做好新形勢(shì)下社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的思考

文/山海關(guān)區(qū)保險(xiǎn)事業(yè)管理處 朱楓

做好新形勢(shì)下社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的思考

文/山海關(guān)區(qū)保險(xiǎn)事業(yè)管理處 朱楓

本文介紹了新形勢(shì)下加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的必要性，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理現(xiàn)狀，以及加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的對(duì)策。

社會(huì)保險(xiǎn)檔案；管理工作；思考

隨著社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展，人均物質(zhì)生活水平顯著提高，醫(yī)療保險(xiǎn)體制也在不斷完善和發(fā)展，為了能夠更好地迎合社會(huì)實(shí)際需要，應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)新形勢(shì)下的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作。但是就當(dāng)前我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作現(xiàn)狀來(lái)看，其中仍然存在一系列問(wèn)題，有待進(jìn)一步完善?？梢哉f(shuō)，社會(huì)保險(xiǎn)檔案的完整與否直接影響到廣大勞動(dòng)者切身利益以及合法權(quán)益，對(duì)于社會(huì)和諧穩(wěn)定發(fā)展具有十分深遠(yuǎn)的影響。尤其是社會(huì)保險(xiǎn)改革工作的不斷深化，參保人數(shù)和范圍逐漸規(guī)?；l(fā)展，加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理，有助于為后續(xù)理論研究和實(shí)踐工作開展提供一定參考。

一、新形勢(shì)下加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理必要性

社會(huì)保險(xiǎn)檔案是一種特殊檔案，主要是社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)對(duì)廣大人民群眾辦理失業(yè)、養(yǎng)老、醫(yī)療以及生育過(guò)程中形成的不同形式文件材料。將檔案管理工作進(jìn)一步落到實(shí)處，是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作改革的必然選擇，有助于健全和完善檔案管理體系，促使社會(huì)保險(xiǎn)工作順利開展。社會(huì)保險(xiǎn)檔案中記錄的資料信息是十分重要的，如果原始資料丟失是很難找回的，后續(xù)的保險(xiǎn)工作將無(wú)章可循，難以繼續(xù)進(jìn)行。故此，加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理是十分重要的工作內(nèi)容，尤其是在當(dāng)前信息化背景下，應(yīng)將信息化技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中，促使檔案管理工作信息化和規(guī)范化發(fā)展，為后續(xù)檔案管理工作開展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

二、社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理現(xiàn)狀

（一）社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理不統(tǒng)一。盡管檔案管理受到了足夠的重視，但是在實(shí)際工作落實(shí)中卻仍然未取得客觀的成效，其中仍然存在很多缺陷和弊端未能得到有效解決。最為典型的一個(gè)問(wèn)題就是管理形式不統(tǒng)一，規(guī)范性不強(qiáng)。社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)辦理中，會(huì)產(chǎn)生大量的資料保險(xiǎn)，這些資料報(bào)表一般是由多個(gè)部門共同完成，同時(shí)也造成了不統(tǒng)一的管理體系。這樣，在管理工作中就存在著不同程度上的重疊，嚴(yán)重降低工作效率，難以借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)資源共享，不利于社會(huì)保險(xiǎn)工作開展。

（二）社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理缺乏專業(yè)性管理。檔案管理如果仍然采用傳統(tǒng)方法，那么很容易造成紙質(zhì)資料的損壞和數(shù)據(jù)丟失，在一定程度上影響到檔案資料的查看和管理。如果檔案管理部門出現(xiàn)火災(zāi)事故，那么紙質(zhì)檔案就會(huì)被損壞無(wú)法復(fù)原。計(jì)算機(jī)信息化設(shè)備在社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)辦理中廣泛應(yīng)用，但是在檔案管理工作中卻未能全面普及應(yīng)用，而在制度方面同樣未能對(duì)檔案管理工作做出明確的約束，管理內(nèi)容混淆、不確定，造成信息化檔案管理水平不高。檔案資料使用較為頻繁，并且伴隨著社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的拓展檔案資料數(shù)量也會(huì)逐漸增加，如果不能及早進(jìn)行劃分，將大大增加后續(xù)檔案管理工作難度。

（三）社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理手段落后。檔案管理是社會(huì)保險(xiǎn)行業(yè)改革的必要保障，但是由于種種原因檔案管理方式并未落到實(shí)處，難以更好地滿足社會(huì)保險(xiǎn)改革發(fā)展的需要。很多檔案室由于安全設(shè)施無(wú)法達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，以致存在較為嚴(yán)重的火災(zāi)隱患，加之通風(fēng)設(shè)施不足，很容易造成紙質(zhì)檔案出現(xiàn)發(fā)霉現(xiàn)象，嚴(yán)重情況下可能受到蟲蛀損壞檔案資料。

三、加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的對(duì)策

（一）提高公民的社保檔案意識(shí)。加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作，首先應(yīng)該提高群眾檔案使用意識(shí)?；鶎訖n案工作人員應(yīng)該結(jié)合實(shí)際情況，不斷完善和豐富工作內(nèi)容，充分核實(shí)檔案中的基礎(chǔ)信息，對(duì)于不完善的內(nèi)容能夠及時(shí)修改和完善。只有這樣，才能促使檔案管理工作更有效落到實(shí)處。此外，還應(yīng)該明確檔案管理職責(zé)所在，不斷完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，對(duì)老舊設(shè)備進(jìn)行更新?lián)Q置，以此提升社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的安全性。定期檢查檔案管理情況，一旦出現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)有效地解決，為群眾提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

（二）健全和完善管理制度。檔案管理工作開展中，應(yīng)該迎合時(shí)代發(fā)展需要，不斷規(guī)范管理工作形式。檔案管理作為社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)開展的基礎(chǔ)工作內(nèi)容，只有在完善的規(guī)章制度指導(dǎo)下才能有序開展工作。尤其是社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)辦理中會(huì)產(chǎn)生大量的資料，為了避免檔案資料丟失，健全和完善管理制度是尤為關(guān)鍵的，避免制度運(yùn)行期間同實(shí)際工作產(chǎn)生沖突，確保制度更加科學(xué)合理，提升檔案管理工作質(zhì)量。

（三）制定社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理辦法。社會(huì)保險(xiǎn)單位應(yīng)該加強(qiáng)內(nèi)部控制力度，進(jìn)一步提升工作質(zhì)量，還應(yīng)該健全和完善管理部門制定的制度體系，一旦發(fā)現(xiàn)違規(guī)現(xiàn)象應(yīng)該及時(shí)有效地解決，避免此類問(wèn)題再次出現(xiàn)。管理人員應(yīng)該深入基層工作，善于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題，促使社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作區(qū)域規(guī)范化。

四、結(jié)論

綜上所述，在信息時(shí)代背景下，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作應(yīng)該朝著規(guī)范化和網(wǎng)絡(luò)化管理方向發(fā)展，改善傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，與時(shí)俱進(jìn)，促使社保檔案管理工作更具活力。

［1］劉秀紅.做好社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作之我見［J］.勞動(dòng)保障世界，2012，12（8）：58-60.

［2］蔡建峰.當(dāng)前我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作存在的弱勢(shì)及改善措施［J］.卷宗，2015，22（2）：18-18.

［3］王學(xué).關(guān)于加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的若干思考［J］.黑龍江檔案，2015，14（2）：70.