機(jī)關(guān)及事業(yè)單位檔案的價(jià)值與作用分析研究

李挺軍

（江西省兒童醫(yī)院，江西 南昌 330006）

檔案的利用價(jià)值，是指檔案能夠滿足社會(huì)需求，即檔案的原始記錄或者知識(shí)信息能夠滿足一定的社會(huì)需要。檔案可以發(fā)揮其作用，充分反映自身價(jià)值，因此檔案的作用就是檔案的價(jià)值。此外，檔案的管理也是機(jī)關(guān)及事業(yè)單位需要重視的問(wèn)題，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)信息化檔案管理平臺(tái)是事業(yè)單位及機(jī)關(guān)跟上時(shí)代發(fā)展潮流的必然舉措，檔案管理信息化不僅能為事業(yè)單位管理檔案工作提供方便，有效防止檔案的丟失與混亂，而且還能為機(jī)關(guān)及事業(yè)單位的經(jīng)營(yíng)決策起到一定的參考作用，進(jìn)而保證機(jī)關(guān)及事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

1 檔案的價(jià)值

1.1 檔案是機(jī)關(guān)及事業(yè)單位工作的考察憑據(jù)

檔案記錄著機(jī)關(guān)公務(wù)活動(dòng)、事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、機(jī)關(guān)及事業(yè)單位的人事變動(dòng)和機(jī)關(guān)及事業(yè)單位工作人員的工作情況等，能夠有效反映機(jī)關(guān)和事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)完成活動(dòng)。其次，檔案是機(jī)關(guān)工作中非常重要的輔助工具，也是處理機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)和履行職能的重要手段，查考和利用該機(jī)關(guān)及事業(yè)的檔案，才能客觀、準(zhǔn)確的分析事業(yè)單位及機(jī)關(guān)的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)。

1.2 檔案是政府機(jī)關(guān)、事業(yè)單位生產(chǎn)活動(dòng)的參考依據(jù)

生產(chǎn)活動(dòng)是檔案的來(lái)源，記錄了企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中積累的寶貴經(jīng)驗(yàn)，可以為企業(yè)的社會(huì)建設(shè)和生產(chǎn)活動(dòng)提供重要的參考依據(jù)?？萍紮n案是企業(yè)現(xiàn)代生產(chǎn)和科學(xué)管理的重要參考依據(jù)，既能使機(jī)關(guān)及事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)管理向規(guī)范化、合理化方向發(fā)展，又能提高機(jī)關(guān)及事業(yè)單位的生產(chǎn)力。

1.3 檔案是機(jī)關(guān)、事業(yè)單位進(jìn)行科學(xué)研究的依據(jù)和條件

檔案是記錄以往研究成果的參考材料，其真實(shí)性和可靠性被任何材料都不可替代，因此成為科學(xué)研究工作的重要參考依據(jù)。根據(jù)科研理論和科研實(shí)踐，檔案是科學(xué)研究的重要基礎(chǔ)。在實(shí)際科研活動(dòng)中，檔案不僅可以提供原始記錄供參考，還可以供科學(xué)研究參考前人的經(jīng)驗(yàn)記錄作為間接參考。其次，將前人的實(shí)踐記錄作為參考，并總結(jié)前人的經(jīng)驗(yàn)，吸取前人經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，能夠避免走彎路，推動(dòng)科學(xué)研究的進(jìn)展，進(jìn)而推動(dòng)社會(huì)的發(fā)展。

1.4 檔案是政府機(jī)關(guān)和公共事業(yè)機(jī)構(gòu)的宣傳教育材料

這些檔案記錄了不同歷史時(shí)期的反動(dòng)力量、進(jìn)步力量和各種英雄的事跡。它們是讀書(shū)、文藝創(chuàng)作、舉辦各種展覽、向人民教育革命傳統(tǒng)和愛(ài)國(guó)主義的生動(dòng)材料。他們內(nèi)容豐富，有強(qiáng)烈的說(shuō)服力和吸引力。近年來(lái)，檔案充分發(fā)揮了檔案的宣傳教育作用，建立了檔案作為愛(ài)國(guó)主義教育的重要基礎(chǔ)，進(jìn)而保證思想政治教育及愛(ài)國(guó)教育的有效性。

2 檔案的作用

2.1 檔案具有憑證作用

檔案的形成規(guī)律和自身特點(diǎn)所決定檔案的憑證作用，其在法律上具有權(quán)威性。這是因?yàn)椋?）站在檔案的形成角度來(lái)看，檔案能夠準(zhǔn)確、真實(shí)記錄當(dāng)時(shí)、當(dāng)?shù)?、?dāng)事人活動(dòng)，且人為很難改變檔案記錄的事實(shí)，因此，檔案具有較高的真實(shí)性和可靠性，能夠使人們信服。2）檔案能夠記錄各種合同、手稿、轉(zhuǎn)讓書(shū)、錄音、錄像等，這些原始標(biāo)記都能夠記錄著機(jī)關(guān)和事業(yè)單位的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，能為考察機(jī)關(guān)和事業(yè)單位提供參考。

2.2 檔案具有參考作用

人類(lèi)的社會(huì)活動(dòng)多樣，檔案內(nèi)容也豐富多彩。檔案既有成功經(jīng)驗(yàn)又有失敗經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，思想和實(shí)驗(yàn)觀察數(shù)據(jù)；社會(huì)變革和生產(chǎn)發(fā)展。與書(shū)籍、信息和資料相比，檔案的參考價(jià)值更具有真實(shí)性、準(zhǔn)確性和可靠性。

3 檔案作用的規(guī)律和特點(diǎn)

3.1 檔案價(jià)值的及時(shí)性和檔案價(jià)值的擴(kuò)展

該文件的值是及時(shí)性的。檔案的及時(shí)性是指某些檔案有時(shí)的作用有限，如病歷、實(shí)時(shí)新聞等。有些文件在短時(shí)間內(nèi)可能具有較高的檢查值，且利用率值較高，隨著時(shí)間的推移，文件的值會(huì)逐漸減少。檔案價(jià)值的及時(shí)性要求機(jī)關(guān)、事業(yè)單位工作人員準(zhǔn)確判斷檔案的及時(shí)性，并適當(dāng)?shù)乩脵n案，避免因失去最佳開(kāi)發(fā)利用期而失去部分或全部檔案價(jià)值。

3.2 檔案機(jī)密性會(huì)隨時(shí)間遞減

保密的程度與檔案的保存時(shí)間成反比，這意味著它們保存的時(shí)間越長(zhǎng)，其機(jī)密性越小。隨著時(shí)間的推移，檔案的機(jī)密性會(huì)降低，最終可以向全社會(huì)開(kāi)放。目前機(jī)關(guān)及事業(yè)單位的檔案機(jī)密性相對(duì)較強(qiáng)，因此，明確檔案保密下降法有助于政府機(jī)關(guān)和公共機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案管理，及時(shí)有效地開(kāi)發(fā)檔案信息資源，發(fā)揮檔案的最大價(jià)值和作用。

3.3 檔案發(fā)揮作用條件規(guī)律

檔案的作用也將受到限制。檔案的作用是客觀存在，能否充分發(fā)揮檔案的作用主要取決于三個(gè)方面：1）的社會(huì)發(fā)展水平。2）意識(shí)到的檔案。3）檔案的管理級(jí)別。認(rèn)識(shí)這一規(guī)律，能夠幫助機(jī)關(guān)及事業(yè)單位對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行評(píng)估，并根據(jù)檔案的價(jià)值對(duì)檔案進(jìn)行管理，進(jìn)而發(fā)揮檔案的最大價(jià)值與作用[1]。

4 合理管理檔案提高檔案價(jià)值的利用率—構(gòu)建信息化檔案管理平臺(tái)

4.1 機(jī)關(guān)及事業(yè)單位構(gòu)建信息化檔案管理平臺(tái)的必要性

4.1.1 有利于事業(yè)單位檔案管理轉(zhuǎn)型升級(jí)

合理的檔案管理能夠保證檔案的最大價(jià)值，在信息時(shí)代，事業(yè)機(jī)構(gòu)的檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)跟上時(shí)代的發(fā)展，利用信息技術(shù)手段，提高機(jī)關(guān)、事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案管理工作的效率。檔案管理信息可以通過(guò)信息技術(shù)來(lái)使用對(duì)機(jī)關(guān)及事業(yè)單位形成的各項(xiàng)工作檔案進(jìn)行系統(tǒng)化管理，既能減輕機(jī)關(guān)及事業(yè)單位檔案管理工作人員的工作任務(wù)，又能夠?yàn)闄C(jī)關(guān)及事業(yè)單位的工作開(kāi)展提供合適的檔案信息作為支撐，進(jìn)而提高機(jī)關(guān)及事業(yè)單位的工作效率。

4.1.2 提升事業(yè)單位的管理水平

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案記錄著機(jī)關(guān)及事業(yè)單位的各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，能夠準(zhǔn)確、真實(shí)的反映機(jī)關(guān)及事業(yè)單位的工作活動(dòng)，讓機(jī)關(guān)及事業(yè)單位的管理層人員能夠?qū)崟r(shí)觀察公司的經(jīng)營(yíng)情況，并調(diào)整公司的經(jīng)營(yíng)計(jì)劃，進(jìn)而保證機(jī)關(guān)及事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展此外，對(duì)機(jī)關(guān)及事業(yè)單位檔案資源進(jìn)行有效整合，提煉檔案中所蘊(yùn)含的豐富價(jià)值，能為機(jī)關(guān)及事業(yè)單位的工作及管理提供寶貴的參考資料。

4.1.3 保證檔案的有效性和機(jī)密性

檔案的有效性和機(jī)密性它會(huì)隨著時(shí)間的推移而減少，即使不是通過(guò)使用該文件，就會(huì)造成檔案的浪費(fèi)，進(jìn)而滯后機(jī)關(guān)及事業(yè)單位的發(fā)展。利用新時(shí)達(dá)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)建設(shè)機(jī)關(guān)事業(yè)機(jī)構(gòu)的信息檔案管理平臺(tái)不僅可以提高機(jī)關(guān)事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案管理人員的工作效率，減輕其工作壓力；而且還能對(duì)機(jī)關(guān)及事業(yè)單位的檔案進(jìn)行系統(tǒng)化管理，機(jī)關(guān)及事業(yè)單位的管理層人員可以切實(shí)掌控檔案的時(shí)效性，進(jìn)而保證檔案價(jià)值和檔案作用的最大化使用。

4.2 構(gòu)建機(jī)關(guān)及信息化網(wǎng)絡(luò)檔案管理平臺(tái)的方法

4.2.1 強(qiáng)化檔案管理信息化理念

機(jī)關(guān)和事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員都應(yīng)充分認(rèn)識(shí)檔案管理信息化對(duì)機(jī)關(guān)及事業(yè)單位發(fā)展的重要意義。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從總體情況出發(fā)，進(jìn)行檔案管理信息建設(shè)的宏觀指導(dǎo)，樹(shù)立榜樣，主動(dòng)參與機(jī)構(gòu)檔案管理信息建設(shè)，使機(jī)構(gòu)和其他部門(mén)也參與檔案管理信息建設(shè)，為檔案管理人員提供培訓(xùn)平臺(tái)，減輕檔案管理工作人員的工作壓力。其次，檔案管理工作人員也應(yīng)該主動(dòng)增強(qiáng)信息化管理意識(shí)，積極主動(dòng)的學(xué)習(xí)信息化檔案管理知識(shí)和發(fā)揮檔案管理信息建設(shè)的價(jià)值和作用，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理信息建設(shè)的建設(shè)。

4.2.2 完善事業(yè)單位檔案管理信息化制度

任何一項(xiàng)工作的可持續(xù)推進(jìn)需要完善的制度進(jìn)行指導(dǎo)和約束，機(jī)關(guān)及事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作也不例外。一是機(jī)關(guān)、機(jī)構(gòu)的主要領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)根據(jù)檔案管理信息建設(shè)的具體需要來(lái)確定，建設(shè)信息化檔案管理制度體系，認(rèn)真梳理原有的制度體系，消除不符合當(dāng)前檔案管理信息的信息構(gòu)建過(guò)程的系統(tǒng)，以系統(tǒng)的形式及時(shí)解決檔案管理信息生成過(guò)程中出現(xiàn)的新問(wèn)題和情況，并將相應(yīng)的系統(tǒng)集成到檔案管理信息系統(tǒng)中。其次，實(shí)施后的系統(tǒng)能夠真正發(fā)揮作用，因此，機(jī)關(guān)和機(jī)構(gòu)管理應(yīng)實(shí)施檔案管理信息系統(tǒng)，充分發(fā)揮監(jiān)督指導(dǎo)功能，檔案管理人員嚴(yán)格遵循系統(tǒng)，并根據(jù)檔案管理信息平臺(tái)的系統(tǒng)流程，通過(guò)系統(tǒng)的改進(jìn)，確保機(jī)構(gòu)檔案管理信息開(kāi)發(fā)的可持續(xù)性。

4.2.3 培養(yǎng)機(jī)關(guān)、事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案管理信息人才隊(duì)伍

人才是政府機(jī)關(guān)、事業(yè)單位檔案管理信息平臺(tái)建設(shè)的重要保障。因此，機(jī)關(guān)和事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人也必須重視人才培養(yǎng)和人才引進(jìn)。1）系統(tǒng)對(duì)公立機(jī)構(gòu)現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，進(jìn)一步提高他們的能力和質(zhì)量，然后更好地適應(yīng)信息檔案管理。2）根據(jù)政府機(jī)關(guān)、事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)的需要，引進(jìn)了高水平的信息管理人才，提供引進(jìn)人才、留住人才，充分發(fā)揮人才在事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)中的政策處理和效益。3）通過(guò)機(jī)關(guān)、事業(yè)機(jī)構(gòu)的檔案管理信息建設(shè)，確保檔案信息資源的合理利用。4）充分利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等信息技術(shù)檔案和信息資源進(jìn)行總體規(guī)劃和細(xì)化，保證檔案信息的價(jià)值和作用能夠的大最大化使用，進(jìn)而推動(dòng)機(jī)關(guān)及事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展[2]。

6 總結(jié)

檔案是政府機(jī)關(guān)和社會(huì)事業(yè)單位工作的調(diào)查基礎(chǔ)、生產(chǎn)活動(dòng)的參考基礎(chǔ)、科學(xué)研究的基礎(chǔ)和條件、宣傳教育的價(jià)值、檔案的憑證作用和參考作用，能夠推動(dòng)機(jī)關(guān)及事業(yè)單位的發(fā)展。但是檔案的機(jī)密性和時(shí)效性會(huì)隨著時(shí)間的推移而減弱，因此，如何合理的管理檔案，最大發(fā)揮檔案的最大作用，是公共機(jī)構(gòu)和政府機(jī)關(guān)需要注意的問(wèn)題。對(duì)檔案的合理管理，可以從信息化角度入手，利用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)提升檔案管理的有效性，最大程度發(fā)揮檔案的價(jià)值和作用，推動(dòng)機(jī)關(guān)及事業(yè)單位的發(fā)展，進(jìn)而推動(dòng)社會(huì)的發(fā)展。