藥品SPD系統(tǒng)在我院的應(yīng)用及效果評(píng)價(jià)

李素仙，高紅利，陳維紅（山西醫(yī)學(xué)科學(xué)院/山西大醫(yī)院藥學(xué)部，太原 030032）

·藥房管理·

藥品SPD系統(tǒng)在我院的應(yīng)用及效果評(píng)價(jià)

李素仙＊，高紅利，陳維紅（#山西醫(yī)學(xué)科學(xué)院/山西大醫(yī)院藥學(xué)部，太原 030032）

目的：促進(jìn)醫(yī)院藥品物流系統(tǒng)的建立，保障醫(yī)院藥品供應(yīng)。方法：介紹我院藥品SPD（供應(yīng)、管理和配送）系統(tǒng)的建立及各項(xiàng)功能，通過比較使用前（2014年）、后（2015年）的工作質(zhì)量和工作效率評(píng)價(jià)其應(yīng)用效果。結(jié)果：我院的SPD系統(tǒng)包括采購(gòu)訂單、審核訂單、入庫(kù)管理、采購(gòu)訂單查詢、藥品信息維護(hù)等模塊，具有快速自動(dòng)生成訂單采購(gòu)計(jì)劃、自動(dòng)接收轉(zhuǎn)換入庫(kù)信息、查詢藥品銷量及狀態(tài)、提示藥品有效期等各項(xiàng)功能。經(jīng)過1年的應(yīng)用實(shí)踐，與2014年比較，2015年各調(diào)劑室及藥庫(kù)的制訂計(jì)劃、核對(duì)票據(jù)等工作效率平均提高了約80%，準(zhǔn)確率由98%上升到100%，藥品缺貨頻次及在庫(kù)周轉(zhuǎn)天數(shù)分別下降了52%（8.4次）、32%（4.7 d）。結(jié)論：藥品SPD系統(tǒng)的應(yīng)用可提高醫(yī)院藥品的供應(yīng)管理水平。

SPD系統(tǒng)；藥品供應(yīng)；功能模塊；采購(gòu)訂單；缺貨頻次；在庫(kù)周轉(zhuǎn)天數(shù)

SPD（供應(yīng)、管理和配送）系統(tǒng)，是一種以醫(yī)院藥劑管理部門為主導(dǎo)、以物流信息手段為工具，通過合理使用社會(huì)資源，實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)院的藥品進(jìn)行統(tǒng)一管理的模式平臺(tái)系統(tǒng)[1-2]。隨著“十二五”醫(yī)改的全面深入展開，藥品在醫(yī)院的流通將不再產(chǎn)生直接價(jià)值，而是逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)閱渭兊脑簝?nèi)服務(wù)。因此，院內(nèi)物流SPD系統(tǒng)作為一種專門管理醫(yī)院院內(nèi)物流的信息系統(tǒng)，將逐漸在醫(yī)院的藥品管理工作中起著越來越重要的作用[3-5]。據(jù)筆者初步調(diào)查，以山西省為例，截止到2015年底，約有60%左右的“三甲”醫(yī)院已引進(jìn)了SPD系統(tǒng)。我院從2014年底與國(guó)藥集團(tuán)山西有限公司合作引進(jìn)了SPD系統(tǒng)，此系統(tǒng)的引進(jìn)主要是該公司對(duì)我院提供的延伸服務(wù)，引進(jìn)中經(jīng)過我院與國(guó)藥集團(tuán)山西有限公司以及軟件開發(fā)商共同研究討論，根據(jù)本院的實(shí)際情況對(duì)該系統(tǒng)進(jìn)行了一些功能模塊的增減。我院于2015年1月正式啟用SPD系統(tǒng)，經(jīng)過1年多的實(shí)踐使用，筆者總結(jié)了相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，以供同行借鑒。

1 SPD系統(tǒng)介紹

SPD系統(tǒng)是一種包括藥品的供應(yīng)、管理和配送在內(nèi)的第三方物流系統(tǒng)，通過醫(yī)院信息系統(tǒng)（HIS）與物流平臺(tái)相對(duì)接，借助條碼識(shí)別等技術(shù)，改變了既往藥品從供貨商到患者使用各個(gè)環(huán)節(jié)不可查詢的模糊狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)并保證了可靠、便捷、可追蹤的藥品供應(yīng)狀態(tài)。SPD系統(tǒng)供應(yīng)鏈圖示見圖1。

2 SPD系統(tǒng)功能

圖1 SPD系統(tǒng)供應(yīng)鏈圖示Fig 1 Supply chain chart of SPD system

醫(yī)院目前使用的HIS一般在藥品供應(yīng)管理方面主要具有藥品計(jì)費(fèi)功能；SPD系統(tǒng)是涉及從供應(yīng)商到患者信息流的物流管理系統(tǒng)，可對(duì)藥品的去向進(jìn)行全程追蹤。目前我院SPD系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的功能有采購(gòu)訂單、審核訂單、入庫(kù)管理、訂單查詢、基礎(chǔ)資料維護(hù)（包括藥品信息、部門資料及人員資料）等，詳見圖2。

圖2 我院SPD系統(tǒng)功能界面圖Fig 2 Function interface of SPD system in our hospital

2.1 采購(gòu)訂單

各藥房工作人員請(qǐng)領(lǐng)藥品時(shí)可通過該模塊填寫藥品采購(gòu)計(jì)劃，在該模塊上操作可實(shí)現(xiàn)人工直接下單（采購(gòu)計(jì)劃）、根據(jù)庫(kù)存自動(dòng)生成采購(gòu)計(jì)劃（庫(kù)存計(jì)劃）、自動(dòng)補(bǔ)貨生成采購(gòu)計(jì)劃（自動(dòng)補(bǔ)貨）。采購(gòu)計(jì)劃一般是根據(jù)實(shí)際需要，由人工填寫采購(gòu)明細(xì)及計(jì)劃數(shù)量；庫(kù)存計(jì)劃則是根據(jù)藥品在庫(kù)的庫(kù)存數(shù)、銷售數(shù)由人工填寫計(jì)劃數(shù)量；自動(dòng)補(bǔ)貨是系統(tǒng)根據(jù)提前設(shè)定的補(bǔ)貨策略自動(dòng)生成計(jì)劃，我院設(shè)定的常用補(bǔ)貨參數(shù)有預(yù)警庫(kù)存（庫(kù)存下限）、最大庫(kù)存（庫(kù)存上限）、備貨天數(shù)、臨時(shí)補(bǔ)貨天數(shù)、月底觸發(fā)天數(shù)（即當(dāng)距離月底還剩余多少天時(shí)，藥庫(kù)補(bǔ)藥按照未來幾天的用藥量進(jìn)行補(bǔ)貨，從而減輕月底庫(kù)存壓力）等。

2.2 審核訂單

當(dāng)各藥房主管確認(rèn)采購(gòu)計(jì)劃后，需要藥庫(kù)主管確認(rèn)訂單，然后發(fā)送至藥品供貨商信息平臺(tái)。在本院的SPD系統(tǒng)中，事先已經(jīng)人為設(shè)定了每個(gè)藥品的供貨商，所以藥庫(kù)主管向供應(yīng)商發(fā)送計(jì)劃時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將訂單上的藥品分配到各個(gè)供貨商，不需藥庫(kù)人員每次人工選擇分配。

2.3 入庫(kù)管理

當(dāng)藥品供貨商接收到訂單計(jì)劃并完成出庫(kù)操作后，在SPD系統(tǒng)中會(huì)出現(xiàn)對(duì)應(yīng)的收貨單信息。藥庫(kù)管理員確認(rèn)該收貨單信息，通過SPD系統(tǒng)自動(dòng)與HIS進(jìn)行藥品入庫(kù)以及藥庫(kù)藥品出庫(kù)到對(duì)應(yīng)藥房的信息傳送，故不需要藥庫(kù)人員在HIS中再一一輸入藥品信息，只需根據(jù)接收的信息直接打印入庫(kù)、出庫(kù)單即可。

2.4 訂單查詢

當(dāng)采購(gòu)員完成了采購(gòu)計(jì)劃的制訂和發(fā)送，即可通過采購(gòu)訂單查詢界面查看訂單藥品的實(shí)時(shí)狀態(tài)，比如在途、暫時(shí)缺貨、下周到貨、到貨藥品數(shù)量等，從而詳細(xì)了解藥品配送情況。另外，為了使訂單狀態(tài)信息更加清晰明白，提高工作人員的效率，我院在SPD系統(tǒng)中進(jìn)行了相關(guān)設(shè)置。比如，若實(shí)際到貨數(shù)量與計(jì)劃數(shù)量一致，則狀態(tài)顏色為灰色；若實(shí)際到貨數(shù)量多于計(jì)劃數(shù)量，則為桔色；若實(shí)際到貨數(shù)量少于計(jì)劃數(shù)量，則為粉紅色。另外，在采購(gòu)訂單查詢界面上還設(shè)置有終止訂單的功能，方便采購(gòu)人員對(duì)采購(gòu)藥品進(jìn)行及時(shí)的調(diào)整。

2.5 藥品信息維護(hù)

在我院的SPD系統(tǒng)中，藥品的基礎(chǔ)字典是由HIS同步傳送的，故藥品名稱、規(guī)格、生產(chǎn)廠家等信息不能通過SPD系統(tǒng)修改，以保證采購(gòu)藥品的來源穩(wěn)定及質(zhì)量可控性，且便于醫(yī)院的藥品管理；但在SPD系統(tǒng)可修改“藥品供應(yīng)商”“藥品對(duì)應(yīng)年計(jì)劃量”“大包裝”“中包裝”等信息，由此方便采購(gòu)員可根據(jù)醫(yī)院實(shí)際情況靈活調(diào)整，保障藥品穩(wěn)定供應(yīng)。

3 SPD對(duì)我院藥學(xué)工作的影響

SPD系統(tǒng)在我院開啟了一種全新的院內(nèi)物流管理模式，實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院藥房藥品采購(gòu)、藥庫(kù)審核、供應(yīng)商藥品配送至醫(yī)院、醫(yī)院藥庫(kù)驗(yàn)收收貨、HIS記賬、庫(kù)房收貨等完整的醫(yī)院藥品內(nèi)部物流信息的聯(lián)通。該系統(tǒng)的啟用提高了我院藥房藥品管理的工作質(zhì)量和工作效率。

3.1 促進(jìn)藥品管理水平的提高

在藥品在庫(kù)管理方面，對(duì)比單獨(dú)的HIS，SPD系統(tǒng)具有以下優(yōu)點(diǎn)：（1）可以直觀監(jiān)測(cè)每月銷售異常的藥品品種，以在必要時(shí)進(jìn)行管理干預(yù)。如在庫(kù)存計(jì)劃界面，通過庫(kù)銷差可以直觀地了解銷售異常的品種。（2）查詢滯銷藥品信息更加簡(jiǎn)便、快捷，有利于加強(qiáng)藥品的管理，提高藥品周轉(zhuǎn)率，防止藥品過期失效而浪費(fèi)。如在庫(kù)存計(jì)劃界面，查詢到在一定時(shí)間內(nèi)銷量為零的品種，即可認(rèn)為其為某段時(shí)間的滯銷品種。（3）加強(qiáng)藥品有效期管理。藥庫(kù)人員在驗(yàn)收藥品時(shí)，如果訂單中某藥品的有效期在半年內(nèi)，SPD系統(tǒng)會(huì)作出相應(yīng)提示。以上功能在我院的HIS中雖也能實(shí)現(xiàn)，但是相關(guān)的各項(xiàng)查詢操作煩瑣，部分?jǐn)?shù)據(jù)達(dá)不到清楚、直觀、詳細(xì)的要求，甚至需要借助其他軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)導(dǎo)出或轉(zhuǎn)換處理后才能用于分析。

3.2 提高工作質(zhì)量和工作效率

3.2.1 采購(gòu)訂單傳送及訂單查詢方便、快捷 采用SPD系統(tǒng)生成采購(gòu)計(jì)劃，計(jì)劃訂單直接通過系統(tǒng)由各調(diào)劑室發(fā)送至藥庫(kù)，藥庫(kù)再直接發(fā)送至供貨商，縮短了各藥房、藥庫(kù)、供貨商之間的溝通時(shí)間，且保證了信息傳送的準(zhǔn)確，各相關(guān)人員還可隨時(shí)查詢訂單的狀態(tài)以合理安排藥品的供應(yīng)管理。

3.2.2 減少了人員工作量，提高了數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性 我院各藥房制訂藥品采購(gòu)計(jì)劃的模式一般是每月制訂1次大計(jì)劃、每周制訂1次補(bǔ)充計(jì)劃。在未使用SPD系統(tǒng)前，藥庫(kù)人員在驗(yàn)收藥品時(shí)需一一核對(duì)票據(jù)，且在藥品入庫(kù)前需將每個(gè)藥品的品名、批號(hào)、效期、廠家等信息逐一錄入系統(tǒng)中，耗時(shí)耗力，且人為錄入的誤差較大、準(zhǔn)確率不高。而引進(jìn)SPD系統(tǒng)后，上述工作大部分由系統(tǒng)完成。經(jīng)比較2014年和2015年各項(xiàng)工作的耗時(shí)及準(zhǔn)確率，結(jié)果表明使用SPD系統(tǒng)后各部門在工作用時(shí)減少（平均工作效率提高了80%左右）的同時(shí)準(zhǔn)確率升高（平均準(zhǔn)確率達(dá)到100%），詳見表1。

表1 2014、2015年各部門相關(guān)工作用時(shí)和準(zhǔn)確率的比較（±s）Tab 1 Comparison of work time and accurate rate in related departments between 2014 and 201（5±s）

表1 2014、2015年各部門相關(guān)工作用時(shí)和準(zhǔn)確率的比較（±s）Tab 1 Comparison of work time and accurate rate in related departments between 2014 and 201（5±s）

年份 部門2014年 調(diào)劑室2014年 藥庫(kù)2015年 調(diào)劑室2015年 藥庫(kù)每月計(jì)劃耗時(shí)，h 13±1.30 24±1.68 3±0.24 5±0.55指標(biāo)核對(duì)票據(jù)耗時(shí)，h 7±0.72 6±0.54 1±0.11 1±0.08準(zhǔn)確率，% 98 98 100 100

3.3 藥品缺貨頻次下降

在未使用SPD系統(tǒng)時(shí)，各部門間對(duì)藥品庫(kù)存不足的信息溝通不暢且滯后，采購(gòu)人員一般是通過臨床反饋后才得知相關(guān)信息并開始制訂藥品采購(gòu)計(jì)劃，電話通知供貨商，由此造成藥品缺貨時(shí)間較長(zhǎng)，不能及時(shí)保障藥品的臨床供應(yīng)。另外，在未使用SPD系統(tǒng)時(shí)，一般各調(diào)劑室相關(guān)人員僅憑經(jīng)驗(yàn)制訂藥品采購(gòu)計(jì)劃，不但在數(shù)量上或多或少，且在品種上也不全面，由此更容易加劇藥品斷貨現(xiàn)象。

在使用SPD系統(tǒng)后，該系統(tǒng)可根據(jù)庫(kù)存量自動(dòng)制訂各藥品的采購(gòu)計(jì)劃，減少了人工制訂計(jì)劃的抄寫、錄入、查詢等各項(xiàng)操作的時(shí)間；且通過該系統(tǒng)也可查詢各缺貨品種，及時(shí)掌握藥品庫(kù)存信息，藥品的各項(xiàng)在庫(kù)、配送等狀態(tài)信息也非常明確，有利于及時(shí)采取相關(guān)的補(bǔ)救措施。因此，我院藥品缺貨頻次顯著下降。與2014年比較，2015年平均缺貨頻次下降了52%（8.4次），詳見圖3。

圖3 2014、2015年各月缺貨頻次比較Fig 3 Comparison of monthly stockout frequency between 2014 and 2015

3.4 藥品在庫(kù)周轉(zhuǎn)天數(shù)下降

依據(jù)《三級(jí)綜合醫(yī)院評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施細(xì)則》的要求，藥品在庫(kù)周轉(zhuǎn)天數(shù)應(yīng)少于15 d。我院采用SPD系統(tǒng)后，利用該系統(tǒng)設(shè)計(jì)中的“補(bǔ)貨策略”功能，系統(tǒng)可通過當(dāng)月藥品消耗數(shù)來計(jì)算月底補(bǔ)貨數(shù)量，從而實(shí)現(xiàn)在月底補(bǔ)充藥品時(shí)補(bǔ)貨量少且又能保證供應(yīng)，由此可降低月內(nèi)的藥品在庫(kù)周轉(zhuǎn)天數(shù)。以我院住院藥房為例，與2014年比較，2015年平均周轉(zhuǎn)天數(shù)下降了32%（4.7 d），見圖4。

4 結(jié)語

[6-10]及我院實(shí)際，未來SPD系統(tǒng)在我院還將實(shí)現(xiàn)以下目標(biāo)。

圖4 2014、2015年各月藥品在庫(kù)周轉(zhuǎn)天數(shù)比較Fig 4 Comparison of monthly inventory turnover days between 2014 and 2015

4.1 實(shí)現(xiàn)院內(nèi)各部門間藥品的物流管理

目前SPD系統(tǒng)在我院的應(yīng)用主要體現(xiàn)在供貨商對(duì)我院藥庫(kù)的藥品供應(yīng)方面，下一步計(jì)劃實(shí)現(xiàn)院內(nèi)一級(jí)物流倉(cāng)庫(kù)的倉(cāng)庫(kù)管理，以及面向院內(nèi)各調(diào)劑室、靜脈藥物集中調(diào)配中心、病區(qū)、診室、手術(shù)室等各藥品使用部門的配送管理，以有效減少院內(nèi)的物流工作量，提高藥品流通效率。

4.2 降低醫(yī)院的運(yùn)營(yíng)成本、提升醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量

通過SPD系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)藥品的準(zhǔn)確、及時(shí)供應(yīng)，因此可減少醫(yī)院藥房的藥品實(shí)時(shí)庫(kù)存量，減少藥品的周轉(zhuǎn)，從而減少醫(yī)院的人員成本、庫(kù)房占用面積及資金積壓，減輕醫(yī)院財(cái)務(wù)負(fù)擔(dān)。且由于保障了患者用藥的及時(shí)供應(yīng)，可提升醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量，提高醫(yī)院的社會(huì)效益。

4.3 實(shí)現(xiàn)安全用藥，便于職能部門監(jiān)管

在使用SPD系統(tǒng)前，醫(yī)院藥品采購(gòu)全憑人工操作，各環(huán)節(jié)均無法監(jiān)管；而通過SPD系統(tǒng)等相關(guān)信息系統(tǒng)的建設(shè)，可實(shí)現(xiàn)各環(huán)節(jié)相關(guān)信息記錄的電子化，將醫(yī)院藥品采購(gòu)等各項(xiàng)工作數(shù)據(jù)記錄在SPD系統(tǒng)中，并借助其實(shí)現(xiàn)對(duì)藥品使用信息的準(zhǔn)確分析及監(jiān)管，從而實(shí)現(xiàn)醫(yī)院藥品管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、透明化、全程跟蹤可視化，提高醫(yī)院安全用藥水平。

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（編輯：劉 萍）

Application and Effect Evaluation of Drug SPD System in Our Hospital

LI Suxian，GAO Hongli，CHEN Weihong（Dept.of Pharmacy，Shanxi Academy of Medical Science/Shanxi Dayi Hospital，Taiyuan 030032，China）

OBJECTIVE：To promote the establishment of hospital drug logistics system，and to guarantee drug supply.METHODS：The establishment and functions of SPD（supply，processing，distribution）system in our hospital were introduced，and its effect was evaluated by comparing work quality and efficiency before（in 2014）and after（in 2015）the application of the system. RESULTS：SPD system of our hospital included following modules of purchasing order，checking order，warehousing management，purchasing order inquiring，general information maintenance；the system possessed those functions，such as automatically creating purchasing order，automatically receiving exchanging and warehousing information，inquiring drug sale volume and state，prompting expiry date，etc.Through one year of practice，compare to 2014，work efficiency（developing plan，checking bills）of dispensing rooms and drug storage in 2015 all increased by about 80%；accurate rate increased from 98%to 100%；the stockout frequency and inventory turnover days declined by 52%（8.4 times）and 32%（4.7 d）.CONCLUSIONS：The application of SPD system can improve drug supply and management in the hospital.

SPD system；Drug supply；Function module；Purchasing order；Stockout frequency；Inventory turnover days

R95

A

1001-0408（2016）34-4820-03

2016-02-17

2016-09-07）

＊副主任藥師。研究方向：藥品調(diào)配。電話：0351-8379618

#通信作者：主任藥師。研究方向：醫(yī)院藥學(xué)。E-mail：whhchen@sina.com

DOI 10.6039/j.issn.1001-0408.2016.34.21