淺談疾病預(yù)防控制中心人事檔案重整的重要性

文成花

摘 要：本文從我國(guó)目前疾病預(yù)防控制中心人事檔案的現(xiàn)狀入手，闡述了人事檔案管理中存在的問題，提出新時(shí)期的疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作對(duì)我國(guó)疾控事業(yè)發(fā)展的重要意義，從而說明人事檔案重整的重要性，并給出了一些人事檔案重整的對(duì)策。以期能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、信息化，通過加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)提高檔案管理效率和質(zhì)量，促進(jìn)我國(guó)疾病預(yù)防控制事業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：疾病預(yù)防；人事檔案；重要性

疾病預(yù)防控制中心（下簡(jiǎn)稱“疾控中心”）的人事檔案除了是職稱晉升、工資增加的主要依據(jù)，同時(shí)也是個(gè)人表現(xiàn)、經(jīng)歷、活動(dòng)等全面素質(zhì)的直接體現(xiàn)，是人才信息和開發(fā)的重要來源，包括工資、職稱、離退休政策都需要依賴人事檔案。這些年隨著社會(huì)發(fā)展、人事制度管理模式的轉(zhuǎn)變，對(duì)人事檔案管理工作又提出了新的要求。怎樣重整人事檔案才能適應(yīng)新的要求，同時(shí)形成一整套確實(shí)可行并有效的管理方法，是檔案管理人員需要認(rèn)真思考和面對(duì)的問題。

1 疾病預(yù)防控制中心人事檔案現(xiàn)狀

1.1 對(duì)于人事檔案工作不夠重視

多年以來，因?yàn)槿耸聶n案工作是一項(xiàng)不引人注目，又默默無聞的工作，保密性很強(qiáng)，所以許多領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案工作不夠重視，這樣一方面會(huì)降低人事檔案管理人員的積極性；另一方面，又影響了人事檔案管理的工作水平。如果要做好人事檔案重整工作，就必須加大宣傳力度，加強(qiáng)督促檢查，使得各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)一步提高對(duì)人事檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，牢固樹立檔案意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，關(guān)心管檔人員的政治、生活待遇，重視人事檔案的基礎(chǔ)工作，從而從整體上提高人事檔案管理工作的水平。

1.2 人事檔案材料缺漏較多

實(shí)際工作過程中，很多人對(duì)人事檔案工作存在誤解，覺得只是簡(jiǎn)單的抄寫和保管，不重視自己的檔案，個(gè)人和科室往往不把業(yè)績(jī)、研究成果和培訓(xùn)經(jīng)歷等資料歸檔、整理放入個(gè)人檔案，其他一些年度考核表等個(gè)人信息也不及時(shí)補(bǔ)充，就會(huì)引起檔案材料不全和不完整，甚至有些材料嚴(yán)重缺失，結(jié)果就是疾控中心的專業(yè)技術(shù)人員現(xiàn)在和以前的實(shí)際情況無法體現(xiàn)。

1.3 檔案管理沒有專職人員負(fù)責(zé)

疾控中心往往對(duì)人事檔案管理不夠重視，其實(shí)這是一份很具有專業(yè)性的工作，要想勝任必須掌握一定的檔案管理基本知識(shí)。將那些不具備檔案管理專業(yè)技能、不能勝任檔案工作的人員安排到人事檔案管理崗位，只會(huì)導(dǎo)致檔案管理的不規(guī)范，檔案信息不能被充分利用，引起人事檔案管理工作的低效。

1.4 檔案管理的制度相對(duì)落后

盡管大多數(shù)疾控中心已經(jīng)制定出臺(tái)了許多檔案管理規(guī)范，可是較為粗放的檔案管理手段，仍以手工操作為主，常常容易發(fā)生紕漏，使得部門間的信息沒辦法有效、快捷的共享，對(duì)檔案的使用效率產(chǎn)生不利影響。

1.5 科學(xué)化管理水平需進(jìn)一步提升

人事檔案管理工作對(duì)于專業(yè)性、政治性和機(jī)密性有很高的要求。檔案管理的工作效率及管理水平，雖然可以通過數(shù)字化和電子化的方式提升，但是很多中心的軟、硬件設(shè)施不完善，限制了數(shù)字化的發(fā)展，很多單位仍然在使用手工的方法在查找人事檔案信息。

2 疾病預(yù)防控制中心人事檔案重整的重要性

2.1 使得疾控中心人事檔案管理現(xiàn)代化

我們正處于信息化時(shí)代，我們需要隨時(shí)掌握行業(yè)的發(fā)展動(dòng)態(tài)，檔案管理也應(yīng)該更加主動(dòng)，有意識(shí)的收集和積累重要資料，使疾控中心人事檔案管理現(xiàn)代化，不僅可以提升工作的效率，還便于查閱相關(guān)資料，如套改工資、退休人員辦理等，這些都需要調(diào)閱原始材料。通過互聯(lián)網(wǎng)可以實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，通過一系列整理、歸檔等的運(yùn)作，及時(shí)、準(zhǔn)確、便捷地向單位人員提供所需材料，這樣檔案管理從另一角度來說就有了戰(zhàn)斗力，推動(dòng)疾控中心人事檔案管理有序發(fā)展，真正成為單位現(xiàn)代化的信息中樞。

2.2 疾控中心人事檔案是單位管理工作的重要組成部分

檔案本身作為一種無形資產(chǎn)，需要引起領(lǐng)導(dǎo)的注意，把這些人事檔案全面保存下來，從而推動(dòng)疾控中心工作可持續(xù)發(fā)展，要想發(fā)揮人事檔案的作用，必須加強(qiáng)人事檔案管理，把檔案的信息滲透到單位日常的方方面面，才能充分發(fā)揮人事檔案的作用。我們需要深刻總結(jié)之前檔案管理的問題，把握現(xiàn)在，科學(xué)開創(chuàng)未來，使之有效服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)。

2.3 使得疾控中心人事檔案信息化

傳統(tǒng)的人事檔案收集、整理、歸類、編目等都需要靠人工完成，比較落后且效率較低。人事檔案信息化就是基于信息的搜集、錄入基礎(chǔ)上，通過應(yīng)用相應(yīng)的計(jì)算機(jī)軟件，對(duì)整體的檔案信息分類加工、分析管理，從而提高人事檔案的易用性和利用效率。

2.3.1人事檔案信息化有利于人事信息資源共享

搭建快捷安全的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，將人事檔案信息檢索方式智能化和網(wǎng)絡(luò)化，可以建立起可共享的、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的數(shù)據(jù)庫，一步步實(shí)現(xiàn)人事信息和辦公系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換，實(shí)現(xiàn)資源共享。

2.3.2人事檔案信息化有利于優(yōu)化人力資源配置

人事檔案信息化可以為疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)的人力資源最優(yōu)化配置打下基礎(chǔ)，更直觀反映流行病學(xué)調(diào)查人員、實(shí)驗(yàn)室檢驗(yàn)人員、科學(xué)研究人員，還有疾病預(yù)防控制人員的數(shù)量、素質(zhì)、整體的年齡結(jié)構(gòu)、知識(shí)水平、專業(yè)培訓(xùn)狀況等。

2.3.3人事檔案信息化有利于管理層的科學(xué)決策

在突發(fā)公共衛(wèi)生事件的處置中，信息化可以很方便的提供給領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)人員的背景和素質(zhì)情況，從而幫助領(lǐng)導(dǎo)來制定決策。利用網(wǎng)絡(luò)分享，可以進(jìn)一步了解自己在地市、省級(jí)乃至國(guó)內(nèi)、國(guó)際范圍內(nèi)的水平層次。更加能夠便于科學(xué)決策，從而了解人才引進(jìn)的方向、層次，進(jìn)一步平衡人才結(jié)構(gòu)，掌握專業(yè)人員的培訓(xùn)及培訓(xùn)方向。

3 疾病預(yù)防控制中心人事檔案重整的對(duì)策

3.1 實(shí)現(xiàn)檔案管理專業(yè)化

首先檔案管理是一項(xiàng)具有重大意義的工作，要加強(qiáng)檔案管理工作意識(shí)，突出人事檔案是非常重要的信息資源，是單位乃至國(guó)家的無形資產(chǎn)。其次，要配備專職檔案管理人員，篩選具有檔案管理專業(yè)背景，具有高尚的思想品格、素質(zhì)較高及責(zé)任心較強(qiáng)的工作人員負(fù)責(zé)該項(xiàng)工作。第三，要加強(qiáng)檔案管理人員的政治思想以及業(yè)務(wù)素質(zhì)的專業(yè)培養(yǎng)，通過不斷的培訓(xùn)提高檔案管理水平，提高對(duì)歸檔材料認(rèn)真鑒定、識(shí)別真?zhèn)蔚哪芰ι耸聶n案優(yōu)質(zhì)水平。

3.2 維護(hù)人事檔案真實(shí)化

第一，管檔人員要定期收集整理材料，和相關(guān)的科室保持聯(lián)系，盡量做到及時(shí)化，形成每個(gè)環(huán)節(jié)有人管、事事有記錄的檔案收集網(wǎng)絡(luò)，確保檔案材料完備，并與實(shí)際情況同步。第二，檔案管理人員應(yīng)對(duì)擬入檔的材料嚴(yán)格把關(guān)，堅(jiān)決辨真去偽，務(wù)必確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范和完整。第三，統(tǒng)一按要求裝訂，按照檔案裝訂要求，對(duì)檔案室定期進(jìn)行消防安全和防盜演練，定期除蛀除塵，為人才流動(dòng)提供更好的服務(wù)。

3.3 建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫

建立一整套管理人才、專業(yè)技術(shù)人員、專家、技術(shù)工人、離退休等人員信息數(shù)據(jù)庫，將員工基本信息、工資結(jié)構(gòu)、簡(jiǎn)歷、獎(jiǎng)勵(lì)方案、培訓(xùn)記錄等全部輸入系統(tǒng)，并在后期對(duì)系統(tǒng)不斷進(jìn)行維護(hù)、完善。在數(shù)據(jù)庫建立的過程中，必須根據(jù)實(shí)際情況加強(qiáng)信息采集的建章立制，因?yàn)樾畔⒉杉菙?shù)據(jù)庫建立的首要任務(wù)，同時(shí)信息的準(zhǔn)確性又是信息采集的重要前提，所以為了防止工作中盲目性和隨意性，可以結(jié)合實(shí)際情況，制定信息采集制度、信息審核制度、保密制度等，并安排專人進(jìn)行信息采集，多次核對(duì)，從而確保信息采集的絕對(duì)準(zhǔn)確。通過這套信息系統(tǒng)，單位領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門可以很方便、快捷地查詢所需要人員的基本情況、簡(jiǎn)歷及綜合信息等，從而實(shí)現(xiàn)管理的信息化。

4 總結(jié)

提升疾控中心人事檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)疾控中心人事檔案管理的信息化，就要對(duì)目前疾控中心人事檔案管理進(jìn)行重整，將現(xiàn)代信息技術(shù)引入到人事檔案管理中來，建立準(zhǔn)確、完備的人事信息數(shù)據(jù)庫，通過辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，方便、快捷地為單位領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門提供所需要的人員基本情況、簡(jiǎn)歷及綜合信息，從而實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化。

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