機(jī)關(guān)檔案的規(guī)范管理及檔案信息的有效利用問題探析

楊亞靜

摘 要：機(jī)關(guān)檔案工作不僅是機(jī)關(guān)行政管理中的重要內(nèi)容，也是地區(qū)各項(xiàng)事業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展的重要依據(jù)，能夠真實(shí)記錄國家機(jī)關(guān)的各項(xiàng)工作。而檔案管理作為機(jī)關(guān)管理的重要環(huán)節(jié)，其可以體現(xiàn)各機(jī)關(guān)單位的發(fā)展歷程，直接關(guān)系到機(jī)關(guān)效益的提升以及檔案管理工作的質(zhì)量，因此加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案的規(guī)范管理以及檔案信息的高效利用顯得尤為重要。本文就對機(jī)關(guān)檔案的規(guī)范管理及檔案信息的有效利用問題進(jìn)行分析和探討。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)檔案；規(guī)范管理；檔案信息；有效利用

對于機(jī)關(guān)檔案管理而言，其主要是利用現(xiàn)代化的科技手段和高新技術(shù)來管理機(jī)關(guān)檔案資源，加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理工作可以促進(jìn)機(jī)關(guān)內(nèi)部各項(xiàng)工作的順利實(shí)施。當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案管理工作還存在諸多問題，如管理手段和管理理念落后、管理意識(shí)不強(qiáng)等，如果沒有及時(shí)解決這些問題，將會(huì)影響檔案管理工作的有序進(jìn)行，無法為機(jī)關(guān)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)[1]。這就要求機(jī)關(guān)單位積極強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，創(chuàng)新管理手段與方法，以此實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的改革，提高檔案信息利用的有效性以及檔案管理的水平。

1 機(jī)關(guān)檔案規(guī)范管理及檔案信息有效利用的重要意義

機(jī)關(guān)檔案工作是一項(xiàng)艱巨而長期的服務(wù)工作，檔案價(jià)值與作用的體現(xiàn)需要以檔案信息的有效利用為依據(jù)。首先，檔案信息的有效利用能夠檢驗(yàn)檔案管理工作。機(jī)關(guān)檔案管理工作相對繁雜，需要投入一定的物力、人力和財(cái)力，但是檔案管理的主要目的不僅是保障其保存的安全性，還需要為社會(huì)發(fā)展與經(jīng)濟(jì)建設(shè)而服務(wù)。只有將檔案服務(wù)的職能加以充分發(fā)揮，加強(qiáng)檔案信息利用的有效性，才能使檔案煥發(fā)活力與生機(jī)。其次，檔案信息的有效利用能夠發(fā)揮檔案工作的服務(wù)職能。檔案信息利用情況是衡量檔案實(shí)績與業(yè)務(wù)工作的標(biāo)準(zhǔn)，而案卷的檢索、庫藏、質(zhì)量以及檔案資料歸檔的系統(tǒng)與齊全程度等直接影響利用效果，因此需要有效利用檔案信息，有效檢驗(yàn)檔案工作各項(xiàng)制度的落實(shí)情況[2]。最后，檔案信息的有效利用能夠改進(jìn)檔案管理工作。通常檔案管理工作的改進(jìn)需要收集與調(diào)查檔案信息的利用情況，嚴(yán)格遵循機(jī)關(guān)檔案管理工作的規(guī)章制度，由機(jī)關(guān)組織來鑒定的檔案的保管期限，確定對其是延長期限還是銷毀。當(dāng)然在鑒定過程中需要對相關(guān)因素加以綜合考慮，積極尋找信息利用情況的依據(jù)，對檔案價(jià)值進(jìn)行準(zhǔn)確判定，從而保證鑒定工作的順利實(shí)施，推動(dòng)檔案事業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。

2 機(jī)關(guān)檔案的規(guī)范管理及檔案信息的有效利用

（一）正確認(rèn)識(shí)檔案管理與檔案信息利用的關(guān)系

機(jī)關(guān)檔案管理人員需要做好檔案資源的維護(hù)、上架、歸檔、整理和收集等工作，做到重要檔案的編排不重號(hào)、資料不遺漏，以此保證檔案管理的規(guī)范性，為機(jī)關(guān)發(fā)展提供準(zhǔn)確與完整的檔案史料。同時(shí)檔案管理人員需要對現(xiàn)有機(jī)關(guān)檔案資源進(jìn)行充分利用，編撰各類史志、年鑒和會(huì)刊等史料，讓檔案資源更好地服務(wù)于本地區(qū)和本單位的文化建設(shè)，促使人員編撰能力的提升以及管理經(jīng)驗(yàn)的豐富?？梢哉f，檔案管理人員需要正確認(rèn)識(shí)到檔案信息利用與檔案管理之間的關(guān)系，明確了解檔案規(guī)范管理的重要性，從而精準(zhǔn)檢索檔案信息資源，避免檢索出錯(cuò)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效利用。

（二）建立健全檔案管理體制

如果機(jī)關(guān)檔案管理工作缺乏體制機(jī)制的引導(dǎo)，則無法規(guī)范科學(xué)地開展，因此機(jī)關(guān)檔案管理部門需要嚴(yán)格按照國家規(guī)定的法律法律來開展檔案管理工作，如《中華人民共和國檔案法》等。同時(shí)管理部門需要從日常管理工作實(shí)際情況出發(fā)，結(jié)合檔案管理?xiàng)l例中的相關(guān)規(guī)定，制定科學(xué)可行的檔案借閱制度、歸檔制度、保密制度以及管理檢查制度等[3]。這樣能夠記錄借閱人的相關(guān)信息，保證借閱流程的明晰化與規(guī)范化，使檔案管理流程更為合理，增強(qiáng)檔案的準(zhǔn)確性，為檔案管理提供有效的理論依據(jù)?？偠灾?，不論哪種制度，其最終的目的都是為了保證檔案信息資源的安全性，促進(jìn)檔案服務(wù)質(zhì)量與管理水平的提升。

（三）建立集約化的管理模式

集約化管理是現(xiàn)代機(jī)構(gòu)與企業(yè)在管理工作中采用的一種有效手段，將管理、財(cái)力、人力和物力等要素加以集中并進(jìn)行統(tǒng)一配置，通過高效、節(jié)儉與約束等原則來強(qiáng)化工作效率，達(dá)到高效管理與降低成本的目的。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，機(jī)關(guān)單位保管的檔案資料也不斷增多，增加了檔案管理人員的工作壓力，勢必影響管理工作的質(zhì)量與效率。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式不再滿足時(shí)代發(fā)展要求，因此機(jī)關(guān)檔案管理部門需要采用集約化的管理模式來高效管理與利用檔案信息資源，加大經(jīng)費(fèi)投入力度，積極配備現(xiàn)代化的設(shè)備，從而方便人員對檔案信息的分類與存檔[4]。此外，機(jī)關(guān)單位需要打破單位與部門行政隸屬關(guān)系的局限性，利用電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)來建立數(shù)據(jù)歸檔系統(tǒng)，統(tǒng)一管理檔案文件資源，保證業(yè)務(wù)系統(tǒng)與數(shù)據(jù)歸檔系統(tǒng)之間的聯(lián)系，做好電子文件檔案的隨時(shí)存檔和形成，達(dá)到資源共享的目的，提高工作效率與質(zhì)量。

（四）抓好管理工作關(guān)鍵環(huán)節(jié)

①及時(shí)整理。對于機(jī)關(guān)檔案管理工作而言，往往需要花費(fèi)大量精力與時(shí)間來完成案卷整理工作，如果整理不夠細(xì)致與專業(yè)，則歸檔案卷將會(huì)缺乏規(guī)范性。由于案宗整理工作是信息檢索與檔案分類的基礎(chǔ)，因此管理人員需要以檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理要求為依據(jù)，對案宗封面列出的項(xiàng)目進(jìn)行完整填寫，保證書本的工整性，并填上相應(yīng)地整理日期。隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理基本實(shí)現(xiàn)了電子檔案目錄錄入，完成檔案整理工作后可以其類別為依據(jù)，做好目錄錄入的工作，便于后續(xù)檔案信息資源的檢索，提高檔案資源的利用率。

②及時(shí)歸檔。高效管理檔案資源的目的是為了更好地利用資源，因此管理人員在實(shí)際工作中需要增強(qiáng)歸檔的實(shí)效性、管理的規(guī)范性和資源的完整性，及時(shí)歸檔形成的檔案資源，避免遺漏檔案信息資源。同時(shí)管理人員可以組織開展“創(chuàng)優(yōu)增效活動(dòng)”，實(shí)現(xiàn)靜檔案的動(dòng)態(tài)化，將檔案的作用加以充分彰顯，促進(jìn)歸檔及時(shí)性的提高。

③優(yōu)化服務(wù)。機(jī)關(guān)單位在檔案管理過程中，需要建立以借閱為主的審核制度，制定信息全面的檔案借閱或查閱申請表，其中包括保密等級(jí)、保管期限、文件或案卷題名、借閱或查閱實(shí)踐、申請人姓名等內(nèi)容，要求借閱者詳實(shí)填寫“申請表”，并對檔案資源利用目的加以填寫，審核通過后方可借閱[5]。另外，借閱者利用完檔案信息資源之后，歸還是需要對相關(guān)手續(xù)進(jìn)行及時(shí)辦理；管理人員則需嚴(yán)格按照登記表中填寫的信息做好后續(xù)跟蹤服務(wù)；如有必要?jiǎng)t通過電話回訪等形式來完善信息資源利用情況。對于電子信息檔案資源來說，需要在先注冊再使用，對個(gè)人信息進(jìn)行詳實(shí)填寫，然后由管理人員審核同意后方可登錄使用，這樣有利于統(tǒng)籌管理檔案信息，保證檔案管理的規(guī)范化與合理性。

3 結(jié)束語

機(jī)關(guān)檔案的規(guī)范管理及檔案信息的有效利用具有一定的實(shí)踐性價(jià)值，能夠有效解決檔案管理中出現(xiàn)的問題，保證檔案管理工作的順利開展，優(yōu)化利用人力資源，促進(jìn)檔案信息利用率以及檔案管理質(zhì)量的提高。因此機(jī)關(guān)單位在開展檔案管理工作時(shí)，需要正確認(rèn)識(shí)檔案管理與檔案信息利用的關(guān)系，建立健全檔案管理體制，構(gòu)建集約化的管理模式，抓好管理工作關(guān)鍵環(huán)節(jié)，從而保證機(jī)關(guān)檔案管理工作的科學(xué)化與規(guī)范化發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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