簡論檔案發(fā)展

趙珺

【摘 要】檔案是一個針對某項具體事務(wù)，依據(jù)事務(wù)的發(fā)展規(guī)律，按照客觀事實具體的記錄下來，并保存下來，做為日后查詢提供依據(jù)。

【關(guān)鍵詞】檔案發(fā)展；時代變化；檔案館；歷史性變革

在過去的年代里，人們提到檔案，腦中就會出現(xiàn)一個屋了里放著許多的一冊冊的紙，查詢什么資料時就要抱著厚厚的目錄，查詢很久，找到的可能性不是肯定的。我們那個時代的檔案管理是最傳統(tǒng)的檔案管理。當(dāng)然，傳統(tǒng)管理是有優(yōu)勢的，因為這種方法是經(jīng)過幾代人摸索，不斷更新，不斷改進，從而形成的具體實踐操作意義的方法。但是他也有缺點，人工、物力，財力、時間、空間占用都太大，需要雇傭很多的檔案管理人員，需要很大的房屋來作為檔案室及庫房存放檔案，需要花費很多的費用來建議符合檔案存放條件的庫房。而如今，我們將檔案館數(shù)字化，這樣我們不需要存放大量的實物檔案，因為我們的檔案已經(jīng)大部分電子化，而且不需要大量的人力來進行管理和處理日常的檔案工作，我們的庫房也完全電子，建立了電子庫房及庫架，所以隨著科技的發(fā)展，社會的發(fā)展，我們的檔案事業(yè)也再不斷的前行，我們完成從傳統(tǒng)檔案管理到如今的電子檔案的變革，這種變革是創(chuàng)新性的變革，是歷史性的變革，那么我們從以下幾個方面來具體看看我們的檔案從傳統(tǒng)到電子化的變化過程及對比。

一、從存放檔案的庫房方面我們可以分析下從傳統(tǒng)到當(dāng)今時代變化

傳統(tǒng)時期，我們的庫房可能只是一間小屋子，或是一個大倉庫，并沒有什么檔案庫房建立的要求及標(biāo)準(zhǔn)，更沒有防火防盜的意識，所以只是在一個大房間中，放入一列列的架子，然后將檔案按幾種用途或指定的分類方法，全部放入庫架上，在紙質(zhì)的賬薄上記錄具體的架號。而如今的檔案庫房是獨對現(xiàn)代化與高科技相結(jié)合的庫房，庫房建立時也會有許多必須滿足的條件，比如庫房的承重能力，以保證庫房的物理安全；庫房必須安裝防盜門進行防盜；配置并安裝了專業(yè)的消防自動監(jiān)測系統(tǒng)及探頭，而且也配置了專業(yè)的氣化滅火器；庫房所使用的空調(diào)也要求必須是電制空調(diào)或?qū)I(yè)檔案庫房使用空調(diào)，水制空調(diào)明令禁止是堅決不可使用，以防止其漏水造成檔案水患；所以從承重、防火、防盜、防水等多方面制定了嚴(yán)格的要求。不僅如此，檔案庫房還嚴(yán)格要求需要保證溫度、濕度、防止霉化，防螨、防蟲，防止灰塵度過大，需要安裝專業(yè)的加濕器、除濕器、除塵器、自動檢測器及記錄儀，以實時監(jiān)測檔案庫房的各項標(biāo)指要求是否完成合格，以保證檔案在一個最適合的環(huán)境中保存，以減少對檔案的傷害，從而延長了檔案的保存壽命。當(dāng)時代已經(jīng)發(fā)展到了數(shù)字檔案時代，我們的檔案已經(jīng)電子化，庫架及庫房均已經(jīng)電子化，也就是說我們已經(jīng)具有電子庫架和電子庫房，所以不需要再配置實物存放庫房，或配置存儲空間可以縮小很多，只用于存放必須以實物形式存放的檔案。

二、從人力、物力、財力方面對比下檔案管理傳統(tǒng)時代與當(dāng)今數(shù)字化時代檔案管理的區(qū)別

傳統(tǒng)檔案管理時期，需要配置許多的檔案管理人員從事檔案的日常整理、管理、查詢等工作，而且檔案管理人員工作強度無論從體力還是腦力方面都十分巨大。從物力、財力方面，傳統(tǒng)時期因為需要整理和裝訂檔案資料，所以需要大量用于整理、裝訂、和保存檔案的工具和裝具，為了日常工作方便，需要儲備大量的裝訂釘、裝訂機、檔案袋、檔案盒等，這些大量存儲的物品不僅需要花費大量的費用，而且也浪費庫房的地方用來存放這些檔案袋及檔案盒。而當(dāng)我們將檔案館數(shù)字化后人力方面可能節(jié)省很多，檔案從收集到最后上架的各個環(huán)節(jié)都是通過電子完成，所以檔案管理人員不需要再承擔(dān)大量的體力勞動，而且從人數(shù)上也可以減少很多。因為減少了實物庫房、檔案袋和檔案盒，所以從物力和財務(wù)上節(jié)省出了很多成本。

三、我們從檔案的工作環(huán)節(jié)上對比傳統(tǒng)時期與現(xiàn)代數(shù)字檔案館時代的區(qū)別

傳統(tǒng)時期我們檔案的工作，收集是一個最難落實的環(huán)節(jié)，需要檔案人員花費許多時間和精力，從各個部門和單位收集檔案，因為沒有各部門的總體合同記錄所以無法保證合同收集是否完整，同樣合同內(nèi)容及附件也無法核對是否已經(jīng)收集完整。在收集工作完成后，需要手動將每份合同編寫頁號，打裝訂洞，將每份合同都要放入檔案袋及檔案盒內(nèi)，且需要打印盒內(nèi)目錄及備考表，檔案袋及盒上需要分別給相應(yīng)項目蓋章，并將已經(jīng)打印好的盒內(nèi)目錄入備考表分分別裝入每個盒內(nèi)，這些工作少說也需要至少半年的時間。而實現(xiàn)數(shù)字檔案館后，這些工作最多一周多的時間就可以完成，而且不需要許多的人力，數(shù)字檔案館平臺中會按年有所有合同明細(xì)的統(tǒng)計，及每份合同及附件的具體內(nèi)容，保證我們收集檔案的完整性，同樣也保證了收集到的合同內(nèi)容的完整性，檔安的順序號也不需要再人為排列，減少了人為的錯誤機率性，通過一個生成檔號鈕就可以全部生成完畢，如果同樣也在保存紙質(zhì)檔案的部門可以將檔案號打印在或粘貼在檔案上，進入裝盒環(huán)節(jié)，電子操作就更加簡便，不再需要將已經(jīng)裝袋的檔案，逐份排好順序后裝入每個檔案盒內(nèi)，而是在電子系統(tǒng)中將收集齊全完整的檔案，逐份裝入相應(yīng)盒內(nèi)即可，然后建立電子庫結(jié)構(gòu)及電子庫架，將已經(jīng)裝的盒的檔案按盒的順序進行上架進庫操作，如果同樣也存有實物檔案，則可以將實物檔案按電子系統(tǒng)中檔案的記錄裝入相應(yīng)盒中，將盒按數(shù)字檔案館中的電子記錄移至實物機房上架到相應(yīng)的庫位架上即可。

四、結(jié)束語

總之，檔案隨著科技與社會的發(fā)展，人員素質(zhì)的提高，計算機的普及，計算機技術(shù)的發(fā)展、掃描的技術(shù)、數(shù)字錄音技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影的技術(shù) 、數(shù)據(jù)庫支持技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展、多媒體技術(shù)等的發(fā)展，將我們傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成以多種形成為載體的電子形式的電子檔案，以數(shù)字電子的形式存儲，使用計算機來處理與管理 ，使用網(wǎng)絡(luò)及服務(wù)器等做為數(shù)字檔案館提供服務(wù)的渠道以及電子檔案的存儲方法，建立起了一個高效、節(jié)能、省力、自動化的檔案庫，查詢也無需再受到人員、時間、地域等因素的限制，比如查詢者不再單位，或不再本地，傳統(tǒng)時期那樣就無法查詢到所需要的數(shù)據(jù)及檔案，大大影響處理事務(wù)的進度，也許就是因為沒有及時得到所需要的數(shù)據(jù)及資料而造成事務(wù)的最終失敗，或因為檔案人員不再或不在上班時間內(nèi)，無法查詢到檔案，這些限制在檔案館數(shù)字化后可以通過檔案人員電子審批或授權(quán)的方式解決，大大提高了工作速度效率。未來，我們的社會將是一個高速的信息數(shù)字化時代，我們的檔案工作也會隨之發(fā)展，數(shù)字檔案館將最終完全代替實物檔案館，完成檔案工作及檔案館的歷史性變革。