從檔案利用分析看檔案工作發(fā)展

文?李靜靜

從檔案利用分析看檔案工作發(fā)展

文?李靜靜

章丘市檔案館的館藏內(nèi)容主要由建國前的革命歷史檔案和建國后的現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案組成。截止2014年底，館藏檔案共有165個(gè)全宗，近12萬卷（冊(cè)），資料1.7萬冊(cè)。其中，革命歷史檔案129卷；建國后文書檔案7.1萬卷，3.7萬件；專業(yè)檔案包括：醫(yī)保、社保、農(nóng)保及工傷檔案5773盒，婚姻檔案 5560卷， 土地房產(chǎn)檔案2083卷 ，知青檔案202卷，招工及退伍安置檔案430卷。館藏專業(yè)檔案比例不是很高，黨政機(jī)關(guān)的“紅頭文件”多，紙質(zhì)檔案多，照片、實(shí)物、音像和電子檔案少。這些檔案的價(jià)值是通過檔案利用工作實(shí)現(xiàn)的，為更好地發(fā)揮檔案信息資源的潛在價(jià)值，滿足社會(huì)公眾的利用需求，章丘市檔案館對(duì)2005-2014年10年的檔案利用情況進(jìn)行研究分析。

一、檔案利用情況分析

（一）檔案利用人數(shù)

章丘市檔案館檔案利用人數(shù)2005—2014年間整體呈逐漸增長的

趨勢（圖1）。年利用人數(shù)從2067人增至7839人，其中2013—2014年兩年利用檔案人數(shù)激增，究其原因主要是民師及土地確權(quán)政策的落實(shí)，致使檔案利用需求得到提高。經(jīng)統(tǒng)計(jì)，10年來章丘市檔案館共接待來館查檔者38405人次，利用者對(duì)檔案價(jià)值和作用的認(rèn)識(shí)在逐步提高。

圖1 2005-2014年利用檔案人數(shù)

（二）檔案利用者分布

從利用者分布情況圖（圖2）可以看到，章丘市檔案館檔案利用者主要是以社會(huì)公眾為主，2005—2006兩年社會(huì)公眾與機(jī)關(guān)企事業(yè)單位的檔案利用者比例基本持平。2007年之后的幾年因工作查考、領(lǐng)導(dǎo)決策和編史修志而查檔的黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的檔案利用者逐年減少。隨著檔案利用渠道的拓寬，今后個(gè)人利用檔案的比例會(huì)越來越高。

圖2 利用者分布情況

隨著章丘市經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展，社會(huì)保障體系的完善，社會(huì)公眾在婚姻生活、征地動(dòng)遷、社會(huì)保障中的用檔需求增加，通過檔案來維護(hù)自身合法權(quán)益的需求比例與日俱增。相比之下，機(jī)關(guān)企事業(yè)單位查檔用檔比例卻在減少。原因是辦公自動(dòng)化與信息公開化，機(jī)關(guān)企事業(yè)單位的文件資料都留有備份，可以通過辦公自動(dòng)化平臺(tái)查閱部分檔案，也可依托政府網(wǎng)站共享現(xiàn)行文件資源。

（三）利用卷次及查檔目的

對(duì)2005—2014年檔案利用卷次及查檔目的（圖3）進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)10年來檔案利用卷次基本呈逐年上升趨勢。檔案的利用量通常與社會(huì)民生發(fā)展相關(guān)，這種現(xiàn)象在2013年因民師、土地確權(quán)等政策落實(shí)體現(xiàn)的尤為明顯。2013—2014年，章丘市檔案館檔案利用進(jìn)入高峰時(shí)期，年均利用檔案9400卷次。

圖3 利用卷次及查檔目的

從查檔目的來看，10年來檔案利用目的以辦理民生事項(xiàng)和工作需要為主，維護(hù)公民權(quán)益的民生檔案，如婚姻檔案，土地房產(chǎn)、知青檔案等原始證明類民生檔案的需求利用量逐年增加，編史修志、工作查考類檔案的利用需求呈下降趨勢。2005、2006兩年編史修志與工作查考檔案利用量之和與民生需求利用量相持平。

民生檔案的利用與政府的相關(guān)政策密切相連。2005年，民生類檔案查閱2834卷次，主要以查閱婚姻證明、土地房產(chǎn)檔案為主；2013年增至9760卷次，除了婚姻、土地房產(chǎn)、知青、人事等民生檔案利用的增加，更重要的增長的原因是：2013年根據(jù)《山東省教育廳關(guān)于對(duì)原民辦代課教師進(jìn)行調(diào)查摸底的通知》（魯人教發(fā)〔2013〕3號(hào)）的文件精神，我市全面展開了對(duì)2002年12月31日以前曾在農(nóng)村公辦中小學(xué)（含農(nóng)村公辦幼兒園）教師崗位上連續(xù)工作1年以上（含1年），離開教師崗位后沒有再被機(jī)關(guān)事業(yè)單位和國有企業(yè)錄用的原民辦代課教師以及上世紀(jì)六十年代初下放的公辦教師同時(shí)進(jìn)行調(diào)查摸底，切實(shí)解決民辦教師歷史遺留問題。我館迎來了民師檔案查閱高峰。民生檔案的利用已成為社會(huì)公眾必須。

編史修志的利用。2005年，編史修志是檔案利用的大年，之后利用量逐年減少。由于我館史料檔案數(shù)量及歷史年限的局限，加之網(wǎng)絡(luò)的普及，檔案利用途徑不斷拓寬等多種原因，編史修志檔案利用率呈下降趨勢，檔案的歷史價(jià)值沒能更好的傳承。

二、從利用數(shù)據(jù)看今后工作的發(fā)展

10年來檔案利用不斷上升，民生檔案利用成為主體。因此，應(yīng)全面強(qiáng)化檔案資源建設(shè)，不斷創(chuàng)新服務(wù)理念，拓展服務(wù)功能，加強(qiáng)檔案信息開發(fā)利用，最大限度地滿足社會(huì)各界和人民群眾對(duì)檔案利用的需求，傾力打造為民服務(wù)平臺(tái)。

（一）加強(qiáng)檔案資源建設(shè)

檔案進(jìn)館工作。繼續(xù)做好黨政機(jī)關(guān)文書檔案定期進(jìn)館，加大對(duì)專業(yè)檔案的監(jiān)管，確定移交接收范圍和時(shí)限。加大接收包括死亡干部檔案在內(nèi)的干部檔案力度。將照片、實(shí)物以及地方性圖書資料（史志、年鑒、歷史史料、報(bào)刊、地圖、畫冊(cè)等）納入接收范圍。

檔案征集工作。加大社會(huì)檔案資源收集力度，對(duì)散落在民間的檔案、資料采取托管，捐贈(zèng)等不同的方式進(jìn)行征集。繼續(xù)跟蹤收集重大活動(dòng)檔案和重大事件檔案，對(duì)重點(diǎn)檔案進(jìn)行跟蹤收集，建立覆蓋人民群眾檔案資源體系，確保檔案、資料收集齊全完整。

民生檔案建檔工作。突出民生檔案建設(shè)重點(diǎn)，以強(qiáng)化民生檔案建設(shè)為中心，指導(dǎo)建立不同種類的民生檔案，切實(shí)抓好與群眾自身利益密切相關(guān)社會(huì)保險(xiǎn)檔案、就業(yè)人員檔案、失業(yè)人員檔案、房地產(chǎn)檔案、婚姻檔案、地（山林）承包（延包）合同檔案、土地流轉(zhuǎn)合同檔案、宅基地檔案、農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案、新型農(nóng)村合作醫(yī)療檔案、公證檔案、環(huán)境監(jiān)測檔案、學(xué)籍檔案和企業(yè)職工檔案等重點(diǎn)民生檔案的建設(shè)，明確責(zé)任，規(guī)范管理。

（二）完善數(shù)字檔案館建設(shè)

以數(shù)字檔案館為主體，推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)。在基本建成數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)針對(duì)館藏檔案數(shù)字化比例不足等問題，進(jìn)一步完善數(shù)字檔案館建設(shè)。在完成重要全宗、重點(diǎn)檔案全文數(shù)字化的基礎(chǔ)上，加快館藏檔案全文數(shù)字化進(jìn)程。對(duì)已建成的檔案數(shù)據(jù)庫，及時(shí)備份維護(hù)，確保檔案信息的安全性。

（三）多措并舉提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)

依托數(shù)字檔案館，推行館室一體化管理，設(shè)立“民生檔案信息區(qū)域共享平臺(tái)服務(wù)點(diǎn)”，構(gòu)建互聯(lián)互通的民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)體系，讓查檔群眾能就地就近查到所需要的檔案資料，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

繼續(xù)爭創(chuàng)“檔案利用服務(wù)示范窗口”，深入調(diào)查研究，結(jié)合實(shí)際制訂工作方案及爭創(chuàng)標(biāo)準(zhǔn)。全面熟悉館藏情況，熟練掌握各種檢索方法，使查檔效率不斷提高，正確指導(dǎo)利用者辦理查檔手續(xù)，及時(shí)做好函電查閱服務(wù)和跟蹤服務(wù)工作。為利用者提供各種檔案及檔案信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，為百姓排憂解難，及時(shí)解決利用者在住房、就業(yè)、婚姻等社會(huì)生活中遇到的實(shí)際問題。

（作者單位：章丘市檔案局）