淺談加強(qiáng)檔案整理工作提高檔案管理水平

竇 翔

大慶市讓胡路區(qū)人力資源和社會(huì)保障局

淺談加強(qiáng)檔案整理工作提高檔案管理水平

竇 翔

大慶市讓胡路區(qū)人力資源和社會(huì)保障局

檔案管理工作是新時(shí)期發(fā)展過程中的一項(xiàng)重要工作，本文重點(diǎn)就對檔案管理水平的提高問題進(jìn)行了詳細(xì)的分析，在檔案管理以及整理的過程中應(yīng)該遵循相應(yīng)的原則，從而才能促進(jìn)檔案管理水平的進(jìn)一步提高，為發(fā)展我國的檔案事業(yè)做出貢獻(xiàn)。

檔案整理；分類；排列；編目

在對檔案進(jìn)行管理的過程中的，其中一個(gè)重要的環(huán)節(jié)就是對檔案進(jìn)行必要的整理，雖然這項(xiàng)工作看似簡單，但卻是一個(gè)龐大的工程，因?yàn)樵跈n案館中，擁有大量的檔案資源，相應(yīng)的成分也是十分復(fù)雜的，在完成檔案的收集工作以后，只有分門別類的將檔案整理好，才能保證在今后的工作中讓檔案發(fā)揮更加完整的作用。

一、檔案整理應(yīng)遵循的原則

（一）重視檔案文件的歷史聯(lián)系

在對檔案進(jìn)行整理的過程中，并不是依據(jù)個(gè)人喜好隨意進(jìn)行整理的，必須要按照原則辦事，首先就是要遵循一定的歷史聯(lián)系，通過歷史聯(lián)系將檔案有機(jī)的整理在一起，這樣才能便于對其進(jìn)一步的查找。檔案文件的歷史聯(lián)系實(shí)際上就是在生產(chǎn)以及處理的過程中在內(nèi)部形成的一種關(guān)聯(lián)性，因?yàn)樵谖募心軌蝮w現(xiàn)出客觀規(guī)律，所以只有將其按照固有的聯(lián)系結(jié)合在一起形成一個(gè)整體，才能更加客觀的反映出文件當(dāng)時(shí)的背景。在遵循歷史聯(lián)系方面，主要包含以下幾方面的內(nèi)容。

首先是在來源方面的聯(lián)系。在機(jī)關(guān)內(nèi)部與組織結(jié)構(gòu)中，文件以單位為形式產(chǎn)生，所以文件與單位之間具有密切的聯(lián)系，二者之間的歷史聯(lián)系是不可分割的，因此在對檔案文件進(jìn)行整理的過程中，必須要遵循這種聯(lián)系性，保證文件在來源方面的聯(lián)系，并且以此為前提條件，將檔案文件的時(shí)間、內(nèi)容以及形式結(jié)合在一起，這樣才能更加真實(shí)的反映出檔案的真實(shí)情況，將檔案作為對歷史的記錄這一優(yōu)點(diǎn)突出的體現(xiàn)出來。

其次是檔案文件在時(shí)間方面具有一定的關(guān)聯(lián)性，檔案所反映的是客觀存在的活動(dòng)，具有過程性以及階段性的特點(diǎn)，在對文件進(jìn)行整理的過程中，應(yīng)該在保持歷史來源的基礎(chǔ)上，重視在時(shí)間方面的來源，按照這樣的方式對檔案進(jìn)行整理。

此外檔案文件在內(nèi)容以及形式上也具有一定的關(guān)聯(lián)性。檔案文件另外的一點(diǎn)特質(zhì)是對所解決問題的一種記錄，每份檔案文件代表的都是一種特定的活動(dòng)，所以在內(nèi)容上存在一定的聯(lián)系，在對檔案進(jìn)行整理的過程中，除了要重視在來源以及時(shí)間上的關(guān)聯(lián)性以外，內(nèi)容與形式的重視也是十分重要的。檔案文件的形式可以說是在特定情況下帶來的一種作用，所以對于文件的形式而言，也可能具有一定的聯(lián)系，這是在進(jìn)行檔案整理工作中應(yīng)該注意的問題。

（二）檔案的整理必須便于保管和利用

之所以要對檔案進(jìn)行整理，主要是為了可以更加便于查找，保管起來也更加方便。所以從歷史聯(lián)系的角度對檔案進(jìn)行整理，這與其要求是相互一致的。但是如果處理不好，兩者之間也會(huì)發(fā)生矛盾。整理檔案是一項(xiàng)復(fù)雜細(xì)致的工作，同樣是在保持聯(lián)系的情況下，往往可以有各種不同的具體做法，而有些做法，雖然保持了相互之間的聯(lián)系，但可能不便于安全保管和實(shí)際利用。

（三）檔案的整理應(yīng)該充分利用原有基礎(chǔ)

形成和保存下來的檔案，都是歷史文化的產(chǎn)物，它不僅記錄了當(dāng)時(shí)的實(shí)踐活動(dòng)，而且反映了歷來整理和保存檔案的情況和成果。我們要尊重歷史和前人的勞動(dòng)，在整理檔案的時(shí)候，應(yīng)該充分利用原有的整理基礎(chǔ)。這是多年來實(shí)踐證明了的一種可行的辦法，也是科學(xué)地組織檔案整理工作的一條原則。重視和利用先前的整理基礎(chǔ)，有利于保持文件之間的歷史聯(lián)系，提高檔案整理工作的質(zhì)量，并且能夠有效地加快整理工作步伐，以適應(yīng)提供利用的需要。

二、加強(qiáng)檔案整理工作的有效措施

檔案的管理，就是把零散的和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列和編目，使之系統(tǒng)起來。檔案整理工作的內(nèi)容主要包括：區(qū)分全宗、分類、組卷、卷內(nèi)文件的整理、案卷封面的編目、案卷的裝訂、案卷的排列、案卷目錄的編制。這就是案件整理工作的基本程序，又稱整理工作的各環(huán)節(jié)。上述各項(xiàng)具體工作并不是任何情況下都必須全部做。在檔案館（室）內(nèi)檔案整理工作的范圍，大致可分為三種情況：

（一）在工作正規(guī)的條件下，檔案室接收的是文書處理部門和業(yè)務(wù)部門按照歸檔要求立好的案卷，檔案館接收的是機(jī)關(guān)檔案室按照入館要求整理移交的案卷。檔案室和檔案館通常還要對接收的這些檔案，在更大的范圍內(nèi)，即從整個(gè)檔案室和檔案館對檔案合理排放和各種管理的要求，進(jìn)一步系統(tǒng)地整理，如全宗和案卷的排列，對案卷目錄進(jìn)行某些加工等等。

（二）對已經(jīng)整理的檔案進(jìn)行局部整理。檔案入館（室）以后，經(jīng)過質(zhì)量檢查，對顯然不符合整理要求、不便于保管利用的案卷，需要進(jìn)行加工，以提高質(zhì)量。同時(shí)，隨著時(shí)間的推移，檔案材料本身以至檔案整理體系可能會(huì)發(fā)生一定的變化，也須相應(yīng)地進(jìn)行必要的調(diào)整。

（三）零散文的整理。由于某些原因，檔案館（室）有時(shí)也接收和收集一些零散文件，這就必須進(jìn)行全過程的整理工作。檔案整理工作，從其各個(gè)環(huán)節(jié)作業(yè)的性質(zhì)上，又可概括為系統(tǒng)化和篇目兩大部分。檔案的系統(tǒng)化包括：區(qū)分全宗，分類，組卷，卷內(nèi)文件的排列，案卷的排列。檔案的編目，種類很多，其中屬于整理工作范圍的編目工作，通常稱作基本編目，種類很多，其中屬于整理工作范圍的編目工作，通常稱作基本編目。它包括：編制卷內(nèi)文件目錄、備考表，案卷封面的編目，案卷目錄的編制。系統(tǒng)化和編目在進(jìn)行程序中有所交錯(cuò)，但也有一定的規(guī)律性：系統(tǒng)化——編目——系統(tǒng)化——編目，即區(qū)分全宗、分?jǐn)?shù)、組卷、卷內(nèi)文件的管理——案卷封面的編目——排列案卷——編制案卷目錄。

三、結(jié)語

綜上所述，檔案在管理的過程中一定不能忽視對檔案的整理工作，這是在日常檔案建立的過程中一定要進(jìn)行的內(nèi)容，是社會(huì)發(fā)展的必然需要。要想在今后的檔案管理工作中進(jìn)一步提高其工作水平，就要從基本工作的落實(shí)抓起，不斷完善檔案的整理，讓檔案的價(jià)值得到更加充分的發(fā)揮。

［1］紀(jì)慶麗，紀(jì)鑫蕾.加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)工作努力提高現(xiàn)代化管理水平［J］.學(xué)術(shù)理論與探索，2012年第3期.

［2］賈成芳.柔性管理——高校教學(xué)管理的新理念［J］.教學(xué)改革與管理，2005年02月.