如何改進(jìn)水利工程檔案管理工作

何曉青

杭州市河道管理總站 浙江杭州 310014

如何改進(jìn)水利工程檔案管理工作

何曉青

杭州市河道管理總站 浙江杭州 310014

近些年以來(lái)，伴隨水利工程實(shí)施工作與質(zhì)量管理的持續(xù)規(guī)范，管理手段與管理模式的持續(xù)更新，使水利工程檔案管理的工作質(zhì)量得到了極大的提升。然而，當(dāng)前還是存在有些水利工程檔案的內(nèi)容不全、整理速度慢、質(zhì)量不高、不規(guī)范等問(wèn)題。對(duì)水利工程檔案進(jìn)行科學(xué)的管理，不斷的開(kāi)發(fā)水利工程檔案的信息資源，多形式、多方位、多層次的向社會(huì)與水利部門提供利用是實(shí)現(xiàn)水利工程檔案工作與檔案自身價(jià)值的最主要的目的。因此，認(rèn)真做好水利工程檔案管理工作是非常重要的。所以，針對(duì)當(dāng)前的現(xiàn)狀，對(duì)改進(jìn)水利工程檔案管理工作提出了有關(guān)的要求。

水利工程；檔案；管理

一、齊抓共管，密切聯(lián)合，建立集中統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)

想要保證水利工程的檔案規(guī)范、完整、齊全，需要對(duì)檔案工作的集中統(tǒng)一管理進(jìn)行強(qiáng)化。我們應(yīng)該遵循統(tǒng)一制度、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理的原則，建立一個(gè)項(xiàng)目建設(shè)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一的協(xié)調(diào)。由領(lǐng)導(dǎo)小組對(duì)檔案工作進(jìn)行管理，并且設(shè)立專門的檔案管理員，在各個(gè)參加方都指定專門的技術(shù)工作人員為專業(yè)或者兼職的檔案管理員，構(gòu)成完整的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

二、改變觀念，超前管理

一直以來(lái)，我們對(duì)工作的范圍與檔案內(nèi)容的理解太過(guò)于簡(jiǎn)單，而且沒(méi)有足夠開(kāi)闊的思想和持續(xù)創(chuàng)新工作能力，近些年以來(lái)，我們已經(jīng)認(rèn)識(shí)到檔案工作并不是一個(gè)臨時(shí)性的工作，所以漸漸開(kāi)始改變了觀念，并制定了一系列的對(duì)策，增強(qiáng)了對(duì)水利工程檔案進(jìn)行超前的管理意識(shí)。

（一）按照水利工程復(fù)雜性的特征，對(duì)檔案收集的渠道進(jìn)行拓寬

從現(xiàn)實(shí)看來(lái)，建設(shè)水利工程是非常復(fù)雜的，從申報(bào)項(xiàng)目一直到工程完工的流程是非常多的。此類工程形成的文件內(nèi)容復(fù)雜、材料觸及面較廣、經(jīng)歷的時(shí)間較長(zhǎng)、觸及的人員與部門較多，稍不注意就可能會(huì)有遺漏。但是小型水利工程大部分的施工要求較急、形成的文件數(shù)量較少、建設(shè)的周期也較短，很難使檔案人員對(duì)其做到足夠的重視；再加上施工人員的構(gòu)成較為復(fù)雜，常常導(dǎo)致工程任務(wù)只要一完成，臨時(shí)機(jī)構(gòu)就會(huì)解散，而且檔案材料也會(huì)因此而消失。為了保障檔案資料能夠被完整、齊全的收集，我們應(yīng)該拋棄以前等人把檔案送上門的做法；檔案管理人員首先需要清楚水利工程建設(shè)工作的詳細(xì)操作程序與工作的流程以及分階段的工作安排，并掌握每個(gè)階段在工作中需要對(duì)各種資料的數(shù)量與內(nèi)容做到心中有數(shù)、形成哪些檔案資料。在此基礎(chǔ)上，采用下面的收集方式：

1、追蹤收集。該種方式對(duì)于工程周期較短、形成檔案材料較快的工程比較適用。兼職檔案人員或者檔案人員自動(dòng)到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行詢問(wèn)并且清楚工程進(jìn)展的情況，迅速的掌控著工程信息，并且督促與指導(dǎo)技術(shù)部門有針對(duì)性地對(duì)檔案資料進(jìn)行收集。這一方式的檔案資料能收集齊全、收集速度快、質(zhì)量也非常高，但需要花費(fèi)較大物力與人力。

2、分流程的收集。該種方式對(duì)建設(shè)周期較長(zhǎng)的工程比較適用。對(duì)于跨年度的水利工程與大型水利工程，我們需要一直保持和兼職檔案員以及建設(shè)、施工部門的聯(lián)系，迅速掌控工程的進(jìn)展?fàn)顩r，并及時(shí)加強(qiáng)催收，盡量防止檔案的初始材料丟失，這樣才可以對(duì)工程檔案的完整性、連續(xù)性進(jìn)行保證。

3、強(qiáng)制性的收集。對(duì)部分臨時(shí)機(jī)構(gòu)較多與人員分散的施工單位，我們應(yīng)該采用收取檔案資料押金的方式。在某項(xiàng)水利工程報(bào)建以后，施工單位需要先預(yù)交相對(duì)金額的資料押金，一直到工程的最后階段，施工單位把完好無(wú)缺的檔案資料移交到檔案部門之后才能夠退回這些押金。該類方式對(duì)部分內(nèi)部較復(fù)雜的施工單位有著一定程度的約束力，能夠保障檔案資料不會(huì)因?yàn)槿藶橐蛩囟鴣G失。

三、提高檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、加強(qiáng)檔案管理的水平

水利工程檔案有著不可回復(fù)性與“次性”的特點(diǎn)，客觀上對(duì)有關(guān)檔案工作人員的素質(zhì)作出了更高的要求。從事水利工程檔案的工作人員，專業(yè)技能與知識(shí)通常比普通單位的檔案人員更加的全面，他們不但要對(duì)文書(shū)檔案非常了解，而且應(yīng)該更加懂科技檔案、懂種類各異的檔案的分類整理、懂和水利工程有聯(lián)系的部分專業(yè)類型的檔案。所以，為了到達(dá)水利工程檔案整理的規(guī)范化要求，需要大量培訓(xùn)所有兼職或者專職檔案管理的人員，講述水利工程建設(shè)工作當(dāng)中會(huì)有哪種類型的文件材料形成，有哪部分是屬于擁有保存價(jià)值的檔案需要從今以后對(duì)其進(jìn)行歸檔，并且講述詳細(xì)的歸檔范圍。

四、經(jīng)過(guò)開(kāi)發(fā)利用檔案的信息，促進(jìn)檔案管理的工作

想要更好地開(kāi)發(fā)利用檔案的信息，需要把檔案資料的收集、歸檔工作與積累貯存檔案等工作做好，而且其也能促進(jìn)檔案管理的工作。水利工程檔案的形成是水利工作者勞動(dòng)的智慧結(jié)晶，通過(guò)文件材料的收集歸檔把它轉(zhuǎn)化為檔案的信息資源，而且這些資源又會(huì)通過(guò)檔案工作者提供給水利工作者運(yùn)用；對(duì)那些檔案工作人員而言，只要可以及時(shí)的把檔案信息提供給相關(guān)水利工作人員與業(yè)務(wù)部門，讓他們親自體驗(yàn)到檔案信息中的價(jià)值，就可能會(huì)促進(jìn)他們更加積極主動(dòng)地配合相關(guān)檔案部門把建檔的工作做好。最近一些年以來(lái)，我們實(shí)施了電腦化的管理，及時(shí)的把檔案資料輸進(jìn)了電腦，隨時(shí)隨地為相關(guān)業(yè)務(wù)部門供應(yīng)更加完整的信息資源，此類檔案信息毫無(wú)疑問(wèn)為我們的水利事業(yè)提供了非常大的幫助。每次，只要業(yè)務(wù)部門的專門技術(shù)人員從運(yùn)用檔案過(guò)程中取得信息時(shí)候，他們都會(huì)更加積極主動(dòng)的向檔案室歸檔文件材料，因此使工程檔案的完整性得到了保障，促進(jìn)檔案的管理更上一層新臺(tái)階。

五、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，水利工程檔案管理是加強(qiáng)水利設(shè)施單位檔案管理建設(shè)不可缺少的一個(gè)重要方面，在關(guān)鍵時(shí)刻可以為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供可靠的歷史依據(jù)。所以，根據(jù)水利工程檔案管理的特點(diǎn)，改進(jìn)管理現(xiàn)狀，才能從根本上保證水利工程檔案的完整性與安全性。因此，需要對(duì)水利工程檔案管理工作不斷進(jìn)行改進(jìn)，不斷提高管理水平。

[1]財(cái)政部.國(guó)家檔案局.會(huì)計(jì)檔案管理辦法[Z].1998.

[2]水利工程檔案管理與發(fā)展.湖南水利水電.2008第4期.王曉莉.

[3]工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策.治淮.2008年5月.