信息化背景下民生檔案管理新方式

摘 要：民生檔案涉及到群眾生活的各個方面，因此檔案管理的質(zhì)量也直接關(guān)系到群眾對政府的滿意度。在信息化背景下，我國民生檔案更應(yīng)當(dāng)創(chuàng)新管理方式，為群眾提供更貼心的服務(wù)。本文以信息化時代為背景，首先分析了我國民生檔案發(fā)展的現(xiàn)狀，其次分析了新時代民生檔案管理的新思路。

關(guān)鍵詞：信息化；民生檔案；管理模式

民生檔案是不同的單位、機(jī)構(gòu)編制的與群眾生活密切相關(guān)的檔案，能夠直觀地反映出群眾的需求與問題，對社會的穩(wěn)定發(fā)展直觀重要。在信息化的背景下，我國民生檔案管理也面臨著許多發(fā)展難題，創(chuàng)新檔案管理的新方式成為了當(dāng)下急需要解決的事情。

1 信息化背景下民生檔案發(fā)展現(xiàn)狀

（一）信息來源更加廣泛

民生檔案涉及到不同領(lǐng)域的信息，信息種類繁多、涉獵范圍比較廣泛，因此在采集檔案信息以及編寫檔案的時候，管理人員需要依靠豐富的信息資源為其提供支撐，來豐富檔案的整體內(nèi)容。我國目前的民生檔案包括醫(yī)保檔案、家庭情況檔案、婚姻檔案等，這些檔案分屬于不同的類別，都與人們的生活息息相關(guān)，而這些種類齊全的檔案同時也方便了政府以及社會群體的信息查閱，同時也有利于信息的管理。

（二）檔案保存環(huán)境不斷改善

近幾年，無論是國家，還是社會群體對民生檔案的重視程度都在不斷增高，民生檔案的保存環(huán)境也隨之發(fā)生很大的改善。部分政府加大了對檔案管理的財(cái)政投入力度，拓寬了檔案管理的范圍，加強(qiáng)對檔案管理的監(jiān)管，使得檔案管理在社會中的地位逐步升高，同時也受到更多群眾的關(guān)注。民生檔案關(guān)系到群眾學(xué)習(xí)、生活的方方面面，檔案保存是否合理，直接影響到社會發(fā)展的穩(wěn)定性，因此我們有必要為民生檔案的管理創(chuàng)造更好的外部環(huán)境。

2 信息化背景下民生檔案管理的新方式

（一）提高對民生檔案資源的重視

1.強(qiáng)化檔案管理理念

從宏觀層面來說，民生檔案是國家意志的重要體現(xiàn)，同時也是國家各項(xiàng)政策的有效落實(shí)。從微觀層面來說，民生檔案涉及到人們?nèi)粘Ｉ畹姆椒矫婷妫瑖覐臋n案資料可以直接了解群眾的生活情況，群眾也可以通過檔案更快地了解國家的民生政策，因此檔案對社會的發(fā)展至關(guān)重要。根據(jù)檔案的類別不同，其服務(wù)的群體也不同。諸如低保檔案、特困檔案等主要針對的是社會弱勢群體，可以說這些檔案是他們的“保護(hù)神”；再比如房地產(chǎn)檔案、土地流轉(zhuǎn)檔案等，主要針對的是普通群眾，是對他們產(chǎn)權(quán)的確認(rèn)，可以說是他們的“定心丸”。由此可見，檔案管理在社會發(fā)展中的重要作用不容小覷，管理人員要時刻樹立起以人為本的服務(wù)理念，將人們的利益放在心頭，肩負(fù)其檔案管理的重要職責(zé)，促進(jìn)社會更好更快地發(fā)展。

2.了解檔案的范圍

民生檔案的內(nèi)容涉及到社會生活的許多方面，包括政治生活、社會保障、教育、居住、公共衛(wèi)生等，這些領(lǐng)域都與群眾日常生活相關(guān)，是和諧社會建設(shè)的重要組成。因此管理者在工作時，應(yīng)當(dāng)通過網(wǎng)絡(luò)平臺的構(gòu)建實(shí)現(xiàn)不同領(lǐng)域檔案資源的共享，使檔案管理更加體系化。

3.重視檔案管理的價值

民生檔案真實(shí)地反映了人民的生活情況，幫助人民解決生活中的各種問題，切實(shí)維護(hù)了人民的合法權(quán)益，因此民生檔案具有較強(qiáng)的權(quán)威性和考察性。它用準(zhǔn)確的數(shù)字為你辨別真?zhèn)?，用詳?xì)的憑證幫你尋找根源。比如在辦案的時候，需要了解當(dāng)事人的婚姻、年齡、教育情況等，都可以通過查詢民生檔案得知。因此管理人員必須要認(rèn)識到民生檔案在社會生活中的重要地位，才可以更加專注于檔案的管理工作。

（二）努力培養(yǎng)檔案管理的高素質(zhì)人才

眾所周知，民生檔案涉及的范圍比較廣，據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，我國的民生檔案已經(jīng)涉及了80多個領(lǐng)域，這也對我國的檔案管理人員提出了較高的要求。管理者不僅需要具備檔案管理的專業(yè)知識、檔案管理的具體流程，同時還需要具備豐富的歷史知識、信息技術(shù)知識，并且自身具備較高的責(zé)任感與使命感，愿意為民生檔案管理付出，這樣才可以提高工作的質(zhì)量。針對我國信息化建設(shè)的水平，民生檔案部門應(yīng)當(dāng)在內(nèi)部選拔信息技術(shù)水平較高的人員，為他們提供免費(fèi)培訓(xùn)的機(jī)會，其中優(yōu)秀的人才可以去外地繼續(xù)深造，通過培訓(xùn)的方式提高檔案管理人員的信息技術(shù)水平，更好地服務(wù)于民生檔案的管理工作。

（三）創(chuàng)新檔案管理方式

民生檔案要想提高管理的質(zhì)量，更好地為群眾服務(wù)，就需要改善傳統(tǒng)的人工管理方式，借助現(xiàn)代化信息集技術(shù)，通過建立數(shù)據(jù)庫的方式，將檔案歸類到計(jì)算機(jī)中，方面日后的查詢與管理。百姓對檔案管理的需求最多的是查詢資料，檔案管理人員可以通過問卷調(diào)查、實(shí)地走訪等方式，了解群眾最關(guān)心、最想要了解的問題，并且將這些問題涉及的檔案專門建立數(shù)據(jù)庫，為群眾提供“數(shù)據(jù)服務(wù)平臺”，實(shí)現(xiàn)資源的共享，方便群眾的查詢。據(jù)筆者的調(diào)查了解，這些檔案主要包括了產(chǎn)權(quán)檔案、婚姻家庭檔案、教育檔案、撫恤檔案、扶貧檔案、醫(yī)保檔案、養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案等。數(shù)據(jù)服務(wù)平臺建立的過程中，要注意信息的備份，以便政府及時做到信息公開，群眾也可以在更多的地方通過互聯(lián)網(wǎng)查詢到需要的信息。通過數(shù)據(jù)庫的建立，可以改善傳統(tǒng)檔案管理中人手不足、管理質(zhì)量低下的難題，更好地為群眾提供信息服務(wù)，幫助群眾解決各種難題，維護(hù)了社會的和諧穩(wěn)定。

（四）提高檔案服務(wù)實(shí)效

隨著“以民為本”理念的不斷推廣和深入人心，民生檔案成為了我國檔案管理的核心組成。在信息化時代的背景下，創(chuàng)新檔案管理的方式，加強(qiáng)檔案信息化的建設(shè)，為群眾提供更多優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，是民生檔案管理工作發(fā)展的方向。

首先檔案管理部門可以借助互聯(lián)網(wǎng)、新聞媒體等平臺，將民生檔案的內(nèi)容、查詢管理方告知群眾，讓更多的群眾了解國家各項(xiàng)惠民的政策，同時也提高了群眾對民生檔案管理的認(rèn)知水平。

其次檔案管理部門應(yīng)當(dāng)重視檔案的編排和研究工作，將這兩者相結(jié)合，使我國的民生檔案更加多元化。同時為了加大民生檔案的宣傳力度，可以定期舉辦民生檔案的展覽活動，展覽的內(nèi)容包括了醫(yī)保、住房、教育等人們最關(guān)系的領(lǐng)域內(nèi)容，讓群眾更多地了解黨中央制定的各項(xiàng)惠民政策，凸顯民生檔案在群眾生活中的重要價值。

最后民生檔案應(yīng)當(dāng)確立個性化的專題，使檔案管理彰顯特色。比如結(jié)合群眾需求量最高的領(lǐng)域檔案資料，管理部門可以定期編制《政策指南》，在指南中收錄最新的法律政策，包括拆遷補(bǔ)償、醫(yī)療保險(xiǎn)、教育優(yōu)惠等，每期以不同的專題呈現(xiàn)給讀者，讓群眾更深入地了解到我國各項(xiàng)政策。除此以外，可以借助互聯(lián)網(wǎng)電視、多媒體設(shè)備、光盤等，將民生資料通過視頻、圖片等方式呈現(xiàn)在群眾眼前。管理人員利用周末的時間進(jìn)社區(qū)，宣傳各項(xiàng)惠民的政策，了解群眾對民生檔案的各種需求，幫助他們解決這些問題。

3 結(jié)束語

信息化時代的到來，意味著不同領(lǐng)域的工作方式、管理理念都要相應(yīng)地做出調(diào)整，民生檔案的管理工作也不例外。民生檔案涉及到群眾生活的方方面面，是社會乃至國家關(guān)注的重點(diǎn)。信息化時代下，應(yīng)創(chuàng)新民生檔案的管理方式，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理的模式，提高檔案管理的質(zhì)量，為群眾提供更加優(yōu)質(zhì)化的服務(wù)。

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作者簡介

張美玉，女，山東青島，研究方向：檔案專業(yè)，檔案館建設(shè)問題或者是檔案服務(wù)民生問題。