試論如何加強(qiáng)高校辦公室公文寫作的規(guī)范性與嚴(yán)肅性

文/武漢大學(xué)社會(huì)學(xué)系　譚德奎

試論如何加強(qiáng)高校辦公室公文寫作的規(guī)范性與嚴(yán)肅性

文/武漢大學(xué)社會(huì)學(xué)系譚德奎

高校辦公室公文寫作是高校辦公室工作中的重要內(nèi)容，但目前高校辦公室在公文寫作方面存在較多問題，嚴(yán)重影響了高校的辦公質(zhì)量。隨著我國(guó)教育事業(yè)的不斷發(fā)展，對(duì)高校辦公室公文寫作也提出了更高的要求。本文分析提升高校辦公室公文寫作規(guī)范性的必要性，并提出加強(qiáng)公文寫作規(guī)范性與嚴(yán)肅性的建議。

高校辦公室；公文寫作；規(guī)范性；嚴(yán)肅性

近年來，隨著我國(guó)教育事業(yè)的不斷向前發(fā)展，高等院校自身的管理也越來越規(guī)范化、嚴(yán)格化，這就對(duì)高校辦公室公文寫作提出了更高的要求。但就目前高校公文寫作的情況來看，高校公文寫作不規(guī)范的現(xiàn)象較為普遍，這不僅影響了高校辦公的質(zhì)量與效率，而且還對(duì)高校的形象造成一定的不良影響。因此，加強(qiáng)高校辦公室公文寫作的規(guī)范化是高校建設(shè)中比較迫切的問題。

一、高校辦公室公文寫作的必要性及重要性分析

（一）有利于提升高校的管理水平。辦公室公文在學(xué)校的各方面事務(wù)中起著重要的橋梁作用，它是傳達(dá)并貫徹學(xué)校相關(guān)政策措施的重要溝通渠道，因此，辦公室公文的規(guī)范化，對(duì)于學(xué)校相關(guān)政策方針的準(zhǔn)確傳達(dá)與高效實(shí)施有著重要的作用，是提升高校管理水平的重要舉措。此外，辦公室公文的質(zhì)量也是衡量高校管理水平的重要尺度，高校在面臨上級(jí)及校內(nèi)的監(jiān)督評(píng)估時(shí)，需要提供相應(yīng)的原始規(guī)范材料，其中辦公室公文就是其重要的原始材料，它對(duì)于學(xué)校管理水平的衡量有著重要的參考價(jià)值。

（二）有利于提高高校辦公室公文的質(zhì)量。辦公室公文作為一種公務(wù)專用的文字工具，其本身就應(yīng)具有規(guī)范性及嚴(yán)肅性的特點(diǎn)，其規(guī)范化即要求公文的內(nèi)容及形式都符合國(guó)家相應(yīng)的規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)，這些規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)主要包括文體規(guī)范、公文格式、結(jié)構(gòu)規(guī)范、語言規(guī)范等內(nèi)容，對(duì)于不符合相應(yīng)規(guī)范的公文，內(nèi)容再好，其整體的質(zhì)量也會(huì)受到很大的影響，其上傳下達(dá)的效果發(fā)揮也會(huì)相應(yīng)降低。因此，要保證辦公室公文的質(zhì)量，就應(yīng)遵循公文寫作的相應(yīng)規(guī)范。

（三）有利于樹立高校良好的形象。公文的規(guī)范化，是學(xué)校為公眾及學(xué)校學(xué)生做出的表率，也是為學(xué)校樹立良好的形象。倘若學(xué)校在公文寫作上存在不規(guī)范不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膯栴}，其對(duì)外的形象勢(shì)必會(huì)大打折扣，嚴(yán)重影響學(xué)校的聲譽(yù)，給學(xué)校各方面工作的開展造成不良影響。因此，規(guī)范與嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓?，也是學(xué)校形象的重要代表。

二、加強(qiáng)高校辦公室公文寫作規(guī)范性與嚴(yán)肅性的主要措施

（一）強(qiáng)化公文寫作的規(guī)范化格式要求。規(guī)范化的格式要求是保證公文寫作規(guī)范的有效制度措施。

1.公文寫作要求發(fā)文目的明確。寫作公文之前，需要明確公文要解決的具體問題，了解發(fā)文的背景及相關(guān)對(duì)象，以保證公文寫作有較強(qiáng)的目的針對(duì)性，更加高效的傳達(dá)信息。高校公文寫作之前需要認(rèn)真了解校方領(lǐng)導(dǎo)需要傳達(dá)的意圖，據(jù)此有目的地開展素材的搜集與整理，在此過程中應(yīng)注意素材的全面與完整，保證公文寫作的準(zhǔn)確無誤。

2.公文寫作要求主題突出、結(jié)構(gòu)合理。公文一般不需要長(zhǎng)篇大論，講求言簡(jiǎn)意賅，使接收者能準(zhǔn)確理解公文內(nèi)容，因此，在寫作公文時(shí)，要注意典型素材的選取，避免繁雜，增強(qiáng)公文說服力度。意義的精確傳還得益于結(jié)構(gòu)的合理與精煉，因此，應(yīng)注意把握好公文各部分之間的邏輯性，保證層次結(jié)構(gòu)的清晰明了。

3.公文寫作需使用相應(yīng)的文體與語言。公文的文體種類較多，主要包括請(qǐng)示、報(bào)告、決定、通報(bào)等文體，這就要求寫作者熟練掌握各種公文文體，準(zhǔn)確使用各文體。在語言方面，公文需保證信息的準(zhǔn)確傳遞，就應(yīng)盡量使用確定性的詞語，避免出現(xiàn)“大約”“大概”“估計(jì)”等詞語，保證公文語言的簡(jiǎn)潔有力。

（二）加強(qiáng)公文寫作規(guī)范化的意識(shí)。良好的規(guī)范化意識(shí)是保證公文寫作質(zhì)量的基礎(chǔ)，有意識(shí)才會(huì)有行動(dòng)。高校辦公室的相關(guān)工作人員應(yīng)建立起公文規(guī)范化的意識(shí)，重視相應(yīng)的公文寫作規(guī)范檢查，保證公文的嚴(yán)肅性及權(quán)威性。各高校辦公室的文秘人員應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)相應(yīng)的公文格式規(guī)定及辦法，并認(rèn)真貫徹落實(shí)相應(yīng)的制度要求，以嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)來要求自己。學(xué)校方面應(yīng)加大公文規(guī)范化的宣傳力度與要求，使各部門逐漸養(yǎng)成公文規(guī)范化寫作的意識(shí)，避免出現(xiàn)各種不規(guī)范文體，有效推進(jìn)公文規(guī)范化與嚴(yán)肅化的進(jìn)程。

（三）提升辦公室文秘人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。高校辦公室的文秘人員是負(fù)責(zé)公文寫作的主體，因此，其辦公素質(zhì)應(yīng)是規(guī)范公文管理的關(guān)鍵。文秘人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與水平與公文寫作的質(zhì)量與水平有著直接的關(guān)系，提升文秘人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)是有效規(guī)范公文寫作的重要途徑。校方應(yīng)定期對(duì)辦公室文秘人員開展相應(yīng)的職業(yè)培訓(xùn)，開展相應(yīng)的職業(yè)技能交流研討會(huì)，使文秘人員的業(yè)務(wù)水平不斷得到提升，為公文的良好寫作打下基礎(chǔ)，有效規(guī)范公文寫作。

（四）加強(qiáng)對(duì)公文審核的監(jiān)督力度。有效的監(jiān)督是公文寫作規(guī)范化、嚴(yán)肅化的重要保證。對(duì)辦公室公文的監(jiān)督需要從起草到審核都貫徹嚴(yán)格的監(jiān)督制度，使各個(gè)部門與環(huán)節(jié)的權(quán)限與責(zé)任都有相應(yīng)的明確。在公文簽發(fā)之前，辦公室應(yīng)做好初步審核工作，在公文正式印發(fā)之前，辦公室要對(duì)之進(jìn)行再次的復(fù)核，審核內(nèi)容要全面、細(xì)致，包括簽發(fā)手續(xù)、附件材料、文體的規(guī)范、格式的規(guī)范等方面，從各個(gè)方面確保辦公室公文的規(guī)范性與嚴(yán)格性。

總之，高校辦公室規(guī)范化的公文是高校強(qiáng)化管理，樹立高校良好形象的重要保障，是當(dāng)前高校需開展的一項(xiàng)重要任務(wù)，高校應(yīng)樹立起公文規(guī)范化的意識(shí)，采取相應(yīng)措施，逐步推進(jìn)公文規(guī)范化的實(shí)現(xiàn)，提升高校管理水平。

［1］劉作權(quán)，席繼宗.以規(guī)范公文處理為載體提高高校辦公室管理水平［J］.大連大學(xué)學(xué)報(bào)，2013（2）：99-101.

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［3］何劍.如何提高民辦高校公文質(zhì)量的幾點(diǎn)思考［J］.科教導(dǎo)刊，2012（1）：184-185.