關(guān)于照片檔案規(guī)范化管理的思考

俞 燕

關(guān)于照片檔案規(guī)范化管理的思考

俞 燕

照片檔案起著記載傳承歷史和發(fā)展的作用，具有真實、客觀和形象等特點，是現(xiàn)代檔案的重要組成部分。隨著時代的發(fā)展和檔案管理工作的不斷規(guī)范，照片檔案的規(guī)范化管理也逐漸受到重視。本文主要就照片檔案的規(guī)范化管理措施進行探討。

照片檔案 規(guī)范化管理 措施

照片檔案是組織或個人在各類活動中利用相機、手機等數(shù)碼電子產(chǎn)品拍攝下來具有保存價值的數(shù)字影像。由于照片檔案具有生動、真實、客觀和便于傳輸、便于復(fù)制等優(yōu)點，因此成為一種非常重要的檔案存儲形式和手段。那么如何進行照片的收集、篩選、整理、分類和保存等復(fù)雜的工作呢？規(guī)范化管理成為照片檔案存儲的必然舉措。下面，結(jié)合筆者多年的照片檔案管理經(jīng)驗，談一談?wù)掌瑱n案的規(guī)范化管理措施。

一、完善規(guī)章制度，增強歸檔意識

檔案管理部門應(yīng)當(dāng)專門針對照片檔案制定一套完善的規(guī)章制度，包括照片的收集、鑒定、歸檔、保存和開發(fā)利用等內(nèi)容。同時，要加大照片檔案規(guī)范化管理宣傳力度，增強全體檔案人員的規(guī)范化管理意識，提高照片檔案的地位，并開發(fā)設(shè)計相關(guān)檔案管理軟件，輔助完成照片檔案的歸檔工作［1］。針對經(jīng)常產(chǎn)生照片檔案的部門，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)做好指導(dǎo)和跟蹤檢查工作，做好照片檔案的收集和移交工作。

二、做好照片檔案的收集工作

照片檔案的收集是照片檔案規(guī)范化管理的基礎(chǔ)，也是一件需要持之以恒和高度重視的工作。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)主動與各部門加強聯(lián)系，打破部門間的陳規(guī)，檔案管理人員要深入各部門，主動收集、整理和鑒定照片檔案。由于照片檔案具有一定的特殊性，所以在照片的收集整理過程中，也要進行特殊處理，如每一份照片檔案都應(yīng)當(dāng)包括照片、底片和說明這三要素，文字說明應(yīng)當(dāng)交代清楚拍照的時間、地點、緣由、內(nèi)容和拍攝者等基本情況。實踐證明，三要素齊全的照片檔案在提高檔案開發(fā)利用率方面具有明顯的積極作用。

三、嚴格審核，做好檔案鑒定工作

照片的質(zhì)量、內(nèi)容以及真實性等，直接決定了檔案的價值高低，所以應(yīng)當(dāng)重視照片檔案的篩選鑒定工作。在篩選鑒定過程中，應(yīng)盡量選擇畫面清晰完整、具有代表性、未經(jīng)修飾剪裁的照片進行歸檔保存，內(nèi)容和拍攝角度一致的照片只選擇一張。所有的照片都必須具備前文提及的三要素，這是確保照片檔案真實性、完整性和可靠性的重要保證，也是照片檔案后續(xù)開發(fā)利用的基礎(chǔ)。照片檔案的審核鑒定工作是確保其真實性和原始性的關(guān)鍵。當(dāng)前，各種圖像處理日趨成熟，工作人員僅憑肉眼難以鑒別真?zhèn)?，這給照片檔案的鑒定工作帶來了很大挑戰(zhàn)。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)深入學(xué)習(xí)照片鑒定技巧，對照片的挖補、合成等造假手段有所了解，提高照片鑒定技能，確保照片檔案的真實有效。重要的數(shù)碼照片還要同時沖洗紙質(zhì)照片，形成部門應(yīng)將移交后的數(shù)碼照片至少再保存一年，還可以采取移交時電子簽名、雙重加密等一系列措施。

四、科學(xué)分類、合理組卷，做好整理工作

首先，要對數(shù)碼照片進行整理，數(shù)碼照片拍攝者在將數(shù)碼文件卸載轉(zhuǎn)存到計算機后應(yīng)及時對照片進行科學(xué)的分類，合理排列分組。在照片的分類上，拍攝者要嚴格按時間和內(nèi)容將照片在全宗內(nèi)按照保管期限進行分類。為了便于照片查找，應(yīng)根據(jù)單位實際情況，將各個類別中的照片再按照專題內(nèi)容分類，同時將同一專題內(nèi)的數(shù)碼照片，按照流水號001、002、003……進行編號，最后將數(shù)碼照片按“全宗號-門類代碼-保管期限-年度-照片組號-張?zhí)柫问健边M行組卷。

另外，在組卷的基礎(chǔ)上還要在照片上標(biāo)注攝影者、時間、地點、人物、事由、背景六大因素的文字說明，照片上若有人物涉及的，還要特別指明其所處的位置。文字說明不宜太長，一般不超過200字，保持簡潔通順。在對數(shù)碼照片文件進行電子整理歸檔時，還需將重要的照片沖洗成紙質(zhì)照片形式進行整理歸檔。在整理方法上，紙質(zhì)數(shù)碼照片可按照國家《照片檔案管理規(guī)范》要求編為數(shù)碼照片類，將傳統(tǒng)照片檔案與之合并分類管理，注意要在文字說明中注明它們之間的關(guān)系，并注明計算機中數(shù)碼照片檔案的檔號［2］。

五、加大投入、完善設(shè)備，提高存儲條件

照片檔案是一種較為特殊的載體形式，對其保管要求存儲條件也較高。因此，各級單位領(lǐng)導(dǎo)需要加強重視，建立完善照片檔案的專用資料庫，滿足照片檔案的生存環(huán)境及技術(shù)設(shè)備條件等多方面的要求。在照片檔案的保管中，裝具、檔案庫房、設(shè)備等共同構(gòu)成了一個保護鏈，它們一環(huán)扣一環(huán)，缺一不可，只有確保以上這些物質(zhì)條件配置的齊全性，才能避免照片檔案受到侵害，真正實現(xiàn)照片檔案保管的完整性和安全性。

六、結(jié)語

綜上所述，照片作為歷史的沉淀，它記載著歷史的發(fā)展，是難以再生的寶貴資源。同時，照片檔案管理也是檔案管理的重要組成部分，進一步完善和加強照片檔案的規(guī)范化管理，是推動照片檔案管理工作順利發(fā)展的必要之舉，更是各單位需要長期堅持的一項系統(tǒng)過程。展望將來，照片檔案管理勢必發(fā)揮其日益凸顯的作用，對推進單位的綜合發(fā)展具有現(xiàn)實而深遠的意義。

［1］韓偉.數(shù)碼新聞?wù)掌瑱n案管理中存在的問題及對策分析［J］.北京檔案，2014（01）：30～32.

［2］黃欣.關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)在照片檔案管理中的應(yīng)用研究［D］.上海：華東師范大學(xué)，2012.

（作者單位：濟南市農(nóng)業(yè)機械推廣站）