提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇

摘 要：科學(xué)化的檔案管理工作，是當(dāng)前檔案管理實(shí)踐的重要內(nèi)容。本文以檔案科學(xué)化發(fā)展的作用為切入點(diǎn)，結(jié)合檔案管理人員素質(zhì)提高、制度建設(shè)、評估管理以及技術(shù)發(fā)展等實(shí)踐內(nèi)容，開展了科學(xué)化發(fā)展路徑研究，為檔案管理科學(xué)發(fā)展提供支持。

關(guān)鍵詞：檔案管理；科學(xué)化；作用；發(fā)展路徑

做好檔案管理科學(xué)化研究，將傳統(tǒng)的檔案管理工作納入科學(xué)系統(tǒng)的管理體系，是當(dāng)前檔案管理工作者主要的研究內(nèi)容。為此我們根據(jù)檔案管理實(shí)際內(nèi)容，進(jìn)行了各項理論化研究。其中如何更好地利用實(shí)踐工作方法，搭建檔案科學(xué)化發(fā)展路徑，就成為了檔案管理科學(xué)化發(fā)展的重要內(nèi)容。在這一研究中，研究者以科學(xué)化管理在檔案管理中的作用為切入點(diǎn)，開展了科學(xué)化路徑選擇研究。

1 管理科學(xué)化發(fā)展實(shí)踐作用分析

檔案管理科學(xué)化研究開展，對于提高當(dāng)前檔案管理質(zhì)量起到了有力的支持作用。

（一）提高檔案數(shù)據(jù)利用率

新型檔案管理工作，在科學(xué)化發(fā)展理念下將檔案管理不再局限于單位內(nèi)部，而是通過網(wǎng)絡(luò)平臺提供服務(wù)，提高了檔案數(shù)據(jù)的利用效率。（1）促生了檔案網(wǎng)絡(luò)化平臺。網(wǎng)絡(luò)化檔案數(shù)據(jù)平臺，是數(shù)字化檔案應(yīng)用的新型方式。在這一平臺中，內(nèi)部人員可以通過電腦、平板電腦、手機(jī)等各類網(wǎng)絡(luò)平臺，實(shí)現(xiàn)檔案的檢索、調(diào)用等過程，極大的提高檔案應(yīng)用效率。（2）為大數(shù)據(jù)服務(wù)提供支持。大數(shù)據(jù)時代中各類檔案數(shù)據(jù)的應(yīng)用，占據(jù)著重要位置?？晒_性檔案中，各項數(shù)據(jù)內(nèi)容在數(shù)據(jù)挖掘支持下可以跨領(lǐng)域的為大數(shù)據(jù)服務(wù)的開展提供支持。

（二）提升了檔案管理整體效率

檔案管理工作中，分類分檔、檢索、調(diào)閱等內(nèi)容占據(jù)著重要位置?？茖W(xué)化的數(shù)字檔案，利用計算機(jī)進(jìn)行自動化信息管理，極大的提高了這些工作的整體效率。如在檔案建檔中合理設(shè)置關(guān)鍵詞，就可以通過對關(guān)鍵詞的處理實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案自動分類分檔、關(guān)鍵詞搜索檢索以及調(diào)閱工作的順利完成，實(shí)現(xiàn)檔案管理自動化的完成。與傳統(tǒng)的檔案管理相比較，這種信息化管理模式具有高效高質(zhì)的特點(diǎn)。

（三）降低了檔案保存管理難度

，如何做好紙質(zhì)檔案、音視頻檔案的保存工作，一直是檔案管理中的重點(diǎn)與難點(diǎn)問題，其占用了管理的大量資源。而數(shù)字化的檔案是利用計算機(jī)硬盤儲存，無論是儲存空間，還是保存時限都有了很大提升。同時將檔案數(shù)字化后，管理者可以利用文件拷貝方式，將檔案文件進(jìn)行復(fù)制，并將檔案的紙質(zhì)原件妥善保存，提高了檔案保存質(zhì)量，簡化了檔案復(fù)制過程。

2 當(dāng)前檔案管理實(shí)踐中提高管理科學(xué)化水平的主要路徑

在當(dāng)前的檔案管理實(shí)踐中，管理者利用各類有效的工作措施路徑，提高檔案管理的科學(xué)性。在此次研究中，研究者對這些實(shí)踐工作措施進(jìn)行了分類研究，將其總結(jié)為以下工作措施。

（一）提高檔案工作者整體素質(zhì)

檔案工作者是檔案管理的執(zhí)行者，也是科學(xué)化管理操作者。為了確實(shí)提高檔案工作者素質(zhì)，管理部門應(yīng)開展以下培訓(xùn)教育內(nèi)容。一是做好檔案管理制度教育。檔案管理制度的執(zhí)行，是確保檔案管理工作有序開展的基礎(chǔ)。為此管理者應(yīng)確實(shí)做好制度教育工作。如定期進(jìn)行制度抽查考試，考核工作人員是否熟記與了解制度內(nèi)容。二是做好檔案專業(yè)與技術(shù)教育工作?？茖W(xué)化管理模式下，檔案工作者需要掌握的主要素質(zhì)包括了檔案管理專業(yè)知識、檔案內(nèi)容專業(yè)知識（如人事管理知識、專業(yè)技術(shù)知識等）以及信息化管理中需要的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識等。為此管理者應(yīng)根據(jù)工作人員特點(diǎn)，進(jìn)行有效的職業(yè)教育培訓(xùn)工作，提高工作的職業(yè)素質(zhì)。如對具有較多實(shí)踐檔案管理經(jīng)驗的工作人員，管理者需要利用職業(yè)培訓(xùn)工作，提高其計算機(jī)技術(shù)能力，進(jìn)而保證其完成檔案的計算機(jī)處理。

（二）做好檔案管理制度建設(shè)

傳統(tǒng)的檔案管理制度已經(jīng)不再適合科學(xué)化檔案管理工作。正因如此檔案管理者應(yīng)在傳統(tǒng)制度基礎(chǔ)上，完善檔案管理制度。其重點(diǎn)制度建設(shè)內(nèi)容應(yīng)集中在以下三方面。一是安全制度。檔案安全是檔案管理的核心內(nèi)容。為此檔案管理者應(yīng)在傳統(tǒng)的安全管理機(jī)制上，針對新型檔案工作管理內(nèi)容完善安全制度。如檔案數(shù)字化過程中的安全保密制度；計算機(jī)安全使用制度等制度的應(yīng)用，都是安全管理完善的重要內(nèi)容。二是責(zé)任制度。落實(shí)檔案管理中各項工作的責(zé)任者，將有利于科學(xué)化管理的開展。為此檔案管理者應(yīng)樹立以人定崗、以剛定責(zé)的模式，建立崗位管理制度，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化崗位管理模式。三是服務(wù)制度。發(fā)揮檔案管理的服務(wù)作用，是科學(xué)化檔案管理的主要內(nèi)容。為此建立檔案服務(wù)制度，使工作人員樹立服務(wù)精神，促進(jìn)檔案管理整體質(zhì)量提高，是新型檔案管理中主要創(chuàng)新內(nèi)容。

（三）建立高效的檔案管理評估平臺

檔案管理評估工作的開展，可以利用評估管理模式提高檔案管理質(zhì)量。在實(shí)際工作中，檔案管理評估的內(nèi)容包括了以下三點(diǎn)。一是技術(shù)評估?？茖W(xué)化檔案管理過程中，大量新型的網(wǎng)絡(luò)、文件、數(shù)據(jù)庫技術(shù)進(jìn)入了檔案管理工作中。但是這些新型技術(shù)是否存在bug缺陷、是否具有改進(jìn)空間都是管理者較為關(guān)系的內(nèi)容。為此管理者需要集中技術(shù)人員、檔案工作者對新型技術(shù)進(jìn)行評估，尋找技術(shù)性問題進(jìn)行技術(shù)升級工作，降低技術(shù)問題對檔案管理工作的影響。二是檔案質(zhì)量評估。對于數(shù)字化的檔案內(nèi)容，管理應(yīng)與技術(shù)人員、檔案專家進(jìn)行聯(lián)合評估工作，評估內(nèi)容包括了數(shù)字檔案文字、圖形、音視頻內(nèi)容質(zhì)量，以及數(shù)字化過程對檔案質(zhì)量影響等，保障檔案質(zhì)量完整有效。三是人員評估。對檔案管理人員進(jìn)行有效的評估，發(fā)現(xiàn)其工作中的優(yōu)勢與問題，進(jìn)而合理安排其工作位置，其提高檔案管理效率的有效方法。同時人員評估工作的開展，還可以為職業(yè)培訓(xùn)教育的開展提供參考，具有良好的教育制度作用。

（四）做好檔案管理技術(shù)發(fā)展

科學(xué)化檔案管理工作與檔案管理技術(shù)發(fā)展有著密不可分的關(guān)系。在實(shí)際的工作中，科學(xué)化檔案管理技術(shù)應(yīng)包括以下內(nèi)容。一是紙質(zhì)檔案的數(shù)字化技術(shù)。利用掃描技術(shù)將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，是檔案數(shù)字化管理的首要環(huán)節(jié)。在這一過程中，如何更好地提高掃描清晰度，減少數(shù)字化失真情況的出現(xiàn)，就成為檔案管理技術(shù)研究的重要內(nèi)容。其主要研究內(nèi)容包括了新型掃描設(shè)備的研究、廣電技術(shù)等各項內(nèi)容。二是新型數(shù)據(jù)儲存技術(shù)。檔案數(shù)據(jù)資源的儲存需要占據(jù)較大的數(shù)據(jù)空間，對于計算機(jī)儲存容量有著嚴(yán)格要求。特別是在大數(shù)據(jù)管理模式下，檔案數(shù)據(jù)所需容量將會越來越大。為此數(shù)據(jù)儲存技術(shù)的發(fā)展，直接影響了科學(xué)化檔案管理質(zhì)量。其中網(wǎng)絡(luò)云數(shù)據(jù)庫技術(shù)，因其特有的理論無限空間特征，成為了提高檔案數(shù)據(jù)庫容量的重要選擇。三是網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)平臺的建立。無論是網(wǎng)絡(luò)檢索平臺的建立，還是檔案數(shù)據(jù)公開的進(jìn)行，都離不開網(wǎng)絡(luò)平臺的支持。為此建立高效、溫定的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)平臺，使之可以為檔案科學(xué)化管理服務(wù)，就成為了檔案技術(shù)研究的重要內(nèi)容。四是檔案安全技術(shù)發(fā)展。無論是檔案管理數(shù)據(jù)庫，還是檔案網(wǎng)絡(luò)平臺運(yùn)行中，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全問題的出現(xiàn)都會造成檔案遺失、泄密等問題的出現(xiàn)。為此檔案管理者應(yīng)以提高檔案安全性為前提，優(yōu)先做好檔案管理安全技術(shù)研究，如計算機(jī)安全軟件研究、秘鑰技術(shù)研究等，確保數(shù)字化檔案安全。

3 結(jié)束語

檔案科學(xué)化管理的開展，是新技術(shù)條件下提高檔案管理質(zhì)量與效率的有效工作措施。正因如此，企事業(yè)單位檔案管理部門都應(yīng)結(jié)合本單位檔案管理實(shí)際情況，以及檔案新技術(shù)特點(diǎn)，尋找有效的檔案科學(xué)化管理路徑，為檔案科學(xué)發(fā)展提供理論支持。

參考文獻(xiàn)

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作者簡介

李琳（1976-），女，山東省濰坊，山東省棗莊市薛城區(qū)商務(wù)局，研究方向：檔案類。