淺談機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的難點及解決對策

文/煙臺開發(fā)區(qū)工委宣傳部 李琳

淺談機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的難點及解決對策

文/煙臺開發(fā)區(qū)工委宣傳部 李琳

檔案是記錄單位人員及工作或活動內(nèi)容的重要資料。檔案資料能夠為單位人才的錄用和考核，以及單位進一步開展工作提供重要依據(jù)。檔案管理過程中，工作人員的專業(yè)素養(yǎng)和工作態(tài)度，檔案管理工作的制度和流程，以及檔案管理的信息化水平都是機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的難點所在。針對以上問題，需要從提高人員素養(yǎng)、完善制度規(guī)定以及加強信息化建設(shè)等方面來完善。

機關(guān)事業(yè)單位；檔案管理制度

檔案是記錄單位人員及工作或活動內(nèi)容的重要資料。檔案資料能夠為單位人才的錄用和考核，以及單位進一步開展工作提供重要依據(jù)。規(guī)范的管理能夠使檔案資料得到充分且有效的利用，從而為單位的管理工作提供支持，而混亂或效率低下的檔案管理現(xiàn)狀會使單位工作的開展艱難前行。機關(guān)事業(yè)單位作為國家公共權(quán)力的行使者以及國家公共事務(wù)的管理者，做好其檔案管理工作，能夠為選拔錄用國家公職人員以及執(zhí)行公共管理權(quán)力、提供公共服務(wù)帶來便利。然而，實踐中，受客觀歷史原因或是思想意識薄弱等主觀原因的束縛，我們機關(guān)事業(yè)單位在檔案管理上還存在不足之處，解決這些工作難點應(yīng)當成為機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的當務(wù)之急。本文將從分析機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的難點出發(fā)，找到解決這些工作難點問題的解決辦法。

一、機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的難點

檔案管理工作需要科學(xué)的管理方法、專業(yè)的管理人員、規(guī)范的管理制度以及機關(guān)管理層足夠的重視。然而，這些必要條件并不是在每一個單位都能夠得到充分滿足。實踐中，機關(guān)事業(yè)單位檔案管理多存在以下這些難點問題亟待解決，包括：

（一）機關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理工作人員專業(yè)知識不足、職業(yè)素養(yǎng)不高或是工作態(tài)度不夠積極。部分機關(guān)事業(yè)單位沒有配備合格的工作人員來專門從事檔案管理工作，因而只能讓其他工作人員身兼數(shù)職，或是通過招聘臨時整檔人員來應(yīng)對檔案管理的工作需要。專業(yè)人員不足的現(xiàn)狀，導(dǎo)致這些人員在繁雜而專業(yè)的檔案工作面前力不從心，錯誤百出，檔案管理工作較為混亂。同時，即便是在配備有足夠?qū)Ｂ毴藛T的情況，檔案管理工作人員的工作態(tài)度也直接影響到檔案管理工作的實效。部分檔案管理工作人員工作中抱著消極應(yīng)付的態(tài)度，缺乏責(zé)任心和崗位自豪感，導(dǎo)致檔案無法整齊歸類，或是及時更新。又或是，在檔案管理人員變動的時候，沒有做好交接工作。以上這些都不利于檔案的充分利用。

（二）機關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部缺乏科學(xué)規(guī)范的檔案管理和利用制度。規(guī)章制度和工作流程是機關(guān)事業(yè)單位工作順利開展的依據(jù)。然而，目前部分機關(guān)事業(yè)單位檔案管理還只是停留在依靠各個部門自己來進行管理的階段，導(dǎo)致檔案分散在各科室，缺乏統(tǒng)一高效利用的制度。此外，在檔案管理方式還停留在傳統(tǒng)的“信袋式”管理的階段，不能做到科學(xué)的專業(yè)管理，導(dǎo)致對信息的提取和利用較為困難。并且原有的紙質(zhì)檔案管理方式和設(shè)備還存有不足。

（三）機關(guān)事業(yè)單位的檔案信息化管理程度不高。隨著互聯(lián)網(wǎng)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用日益普遍，社會的日常辦公以及檔案管理工作的面貌也為之一變。電子檔案較紙質(zhì)檔案更能夠?qū)崿F(xiàn)便利高效的管理，且保存量大，方便利用。部分機關(guān)事業(yè)單位已經(jīng)實現(xiàn)了檔案的信息化管理，但是在檔案的保密制度建設(shè)上還有待加強。

二、機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的解決對策

針對以上機關(guān)事業(yè)單位在檔案管理上存在的人員、制度和技術(shù)問題，應(yīng)當從問題本身出發(fā)，找到相應(yīng)的解決之道。

（一）提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，加強愛崗敬業(yè)精神建設(shè)。首先，在檔案管理工作人員的招聘上，要設(shè)置相應(yīng)的任職條件，包括專業(yè)的檔案管理知識以及強烈的職業(yè)認同感和責(zé)任心。并且，在部門工作開展的過程中，也要同時定期的專門培訓(xùn)來提高檔案管理工作人員的工作能力，對新事物的適應(yīng)和掌握能力，確保有一支專業(yè)的檔案管理隊伍。

（二）健全機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理制度，并嚴格依照規(guī)章和辦事流程來執(zhí)行。機關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當對規(guī)范檔案管理工作給予足夠的重視，依照已有的檔案管理法律法規(guī)和規(guī)范化的內(nèi)部操作流程，將內(nèi)部檔案的歸檔、集中管理、利用、保密以及檔案管理工作交接等事項通過明確的細致化規(guī)定確定下來。只有確保有明確的制度依據(jù)，才能保證檔案管理工作在規(guī)范的軌道下進行。

（三）提高機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信心化水平。通過配備信息設(shè)備和技術(shù)手段，對已有的檔案資料進行歸納整理，并及時更新，并且積極利用音像和圖片保存設(shè)備對這些檔案資料進行保存。同時，也要提高單位內(nèi)部人員對于信息技術(shù)的掌握水平。

三、結(jié)語

總之，隨著社會的發(fā)展進步，機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理觀念和制度也急需更新。檔案管理過程中，工作人員的專業(yè)素養(yǎng)和工作態(tài)度，檔案管理工作的制度和流程，以及檔案管理的信息化水平都是機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的難點所在。針對以上問題，需要從提高人員素養(yǎng)、完善制度規(guī)定以及加強信息化建設(shè)等方面來完善。

［1］蘇紅.機關(guān)單位檔案工作開展中的老困難與新對策［J］.理論觀察，2014（6）.

［2］程巧玲.事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對策分析［J］.科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2011（2）.

［3］吳靜.機關(guān)事業(yè)單位檔案工作存在的問題及改進對策［J］.辦公室業(yè)務(wù)，20013（8）.