國(guó)內(nèi)高校人事檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策思考

摘 要：高校人事檔案管理工作是關(guān)乎高校教職工切身利益以及影響學(xué)校發(fā)展的一項(xiàng)重要工作。部分高校的人事檔案管理工作目前還存在對(duì)人事檔案管理的重視程度不夠、人事檔案管理的制度尚不夠健全、人事檔案管理的人力配置不合理、人事檔案管理的方式還不夠先進(jìn)四方面的問(wèn)題。不斷強(qiáng)化對(duì)人事檔案管理工作的重視力度、不斷完善人事檔案管理工作的相關(guān)制度、不斷推動(dòng)人事檔案管理人員配置合理化、不斷提升人事檔案管理方式的先進(jìn)性是高校解決好人事檔案管理在當(dāng)下面臨的各種問(wèn)題以及不斷提高人事檔案管理工作成效的應(yīng)對(duì)之策。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；高校；問(wèn)題；對(duì)策

眾所周知，高校人事檔案是指記載教職工的個(gè)人經(jīng)歷、個(gè)人能力、個(gè)人成績(jī)、個(gè)人道德、個(gè)人工作狀況等的一種信息資源。它是高校人事部門對(duì)教職工進(jìn)行培養(yǎng)、使用、選拔和管理的重要依據(jù)。加強(qiáng)高校人事檔案管理對(duì)高校人事工作的順利開(kāi)展以及推動(dòng)高校整體發(fā)展都具有重要意義。經(jīng)過(guò)多年的努力，高校的人事檔案管理工作盡管已經(jīng)取得了不少成績(jī)，但目前仍然面臨著與國(guó)家人事制度改革的要求和高校自身的發(fā)展不相適應(yīng)的眾多問(wèn)題。探究國(guó)內(nèi)高校人事檔案管理存在的問(wèn)題并提出相應(yīng)的對(duì)策，對(duì)高校不斷推進(jìn)人事檔案管理改革走向深入具有一定的參考價(jià)值。

1 國(guó)內(nèi)高校人事檔案管理存在的問(wèn)題思考

1.1 高校對(duì)人事檔案管理的重視程度不夠

高校人事檔案管理不像其他部門那樣可以直接產(chǎn)生效益，例如宣傳部門的宣傳可以將學(xué)校發(fā)生的重大事件快速地展現(xiàn)給社會(huì)不同人群，并迅速在社會(huì)上引起強(qiáng)烈反響。人事檔案管理工作相對(duì)來(lái)說(shuō)就顯得更低調(diào)，而且只有在特定的時(shí)候才會(huì)產(chǎn)生較大程度的作用。這容易導(dǎo)致部分高校的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理的重視程度不夠，即不愿意為人事檔案管理工作投入較多的資金，不注重對(duì)人事檔案管理隊(duì)伍的培養(yǎng)。其次，部分高校人事檔案管理者的觀念比較落后，已經(jīng)跟不上高校發(fā)展的整體節(jié)奏，認(rèn)為檔案管理不過(guò)是學(xué)校里面的一個(gè)輔助性的工作而已，其實(shí)際意義并不大，還簡(jiǎn)單化地認(rèn)為檔案管理僅僅是對(duì)檔案進(jìn)行分類整理并留檔備用，沒(méi)有什么技術(shù)難度。這種落后的觀念導(dǎo)致他們?cè)诠ぷ髦械挠眯某潭炔粔?，并因此出現(xiàn)眾多失誤。最后，高校人事檔案的保密性較高，教職工一般很難接觸到自己的檔案，而且就算是在人事考察和調(diào)動(dòng)的重要時(shí)間段，人事檔案也不能由自己查閱，而是由負(fù)責(zé)考察的部門或者人員查閱。這就容易導(dǎo)致教職工自身對(duì)檔案以及檔案管理工作不了解、不重視，甚至很多教職工在平時(shí)都忘記了自己擁有檔案這件事，只有在人事調(diào)動(dòng)時(shí)才想起。以上三個(gè)方面就是高校不夠重視人事檔案管理的具體體現(xiàn)。俗話說(shuō)，“有什么樣的思想就有可能導(dǎo)致什么樣的行為”，部分高校在思想上不夠重視人事檔案的管理，可能導(dǎo)致人事檔案管理工作本身出現(xiàn)眾多差錯(cuò)。

1.2 高校人事檔案管理的制度尚不夠健全

自從第六屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第二十二次會(huì)議通過(guò)了《中華人民共和國(guó)檔案法》（以下簡(jiǎn)稱《檔案法》）后，高校人事檔案管理工作就有了法律保障和依據(jù)。《檔案法》畢竟只是針對(duì)全國(guó)黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、高校等眾多部門或單位的檔案管理而做出的原則性規(guī)定。要落實(shí)好人事檔案管理工作，各高校還必須根據(jù)《檔案法》制定出適合本校人事檔案管理特點(diǎn)的、健全的檔案管理規(guī)章制度。然而，部分高校針對(duì)人事檔案管理所制定的規(guī)章制度在健全性上尚存在問(wèn)題。特別是隨著高校的不斷發(fā)展，原本針對(duì)人事檔案管理制定的規(guī)章制度也應(yīng)該及時(shí)得到修正。如果部分高校由于各種原因沒(méi)有及時(shí)修正這些規(guī)章制度，那么，它們?cè)谛滦蝿?shì)下就很有可能不夠健全，也就很難滿足當(dāng)下人事檔案管理工作的需要。具體而言，高校人事檔案管理制度不健全主要表現(xiàn)在以下七個(gè)方面：一是針對(duì)人事檔案管理人員職責(zé)的規(guī)章制度不健全；二是針對(duì)人事檔案查（借）閱的規(guī)章制度不健全；三是針對(duì)人事檔案收集的規(guī)章制度不健全；四是針對(duì)人事檔案鑒別歸檔的規(guī)章制度不健全；五是針對(duì)人事檔案轉(zhuǎn)、遞的規(guī)章制度不健全；六是針對(duì)人事檔案檢查核對(duì)的規(guī)章制度不健全；七是針對(duì)人事檔案保管與保密的規(guī)章制度不健全。這些制度不健全阻礙了高校人事檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化和高效化。

1.3 高校人事檔案管理的人力配置不合理

人力配置不合理是高校人事檔案管理工作存在的另一個(gè)重要問(wèn)題。首先，人力配置不合理表現(xiàn)在人員配置的數(shù)量上。隨著各高校近年來(lái)在招生人數(shù)上的不斷增加以及高校自身的不斷發(fā)展，高校的教職工在人數(shù)上也有較大的增長(zhǎng)。教職工的人數(shù)增加了，高校的人事檔案也就增加了。高校的人事檔案增加了，高校人事檔案管理的工作量自然也就增加了。人事檔案管理的工作量增加了，自然就需要更多的人事檔案管理的人員。然而，問(wèn)題的關(guān)鍵就在于，很多高校并沒(méi)有為人事檔案管理部門增加人員。這樣一來(lái)，隨著人事檔案管理工作量的增加，負(fù)責(zé)人事檔案管理的工作人員就不得不陷入異常忙碌之中以及面臨異常強(qiáng)大的工作壓力。在異常忙碌和高壓的狀態(tài)下工作，人事檔案管理就難免會(huì)出現(xiàn)一些差錯(cuò)。其次，人員配置不合理還表現(xiàn)在一些人事檔案管理人員不具備專業(yè)的技能和知識(shí)方面。人事檔案管理是一項(xiàng)技術(shù)性和知識(shí)性均較高的工作，要求工作人員要具備一定的檔案管理技能和檔案學(xué)方面的知識(shí)。但現(xiàn)實(shí)的情況是，不少高校的人事檔案管理人員并不是學(xué)檔案學(xué)或者相關(guān)專業(yè)出身的，甚至一部分人事檔案管理人員還是兼職，即由負(fù)責(zé)其他工作的人員兼任。因此，部分高校檔案管理人員的檔案管理技能和知識(shí)是不足的。這不僅會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)問(wèn)題，而且還制約高校人事檔案管理水平的提高。

1.4 高校人事檔案管理的方式還不夠先進(jìn)

先進(jìn)的管理方式對(duì)于高校人事檔案管理人員成功應(yīng)對(duì)日益增加的工作量以及盡量減少檔案管理工作出現(xiàn)的紕漏具有重要作用。然而，很大一部分高校的檔案管理方式的先進(jìn)性方面還存在問(wèn)題，還不能滿足檔案管理現(xiàn)代化的需要。這種先進(jìn)性的問(wèn)題主要表現(xiàn)在檔案管理過(guò)程中的信息化程度比較低，即一些檔案管理人員的工作還采用比較原始的管理方式，在比較簡(jiǎn)陋的檔案室里依靠手工對(duì)教職工的檔案進(jìn)行審核、收集、分類、歸檔、書(shū)寫(xiě)、整理。在信息化程度較低的情況下，檔案管理人員的工作效率一般很難有較大的提高，檔案管理人員也就不得不經(jīng)常處于高壓的工作狀態(tài)中。長(zhǎng)期面臨這種工作狀態(tài)，檔案管理人員就極有可能產(chǎn)生工作失誤，而檔案管理工作中的失誤又會(huì)給學(xué)校的人事決策和調(diào)動(dòng)帶來(lái)不良影響。造成部分高校檔案管理信息化程度低的原因是多方面的。例如，部分高校不重視信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，認(rèn)為在檔案管理的信息化中投入大量資金不劃算，還不如將這些資金投入到科研等重要的領(lǐng)域里。其次，部分高校的檔案管理人員自身就缺乏信息技術(shù)，甚至連一些簡(jiǎn)單的電腦操作技術(shù)都不具備。他們寧愿采用原始的工作方式，也不愿再去學(xué)對(duì)他們來(lái)說(shuō)很難懂的信息技術(shù)。這無(wú)疑也限制了部分高校提升人事檔案管理的信息化水平。

2 針對(duì)國(guó)內(nèi)高校人事檔案管理存在問(wèn)題的策略思考

2.1 高校要不斷強(qiáng)化對(duì)人事檔案管理工作的重視力度

思想上的高度重視是行動(dòng)上有力度的重要前提。要想解決好人事檔案管理工作中存在的各種問(wèn)題，不斷提高人事檔案管理工作的成效，部分高校就必須改變以往對(duì)人事檔案管理工作事實(shí)上存在的輕視態(tài)度，不斷強(qiáng)化對(duì)人事檔案管理工作的重視力度。具體而言，要切實(shí)做到不斷強(qiáng)化對(duì)人事檔案管理工作的重視力度，就必須做好以下幾個(gè)方面：一是改變以往那種把高校人事檔案管理工作看作是一種輔助性工作的落后觀念，樹(shù)立“檔案管理工作是高校眾多工作的重要組成部分”以及“檔案管理工作和其他工作同等重要”的新理念，使人事檔案管理工作的重要性不斷深入人心，使人事檔案管理人員的責(zé)任心、服務(wù)意識(shí)、大局意識(shí)等越來(lái)越強(qiáng)。二是適度加大對(duì)人事檔案管理部門的投入力度。沒(méi)有一定力度的資金支持是不能體現(xiàn)出對(duì)人事檔案管理工作的重視力度在不斷加強(qiáng)，因?yàn)楦咝Ｈ耸聶n案管理人員工作條件的改善、工作設(shè)備的添加等都離不開(kāi)一定的資金支持。三是要強(qiáng)化對(duì)高校非檔案管理人員的教職工的教育力度?？梢圆欢ㄆ趯?duì)非檔案管理人員的教職工實(shí)施人事檔案相關(guān)的講座，使他們明白人事檔案對(duì)自身的重要性，從而使他們更加關(guān)心自己的人事檔案，更加發(fā)揮好對(duì)人事檔案管理人員的監(jiān)督作用。從以上三個(gè)方面不斷強(qiáng)化高校對(duì)人事檔案管理工作的重視力度，能為高校人事檔案管理工作不斷提高成效奠定良好的基礎(chǔ)。

2.2 高校要不斷完善人事檔案管理工作的相關(guān)制度

制度是更帶有根本性、全局性、持久性的措施。高校要解決好人事檔案管理在當(dāng)下面臨的各種問(wèn)題以及不斷提高人事檔案管理工作的成效，就必須根據(jù)《檔案法》不斷完善人事檔案管理工作所涉及的相關(guān)制度。具體而言，一是要不斷完善人事檔案管理人員職責(zé)的相關(guān)規(guī)章制度。通過(guò)具體的制度來(lái)明確檔案管理人員的工作職責(zé)，使檔案管理人員更加清楚應(yīng)該做什么和不應(yīng)該做什么。二是要不斷完善人事檔案查閱和借閱的相關(guān)規(guī)章制度。完善檔案查閱和借閱的規(guī)章制度，既有助于使檔案管理人員在檔案查閱和借閱的操作中更加規(guī)范化，也有助于使高校教職工更加清楚查閱檔案和借閱檔案的操作流程。三是要不斷完善檔案收集的相關(guān)規(guī)章制度。通過(guò)完善這一項(xiàng)規(guī)章制度，有助于檔案管理人員在收集教職工的檔案時(shí)更加用心和減少工作失誤。四是要不斷完善人事檔案鑒別歸檔方面的規(guī)章制度。通過(guò)完善這一項(xiàng)規(guī)章制度，有助于高校加強(qiáng)對(duì)教職工檔案的鑒別力度，從而有效避免教職工檔案造假的現(xiàn)象出現(xiàn)。五是要不斷完善人事檔案轉(zhuǎn)、遞的相關(guān)規(guī)章制度。通過(guò)完善這一項(xiàng)規(guī)章制度，有助于高校檔案轉(zhuǎn)、遞的相關(guān)操作更加規(guī)范化、流程化，從而提高人事檔案遷移過(guò)程中的安全性。六是要不斷完善人事檔案檢查核對(duì)的相關(guān)規(guī)章制度。通過(guò)完善這一項(xiàng)規(guī)章制度，有助于高校落實(shí)好對(duì)人事檔案的檢查核對(duì)工作。七是要不斷完善人事檔案保管與保密的相關(guān)規(guī)章制度。通過(guò)完善這一項(xiàng)規(guī)章制度，有助于高校更好地做好檔案保密工作?？傊?，完善這些規(guī)章制度是推動(dòng)高校人事檔案管理工作朝著規(guī)范化、科學(xué)化和高效化方向發(fā)展的重要保證。

2.3 高校要不斷推動(dòng)人事檔案管理人員配置合理化

人的人因素是眾多因素中極為重要的因素。高校要解決好人事檔案管理在當(dāng)下面臨的各種問(wèn)題以及不斷提高人事檔案管理工作的成效，就必須要不斷推動(dòng)人事檔案管理人員的配置朝著更加合理化的方向發(fā)展。一方面，高校要不斷推動(dòng)人事檔案管理人員在數(shù)量配置方面更加合理化。隨著教職工的增加，檔案管理的工作量也就相應(yīng)增加，高校在這時(shí)就必須增加檔案管理人員的人數(shù)才能適應(yīng)工作的需要，才能使檔案管理人員有效避免工作負(fù)擔(dān)過(guò)重、工作壓力過(guò)大的現(xiàn)象，也才能有效避免因此而導(dǎo)致的工作失誤。另一方面，高校要不斷推動(dòng)人事檔案管理人員朝著檔案管理專業(yè)技能強(qiáng)、知識(shí)儲(chǔ)備足的方向發(fā)展。首先，針對(duì)已經(jīng)在職的檔案管理人員專業(yè)技能差、知識(shí)儲(chǔ)備不足的現(xiàn)狀，高?？梢酝ㄟ^(guò)講座等形式不斷加大對(duì)其培訓(xùn)力度，使他們盡快成為檔案管理技能強(qiáng)、專業(yè)知識(shí)豐富的人才。其次，高校在招聘檔案管理工作人員時(shí)，一定要加大對(duì)前來(lái)應(yīng)聘人員的考察力度，盡量錄取那些學(xué)檔案學(xué)出身的人員，錄取那些檔案管理技能強(qiáng)、檔案管理知識(shí)豐富的人員。這可以使高校人事檔案管理的人力配置從源頭上得以合理化。最后，高校還要不定期考核檔案管理人員的技能和知識(shí)，使他們?cè)诳己说膲毫ο率冀K不忘學(xué)習(xí)?？傊?，高校能夠通過(guò)多樣化的措施來(lái)打造一支強(qiáng)有力的人事檔案管理隊(duì)伍。

2.4 高校要不斷提升人事檔案管理方式的先進(jìn)性

先進(jìn)的管理方式是做好管理工作的重要條件。高校要解決好人事檔案管理在當(dāng)下面臨的各種問(wèn)題以及不斷提高人事檔案管理工作的成效，就需要不斷提升人事檔案管理的方式向著盡可可能先進(jìn)的方向發(fā)展。一方面，高校要加大對(duì)人事檔案管理工作的資金支持力度，為檔案管理購(gòu)買先進(jìn)的信息化設(shè)備，改變部分高校目前還采用的比較原始的管理方式，改變那種靠手工進(jìn)行操作的狀態(tài)，使高校管理人員對(duì)人事檔案的審核工作、收集工作、分類工作、歸檔工作、書(shū)寫(xiě)工作、整理工作都納入到信息化軌道。先進(jìn)設(shè)備的采購(gòu)和應(yīng)用，有助于提高人事檔案管理人員的工作效率，能夠較大程度緩解檔案管理人員所面臨的工作高壓狀態(tài)，從而減少高校檔案管里工作的失誤。另一方面，針對(duì)部分高校人事檔案管理人員所面臨的信息技術(shù)缺乏的現(xiàn)象，高校要通過(guò)多種途徑加大對(duì)他們的培訓(xùn)力度。例如，高校可以利用已有的信息技術(shù)設(shè)備對(duì)那些缺乏電腦操作知識(shí)的檔案管理人員進(jìn)行免費(fèi)培訓(xùn)。除此之外，高校還可以對(duì)那些缺乏電腦操作知識(shí)的人員實(shí)施講座培訓(xùn)，即定期邀請(qǐng)一些精通電腦操作技術(shù)的專家來(lái)學(xué)校為他們現(xiàn)場(chǎng)講解。檔案管理人員只有掌握好信息技術(shù)，才能運(yùn)用好信息設(shè)備來(lái)開(kāi)展檔案管理工作、開(kāi)展好檔案管理工作。有了信息技術(shù)設(shè)備，又有了能夠使用信息技術(shù)設(shè)備的人，高校才真正將不斷提升人事檔案管理方式的先進(jìn)性工作落到實(shí)處。

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作者簡(jiǎn)介

馮惠玉（1971-），福建寧德人，寧德市蕉城區(qū)老年大學(xué)辦公室負(fù)責(zé)人，主要研究方向：高校人事檔案管理。