國(guó)土資源檔案管理信息化建設(shè)工作探討

王嵐

摘 要：國(guó)土資源檔案作為國(guó)家檔案中的重要內(nèi)容，對(duì)保護(hù)土地資源和管理土地資產(chǎn)等具有重要的作用。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步，國(guó)土資源檔案管理業(yè)務(wù)不斷增加，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求，嚴(yán)重影響了國(guó)土資源檔案管理工作的開(kāi)展。當(dāng)前如何利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)來(lái)信息化管理國(guó)土資源檔案，使其更好地服務(wù)于社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)，已經(jīng)成為國(guó)土資源部門(mén)需要重點(diǎn)考慮的問(wèn)題。本文就對(duì)國(guó)土資源檔案管理信息化建設(shè)工作進(jìn)行分析和探討。

關(guān)鍵詞：國(guó)土資源；檔案管理；信息化建設(shè)

隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)，全球已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了信息的共享與同步，而人工智能、多媒體技術(shù)、衛(wèi)星通信技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)的快速發(fā)展，信息化覆蓋了社會(huì)發(fā)展各個(gè)領(lǐng)域[1]。由于社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)以及經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展，國(guó)土資源各項(xiàng)業(yè)務(wù)有所增加，各級(jí)國(guó)土資源的專(zhuān)業(yè)檔案數(shù)量也隨之增多，這就需要建立有序、統(tǒng)一和集中管理的國(guó)土資源信息化工作，從而實(shí)現(xiàn)國(guó)土資源檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

1 國(guó)土資源檔案概述

國(guó)土檔案資源詳細(xì)記錄了各項(xiàng)目建設(shè)的土地分類(lèi)變化和占用土地情況、房地產(chǎn)土地交易變化過(guò)程與權(quán)屬來(lái)源等，是耕地保護(hù)、土地利用規(guī)劃、土地權(quán)屬管理和土地確權(quán)等國(guó)土工作的有力依據(jù)。通常國(guó)土資源檔案具有自身的特點(diǎn)，具體如下：①易變更性。國(guó)土資源檔案的易變更性主要體現(xiàn)在地籍方面，地籍可被簡(jiǎn)單分解，如明確這塊地的坐落位置、面積大小和所有人等。由于地籍會(huì)受人為和自然等因素的影響而導(dǎo)致地籍變更，因此需要檔案管理人員及時(shí)登記檔案變更，保證檔案信息的最新化。②復(fù)雜性。國(guó)土資源檔案具有較高的專(zhuān)業(yè)性，檔案種類(lèi)之間錯(cuò)綜復(fù)雜且相互兼容，導(dǎo)致其具有復(fù)雜性的特征，如土地出讓項(xiàng)目檔案既屬于科技檔案又屬于文書(shū)檔案，這是因?yàn)槠浜杏玫匚恢闷矫鎴D以及土地出讓證明材料等。③多樣性。國(guó)土資源檔案具有的繁多的種類(lèi)，包括業(yè)務(wù)性檔案和綜合類(lèi)檔案等，其中業(yè)務(wù)性檔案涉及地礦檔案、土地利用規(guī)劃?rùn)n案、地籍管理檔案等；綜合類(lèi)檔案涉及電子檔案、實(shí)物檔案、聲像檔案以及文書(shū)檔案等[2]。由于國(guó)土資源檔案的多樣性特征，致使檔案管理工作難度有所增加，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足實(shí)際需求，因此加強(qiáng)信息化的檔案管理顯得尤為重要。④完整性。國(guó)土資源檔案完整性很高，如一塊土地的利用和報(bào)批，在實(shí)際利用過(guò)程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)違規(guī)操作等問(wèn)題，這些都需要在檔案中進(jìn)行詳細(xì)記錄，確保檔案的完整性。

2 國(guó)土資源檔案管理信息化建設(shè)的意義與路徑

（一）意義

隨著信息時(shí)代的到來(lái)，傳統(tǒng)的國(guó)土資源檔案管理模式已經(jīng)難以滿足時(shí)代的發(fā)展需要，而檔案管理信息化建設(shè)能夠利用計(jì)算機(jī)等技術(shù)來(lái)快速高效管理與存取檔案信息，減輕管理人員的負(fù)擔(dān)，促進(jìn)檔案管理準(zhǔn)確性的提升，因此加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)顯得尤為重要。以往在管理檔案資源是多是采用紙質(zhì)檔案，受環(huán)境和條件等因素的影響，紙質(zhì)檔案在長(zhǎng)時(shí)間儲(chǔ)存過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)字跡模糊、破損、丟失等情況，影響國(guó)土資源部門(mén)各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，因此需要做好國(guó)土資源檔案信息化建設(shè)，形成電子版的檔案，以此提高檔案管理工作效率，達(dá)到檔案高效與長(zhǎng)期保管的目的。另外，國(guó)土資源檔案中涉及國(guó)土資源活動(dòng)、個(gè)人、相關(guān)單位和國(guó)土等的信息歷史記錄，便于人們觀看與查閱，有利于維護(hù)群眾和相關(guān)單位的利益。

（二）路徑

1、提高認(rèn)識(shí)

要想實(shí)現(xiàn)國(guó)土資源檔案管理的信息化建設(shè)，需要對(duì)其進(jìn)行高度重視與正確認(rèn)識(shí)，明確信息化建設(shè)的重要性，積極轉(zhuǎn)變管理理念和管理模式。在傳統(tǒng)的國(guó)土資源檔案管理工作中，管理人員不了解信息化建設(shè)的作用，沒(méi)有大力支持檔案管理的信息化建設(shè)工作，導(dǎo)致工作流于形式，缺乏實(shí)質(zhì)性進(jìn)展[3]。因此國(guó)土資源部門(mén)需要加強(qiáng)國(guó)土資源檔案管理的信息化建設(shè)工作的宣傳，提高人員的認(rèn)識(shí)，使其能夠積極參與到信息化建設(shè)工作中，提高檔案信息化的水平。

2、優(yōu)化工作方式

國(guó)土資源檔案是一種國(guó)土資源檔案的信息，在確定建設(shè)用地面積和協(xié)調(diào)土地權(quán)屬糾紛等方面發(fā)揮著重要的作用，目前如何為相關(guān)事業(yè)單位和社會(huì)公眾提供便捷的檔案查詢調(diào)閱信息，已經(jīng)成為各級(jí)國(guó)土資源部門(mén)亟待解決的問(wèn)題。因此檔案管理人員在實(shí)際工作過(guò)程中，應(yīng)該樹(shù)立為各項(xiàng)國(guó)土資源管理工作和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的理念，加強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，積極拓展國(guó)土檔案資源的潛能，為各部門(mén)提供檔案信息資料。同時(shí)國(guó)土資源部門(mén)可以優(yōu)化工作方式，采取“請(qǐng)進(jìn)來(lái)、走出去”的方式，深入實(shí)際調(diào)研，對(duì)新情況進(jìn)行詳細(xì)了解，接受新的事物，創(chuàng)造高效靈活的檔案信息化使用方法，為國(guó)土資源各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

3、建立檔案資源信息庫(kù)

國(guó)土資源部門(mén)在建立檔案資源信息庫(kù)過(guò)程中，需要做到以下幾點(diǎn)：①做好前期準(zhǔn)備。部門(mén)可以對(duì)數(shù)字化檔案數(shù)量進(jìn)行全面匯總，初步預(yù)算數(shù)字化加工，科學(xué)制定工作計(jì)劃與方案，購(gòu)買(mǎi)相關(guān)設(shè)備以及按照專(zhuān)門(mén)工作場(chǎng)所；對(duì)于數(shù)字化對(duì)象，部門(mén)可結(jié)合檔案的利用目的與特征，對(duì)利用率高的地籍管理類(lèi)和建設(shè)用地類(lèi)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理[4]。②加強(qiáng)過(guò)程管理。規(guī)范管理檔案交接工作，做好檔案登記工作，詳細(xì)規(guī)定圖像的命名方式、掃描方法、處理方法和儲(chǔ)存格式，保證檔案編碼與檔案數(shù)量的準(zhǔn)確性，避免檔案原件遭到破壞。③強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)的保密與安全。部門(mén)應(yīng)該對(duì)聘用人員進(jìn)行登記備案與嚴(yán)格審查，完善監(jiān)控系統(tǒng)，做好數(shù)字化設(shè)備的檢查工作，并對(duì)涉密數(shù)據(jù)進(jìn)行定期篩選與鑒定，遵守保密規(guī)定并加以利用，做好數(shù)據(jù)備份工作。這樣才能保證國(guó)土資源檔案數(shù)據(jù)的安全性，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的同城備份、異質(zhì)備份和異地備份

4、加強(qiáng)人員素質(zhì)建設(shè)

國(guó)土資源檔案管理信息化建設(shè)具有很強(qiáng)的綜合性，包括國(guó)土資源部門(mén)的全部業(yè)務(wù)，要想保證檔案的安全完整以及信息化建設(shè)工作的高效有序開(kāi)展，檔案管理人員需要具備扎實(shí)的業(yè)務(wù)知識(shí)、細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度以及高度的責(zé)任心，掌握信息化建設(shè)工作的相關(guān)知識(shí)。國(guó)土資源部門(mén)需要加強(qiáng)管理人員的教育和培訓(xùn)，組織其參加各級(jí)檔案部門(mén)舉辦的業(yè)務(wù)考察和培訓(xùn)等活動(dòng)，通過(guò)相互交流互動(dòng)來(lái)提高管理能力與業(yè)務(wù)知識(shí)；同時(shí)可以為檔案管理人員提供職稱與職務(wù)上升的渠道和空間，調(diào)動(dòng)人員的工作創(chuàng)造性和積極性[5]。當(dāng)然檔案管理人員需要調(diào)整心態(tài)，更新觀念，學(xué)習(xí)和掌握相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)，有效管理與分類(lèi)復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)信息，將國(guó)土資源檔案信息的開(kāi)發(fā)利用價(jià)值加以充分發(fā)揮，滿足相關(guān)事業(yè)單位與社會(huì)公眾的需求。

3 結(jié)束語(yǔ)

國(guó)土資源檔案管理信息化建設(shè)是國(guó)土資源檔案管理的重要發(fā)展方向，在社會(huì)服務(wù)高效化與土地管理制度深化改革等方面具有現(xiàn)實(shí)意義。由于國(guó)土資源檔案管理的信息化建設(shè)工作相對(duì)復(fù)雜和繁瑣，在實(shí)際實(shí)施過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)各種問(wèn)題，這就需要深入分析和研究這些問(wèn)題，提高認(rèn)識(shí)，優(yōu)化工作方式，建立檔案資源信息庫(kù)，加強(qiáng)人員素質(zhì)建設(shè)。只有這樣，才能將國(guó)土資源檔案的服務(wù)性能加以充分發(fā)揮，更好地服務(wù)與社會(huì)發(fā)展與經(jīng)濟(jì)建設(shè)，確保國(guó)土資源檔案管理信息化建設(shè)的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，實(shí)現(xiàn)國(guó)土資源檔案管理事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

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