現(xiàn)代企業(yè)物資采購的審計風(fēng)險與防范

喬平平

摘要：本文闡述了現(xiàn)代企業(yè)物資采購的主要風(fēng)險，分析了物資采購審計的現(xiàn)狀，給出了現(xiàn)代企業(yè)物資采購審計風(fēng)險的防范策略。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代企業(yè)；物資采購；審計風(fēng)險；防范策略

物資采購作為現(xiàn)代企業(yè)供應(yīng)鏈的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在國內(nèi)國際貿(mào)易中扮演著重要角色。物資采購為企業(yè)發(fā)展提供必要的生產(chǎn)資料，還能帶動相關(guān)產(chǎn)業(yè)和供應(yīng)鏈的發(fā)展，促進社會進步。由于物資采購涉及資金管理、供應(yīng)商管理等大量主、客觀因素，長期以來一直是企業(yè)貿(mào)易活動的風(fēng)險高發(fā)領(lǐng)域之一，受到內(nèi)部審計的重點關(guān)注。鑒于采購工作的重要性，現(xiàn)代企業(yè)物資采購的審計風(fēng)險也成為一項系統(tǒng)性、復(fù)雜性工作，需要在企業(yè)貿(mào)易活動中常抓不懈。為此，對企業(yè)物資采購審計風(fēng)險的種類、發(fā)生的環(huán)節(jié)、風(fēng)險的成因及防范措施等需要加大關(guān)注力度，在采購計劃、詢價和選擇供應(yīng)商等方面，對審計風(fēng)險加以研究判斷，以此來確定審計內(nèi)容與審計形式，有針對性地確定審計方法，最大限度防范和化解審計風(fēng)險，達到“以審促管”的目的。

1.現(xiàn)代企業(yè)物資采購的主要風(fēng)險

現(xiàn)代企業(yè)物資采購在企業(yè)運營成本中的地位不斷上升，加之其他多種因素的影響，其風(fēng)險呈現(xiàn)出不斷擴大和深入的趨勢。

1.1內(nèi)部風(fēng)險

（1）合同風(fēng)險。在企業(yè)貿(mào)易活動中，采購合同的訂立者因多種原因，未能對合同文本進行充分考慮，或因為一些條款的說明存在歧義，出現(xiàn)了合同風(fēng)險。比如，在一些采購合同中，違約責任被人為簡化，對糾紛的處理方法和手段表述不清。這樣，一旦出現(xiàn)問題，就可能給企業(yè)帶來損失，影響企業(yè)采購的可持續(xù)性。此外，一些采購合同的訂立存在不正當?shù)那闆r，比如賣方通過不正當手段，給予企業(yè)采購人員好處，或者采購人員主動向賣方尋租，這些都會構(gòu)成企業(yè)采購活動風(fēng)險，增加企業(yè)采購審計的工作難度。

（2）驗收風(fēng)險。在沒有得到企業(yè)允許的情況下，私自對采購的物資進行驗收，或者在物資進入到倉庫之前，越過合同和制度的要求，對物資數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、價格和單據(jù)等進行審核與驗收，形成了與實際情況不相符的記錄信息，由此引發(fā)一定風(fēng)險。比如在物資數(shù)量上含糊其辭，在物資質(zhì)量上以次充好，對物資的規(guī)格不仔細核對等。這些都會給企業(yè)物資采購的審計工作帶來不必要的風(fēng)險。

（3）計劃風(fēng)險。一些物資部門和計劃管理人員由于工作意識的差異，未能對物資需求進行認真的計劃和核實，使得上報的計劃與實際需求不符，致使物資采購中出現(xiàn)與此相關(guān)的計劃風(fēng)險。一旦發(fā)生，物資采購的品種、數(shù)量、交貨期和質(zhì)量要求等，都會因與實際情況存在偏差，而影響到企業(yè)正常的生產(chǎn)和經(jīng)營，也會因生產(chǎn)項目的變更帶來不必要的損失，給企業(yè)物資采購的審計工作造成一定阻礙。

（4）招標和存貨風(fēng)險。由于企業(yè)制度的不完善或管理理念與企業(yè)實際工作的沖突，使得在物資采購招投標工作中出現(xiàn)直接采購、人情采購、關(guān)系采購等情況，導(dǎo)致應(yīng)該招標的未能招標，應(yīng)該進行比質(zhì)比價的交給了熟人辦理，在無形中增加了企業(yè)物資采購和各項經(jīng)營活動的成本。由此還會引發(fā)存貨不足產(chǎn)生的生產(chǎn)風(fēng)險，以及物資存貨過多導(dǎo)致的企業(yè)資金周轉(zhuǎn)風(fēng)險等，這些都會導(dǎo)致企業(yè)物資采購審計風(fēng)險增加。

1.2外部風(fēng)險

（1）質(zhì)量風(fēng)險。如果企業(yè)物資采購管理部門疏于管理，一些物資供應(yīng)商提供的物資質(zhì)量無法達到企業(yè)生產(chǎn)的要求，導(dǎo)致生產(chǎn)出來的產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量難以達到既定的標準。這會給現(xiàn)代企業(yè)的生產(chǎn)運營帶來嚴重損失，也會增加社會成本。比如，一些企業(yè)在原材料采購時未能對物資質(zhì)量加以重視，使得企業(yè)產(chǎn)品的整體質(zhì)量下降，嚴重影響了企業(yè)信譽與市場競爭力，也增加了審計風(fēng)險。

（2）意外風(fēng)險。由于自然環(huán)境、經(jīng)濟政策、價格波動等因素的影響，會造成一定的意外風(fēng)險。比如由于突發(fā)的天氣情況、交通運輸情況等導(dǎo)致無法正常交貨，導(dǎo)致企業(yè)的正常生產(chǎn)難以進行，影響了企業(yè)的市場信譽，這也會提高企業(yè)物資采購審計工作的難度。

（3）合同風(fēng)險。這類風(fēng)險既存在于企業(yè)內(nèi)部，也存在于企業(yè)外部。在市場經(jīng)濟環(huán)境下，企業(yè)物資采購工作要嚴防合同詐騙給企業(yè)帶來的風(fēng)險。但是，在一些采購合同中，由于采購方的疏忽或者合同簽訂技能的欠缺，在合同之中會隱蔽著一些難以辨別的、對企業(yè)采購工作不力的條款。比如，一些賣方以虛假的合同主體身份和企業(yè)簽訂合同，如果發(fā)生合同糾紛就難以追訴；再如，如果未對賣方的真實身份進行核對，而賣方本身就是“空殼公司”，企業(yè)采購行為極有可能因此遭受欺騙，所需的物資難以按時得到供應(yīng)，增加企業(yè)采購的審計風(fēng)險。

（4）價格風(fēng)險?，F(xiàn)代企業(yè)處于動態(tài)的市場環(huán)境之中，如果不能對外部環(huán)境、內(nèi)部環(huán)境進行綜合分析和全面判斷，就有可能受到價格波動的影響。比如，一些供應(yīng)商能夠借助多種力量操縱物資采購的招投標環(huán)境，通過串通和合謀，非法提高物資價格，使企業(yè)為此多付出更多采購成本。再如，一些企業(yè)所處的市場極具波動性，如果企業(yè)在價格較高的區(qū)間進行物資采購，就有可能在隨后價格下跌的過程中遭受損失，增加企業(yè)物資采購審計的工作量。

2.現(xiàn)代企業(yè)物資采購審計風(fēng)險的現(xiàn)狀解析

越來越多的企業(yè)出于打造靈活供應(yīng)鏈的需要，將企業(yè)的工作重心轉(zhuǎn)移到物資采購和物資管理方面。但是，在多種因素影響下，一些企業(yè)在采購活動中引發(fā)了一定的審計風(fēng)險，主要表現(xiàn)以下：

2.1企業(yè)內(nèi)部分散采購增加采購風(fēng)險

一些企業(yè)為了改革創(chuàng)新，將物資采購的權(quán)限無下限的下放，使其用料單位能夠擁有物料采購的自主權(quán)。這在一定程度上活躍了企業(yè)的層級結(jié)構(gòu)，也在企業(yè)各部門之中形成了系統(tǒng)化體系。一些部門在物資采購過程中擁有一定的權(quán)力，缺乏與其他有關(guān)部門的協(xié)調(diào)和溝通，使得最終購買的物資與企業(yè)的實際需求不相匹配，浪費了企業(yè)的流動資金，還在很大程度上產(chǎn)生了物資堆壓，對企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展十分不利。

2.2采購部門和采購人員過于分散

在一些現(xiàn)代企業(yè)中，物資采購部門并不統(tǒng)一，一些下屬地方的供應(yīng)站有較多，甚至?xí)谝恍┨囟ǖ某鞘兄袚碛卸鄠€物資供應(yīng)點。如果這些企業(yè)駐地位于上海、北京、鄭州等城市，企業(yè)的規(guī)模較大，對物資采購的規(guī)模和數(shù)量有較高要求的話，這種采購部門和采購人員相對分散的做法是可取的。但是，我們發(fā)現(xiàn)，越來越多的企業(yè)，在物資采購方面，其員工數(shù)量已經(jīng)占到了企業(yè)員工的較大比例。比如中國某能源企業(yè)的采購遠遠已經(jīng)超過2萬人。這樣一來，不但會導(dǎo)致大量工作人員剩余和生產(chǎn)能力過剩，最終將企業(yè)拖入到持續(xù)虧損的狀態(tài)之中。

2.3采購職能和職責分配模糊

一些企業(yè)物資采購活動中，無論是內(nèi)部工作人員，還是外部的物資供應(yīng)商，都會因采購職能和職責分配的模糊，將物資采購部門與物資采購中心混淆，將物資采購管理部門與物資采購計劃部門混淆，這就給企業(yè)的物資采購工作造成了一定困難。實際上，按照現(xiàn)代企業(yè)制度，企業(yè)的物資采購管理部門應(yīng)進行統(tǒng)一歸口管理，所有物資采購工作都應(yīng)該劃歸物資采購的具體執(zhí)行部門統(tǒng)一處理，而不是分散管理、多頭管理。否則，如果出現(xiàn)了職責分配模糊的情況，極有可能導(dǎo)致物資采購工作延遲，影響企業(yè)的生產(chǎn)運營。

2.4采購體制不完善

在企業(yè)物資采購活動中，一些企業(yè)由于環(huán)境和市場因素的影響，在物資采購方面難以獲得明顯優(yōu)勢，只能按照自身主觀判斷制定物資采購計劃。比如，在我國的一些國有企業(yè)里，總部采購計劃的執(zhí)行多以命令的形式實現(xiàn)，對下屬部門的要求較高，只能依據(jù)既定的計劃完成企業(yè)的物資采購任務(wù)。這樣做的結(jié)果是，在未能了解下屬部門實際情況之前，制定了采購計劃，最終采購過來的物資是很難達到企業(yè)的實際生產(chǎn)要求的。

3.現(xiàn)代企業(yè)物資采購審計風(fēng)險的防范

在前文的分析中可知，現(xiàn)代企業(yè)物資采購是物資管理的源頭與重要環(huán)節(jié)，但同時也是經(jīng)營風(fēng)險與審計風(fēng)險的高發(fā)領(lǐng)域，這種風(fēng)險甚至貫穿整個物資采購過程的始終。所以，有必要開展以風(fēng)險為導(dǎo)向的物資采購審計工作，通過充分識別與評估審計風(fēng)險，最大限度地提高審計風(fēng)險的防范水平，提高企業(yè)物資采購的實際績效。而為了實現(xiàn)這一點，本文認為，除了要區(qū)分集中采購和非集中采購、強化對物資采購過程的監(jiān)控外，還應(yīng)統(tǒng)一制定采購報審程序，推行靈活的定價方式等等。

3.1區(qū)分集中采購和非集中采購

對集中采購進行審計時，首先要對經(jīng)常往來的買家進行深入分析和了解，尤其要對企業(yè)的性質(zhì)、誠信度和商品質(zhì)量以及工作業(yè)績等主要指標進行判斷，更要對其主要貨物的來源進行綜合考慮；其次要按照市場行情，根據(jù)采購的數(shù)量和規(guī)模優(yōu)勢進行價格談判，最大限度地降低采購成本的目的；最后，要對貨物源頭進行縮減，通過多種方式減少中間環(huán)節(jié)，減低采購成本。在非集中物資采購審計中，首先要消除虛增采購和虛假采購，對高檔采購和“化整為零”逃避審計等行為要予以堅決打擊；其次，要根據(jù)采購要求，合理制定送審金額起點，倘若審計金額起點較高，不但對審計監(jiān)督不利，還會增加逃避審計的概率；而如果審計金額起點處于較低水平，又會增加送審頻率，對企業(yè)的正常工作造成影響，降低審計質(zhì)量；最后，要重點強化審計驗收工作，對購入的物資和送審的品名、數(shù)量、質(zhì)量等進行嚴格審查。

3.2強化對物資采購過程的監(jiān)控

現(xiàn)代企業(yè)需要構(gòu)建物資采購的審計風(fēng)險管理體制，確保采購審計風(fēng)險管理能夠落到實處。為此，為了最大限度的消除物資采購的審計風(fēng)險，首先需要在企業(yè)內(nèi)部培育良好的審計風(fēng)險管理意識，使全體員工樹立正確的審計風(fēng)險管理觀念，持續(xù)提高企業(yè)物資采購水平。其次，企業(yè)要強化對物資的需求統(tǒng)計和計劃工作，在物資采購的詢價、招標、付款等環(huán)節(jié)加強審計和監(jiān)督；最后，要盡量消除采購的弄虛作假行為，確保企業(yè)的物資采購工作在合理合法的環(huán)境下進行。

3.3統(tǒng)一制定采購報審程序

為了降低企業(yè)采購的審計風(fēng)險，防患于未然，需要由采購部門填報送審表，并要求采購部門負責人簽字確認。對于屬于預(yù)算內(nèi)的采購項目，還應(yīng)報給分管預(yù)算的管理者簽字。對于那些預(yù)算外的采購項目，可以報給分管領(lǐng)導(dǎo)確認；此外，常規(guī)物資采購應(yīng)通過審計部門的初審和復(fù)審人員的審計，對企業(yè)采購的特殊物資，要根據(jù)其數(shù)量的多少、規(guī)模的大小，以及商家的資質(zhì)、品種的類別等，要分門別類的登記臺賬，為審計工作奠定基礎(chǔ)。而為了防止先采購后報審現(xiàn)象的出現(xiàn)，要求審計人員把審計資料整理歸檔，以為審計工作留下證據(jù)資料。

3.4推行靈活的定價方式

除了要區(qū)分集中采購和非集中采購、強化對物資采購過程的監(jiān)控、統(tǒng)一制定采購報審程序外，還應(yīng)推行靈活的定價方式。比如，要以市場價為基礎(chǔ)，通過加權(quán)平均的形式求出物資采購的均價，再按照采購量的多少，送貨與否、是否需要后期服務(wù)等確定采購價格。在這一過程中，可以通過電話詢價、網(wǎng)絡(luò)報價等形式，按照物資地址、電話等信息，與賣家進行直接或者間接聯(lián)系，知道底價之后，再考慮最終的定價。此外，還應(yīng)對物資采購的成本進行分析后定價，以保證價格的合理性和經(jīng)濟性。

結(jié)束語

現(xiàn)代企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動中，物資采購工作一直備受關(guān)注，如果相關(guān)環(huán)節(jié)得不到嚴格控制，會直接影響企業(yè)的經(jīng)濟效益，還會增加社會成本、滋生腐敗。所以，應(yīng)在采購計劃、供應(yīng)商選擇、采購實施以及合同簽訂、驗收和質(zhì)量管理等方面，對企業(yè)的物資采購工作進行審計和監(jiān)督，并對其審計風(fēng)險加以規(guī)避，以此來規(guī)范企業(yè)的物資采購行為，最大限度地降低企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營風(fēng)險。

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