試析提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇

摘要：檔案信息已經(jīng)是一項(xiàng)非常重要的信息資源，伴隨著我國(guó)不斷拓展檔案管理工作，檔案信息在各個(gè)單位中的重要地位也越來(lái)越突顯，科技社會(huì)的發(fā)展促使檔案信息量每天都在不斷增加，因此，針對(duì)提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇的研究具有十分重要的意義。文章對(duì)提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：檔案管理；科學(xué)化水平；路徑選擇；檔案信息；檔案管理機(jī)制 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文章編號(hào)：1009-2374（2016）23-0035-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2016.23.016

檔案管理工作是機(jī)關(guān)單位工作的主要內(nèi)容，同時(shí)也是國(guó)家檔案事業(yè)關(guān)鍵的組成部分。伴隨著科技社會(huì)的急速發(fā)展，工作效率得到了巨大的提升，但是就傳統(tǒng)檔案管理方法而言，其仍存在著許多問(wèn)題。在科技高速發(fā)展的時(shí)代背景下，檔案管理的科學(xué)化是適應(yīng)不斷發(fā)展的社會(huì)的必然要求，也是檔案管理工作人員必然的選擇。

1 我國(guó)當(dāng)前檔案管理現(xiàn)狀分析

1.1 對(duì)檔案管理工作重視程度不足

我們國(guó)家大部分的單位和企業(yè)在檔案上管理工作上呈現(xiàn)出相對(duì)混亂的問(wèn)題，琢磨其中的原因后發(fā)現(xiàn)，我國(guó)正處在一個(gè)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的時(shí)期，各單位特別重視單位自身的經(jīng)濟(jì)效益的增長(zhǎng)、年度季度創(chuàng)造的GDP，而對(duì)這個(gè)不能直接高效地創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價(jià)值的檔案管理工作重視程度明顯不足。這樣的一種發(fā)展形勢(shì)是不利于我國(guó)檔案管理發(fā)展的主觀因素。此外，檔案管理工作本身就是一項(xiàng)非常繁雜的工作，需要在進(jìn)行管理過(guò)程中投入大量的人力、物力等資源來(lái)進(jìn)行檔案信息整理與保管。所以，對(duì)于部分企業(yè)管理人員而言，認(rèn)為不必要投入較多的人力和時(shí)間在這種經(jīng)濟(jì)效益和支出不成正比的工作上。

1.2 我國(guó)現(xiàn)行檔案管理制度存在缺陷

通過(guò)對(duì)我國(guó)現(xiàn)行檔案管理制度進(jìn)行分析后發(fā)現(xiàn)，其工作進(jìn)展的速度非常迂緩。在當(dāng)今變化快速的大千世界中，有關(guān)檔案的管理方法、管理技術(shù)卻一直沒(méi)有得到提升?，F(xiàn)在是網(wǎng)絡(luò)的時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)資源的共享和局域網(wǎng)內(nèi)的辦公已然成了主流的走勢(shì)，但這種類(lèi)型的走勢(shì)并沒(méi)有包括檔案管理。即使現(xiàn)在的檔案已發(fā)展到可在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行保存及查找，但也只是停在檔案室里的電腦中，而沒(méi)有形成真正意義上的網(wǎng)絡(luò)共享，不能較好地發(fā)揮檔案的作用。檔案就是用于提供給人們查找信息的，如果不可以予以人們方便，那就降低了檔案存在的必要性。

1.3 缺少相應(yīng)的檔案管理人才

檔案管理水平想要得到長(zhǎng)足提升，就需要結(jié)合當(dāng)前先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)來(lái)進(jìn)行發(fā)展。因此，檔案管理人才成為提高檔案工作水平的一個(gè)重要因素。但就目前許多檔案管理工作者的綜合素質(zhì)而言，所呈現(xiàn)出的問(wèn)題不容樂(lè)觀。而較高水平的人員又不想從事檔案管理的工作，因此目前我國(guó)檔案管理人才缺失問(wèn)題，也是對(duì)檔案管理工作形成影響的一個(gè)主要因素。

2 開(kāi)展科學(xué)化管理檔案的意義

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，提升檔案管理的科學(xué)化水平已經(jīng)成為了當(dāng)務(wù)之急。提升檔案管理的科學(xué)化程度，要積極地使用科學(xué)的方法，在準(zhǔn)確的理論的引導(dǎo)下，不斷完善檔案管理的各項(xiàng)制度，并使得這項(xiàng)工作向標(biāo)準(zhǔn)化、制度化發(fā)展。在我國(guó)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的大背景下，檔案在經(jīng)濟(jì)生活中發(fā)揮著愈來(lái)愈重要的作用，成為人們不可或缺的一部分，因此進(jìn)行科學(xué)化的檔案管理有著深刻而重大的意義。

2.1 開(kāi)展科學(xué)化管理檔案，提高管理水平

通過(guò)科學(xué)化工作模式有利于提升我們國(guó)家的文化軟實(shí)力。在凝聚中國(guó)力量，實(shí)現(xiàn)中國(guó)夢(mèng)的過(guò)程中，對(duì)于文化軟實(shí)力建設(shè)非常注重。檔案正是文化的主要載體，是歷史文化資料的重要載體，應(yīng)該說(shuō)歷史文化檔案是非常珍貴的一筆財(cái)產(chǎn)。因此，檔案的科學(xué)化管理也成為了推進(jìn)中國(guó)夢(mèng)進(jìn)程、提高國(guó)家文化軟實(shí)力的主要形式。

2.2 進(jìn)行科學(xué)化管理檔案，可以促進(jìn)檔案管理工作的持續(xù)性發(fā)展

現(xiàn)在科技的發(fā)展拓寬了信息技術(shù)的運(yùn)用范圍，檔案管理工作也依賴(lài)信息技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展，因此，檔案管理的發(fā)展前程應(yīng)是數(shù)字化的、網(wǎng)絡(luò)化的?？茖W(xué)地管理檔案需要建立在明確嚴(yán)肅的制度下，使管理檔案中出現(xiàn)的一系列問(wèn)題規(guī)范化，并將問(wèn)題扼殺在搖籃里，能有效推進(jìn)檔案管理的工作向著可持續(xù)的、良性的方向成長(zhǎng)。

2.3 開(kāi)展科學(xué)化管理檔案可以有效適應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展

要求

檔案管理運(yùn)用信息技術(shù)，使檔案的管理走向數(shù)字化和系統(tǒng)化，進(jìn)而有效革新了管理檔案方式，可以滿(mǎn)足人們查閱檔案信息的想法。進(jìn)行科學(xué)的檔案管理可以非常方便地解決管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，適應(yīng)了信息時(shí)代的發(fā)展。

3 提升檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇

3.1 明確檔案管理目標(biāo)

想要提升檔案管理的水平，進(jìn)行科學(xué)化管理，需要針對(duì)其實(shí)際工作制定明確的管理目標(biāo)。其定位可以針對(duì)本單位檔案管理，也可以針對(duì)整個(gè)社會(huì)工作有序運(yùn)行提供高效檔案信息服務(wù)。后者的目標(biāo)定位涉及的范圍較廣，不僅涉及到黨和政府，同時(shí)還涉及到了大中小企業(yè)以及廣大民眾等。在進(jìn)行管理檔案工作時(shí)，要一如既往地堅(jiān)持明確的目標(biāo)定位，順應(yīng)時(shí)代主流，從整體出發(fā)，進(jìn)行科學(xué)化管理檔案，是當(dāng)前提升檔案管理工作水平的重中之重，只有這樣才能夠?yàn)樯鐣?huì)以及民眾提供更全面、更高品質(zhì)的檔案信息服務(wù)。

3.2 在正確理論的指引下，不斷完善檔案管理理論

隨著科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理方法以及理論已然不適合當(dāng)前社會(huì)檔案管理工作的需求，從而對(duì)檔案管理水平產(chǎn)生一定的制約。因此，只有持續(xù)革新檔案管理理念，才能順應(yīng)新時(shí)代對(duì)檔案管理需求。在現(xiàn)行檔案管理工作的基礎(chǔ)上，堅(jiān)持正確理論為指導(dǎo)，摒棄固有理論中不利于進(jìn)行檔案管理部分，積極吸收新的科學(xué)的服務(wù)型的管理理念。在科學(xué)的服務(wù)型管理理念指引下，積極開(kāi)展檔案管理工作。結(jié)合不同用戶(hù)需求，制定相應(yīng)的檔案管理工作制度，有效提升了其工作效率以及管理水平。此外，必須要樹(shù)立安全意識(shí)，保證檔案信息的安全，防止檔案信息毀壞和丟失，這樣才能真正提升科學(xué)管理檔案的水平。

3.3 建設(shè)系統(tǒng)化檔案管理機(jī)制

開(kāi)展檔案管理工作過(guò)程中，需要制定出科學(xué)化、系統(tǒng)化的檔案管理制度。適時(shí)完善檔案管理的運(yùn)行機(jī)制，在完善規(guī)章制度的前提下，建設(shè)系統(tǒng)化的檔案管理機(jī)制。把握規(guī)章制度，將檔案管理的工作主要放在提升科學(xué)管理檔案的水平上，逐步落實(shí)檔案管理中細(xì)節(jié)性的工作，充分調(diào)動(dòng)檔案工作者的積極性，不斷探究適合其發(fā)展的管理機(jī)制，對(duì)實(shí)際工作中所出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)修正。建設(shè)科學(xué)有效的檔案管理監(jiān)察制度，認(rèn)真分析外界環(huán)境對(duì)當(dāng)前檔案管理制度的影響?？茖W(xué)化、規(guī)范化地完善檔案管理制度，激發(fā)從業(yè)者開(kāi)展檔案管理的工作熱情。此外，高層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加大對(duì)檔案管理工作的重視，結(jié)合當(dāng)前檔案管理機(jī)制中所存在的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)地修正，促進(jìn)檔案管理工作的順利開(kāi)展。

3.4 采用合理的管理模式

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案管理逐步實(shí)現(xiàn)了電子化管理。但從當(dāng)前所開(kāi)展的電子化管理工作進(jìn)行分析后發(fā)現(xiàn)，其管理模式依然存在著許多問(wèn)題。這些對(duì)檔案管理工作會(huì)產(chǎn)生影響的各種因素，會(huì)導(dǎo)致檔案信息管理工作呈現(xiàn)出管理混亂的現(xiàn)象。因此，電子化管理模式，如果不注重其管理安全問(wèn)題，很容易造成黑客入侵等問(wèn)題。在實(shí)施電子化管理過(guò)程中，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)其檔案信息安全性方面的工作力度，通過(guò)科學(xué)化管理模式以及規(guī)范化操作方式來(lái)提升檔案信息的安全性，同時(shí)需要認(rèn)真制定檔案信息存檔制度以及定期備份制度。通過(guò)不斷的實(shí)踐，發(fā)現(xiàn)電子化管理模式中所存在的問(wèn)題，并及時(shí)制定出相應(yīng)的解決辦法。例如，可以將檔案信息分為電子形式和紙質(zhì)形式分別進(jìn)行管理，又或者將檔案信息都以電子形式保存，一份拷貝在移動(dòng)硬盤(pán)中備用，一份作為日常使用，這樣分開(kāi)保存并管理檔案信息有利于防止檔案信息的丟失和損壞。

3.5 加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn)

隨著信息時(shí)代的發(fā)展，檔案信息的復(fù)雜程度越來(lái)越高，負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員的壓力也是隨之增加，因?yàn)闄n案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與檔案信息管理科學(xué)化水平的提升息息相關(guān)。因此，想要提升檔案信息管理的科學(xué)水平就必須先從提高管理工作者的綜合素質(zhì)著手。提高管理工作者的綜合素質(zhì)，要以提升工作者對(duì)科學(xué)管理檔案信息的認(rèn)識(shí)為主要目標(biāo)，及時(shí)舉行針對(duì)檔案信息管理工作者的培訓(xùn)活動(dòng)或展開(kāi)有關(guān)信息技術(shù)的培訓(xùn)課程。在培訓(xùn)活動(dòng)以及培訓(xùn)課程中，逐步提高檔案管理工作者的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，使他們能夠更好更快地適應(yīng)新的科學(xué)的檔案信息管理工作。

4 結(jié)語(yǔ)

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案信息管理工作的重要性也越來(lái)越明顯，檔案信息管理工作的要求也越來(lái)越高。因此，需要在開(kāi)展實(shí)際管理工作中，通過(guò)不斷分析存在的問(wèn)題，并且及時(shí)尋找到行之有效的解決方法，才能夠更好地提升檔案管理水平。堅(jiān)持科學(xué)化、規(guī)范化的管理理念，認(rèn)真對(duì)各環(huán)節(jié)中的檔案管理工作進(jìn)行分析，為其實(shí)際工作提供參考，并制定真正有效的方法、措施，逐漸提升我國(guó)檔案管理的水平。

參考文獻(xiàn)

[1] 賀志華.提高檔案管理科學(xué)化水平的具體方法探析

[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，（21）.

[2] 傅麗賢.提高檔案管理科學(xué)化水平的策略探討[J].網(wǎng)友世界，2014，（14）.

[3] 梁艷.提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇分析[J].黑龍江史志，2014，（1）.

作者簡(jiǎn)介：崔榮星（1987-），女，河北邢臺(tái)人，供職于云南省公路科學(xué)技術(shù)研究院，碩士，研究方向：檔案管理。

（責(zé)任編輯：黃銀芳）