新時期社保檔案管理中的不足點及改進措施

胡金亮　饒惠

摘要：近幾年，我國社會經(jīng)濟得到快速發(fā)展與進步，社會保險事業(yè)得以較大程度的發(fā)展得，與此同時，社會保險檔案管理的功能性逐漸受到人們的關(guān)注與重視。但是在現(xiàn)階段，我國社保檔案管理呈現(xiàn)出諸多缺陷與不足，對社會保險檔案的可持續(xù)發(fā)展造成影響與制約。文章在此發(fā)展背景下探究了社會保險檔案管理的不足點，并提出了改進措施。

關(guān)鍵詞：社保檔案管理；不足點；改進措施；社會保險事業(yè) 文獻標識碼：A

中圖分類號：F270 文章編號：1009-2374（2016）23-0191-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2016.23.095

現(xiàn)如今我國社會得到快速發(fā)展與進步，人們的生活水平也得到提高，在對生活質(zhì)量提出更高要求的同時，越來越多的人清楚地認識到社會保險的重要性，并在新時期掀起了投社保的浪潮，正是如此，我國社會保險檔案管理面臨更加嚴峻的挑戰(zhàn)。在新時期，我國社保局需要依據(jù)實際的發(fā)展情況，需要對管理制度加以完善，將社會保險的作用進行發(fā)揮，積極提高社會保險檔案管理的利用率，探究其中的原因，對癥下藥，找出其中的解決辦法。

1 社會保險檔案管理的重要意義

社會保險工作中極其重要的一個環(huán)節(jié)便是社會保險檔案管理，能夠?qū)ν侗Ｈ说臋?quán)益加以保障，實現(xiàn)社會保險信息的共享，提高檔案資料的利用率。積極加強社會保險檔案管理工作不僅可以提高工作人員的工作效率，并且也能夠提高管理者的管理水平。此外，社會保險檔案是我國檔案系統(tǒng)資源的重要組成部分，檔案管理人員需要清楚地認識到該項工作的重要性，在日常管理中嚴格按照相關(guān)要求進行操作，積極提高工作人員保險經(jīng)辦的能力，推動檔案管理的規(guī)范化，實現(xiàn)我國社會保險事業(yè)的長遠發(fā)展。

2 新時期社會保險檔案管理的不足點

2.1 缺乏對社會保險檔案管理的重視

在社會的不斷發(fā)展下，保險工作逐漸受到人們的關(guān)注與重視，社會中投保人數(shù)呈現(xiàn)出逐年發(fā)展的趨勢，如此一來則會導致社會保險檔案的數(shù)量變得越來越大，對社會保險檔案管理人員提出新的要求。但是從實質(zhì)發(fā)展角度分析，在社保單位中，部分管理人員缺乏對檔案管理的認識與了解，未清楚認識到檔案管理所存在的重要意義，且管理制度呈現(xiàn)出落后性，甚至部分地區(qū)還未引進先進的軟硬件設(shè)施，人員配備不全，經(jīng)費投入較少，對社會保險檔案的發(fā)展造成制約與影響。

2.2 社會保險檔案管理水平不足

在邁入21世紀之后，社會發(fā)展進步，信息技術(shù)成為了最具火熱的代名詞，且在社會保險檔案管理中占據(jù)了重要的地位與作用，雖然部分社會保險機構(gòu)順應時代發(fā)展的潮流實施檔案信息化管理，但是因為受到系統(tǒng)軟件的影響與人才隊伍的制約，導致電子檔案與紙質(zhì)檔案并存現(xiàn)象十分嚴重，且紙質(zhì)檔案的占用比例較大，無法充分發(fā)揮出電子檔案的作用與功能。這種情況不僅會導致社會保險檔案成本提高，并且也在一定程度上降低檔案管理的質(zhì)量。與此同時，很多檔案管理人員的年齡比較大，在日常管理工作中缺乏創(chuàng)新意識，仍舊采取傳統(tǒng)的檔案管理模式，對社會保險檔案造成直接影響。

2.3 缺乏規(guī)范的社會保險檔案管理標準

從當前社會保險檔案管理現(xiàn)狀分析，社會保險檔案管理標準缺乏規(guī)范性，導致社會保險檔案各地管理辦法不統(tǒng)一，雖然在近幾年國家政策的引導下我國政府出臺了各類制度與政策，比如《社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)定》《社會保險業(yè)務材料歸檔范圍與保管期限》等，這一系列的規(guī)章制度雖然規(guī)范了社會保險檔案管理，但是從整體角度分析，部分規(guī)章制度中并沒有嚴格規(guī)定材料收集、材料整理、立卷等內(nèi)容，在檔案管理的整個過程中會因為分類不明確、保存期限設(shè)置不合理、檔案歸納不及時、檔案制度不健全而不能形成良好的工作秩序與管理運行機制。在順應新時代的發(fā)展要求下，積極規(guī)范社會保險檔案管理標準成為了極其重要的內(nèi)容。

3 新時期社會保險檔案管理的發(fā)展對策

3.1 提高對社會保險檔案管理的認識

社會保險機構(gòu)需要取得政府與社會各界人士的支持，加強人力、物力、財力的投入，推動社會保險檔案管理朝著標準化建設(shè)的方向發(fā)展，從而解決社會保險檔案管理中所存在的庫房緊張、資金短缺等問題。除此之外，還要加強社會保險機構(gòu)與檔案管理人員對檔案管理的認識，使其了解到新時期下社會保險檔案管理的重要意義，能夠落實到實際行動之中，提高社會保險檔案管理的有序發(fā)展與進步。當然，還需要在社會保險檔案機構(gòu)配備除濕、除塵、防鼠等設(shè)備，從而為社會保險檔案構(gòu)建安全的環(huán)境，為社會保險檔案創(chuàng)造良好的發(fā)展條件與基礎(chǔ)。

3.2 將社會保險檔案管理納入規(guī)范化渠道

依據(jù)對社會保險業(yè)務檔案管理的分析與了解，并結(jié)合各地的實際情況，當?shù)匦枰贫ǔ銮袑嵱行У纳鐣ｋU檔案管理辦法。其中管理辦法需要將檔案庫房的管理、檔案室配套的設(shè)備、社會保險檔案收集的內(nèi)容范圍、檔案信息化建設(shè)、檔案管理人員工作職責等進行一一落實，并做出詳細的規(guī)定與要求，使其形成規(guī)范且統(tǒng)一的社會保險檔案管理體系，推動社會保險檔案管理積極納入到規(guī)范化渠道之中。

3.3 積極完善檔案數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)檔案信息資源共享

為進一步推動社會保險檔案管理得到最大化，需要緊跟時代發(fā)展的步伐，將社會保險檔案管理積極納入到總體規(guī)劃之中，并逐步完善檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，增加信息檢索功能，保證檔案數(shù)據(jù)庫知識的豐富性與權(quán)威性。與此同時，還需要積極做好電子檔案備份工作，保證動態(tài)數(shù)據(jù)的準確性與安全性，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的資源共享與整合。

3.4 提高社會保險檔案管理人員的素養(yǎng)

社會保險檔案管理工作是一項專業(yè)性非常強的工作，所有的檔案管理人員需要掌握相應的檔案管理知識，還需要掌握計算機技術(shù)，能夠在日常工作中加強應用計算機技術(shù)。筆者認為在提高社會保險檔案管理人員素養(yǎng)的時候需要采取三種措施：第一是組織檔案管理人員學習先進的檔案管理經(jīng)驗，在“走出去”中提高檔案管理的基本能力；第二要加強對社會保險檔案管理人員的教育，讓所有的社會保險檔案管理人員能夠掌握計算機技術(shù)與網(wǎng)絡技術(shù)，在不斷開拓視野中提高檔案從業(yè)人員的管理素養(yǎng)；第三要聘請相關(guān)的專家進行指導，通過開展交流會與座談會的形式，將檔案管理中所存在的問題進行解決與分析，積極打造新時期技藝成為精湛的保險檔案管理隊伍。

4 結(jié)語

綜上所述，社會保險檔案管理在社會保險機構(gòu)中占據(jù)了重要的組成部分，因社會保險檔案管理關(guān)系到人民的利益，所以需要加強探究，分析其中所存在的問題，積極創(chuàng)新檔案管理方法與形式，提高檔案管理人員基本素養(yǎng)，推動社會保障事業(yè)的發(fā)展與進步。

參考文獻

[1] 胡友鳳.關(guān)于社保檔案管理的思考與探索[J].科技信息，2014，（4）.

[2] 寧婧.社保檔案管理制度的建立與完善思路構(gòu)建[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2014，（5）.

[3] 劉志剛.淺談社保檔案管理工作中存在的問題[J].價值工程，2015，（34）.

[4] 劉希云.數(shù)字化技術(shù)在社保檔案管理中的主要應用

[J].現(xiàn)代國企研究，2015，（11）.

[5] 周強.探究社保檔案管理問題及解決[J].赤子（上中旬），2015，（1）.

[6] 池利蓉.對社保檔案管理重要性及對策研究[J].群文天地，2012，（8）.

作者簡介：胡金亮（1971-），男，隨州市曾都區(qū)社會養(yǎng)老保險局館員，研究方向：人事檔案管理；饒惠（1975-），女，隨州市曾都區(qū)社會養(yǎng)老保險局館員，研究方向：社會保險檔案管理。

（責任編輯：周 瓊）