醫(yī)院檔案管理工作新思路探討

劉迎

[摘 要]近幾年醫(yī)院檔案管理工作主要以單位的科室作為基本單位，對其日常工作中所涉及的工作資料進行歸類、整理和保存，實現(xiàn)管理服務(wù)機制。也就是通過新的醫(yī)改把復(fù)雜的檔案管理工作簡單化、人性化、科技化，并突出它的重要特性。本文主要根據(jù)近幾年的醫(yī)改背景，對知識管理及信息技術(shù)來闡述醫(yī)院檔案管理工作的新思路路徑。

[關(guān)鍵詞]新醫(yī)改；醫(yī)院檔案管理工作；必要性；改革；知識管理；信息技術(shù)

中圖分類號：R197.32 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）25-0336-01

一、醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)實意義

醫(yī)院檔案資料作為醫(yī)院的發(fā)展提供重要依據(jù)，涉及到醫(yī)院未來發(fā)展的各項計劃決策、工程合同、財務(wù)審計數(shù)據(jù)，也包括人事資料及會議記錄等等。管理這些高參考價值的檔案資料，一方面能全面提升醫(yī)院各個部門在各個方面的管理水平，一方面也能大力推進醫(yī)院自身的文化體制建設(shè)，反映醫(yī)院財務(wù)收支的實際狀況，同時達(dá)到監(jiān)督醫(yī)院經(jīng)營狀況的作用。

在倡導(dǎo)信息科技化發(fā)展，普及醫(yī)改環(huán)境的今天，醫(yī)院檔案管理的改革就勢在必行，這也是醫(yī)院自我調(diào)整管理運作機制的良好契機。在這種背景下，檔案管理工作的重要性就已經(jīng)凸現(xiàn)出來，借助合理的機制規(guī)劃、豐富的知識管理導(dǎo)向以及高科技技術(shù)來為醫(yī)院檔案管理工作奠定基礎(chǔ)，使醫(yī)院始終保持在正常、高效的運營軌道上，也是醫(yī)院在醫(yī)改環(huán)境下追求可持續(xù)發(fā)展的終極目標(biāo)。

二、醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理工作的改革新思路

醫(yī)改為醫(yī)院檔案管理工作提出更多要求，也帶來更多機遇與可能性，使醫(yī)院檔案管理工作朝多元化方向發(fā)展，這也是目前我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的大勢所趨。本文認(rèn)為，醫(yī)改下的醫(yī)院檔案管理工作應(yīng)該突出創(chuàng)新特色，走個性化道路，除常規(guī)的以工作機制改革為主的檔案管理思路外，還應(yīng)該多從先進社會發(fā)展需求和醫(yī)院發(fā)展方向來尋找突破口，另辟蹊徑，走個性化管理道路。

三、基于知識管理導(dǎo)向的醫(yī)院檔案管理工作改革思路

知識管理是對醫(yī)院檔案管理及其業(yè)務(wù)領(lǐng)域所有知識的集中匯總，它展現(xiàn)了一個系統(tǒng)復(fù)雜的管理過程，這就包括了對知識的收集、整合、應(yīng)用和保存。知識管理就是基于知識創(chuàng)造、貢獻(xiàn)與共享這一套完整機制來提高醫(yī)院檔案管理的知識應(yīng)用水平，促進醫(yī)院和諧發(fā)展建設(shè)。知識管理迎合了現(xiàn)如今知識經(jīng)濟型與網(wǎng)絡(luò)信息型社會高速發(fā)展，在管理工作中求新求變的重大特色，它針對醫(yī)院這樣一個知識密集型組織為核心，將知識管理導(dǎo)向引入到醫(yī)院檔案管理環(huán)節(jié)中，形成化學(xué)反應(yīng)，希望以醫(yī)院檔案作為知識資源，構(gòu)建醫(yī)改下的全新檔案管理模式。具體來說，基于知識管理導(dǎo)向的醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新主要體現(xiàn)在以下四點。

（1）構(gòu)建檔案知識管理人員制度

以知識管理為基本導(dǎo)向的醫(yī)院檔案管理工作首先要以人為本，圍繞人建立相關(guān)管理制度，因為是人的知識能力決定了醫(yī)院檔案管理的應(yīng)用程度和應(yīng)用水平。所以首先要基于知識管理理論來培訓(xùn)醫(yī)院檔案管理工作者，其培訓(xùn)內(nèi)容就包括了醫(yī)院檔案信息系統(tǒng)的操作理論與實踐學(xué)習(xí)、醫(yī)院各科室部門日常工作資料的信息挖掘?qū)W習(xí)等等。再者，培訓(xùn)過程也應(yīng)該強調(diào)和督促檔案管理者要主動與臨床科室、職能科室工作人員進行溝通交流，以便于更快更準(zhǔn)確的獲得第一手?jǐn)?shù)據(jù)信息資料，進而做到第一時間形成醫(yī)務(wù)檔案，保證醫(yī)院檔案管理的流通性。

（2）構(gòu)建醫(yī)院名家名醫(yī)檔案體系

醫(yī)院除這些實際存在的醫(yī)務(wù)檔案以外，還有隱性知識，它存在于醫(yī)務(wù)工作者的頭腦中。所以醫(yī)院檔案管理工作應(yīng)該充分挖掘這些隱性的知識資源，讓他們也成為醫(yī)院檔案管理工作改革過程中的新內(nèi)容，即建立醫(yī)院名家名醫(yī)檔案體系?？梢哉f，這部分檔案管理工作非常生動，它所蘊含的豐富內(nèi)涵也是傳統(tǒng)醫(yī)務(wù)檔案所無法比擬的。因為這里就包括了名家名醫(yī)在醫(yī)療實踐活動、真實病例中所總結(jié)的診療經(jīng)驗，在醫(yī)學(xué)學(xué)術(shù)研究中所總結(jié)的寶貴理論等等。所以醫(yī)院應(yīng)該在日常工作中多多收集這些名醫(yī)名家在行醫(yī)過程中所產(chǎn)生的有效資料，歸納提煉他們的個人觀點、醫(yī)療技巧和經(jīng)驗，同時將一些可能并未開發(fā)出的隱性知識同時挖掘出來，就比如說某些名醫(yī)名家在會診過程中對病人的口頭建議、他們所撰寫的診斷病歷等等，將這些資料編撰成冊，然后保存于醫(yī)院檔案管理中心，日后供醫(yī)學(xué)學(xué)術(shù)研究或者供年輕醫(yī)學(xué)學(xué)者學(xué)習(xí)。

（3）構(gòu)建數(shù)字化知識管理體系

基于知識管理的醫(yī)院檔案管理也應(yīng)該走信息技術(shù)路線，構(gòu)建數(shù)字化管理體系，逐漸向全面信息化管理機制發(fā)展。在醫(yī)改環(huán)境下，醫(yī)院的所有文件、檔案都應(yīng)該以互聯(lián)網(wǎng)作為主要工作交流平臺，以數(shù)字化技術(shù)為主要路徑，將傳統(tǒng)檔案掃描技術(shù)轉(zhuǎn)化為數(shù)字化，逐漸形成新一代醫(yī)院檔案知識管理體系。同時，也要實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的有效分類，主要分為檔案信息綜合管理與網(wǎng)絡(luò)信息共享兩大部分。檔案信息綜合管理主要基于各部門數(shù)據(jù)信息進行整合歸納，而網(wǎng)絡(luò)信息共享則實現(xiàn)了部門之間信息的有效交流，這也正符合了目前醫(yī)改背景下對醫(yī)院檔案管理工作的新要求，那就是全面、快捷、合理有效的構(gòu)建醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化體系，實現(xiàn)科技與傳統(tǒng)管理模式的相互有機結(jié)合。

（4）構(gòu)建檔案管理模塊

醫(yī)院檔案管理模塊也是基于知識管理系統(tǒng)所構(gòu)建的，它是在醫(yī)院檔案庫中所形成的分支知識庫，其中就包括了醫(yī)療電子檔案、醫(yī)學(xué)圖書期刊、臨床醫(yī)務(wù)規(guī)程規(guī)范等等。這其中涉及了醫(yī)院的大部分醫(yī)療事務(wù)，同時檔案管理模塊也發(fā)揮了醫(yī)院對電子檔案整合的技術(shù)優(yōu)勢，實施了各個部門、各個醫(yī)療科目的有效分類，使醫(yī)務(wù)電子檔案管理模塊在醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)中發(fā)揮巨大作用。以主題知識庫為例，它就作為醫(yī)院檔案的知識地圖出現(xiàn)，它基于醫(yī)院綜合檔案構(gòu)建，并且由醫(yī)務(wù)工作者和檔案管理者進行了系統(tǒng)化梳理分類，它基本實現(xiàn)了基于知識管理的橫向縱向交叉關(guān)系，使醫(yī)院的各類檔案在邏輯上被組織聯(lián)系起來，形成了全新的知識資源體系，供各個醫(yī)療部門共享。

四、基于法律基礎(chǔ)的醫(yī)院檔案管理電子安全機制

信息化之于醫(yī)院檔案管理的真正意義還在于安全性，基于法律法規(guī)的醫(yī)院檔案管理電子安全機制構(gòu)建也是必不可少的。舉例來說，應(yīng)該為醫(yī)院檔案管理構(gòu)建入侵檢測防御系統(tǒng)，它被設(shè)置于醫(yī)院電子檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)存儲設(shè)備前，當(dāng)有網(wǎng)絡(luò)入侵狀況發(fā)生時，即使攻擊源頭在任何位置，入侵檢測防御系統(tǒng)都會報警將入侵信息匯總傳輸給數(shù)據(jù)中心，確保對可以訪問業(yè)務(wù)的監(jiān)督檢查。為此，醫(yī)院應(yīng)該設(shè)置基于網(wǎng)絡(luò)入侵防御的專業(yè)硬件設(shè)備，例如IPS（ Intrusion Prevention System）計算機防御系統(tǒng)或者專業(yè)防火墻，基于它們來構(gòu)建網(wǎng)關(guān)病毒防御體系，實現(xiàn)對自身數(shù)據(jù)的實時檢測與有效保護，同時也確保數(shù)據(jù)共享的安全性，做到以法律法規(guī)為基本原則的雙向智能技術(shù)保護。

五、結(jié)束語

綜上所述，基于醫(yī)改背景下的醫(yī)院檔案管理工作應(yīng)該走多元化、全方位發(fā)展路徑，在保留傳統(tǒng)優(yōu)秀管理模式的基礎(chǔ)上也要創(chuàng)新意識思路，結(jié)合新醫(yī)療業(yè)務(wù)發(fā)展理念和信息化時代來創(chuàng)建新管理體系及系統(tǒng)模式，為醫(yī)院檔案管理提供更有效保障，進而實現(xiàn)對醫(yī)院檔案管理水平的全面提升。

參考文獻(xiàn)：

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