接寄給客戶，這樣一來工廠的寄樣說明可能不規(guī)范完善，二來工廠的信息會被客戶掌握，造成商業(yè)機密泄露，今后客戶可能會與工廠直接聯(lián)系的后果。

（3）勿忘公司留樣。在制作樣品時，外貿(mào)公司的業(yè)務(wù)員除了客戶要求的數(shù)量外，還應(yīng)要求工廠多打一份供公司自己留樣。這樣，當客戶確認或不確認樣品時，公司業(yè)務(wù)員都會對照實樣，安排工廠進行下一步的工作。否則沒有留樣在手，無法精準地翻譯出客戶對樣品給出的意見，同時外貿(mào)公司在向工廠傳達客戶意見時切勿只扮演傳聲筒的角色，一定要結(jié)合留樣加以理解消化后，轉(zhuǎn)換成工廠能讀懂的語句，或者對于一些關(guān)鍵的工藝點，要當面對照樣品講解給工廠技術(shù)員聽，才能讓工廠真正修改到位。

（4）樣品合理包扎。出口業(yè)務(wù)中的樣品都是寄送到國外，通常是采用FEDEX、DHL、UPS、TNT、EMS、OCS等國際特快專遞服務(wù)商，快件郵費在首重對應(yīng)的基價基礎(chǔ)上，會根據(jù)續(xù)重增加續(xù)重費用，考慮到節(jié)省國際快遞費用，有些業(yè)務(wù)員會把樣品塞在一個小紙箱中，出現(xiàn)因不足包裝而造成的樣品破損。但業(yè)務(wù)員須知，樣品代表的是產(chǎn)品的品質(zhì)和企業(yè)的形象，會直接影響客戶對公司產(chǎn)品和外貿(mào)企業(yè)的信任度，所以切不可在細節(jié)上疏忽，應(yīng)根據(jù)樣品尺寸和大小選用合適的防潮包裝箱，并且在捆扎樣品包裝箱時要用封箱膠帶，或再用打包帶加以鞏固，禁止使用繩子或帶子捆扎樣品包裝箱。

（5）關(guān)注跟蹤樣品。當業(yè)務(wù)員將樣品寄出后，應(yīng)時時跟蹤并與客戶保持聯(lián)系。首先在寄樣后應(yīng)第一時間用電子郵件的書面形式通知客戶寄樣時間，用的是哪家快遞公司，快遞單號是多少，提醒客戶注意查收；其次，出口公司寄樣負責人自己也應(yīng)在快遞公司的網(wǎng)站上關(guān)注該樣品的物流狀態(tài)，當該樣品顯示已被“簽收”后，業(yè)務(wù)員應(yīng)適時地問詢客戶對樣品的反饋意見，既顯示出業(yè)務(wù)員對此樣品跟單的關(guān)注度，也提醒客戶盡早對該樣品給出確認意見，以利于樣品確認后，大貨生產(chǎn)能及時進行。

樣品跟單是外貿(mào)出口業(yè)務(wù)中的必要環(huán)節(jié)，外貿(mào)企業(yè)的業(yè)務(wù)員應(yīng)給予充分的重視，對樣品種類，送樣流程，樣品檢測都清晰明了，并注重和保護知識產(chǎn)權(quán)，把握好跟單細節(jié)，且在此過程中保持與客戶、工廠的高效溝通，以確保出口業(yè)務(wù)的順利開展和如期完成。