公立醫(yī)院人事檔案管理工作的重點(diǎn)思考

牛靜麗

【摘 要】隨著管理理念的不斷發(fā)展和我國檔案體系的不斷完善，現(xiàn)代醫(yī)院的人事檔案管理工作也應(yīng)立足長遠(yuǎn)進(jìn)行優(yōu)化，這符合當(dāng)前形勢的客觀要求。醫(yī)院人事檔案是了解與合理調(diào)配人才的主要信息渠道，對(duì)醫(yī)院優(yōu)化人力資源配置起著重要的作用。因此，公立醫(yī)院要重視如何利用人事檔案管理來為醫(yī)院的人才配置和專業(yè)的隊(duì)伍建設(shè)提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；人事檔案；管理；重點(diǎn)

醫(yī)院的人事檔案管理是醫(yī)院了解人才信息的主要途徑，也是醫(yī)院科學(xué)、合理使用人才的重要依據(jù)。人事檔案記錄了員工的個(gè)人成長經(jīng)歷及德能勤績的表現(xiàn)狀況，這對(duì)醫(yī)院管理部門合理調(diào)配人員，挖掘人才資源提供了重要的依據(jù)。筆者結(jié)合公立醫(yī)院人事檔案管理的工作實(shí)踐，就當(dāng)前新形勢下公立醫(yī)院人事檔案管理工作的現(xiàn)狀以及管理工作重點(diǎn)進(jìn)行探討和分析。

一、了解醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀，分析問題產(chǎn)生的原因

當(dāng)前公立醫(yī)院往往更加重視醫(yī)療、科研和教學(xué)工作，對(duì)人事檔案管理工作不夠重視。醫(yī)院很少顧及到要充分利用人事檔案信息來發(fā)掘人才，進(jìn)行科學(xué)的人員調(diào)配。大部分員工也不甚了解檔案的重要作用，認(rèn)為人事檔案管理主要是進(jìn)行檔案的保存和查閱。

此外，醫(yī)院人事檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)較低也是制約醫(yī)院更好地進(jìn)行檔案管理工作的因素之一。醫(yī)院的人事檔案所涉及到的個(gè)人隱私和工作調(diào)配及個(gè)人利益關(guān)系，是一項(xiàng)專業(yè)性與機(jī)密性都很強(qiáng)的工作。而當(dāng)前人事檔案管理工作大多是由未經(jīng)過正式檔案管理培訓(xùn)的普通人事管理人員來兼職完成的，不能勝任新時(shí)期的檔案管理工作，檔案的信息化管理更是無法運(yùn)作，這就造成檔案管理人員思想上的懈怠，從而影響了醫(yī)院專業(yè)隊(duì)伍的建設(shè)水平。醫(yī)院人事檔案管理的管理制度和資料內(nèi)容也不夠規(guī)范。隨著當(dāng)前人事制度的改革，醫(yī)院人員流動(dòng)性較大，而人事檔案管理制度沒有及時(shí)修正，醫(yī)院也尚未形成統(tǒng)一的管理模式和管理制度。這就使醫(yī)院在檔案管理中產(chǎn)生一些疏漏。由于歷史原因，人事檔案收集的資料填寫不規(guī)范，個(gè)人信息不全面，甚至出現(xiàn)改動(dòng)檔案信息的現(xiàn)象，這些都造成了人事檔案內(nèi)容不可靠，缺乏系統(tǒng)性和規(guī)范性等問題。

二、提高檔案管理人員素質(zhì)，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

醫(yī)院的人事檔案管理人員面對(duì)的工作內(nèi)容包括醫(yī)院管理的諸多方面，因此也要在牢固掌握檔案學(xué)基本原理的基礎(chǔ)上綜合醫(yī)院特點(diǎn)，將醫(yī)學(xué)、人事管理學(xué)、計(jì)算機(jī)等方面知識(shí)進(jìn)行綜合學(xué)習(xí)與應(yīng)用。人事檔案管理人員的素質(zhì)高低直接影響了醫(yī)院的人事管理工作，甚至對(duì)整個(gè)醫(yī)院的發(fā)展都會(huì)產(chǎn)生重大的影響。因此，醫(yī)院要注意對(duì)檔案管理人員的思想素質(zhì)、文化素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)進(jìn)行全面的培訓(xùn)和提高，提升工作人員素質(zhì)的途徑可以有：①定期進(jìn)行職業(yè)培訓(xùn)，掌握最新管理理念。醫(yī)院應(yīng)重視檔案管理人員的基礎(chǔ)知識(shí)更新，結(jié)合地方院校及社會(huì)機(jī)構(gòu)進(jìn)行工作人員的定期教育；②優(yōu)化進(jìn)行思想指導(dǎo)，樹立全面服務(wù)心態(tài)。思想的先進(jìn)關(guān)乎到工作效率，也對(duì)其自身的責(zé)任感和事業(yè)心意義重大；③強(qiáng)化公文寫作練習(xí)，完善檔案管理工作基礎(chǔ)。檔案管理應(yīng)注重專業(yè)的特點(diǎn)，把文化素質(zhì)不斷提升。

醫(yī)院要加強(qiáng)信息化建設(shè)，通過先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使人事檔案信息由傳統(tǒng)的人工調(diào)閱轉(zhuǎn)化成微機(jī)管理，逐漸實(shí)現(xiàn)人事信息大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和資源共享。同時(shí)，醫(yī)院要?jiǎng)?chuàng)建人事檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)施微機(jī)檢索個(gè)人信息，并逐步擴(kuò)大檔案信息涵量，為醫(yī)院的干部聘用、人才配置提供可靠的數(shù)據(jù)，提高醫(yī)院人事調(diào)配的公正性和可靠性，做到人盡其用。比如，人事檔案管理人員可以利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和先進(jìn)的管理方式，整理出一套操作性較強(qiáng)的規(guī)劃資料。這一資料要盡量做到有理有據(jù)，清晰明了，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供可靠的依據(jù)，為醫(yī)院的發(fā)展壯大做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

三、健全醫(yī)院檔案管理制度，規(guī)范檔案材料內(nèi)容

公立醫(yī)院的人事檔案管理頭緒多、業(yè)務(wù)雜，若沒有一套行之有效的管理制度和管理流程，人事檔案管理工作就會(huì)缺乏規(guī)范性。我們要重視人事檔案管理工作，把人事檔案管理納入到醫(yī)院的管理考核范圍。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)根據(jù)國家的《檔案法》制定出適合本醫(yī)院的崗位責(zé)任制和人事檔案制度。做到查閱檔案有記錄，檔案、材料出入均有據(jù)可查。當(dāng)前本院進(jìn)行的動(dòng)態(tài)化管理就有效提升了管理效率，動(dòng)態(tài)化注重人才每個(gè)階段的真實(shí)情況記錄，例如對(duì)某科室主治醫(yī)師的檔案記錄從其個(gè)人特點(diǎn)包括醫(yī)德醫(yī)風(fēng)、工作風(fēng)格等方面和技術(shù)特點(diǎn)包括研究成果、技術(shù)專長等方面進(jìn)行記錄。全面動(dòng)態(tài)管理是將職工工作的方方面面都實(shí)行動(dòng)態(tài)化記錄，能查閱到真實(shí)的工作狀態(tài)。

檔案的收集是檔案管理的起點(diǎn)，也是檔案管理工作的前提。因此，檔案管理人員在檔案收集時(shí)應(yīng)該注意材料的完整性和全面性，注意及時(shí)歸檔。醫(yī)院的人事檔案種類繁多，其中包涵個(gè)人履歷、職稱、學(xué)歷、政審等項(xiàng)目。在材料收集時(shí)檔案管理人員要注意與各部門之間的聯(lián)系溝通，對(duì)缺少的材料要及時(shí)追補(bǔ)，對(duì)收集到的新材料應(yīng)該注意嚴(yán)加鑒別。同時(shí)，還要熟悉歸檔范圍，對(duì)那些不規(guī)范的檔案材料要限期糾正，對(duì)不屬于歸檔范圍的材料及時(shí)退回有關(guān)部門，檔案不可丟失，不可積壓。檔案管理人員對(duì)收集到的人事檔案材料在進(jìn)行嚴(yán)格鑒別后及時(shí)歸檔，做到裝訂整齊、嚴(yán)格管理、防止篡改，確保人事檔案材料的真實(shí)性和完整性，使人事檔案材料內(nèi)容符合規(guī)范，達(dá)到要求。

總而言之，新時(shí)期的公立醫(yī)院人事檔案管理工作應(yīng)該及時(shí)轉(zhuǎn)變思想觀念，重視檔案管理工作的意義。健全檔案管理制度，提高人事檔案管理人員的各項(xiàng)素質(zhì)。利用現(xiàn)代化的管理模式開發(fā)人事檔案的信息資源，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的決策提供有力依據(jù)，從而促進(jìn)人事檔案管理工作在醫(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展中發(fā)揮積極的作用。

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