關(guān)于房地產(chǎn)檔案管理工作的思考

薛麗娜

摘 要：房地產(chǎn)檔案是房地產(chǎn)管理機(jī)構(gòu)在管理活動(dòng)中直接形成的對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。近年來我國房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)展態(tài)勢(shì)迅猛，行業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，相關(guān)信息數(shù)量也成幾何式膨脹，房地產(chǎn)檔案信息的利用率大幅度提高，因此房地產(chǎn)檔案信息的有效管理顯得越發(fā)重要。以往的房地產(chǎn)檔案管理工作中存在著較多問題，如工作效率低下、錯(cuò)誤層出不窮和信息共享困難等。本文首先簡(jiǎn)要說明了房地產(chǎn)檔案管理的重要性，然后提出了房地產(chǎn)檔案管理的方法和措施以提供更加優(yōu)質(zhì)的房地產(chǎn)檔案管理服務(wù)，最后詳細(xì)分析了房地產(chǎn)檔案管理的信息化系統(tǒng)構(gòu)建，試圖就如何加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案管理提供一些參考，以起到拋磚引玉的作用。

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)；檔案管理；信息化系統(tǒng)

1 房地產(chǎn)檔案管理的重要性

1.1 房地產(chǎn)檔案是政府進(jìn)行管理與決策的依據(jù)

處于現(xiàn)代社會(huì)的人們已經(jīng)完全脫離了傳統(tǒng)的靠直覺和主觀意愿進(jìn)行判斷的思維方式，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展使得人們有條件對(duì)于事物做出準(zhǔn)確的判斷和決策，這也使得人們開始重視事前決策資料的收集。對(duì)于政府而言，當(dāng)需要管理和決策城市的建設(shè)和規(guī)范問題時(shí)，需要用到盡可能豐富的房地產(chǎn)信息，這些信息能夠幫助管理者和決策者學(xué)習(xí)以往房地產(chǎn)開發(fā)管理中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，加大對(duì)房地產(chǎn)開發(fā)的歷史和現(xiàn)狀的了解，幫助其作出符合客觀實(shí)際的判斷和決策。

1.2 房地產(chǎn)檔案是擁有者合法性的證明

參照我國相關(guān)法律的規(guī)定，房產(chǎn)證書和房地產(chǎn)檔案是證明其擁有者合法性的關(guān)鍵證明，這些文件具有法律效力。一方面，房產(chǎn)主人可以通過這些文件來證明自身對(duì)房產(chǎn)具有使用、支配的權(quán)力，另一方面，房產(chǎn)主人可以利用這些文件來保護(hù)自身在買賣、交換、改擴(kuò)建、抵押等一系列經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的合法權(quán)益。

1.3 房地產(chǎn)檔案有利于規(guī)范行業(yè)行為

在房地產(chǎn)檔案中詳實(shí)地記錄著政府管理部門和房地產(chǎn)企業(yè)以及房產(chǎn)擁有者的行為，通過房地產(chǎn)檔案可以清晰地了解到真實(shí)的房地產(chǎn)發(fā)展面貌和歷程，包括曾經(jīng)的違背政府規(guī)劃的建設(shè)記錄和房地產(chǎn)業(yè)主弄虛作假的欺詐行為等都被忠實(shí)地記錄下來。這些記錄無疑會(huì)使房地產(chǎn)行業(yè)內(nèi)的不正當(dāng)行為有所收斂，對(duì)于行業(yè)內(nèi)相關(guān)人員具有監(jiān)督和警示作用，有利于規(guī)范行業(yè)內(nèi)秩序，從而使房地產(chǎn)主的合法權(quán)益得到保障。

2 房地產(chǎn)檔案管理的方法和措施

2.1 堅(jiān)持依法管檔的核心理念

我國相繼頒布了《檔案法》、《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》以及《房屋登記辦法》，《檔案法》是我國檔案管理的根本大法，相關(guān)管理部門也出臺(tái)了房地產(chǎn)檔案管理的規(guī)章制度，如國家建設(shè)部頒發(fā)的《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》。這些法律能夠很好地指導(dǎo)房地產(chǎn)檔案的管理工作，能夠有效杜絕房地產(chǎn)檔案管理中的貪污腐敗和過失等問題，真正保護(hù)房產(chǎn)擁有者的合法權(quán)益，因此在房地產(chǎn)管理工作中必須堅(jiān)持依法管檔的核心理念。

2.2 加強(qiáng)管理人員的專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)

房地產(chǎn)管理人員肩負(fù)著房地產(chǎn)的信息收集、歸納和整理等工作，任何一個(gè)環(huán)節(jié)的錯(cuò)誤都可能引發(fā)經(jīng)濟(jì)糾紛和權(quán)益人的正當(dāng)權(quán)利受損，因此必須加強(qiáng)對(duì)房地產(chǎn)管理人員的專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)，提高業(yè)務(wù)水平。特別是要強(qiáng)化房地產(chǎn)管理人員的責(zé)任意識(shí)，做到檔案的編研真實(shí)有效，能夠不斷和及時(shí)地對(duì)檔案史料進(jìn)行選材、鑒別、考證、加工、整理，便于今后房地產(chǎn)資料的開發(fā)和利用。同時(shí)，還要做好日常的檔案資料保護(hù)工作，保證存放紙質(zhì)檔案的區(qū)域清潔衛(wèi)生，不會(huì)發(fā)生房地產(chǎn)檔案資料污損、蟲蛀和鼠咬現(xiàn)象。

2.3 以提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)為工作目標(biāo)

目前多數(shù)的房地產(chǎn)檔案以紙質(zhì)材料作為關(guān)鍵性的證明材料，以電子檔案資料為輔。房地產(chǎn)檔案紙質(zhì)材料眾多，如果沒有進(jìn)行有效的管理，則很難在需要查閱時(shí)找到有用的信息，這對(duì)房地產(chǎn)檔案管理工作的啟示是要思考如何才能提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，利于信息需求者快速找到有效信息?？偟膩碚f，就是要求房地產(chǎn)檔案工作人員按照所管理的房地產(chǎn)檔案實(shí)際情況和特點(diǎn)為出發(fā)點(diǎn)，充分考慮客觀需要，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)效率，實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)服務(wù)的工作目標(biāo)。

3 房地產(chǎn)檔案信息化系統(tǒng)構(gòu)建

改革開放以來我國的經(jīng)濟(jì)水平大幅度提高，人們對(duì)于住房的需求也越來越高，這有力地推動(dòng)了房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展。傳統(tǒng)的房地產(chǎn)檔案管理方式已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)前房地產(chǎn)檔案信息的爆發(fā)式擴(kuò)張，人們需要尋求新的房地產(chǎn)檔案管理方式來提高管理的效率，房地產(chǎn)檔案信息化系統(tǒng)的概念應(yīng)運(yùn)而生。

房地產(chǎn)檔案管理信息化是從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理逐步轉(zhuǎn)向電子信息管理，旨在通過計(jì)算機(jī)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)房地產(chǎn)數(shù)據(jù)的系統(tǒng)化和實(shí)時(shí)化管理，以滿足大量信息的存儲(chǔ)和讀取要求。房地產(chǎn)檔案管理信息化適應(yīng)了新社會(huì)形勢(shì)的發(fā)展需求，使得房地產(chǎn)檔案的信息化管理更為規(guī)范化和法制化，提供給信息需求者更為方便快捷的服務(wù)。

建立房地產(chǎn)檔案信息化系統(tǒng)需要做好以下三個(gè)方面的內(nèi)容：一是制定好相關(guān)的信息化管理的規(guī)章制度。在房地產(chǎn)檔案信息化管理系統(tǒng)中，主要以電子信息為管理對(duì)象，而不同于以往的紙質(zhì)信息管理，因而要制定出對(duì)電子信息管理有針對(duì)性的規(guī)章制度，比如在系統(tǒng)信息錄入和查閱權(quán)限的分配上，就要注意制定能夠相互制約和監(jiān)督的規(guī)章制度。二是要積極利用更加先進(jìn)的技術(shù)手段?？茖W(xué)技術(shù)是不斷發(fā)展和技術(shù)，隨著社會(huì)的進(jìn)步，人們的需求也在逐步提高，房地產(chǎn)檔案管理者若想提供更加貼合人們需求的服務(wù)，就需要采用更加先進(jìn)的技術(shù)手段來進(jìn)行輔助管理。三是要重視對(duì)房地產(chǎn)檔案管理人員的綜合素質(zhì)培養(yǎng)，特別是對(duì)于軟件操作和管理等方面的培訓(xùn)。房地產(chǎn)檔案管理人員需要不斷學(xué)習(xí)理論知識(shí)和總結(jié)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，將檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)與信息技術(shù)知識(shí)有機(jī)結(jié)合，成為掌握專業(yè)技術(shù)和適應(yīng)崗位發(fā)展需求的專業(yè)的房地產(chǎn)檔案管理人才。

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