高校檔案管理模式在大眾化背景下的創(chuàng)新探討

李繼軍

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高校檔案管理模式在大眾化背景下的創(chuàng)新探討

李繼軍

摘要：為適應(yīng)當(dāng)前大眾化的高等教育檔案管理模式，應(yīng)在強(qiáng)化傳統(tǒng)模式的條件下，搭建平臺(tái)，強(qiáng)化管理制度，并努力提高工作人員對(duì)檔案管理的責(zé)任感和對(duì)現(xiàn)代化管理的創(chuàng)新意識(shí)等。文章將對(duì)大眾背景下的高校檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新性思考，并結(jié)合實(shí)際中存在的問題進(jìn)行分析，從而得出相關(guān)建議，以供相關(guān)人士參考。

關(guān)鍵詞：高校檔案；管理模式；創(chuàng)新思考

目前我國(guó)大部分高校在進(jìn)行擴(kuò)招，在校生成倍增加的新形勢(shì)下，學(xué)校仍采取傳統(tǒng)模式來進(jìn)行高校檔案管理，導(dǎo)致在檔案種類增多、管理人員素質(zhì)低下、服務(wù)意識(shí)差、管理?xiàng)l件落后及設(shè)施不齊全的條件下無法對(duì)檔案進(jìn)行精細(xì)化管理。因此，在大眾化的背景下，我們必須對(duì)高校檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新性思考，強(qiáng)化高校檔案管理模式，建立起新的管理模式來適應(yīng)當(dāng)今形勢(shì)的發(fā)展。

一、大眾化高等教育帶來高校檔案的管理模式的新變化

近幾年，隨著許多高校擴(kuò)招規(guī)模的增大，檔案管理難度也隨之提高，也對(duì)檔案的管理體系、內(nèi)部結(jié)構(gòu)的變革等的變遷提出了新的挑戰(zhàn)。

1、大眾化高校對(duì)檔案管理人員的新要求。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的全球化進(jìn)程不斷加快，各單位對(duì)大學(xué)生的標(biāo)準(zhǔn)有了更高更新更全面的要求。檔案記載的不僅是大學(xué)生的基本信息，而是集大學(xué)生管理能力與各特長(zhǎng)為一體的綜合材料。為了應(yīng)對(duì)這些要求，就必須突破傳統(tǒng)的人員管理模式同時(shí)充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等來為高校檔案管理提供技術(shù)支持，并且還要對(duì)管理人員的工作能力進(jìn)行提升，使之具有大眾背景下的檔案管理基本能力。

2、大眾化高校對(duì)檔案管理內(nèi)部結(jié)構(gòu)的變革的新要求

雖然大多數(shù)高校都有設(shè)置專門的管理機(jī)構(gòu)，但由于管理隊(duì)伍的不齊全，管理體系的不完善，各高校的學(xué)生檔案管理水平不等，從而造成的內(nèi)部結(jié)構(gòu)的混亂，嚴(yán)重影響高校對(duì)檔案的管理。所以應(yīng)科學(xué)合理的進(jìn)行檔案管理內(nèi)部結(jié)構(gòu)的變革。

3、大眾化高校對(duì)檔案管理相關(guān)職能的變遷的新要求

如今大多數(shù)高校并未為檔案管理部門提供專門的編制和相關(guān)人員，而且管理人員素質(zhì)低下，大多數(shù)是非專業(yè)出身。適當(dāng)?shù)膶?duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，使其各司其職，并努力強(qiáng)化其對(duì)高校檔案的管理意識(shí)，從而建立高水平的檔案管理體系和高效率的檔案管理隊(duì)伍。

二、傳統(tǒng)管理模式對(duì)高校檔案管理的不足和問題

1、管理體制混亂，難以適應(yīng)當(dāng)下的管理需求。近幾年來，許多高校對(duì)檔案管理系統(tǒng)的淡化、忽視仍未得到改善，而且在這一方面的進(jìn)程也未增進(jìn)。另一方面，那些檔案管理人員大多以兼職為主，對(duì)高校檔案管理意識(shí)低下，積極性不強(qiáng)，缺乏創(chuàng)新能力，難以勝任流動(dòng)性強(qiáng)，工作質(zhì)量和效率要求高的檔案管理工作。

2、高校的檔案管理制度宣傳力度不夠。在很多高校中加深檔案管理認(rèn)識(shí)和轉(zhuǎn)變檔案管理觀念并未得到很高的重視。由于管理人員的主動(dòng)服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，服務(wù)態(tài)度低劣，對(duì)檔案宣傳工作的宣傳力度的投入不夠。即使一些有心的工作人員建立了關(guān)于高校檔案宣傳的網(wǎng)站，但鮮為人知，點(diǎn)擊率很少，缺乏足夠的影響力，不能調(diào)動(dòng)一些積極因素來改善現(xiàn)狀。

3、管理?xiàng)l件落后，設(shè)備不完備。專業(yè)的管理設(shè)施所要求的防火、防潮、防盜等基本設(shè)備在大多數(shù)高校中存在不足，所以導(dǎo)致在大眾化的背景下高校的檔案管理必然落后。

三、在大眾化基礎(chǔ)上對(duì)高校檔案管理模式創(chuàng)新的建議

1、加強(qiáng)建館力度，創(chuàng)新管理模式。要按照國(guó)家對(duì)高校檔案館館庫建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)要求加強(qiáng)、優(yōu)化館庫建設(shè)。同時(shí)應(yīng)把注意力集中在管理模式的創(chuàng)新上，將傳統(tǒng)的管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)槿碌默F(xiàn)代化的管理模式，強(qiáng)調(diào)不同時(shí)期不同年級(jí)的檔案要實(shí)行以分配放置和服務(wù)的實(shí)體性為標(biāo)準(zhǔn)的管理模式。

2、強(qiáng)化高校檔案意識(shí)，加強(qiáng)力度宣傳。目前來看，大多數(shù)高校管理人員的主動(dòng)服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，更是默默無聞的為社會(huì)服務(wù)。因此高校檔案的宣傳工作極為重要。創(chuàng)新宣傳方法，可以通過報(bào)紙、網(wǎng)絡(luò)、電視、新聞等途徑來加強(qiáng)宣傳力度。另一方面可開展關(guān)于高校檔案的一系列活動(dòng)。這樣既可以讓別人了解檔案事業(yè)、檔案工作，又可以消除一些人員對(duì)檔案工作的誤解，增強(qiáng)檔案意識(shí)，營(yíng)造良好的氛圍，從而提高檔案工作人員的積極性和創(chuàng)新能力。

3、健全高校檔案管理制度，設(shè)立高校檔案管理法。當(dāng)前，有不少關(guān)于高校檔案管理法已經(jīng)出臺(tái)，這使得大學(xué)生檔案管理更加規(guī)范化。其實(shí)，對(duì)于已經(jīng)頒發(fā)的法律中，關(guān)于高校檔案的條文少之又少。

所以建議教育部門盡快制定關(guān)于高校檔案管理的法律，使高校檔案管理模式有法可依，健全高校檔案管理制度。

4、理順機(jī)制，培養(yǎng)一批高水平的檔案管理人員。高水平的檔案管理人員是檔案管理機(jī)構(gòu)的核心，決定了在大眾化下能否順應(yīng)時(shí)代的變化、形勢(shì)的需要。一方面應(yīng)進(jìn)行相關(guān)人員的培訓(xùn)及選拔，實(shí)時(shí)地?cái)U(kuò)大專業(yè)管理人員編制，保證專業(yè)管理人員的工作效率。另一方面應(yīng)定期安排檔案管理人員培訓(xùn)檔案管理知識(shí)，以提高專業(yè)管理人員的管理水平。

四、結(jié)語：

在大眾化的條件下，高校檔案管理難度逐年增加，我們必須對(duì)高校中的管理模式進(jìn)行創(chuàng)新性思考。文章對(duì)高校檔案管理中存在的問題進(jìn)行了詳細(xì)的分析，并結(jié)合實(shí)際情況提出了相對(duì)應(yīng)的意見。隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的不斷提高，將科學(xué)技術(shù)運(yùn)用到檔案管理模式中，并逐漸解決檔案管理中存在的問題，新型的高校檔案管理一定會(huì)適應(yīng)大眾化背景所帶來的管理模式改變，在管理中取得有效的成績(jī)。

參考文獻(xiàn)：

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作者單位：（湖北科技學(xué)院437100）