水文基層單位檔案管理信息化建設(shè)路徑探討

程良偉

摘 要：水文工作與國(guó)家水利改革和發(fā)展密切相關(guān)，其不僅是政府和國(guó)家積極進(jìn)行防汛抗旱、加強(qiáng)水環(huán)境保護(hù)的基礎(chǔ)，同時(shí)也是水源開(kāi)發(fā)利用及水利建設(shè)的客觀依據(jù)。當(dāng)前，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人們對(duì)水文信息的需求量、準(zhǔn)確性以及水文信息質(zhì)量的要求也逐漸增高，因此積極推進(jìn)水文單位檔案管理信息化建設(shè)十分有必要。

關(guān)鍵詞：水文；基層單位；檔案管理；信息化建設(shè)

水文檔案主要是指在進(jìn)行水文監(jiān)測(cè)過(guò)程中所產(chǎn)生一些列文字、圖案等原始資料，其內(nèi)容主要是為了記錄并反映出各個(gè)地區(qū)不同階段的水文、洪水及旱災(zāi)等情況，從而可以為國(guó)家水利經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供有力材料?，F(xiàn)階段，由于信息技術(shù)在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域中的大力運(yùn)用，基層水文單位為了進(jìn)一步提高自身檔案管理水平，為社會(huì)提供高質(zhì)量、高效率的檔案服務(wù)，其在檔案管理上也開(kāi)始加強(qiáng)信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)與時(shí)俱進(jìn)。

1 水文單位檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

（一）檔案利用程度提高

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案搜集、管理和查閱等過(guò)程全部需要人工完成，而這其中又難免會(huì)出現(xiàn)檔案缺損、丟失等問(wèn)題，而通過(guò)檔案管理信息化建設(shè)則可以很好避免這一問(wèn)題。很多水文單位中一些重要的原始水文資料都凝結(jié)了幾代水文工作的汗水和艱辛，甚至還有些關(guān)鍵資料付出了生命的代價(jià)，一旦這些資料出現(xiàn)丟失或缺損便難以再次搜集，可能會(huì)產(chǎn)生不可預(yù)估的重大損失。傳統(tǒng)檔案管理耗時(shí)久，且浪費(fèi)精力多，難以多人同時(shí)借閱，降低了檔案的利用率。而實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)則可以在單位內(nèi)部實(shí)現(xiàn)資源共享，可供多人同時(shí)借閱，檔案利用率得以提高。

（二）工作質(zhì)量效率提升

以往檔案立卷主要靠人工操作，立卷質(zhì)量往往是由操作者自身經(jīng)驗(yàn)和理解決定，因而難以對(duì)立卷標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行一個(gè)統(tǒng)一的劃分，造成最終檔案卷宗質(zhì)量?jī)?yōu)劣不一，影響檔案查閱和利用。并且，傳統(tǒng)檔案管理模式中，在檔案搜索和查閱時(shí)程序較為負(fù)復(fù)雜，需要在海量紙質(zhì)檔案中進(jìn)行搜索。而加強(qiáng)水文檔案管理信息化建設(shè)后，可以設(shè)定自動(dòng)分類(lèi)儲(chǔ)存，并且還可以形成便捷的檢索目錄，借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)便可以輕松進(jìn)行檔案歸檔和查閱，不僅能夠快速進(jìn)行檔案歸類(lèi)，還可以最大程度上確保檔案工作質(zhì)量，提高檔案準(zhǔn)確性[1]。借助檔案管理信息化建設(shè)可以讓工作人員擺脫繁瑣勞動(dòng)的束縛，有更多精力和時(shí)間放在檔案再次開(kāi)發(fā)利用上，不僅可以優(yōu)化人力資源，還可以降低經(jīng)費(fèi)開(kāi)支，大大提升工作質(zhì)量和工作效率。

（三）防汛抗旱災(zāi)害減少

水文單位是預(yù)防災(zāi)害的監(jiān)測(cè)一線服務(wù)站，在當(dāng)前抗汛抗旱新形勢(shì)下，為了更好做好災(zāi)情預(yù)防工作，水文基層單位必須要重視對(duì)雨水、墑情、地下水等情況進(jìn)行密切檢測(cè)，從而為抗汛抗旱指揮調(diào)度提供及、準(zhǔn)確的信息依據(jù)。而進(jìn)行水文檔案信息化管理則可以有效縮短檔案查閱時(shí)間，并時(shí)間隨時(shí)隨地調(diào)用檔案，避免了繁瑣的中間過(guò)程，這樣在遇到突發(fā)時(shí)間時(shí)，可以在第一時(shí)間為抗汛抗旱調(diào)度提供信息，以便于及時(shí)疏散群眾，確保群眾安全，將民眾生命安全傷亡和財(cái)產(chǎn)損失降到最低。

2 水文基層單位檔案管理信息化建設(shè)路徑

（一）加強(qiáng)水文檔案基礎(chǔ)管理工作

在進(jìn)行水文檔案管理信息化建設(shè)前，單位領(lǐng)導(dǎo)人首先要轉(zhuǎn)變觀念，高度重視檔案信息化建設(shè)工作，正確認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)重要作用，重點(diǎn)加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)管理工作，為信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)[2]。一是水文基層單位應(yīng)投入相應(yīng)的人力、物力和財(cái)力來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字信息化建設(shè)，在內(nèi)部構(gòu)建與本單位實(shí)際情況相符合的檔案信息平臺(tái)，并確保檔案信息化建設(shè)相關(guān)配件、技術(shù)及服務(wù)軟件配備齊全，保證水文單位檔案管理信息化建設(shè)能夠有良好的物質(zhì)基礎(chǔ)條件；二是打造健全的水文檔案信息化管理網(wǎng)絡(luò)，在打造過(guò)程中必須要嚴(yán)格依照數(shù)字化檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行。要能夠滿足單位各個(gè)部門(mén)之間信息資源的對(duì)接高效，搭建完善的內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)，方便單位內(nèi)部能夠?qū)Ω鱾€(gè)部門(mén)涉及資料進(jìn)行收集整理和檢索，確保檔案資料的有效性和準(zhǔn)確性；三是需要在單位內(nèi)部以及單位外部構(gòu)建檔案資源共享網(wǎng)絡(luò)，以便于能夠在第一時(shí)間實(shí)現(xiàn)資源共享，不僅方便內(nèi)部水文信息處理，還能夠及時(shí)與其他基層水文站點(diǎn)實(shí)現(xiàn)信息共享。除此之外，為了確保水文基層單位檔案信息的安全性和保密性，在檔案管理信息化建設(shè)中還需完善互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)通建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息互通，避免檔案丟失。

（二）加快檔案管理信息建設(shè)進(jìn)程

水文基層單位在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，必須要確保相關(guān)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)滿足國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)又能夠與本單位實(shí)際情況相符合，并進(jìn)一步加快檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，盡早實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，以便于更好對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，并對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)備份。在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中還需注意的一點(diǎn)是，不能盲目加快進(jìn)程，必須要注意水文檔案資料信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，切記不可違背檔案基本原則。另外，水文基層單位還應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際情況選擇合適的檔案管理服務(wù)軟件，或?qū)浖M(jìn)行開(kāi)發(fā)利用，尤其是在檔案信息檢索和運(yùn)用上，必須要確保檔案信息檢索查詢系統(tǒng)的高速性和準(zhǔn)確性，最好是能夠?qū)崿F(xiàn)輸入關(guān)鍵詞、數(shù)據(jù)、類(lèi)型、日期等便可以在海量檔案資料中檢索出所需信息，這樣不僅能夠提高檔案管理質(zhì)量和效率，同時(shí)還更可以顯著提升檔案利用率。

（三）注重檔案信息化的安全防范

檔案管理信息化建設(shè)時(shí)需做好其安全防范工作，對(duì)系統(tǒng)管理進(jìn)行重點(diǎn)維護(hù)，最大程度上保障數(shù)據(jù)信息安全，確保檔案信息資源的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性和有效性。所構(gòu)建的檔案管理系統(tǒng)需和外網(wǎng)進(jìn)行區(qū)分，可利用身份認(rèn)證或者是密鑰來(lái)進(jìn)行保密管理，以此來(lái)維護(hù)信息網(wǎng)絡(luò)安全。在操作或者是使用過(guò)程中實(shí)施分別授權(quán)，一些特定用戶只能在某一授權(quán)范圍內(nèi)操作。由于信息化檔案管理存在一定風(fēng)險(xiǎn)，因此對(duì)于保護(hù)手段的要求較高，管理者需重點(diǎn)做好安全防范工作，比如說(shuō)可定期進(jìn)行殺毒，安裝防火墻進(jìn)行預(yù)防等。另外，還應(yīng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息檔案進(jìn)行備份和維護(hù)，電子檔案不能完全取代紙質(zhì)檔案，應(yīng)合理運(yùn)用兩種檔案存放方式，對(duì)于紙質(zhì)檔案加強(qiáng)保管，而對(duì)于電子檔案則需借助加密技術(shù)、簽署技術(shù)、身份認(rèn)證等方法來(lái)進(jìn)行信息資源保密和維護(hù)，確保電子檔案安全可靠。

（四）重視水文檔案開(kāi)發(fā)利用管理

加強(qiáng)水文檔案信息化建設(shè)的最終目的為了更好對(duì)水文檔案資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用，所以在單位檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中同樣要重視水文檔案開(kāi)發(fā)利用，信息化內(nèi)容必須要包括檔案開(kāi)發(fā)運(yùn)用相關(guān)內(nèi)容[3]。對(duì)此，水文基層單位在信息化建設(shè)上，首先必須要切實(shí)貼合自身實(shí)際情況，構(gòu)建完善公共檔案信息服務(wù)網(wǎng)站，同時(shí)還可以和政務(wù)網(wǎng)站進(jìn)行整合，以便于可以在最短時(shí)間內(nèi)檢索到一些有價(jià)值的信息資源。另外，水文單位檔案信息化管理還可以與新媒體傳播等互相融合，比如借助手機(jī)作為檔案收集或閱讀載體，利用微信公眾號(hào)或微博等來(lái)向社會(huì)公布防汛抗旱消息、降雨情況以及河道水流量等信息。最后，在水文檔案管理信息化建設(shè)中，對(duì)于檔案的開(kāi)發(fā)利用管理還要重點(diǎn)注意安全問(wèn)題，尤其是整個(gè)信息平臺(tái)安全問(wèn)題更要特別關(guān)注，對(duì)于一些涉及重大問(wèn)題資源信息需注意保密，具體可借助物理隔離、網(wǎng)絡(luò)隔離或邏輯隔離等方法進(jìn)行保密。

3 結(jié)束語(yǔ)

至而言之，水文單位檔案信息化建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)水文事業(yè)發(fā)展的巨大飛躍，并在最大程度上提高水文單位工作效率和檔案服務(wù)質(zhì)量。所以，在當(dāng)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢(shì)下，基層水文單位必須要加強(qiáng)水文檔案管理信息化建設(shè)，借助信息技術(shù)手段來(lái)提升檔案管理質(zhì)量和效率，從而為社會(huì)和國(guó)家創(chuàng)造出更高的社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益。

參考文獻(xiàn)

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[3]陳艷華.淺談基層單位檔案工作信息化建設(shè)[J].科技資訊，2015，（07）：157+160.