干部人事檔案信息化管理的問題及措施研究

文/中國輻射防護(hù)研究院　張?zhí)忑?/p>

干部人事檔案信息化管理的問題及措施研究

文/中國輻射防護(hù)研究院張?zhí)忑?/p>

檔案對(duì)社會(huì)而言是一筆寶貴的財(cái)富，干部人事檔案更是如此，隨著社會(huì)信息化程度的加深，增強(qiáng)干部人事檔案管理工作的信息化程度勢在必行。筆者在本文中首先分析了干部人事檔案信息化管理中存在的問題，然后針對(duì)存在的問題提出行之有效的解決措施，以便于今后更好的管理干部檔案，保障干部人事檔案信息化管理有效推進(jìn)。

干部；人事檔案；信息化管理；問題措施

進(jìn)入新世紀(jì)后，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)水平的提升，干部人事檔案信息化程度在不斷深化。然而，置身于信息化時(shí)代，在一些區(qū)域內(nèi)仍然無視干部人事檔案信息化，導(dǎo)致其信息化程度較低，依然存留在紙質(zhì)檔案的階段，這種無意識(shí)對(duì)于管理方式和信息化社會(huì)存在極大的沖突和矛盾，嚴(yán)重阻礙了干部人事制度的改革，導(dǎo)致干部工作效率難以提升。因此，作為組織人事部門，應(yīng)該深入的探討和研究存在于干部人事檔案信息化管理中的問題，并結(jié)合實(shí)際情況尋找解決措施，筆者在本文中對(duì)此進(jìn)行分析和研究。

一、干部人事檔案信息化管理所存在的問題

（一）檔案信息化管理的保密安全問題。干部人事檔案是屬于黨和國家的機(jī)密，任何個(gè)人不得私自保存和泄漏人事檔案材料，不得向社會(huì)無條件地提供服務(wù)。但是，在現(xiàn)實(shí)生活中有些不法分子通過不正當(dāng)途徑獲取干部人事檔案材料，更有甚者向干部或群眾實(shí)施勒索和敲詐。檔案信息化建設(shè)其中一個(gè)基本目標(biāo)就是檔案信息共享，而檔案建檔的目的是檔案信息能夠最大效率被利用。檔案信息化管理是一個(gè)完整的系統(tǒng)，但是在這個(gè)系統(tǒng)中難免存在一些盲點(diǎn)或者是缺口。目前，由于網(wǎng)絡(luò)等高新科技的應(yīng)用，使得在干部檔案信息化在管理過程中，需要不斷增加檔案信息泄密的途徑和風(fēng)險(xiǎn)，各個(gè)環(huán)節(jié)都是至關(guān)重要，牽一發(fā)而動(dòng)全身。在某種程度上來說，在整個(gè)檔案信息化管理的過程中，部分之和大于整體，如防火墻技術(shù)、加密技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)病毒防治技術(shù)、跟蹤檢測技術(shù)以及數(shù)字檔案信息資源備份等其中任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都可能帶來安全威脅。

（二）檔案管理人員的綜合素質(zhì)需要迫切提高。人事檔案管理是中國人事制度管理的一個(gè)重要方面，其本身具有全面性、現(xiàn)實(shí)性、真實(shí)性、動(dòng)態(tài)性、流動(dòng)性、機(jī)密性等特點(diǎn)，基于此迫切需要更多德才兼?zhèn)涞臋n案管理人員。在信息高速發(fā)展的時(shí)代大背景下，從事干部人事檔案信息管理的人員需要具備一定的專業(yè)素質(zhì)、政治素質(zhì)，此外還需要具備一定的學(xué)習(xí)能力、操作能力、處理能力、應(yīng)變能力，如不斷更新學(xué)習(xí)檔案管理理論內(nèi)容、不斷實(shí)踐軟件和硬件設(shè)備操作等。但是，由于檔案部門受傳統(tǒng)用人方式的限制，這就使得一些“非專業(yè)”人員摻雜在檔案信息化管理過程中，大大降低了管理的效率；現(xiàn)階段檔案部門對(duì)檔案管理人力資源投資資金的有限，使得檔案管理人員不能及時(shí)積極參加培訓(xùn)，優(yōu)秀檔案管理人才也很難被吸納進(jìn)來。諸多因素導(dǎo)致現(xiàn)階段檔案管理人員綜合素質(zhì)不高，整個(gè)檔案管理團(tuán)隊(duì)綜合能力不強(qiáng)，嚴(yán)重制約先進(jìn)管理技術(shù)在檔案管理信息化建設(shè)過程中的應(yīng)用和推廣。

二、干部人事檔案信息化管理的措施

（一）加強(qiáng)檔案信息的保密安全工作。干部人事檔案信息化管理在操作過程中具有便捷、高效的特質(zhì)，但存在的保密安全問題也不容小覷，必須給予高度重視。人事檔案具有機(jī)密性，各級(jí)檔案管理單位必須采取有效的安全防范措施加以保護(hù)，其中應(yīng)包括安全管理制度和技術(shù)管理制度。安全管理制度主要從錄入、傳輸、調(diào)用、存儲(chǔ)等各個(gè)環(huán)節(jié)加以強(qiáng)化信息的安全性。在技術(shù)管理制度上，通過設(shè)置檔案控制使用權(quán)限，要根據(jù)訪問人真實(shí)身份和等級(jí)，確定對(duì)檔案資料訪問限制，防止非法人員對(duì)檔案資料非法輸入和輸出；要不斷完善計(jì)算機(jī)加密技術(shù)和密集管理，建立報(bào)警預(yù)防機(jī)制，實(shí)時(shí)監(jiān)測；為了防止黑客對(duì)干部人事檔案資料的侵入和更改，還可以通過防寫技術(shù)來保護(hù)檔案資料的安全性，保證干部人事檔案資料的原始性和真實(shí)性。此外，還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理安全技術(shù)的開發(fā)和應(yīng)用，不斷健全檔案管理體系。

（二）提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)。在計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)傳播技術(shù)等普遍應(yīng)用的條件下，各級(jí)檔案管理單位應(yīng)該根據(jù)本單位的實(shí)際情況，具體問題具體分析，以求全面提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)。在信息化時(shí)代下，每一位檔案管理者必須緊隨時(shí)代潮流，緊握時(shí)代脈搏，不斷適應(yīng)和學(xué)習(xí)電子信息技術(shù)革命帶來的影響和變革。各級(jí)檔案管理單位在資金充足的情況下，讓檔案管理人員參加定期培訓(xùn)學(xué)習(xí)，認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握檔案管理最新理論、最新技能。檔案管理人員還應(yīng)不斷加強(qiáng)思想政治和法律法規(guī)教育，提高自身政治修養(yǎng)和職業(yè)修養(yǎng)，如學(xué)習(xí)或者溫習(xí)《保密法》《檔案法》《干部檔案工作條例》等。

三、結(jié)束語

在信息化背景下，干部人事檔案信息化管理方式是必然趨勢，使用這種方式能夠把人事檔案的實(shí)效性、真實(shí)性等全方位提升，保障人事檔案信息具有較高的使用價(jià)值。因此，應(yīng)不斷提升干部人事檔案信息化管理水平。

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