電子檔案管理問題與對(duì)策

宋鐵成?胥笑天?楊紅

摘 要：隨著我國(guó)計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，電子檔案管理中的安全防護(hù)措施很關(guān)鍵，也是從事檔案管理工作必須具備的素質(zhì)。本文主要對(duì)電子檔案管理中存在的問題進(jìn)行分析，并提出解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：電子檔案；存在問題；解決對(duì)策

由于電子文件檔案的出現(xiàn)和發(fā)展時(shí)間短，暴露的問題較多，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子文件檔案管理正面臨非授權(quán)訪問、信息泄漏或丟失、數(shù)據(jù)完整性被破壞、利用網(wǎng)絡(luò)傳播病毒的威脅，因此，對(duì)電子文件檔案的科學(xué)管理已成為一個(gè)全球面臨的急待解決的重要課題。電子檔案管理工作應(yīng)順應(yīng)時(shí)代的步伐步入信息網(wǎng)絡(luò)管理時(shí)代，具備方便與高效的同時(shí)，也迎來(lái)了一系列的安全問題。電子檔案的安全問題是目前面臨最大的挑戰(zhàn)。以下就筆者根據(jù)多年工作實(shí)踐，對(duì)電子檔案管理中存在的問題及解決對(duì)策進(jìn)行闡述。

1 當(dāng)前電子檔案管理存在的問題

筆者結(jié)合多年的電子檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，通過(guò)分析及總結(jié)，發(fā)現(xiàn)當(dāng)前電子檔案管理存在如下問題：

（1）領(lǐng)導(dǎo)對(duì)電子檔案管理重視不夠。

就某企業(yè)建設(shè)管理處電子檔案管理工作而言，存在問題：一是沒有人員配備。一個(gè)大型單位成立了，沒有配備專業(yè)的電子檔案管理工作人員，只就這方面說(shuō)，可以看出領(lǐng)導(dǎo)不夠重視電子檔案管理工作。如果沒有專業(yè)人員對(duì)檔案進(jìn)行管理，就很難保證文件材料收集的完整和系統(tǒng)，導(dǎo)致整理編目時(shí)的不規(guī)范，增加利用工作的難度，查找起來(lái)很費(fèi)時(shí)費(fèi)事。二是檔案室設(shè)置不合理。有些單位將檔案室設(shè)置在最頂樓，無(wú)法保證檔案的安全保管，隱患較多。還有檔案室里沒有齊全的檔案設(shè)施配置，如說(shuō)要求安裝空調(diào)，讓檔案室的溫度一般控制在14-24°，但是沒有配置空調(diào)，不能保證室內(nèi)的溫度。

（2）部分職工對(duì)檔案管理工作不夠理解。

因?yàn)椴糠致毠げ涣私鈾n案在一個(gè)單位中所起的作用——檔案有著憑證和提供信息的作用。部分職工向管理人員借用檔案資料，在需要他們簽字辦理借閱手續(xù)時(shí)，表現(xiàn)得非常不滿意，認(rèn)為都是自己?jiǎn)挝坏穆毠?，借用一下資料之類的都還要簽字，是不是不信任或是小題大做，表現(xiàn)得非常不情愿。從這些現(xiàn)象中，可以看出大部分人員是不了解檔案的重要性的，從而也淡化了自己所承擔(dān)的責(zé)任（不想簽字就是一種逃避責(zé)任的行為，簽了字就意味著必須歸還檔案，就不能隨意的處理檔案）。還有的職工會(huì)將一些重要的文件隨便放置，等到要用到時(shí)才到處去翻找，有時(shí)就會(huì)有找不到的情況，這樣就會(huì)使一些重要的檔案或文件資料遺失。

（3）電子檔案管理風(fēng)險(xiǎn)大。

由于電子檔案管理涉及到網(wǎng)絡(luò)信息，所以會(huì)受到外界的干擾多，常常會(huì)有風(fēng)險(xiǎn)存在。稍微做得不夠好不夠保密，檔案資料就可能受到外泄或損失等。

2 解決當(dāng)前電子檔案管理存在問題的對(duì)策

根據(jù)電子檔案管理存在的問題，要求我們要如何采取措施，解決當(dāng)前電子檔案管理存在的問題呢？辦法是：

（1）領(lǐng)導(dǎo)要高度重視電子檔案管理工作。

單位領(lǐng)導(dǎo)要關(guān)注電子檔案管理工作，要將此項(xiàng)工作納入單位管理的一個(gè)重要范疇。在人員配置上，一定要配備專人進(jìn)行管理，并對(duì)電子檔案進(jìn)行規(guī)范歸檔，保證檔案資料隨要隨時(shí)可以查找查到，并配備配齊有利于檔案管理的相關(guān)設(shè)備設(shè)施。

（2）加強(qiáng)單位職工對(duì)電子檔案管理工作的理解。

單位領(lǐng)導(dǎo)在要單位大會(huì)上，強(qiáng)調(diào)檔案管理工作的重要性，教育單位職工借閱檔案要按時(shí)歸還，不能想怎么樣就怎么樣，要認(rèn)識(shí)到電子檔案管理在管理方面的重要作用。如單位哪里出現(xiàn)問題，要及時(shí)查到找建設(shè)時(shí)的各種檔案資料，根據(jù)檔案資料及時(shí)進(jìn)行分析總結(jié)，查找出現(xiàn)問題可能存在的原因。

（3）加強(qiáng)電子檔案管理人員的計(jì)算機(jī)技能培訓(xùn)。

電子檔案管理人員的計(jì)算機(jī)水平直接影響著電子檔案的信息。因此電子檔案工作人員要不斷提高自己的技術(shù)水平，要讓自己掌握新技術(shù)，學(xué)會(huì)設(shè)置密碼保護(hù)等外，還要學(xué)會(huì)一些先進(jìn)的防范措施和技術(shù)，減少外界因素帶來(lái)的干擾。

（4）制定電子檔案管理制度。

為了保證電子檔案管理信息的安全，單位要根據(jù)管理方案制定嚴(yán)格的管理章程，做到制度嚴(yán)格而起到預(yù)防事故發(fā)生、信息機(jī)密外泄、檔案程序混亂等。在制定制度的過(guò)程中，可以授權(quán)給具有檔案管理技能的人員根據(jù)實(shí)際情況制定。如規(guī)定不需要查找資料，沒事的人員不能隨便進(jìn)入檔案室。除檔案直管人員外，不得動(dòng)檔案管理系統(tǒng)的電腦等配備。需要查閱相關(guān)資料，應(yīng)由檔案管理人員直接操作。

（5）做好消除風(fēng)險(xiǎn)的準(zhǔn)備。

由于電子信息檔案主要載體是電腦，而電腦本身就存在許多風(fēng)險(xiǎn)，所以時(shí)時(shí)做好消除電子檔案的風(fēng)險(xiǎn)準(zhǔn)備是很有必要的。特別是在計(jì)算機(jī)維修的時(shí)候一定要做到全面監(jiān)控，做好防范，能備份的一定要備份，盡量把風(fēng)險(xiǎn)降到最低。如有些系統(tǒng)對(duì)計(jì)算機(jī)的異常反應(yīng)比較敏感，就要采取有效的策略來(lái)預(yù)防和應(yīng)對(duì)潛在的問題，盡量清除風(fēng)險(xiǎn)，做到安全防護(hù)，保護(hù)數(shù)據(jù)完好。如何做好消除風(fēng)險(xiǎn)的辦法呢？一是讓風(fēng)險(xiǎn)及時(shí)得到分散。因?yàn)殡娮訖n案信息具有系統(tǒng)性、網(wǎng)絡(luò)性和抽象性。在檔案受到風(fēng)險(xiǎn)侵襲時(shí)最好及時(shí)轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)，通過(guò)分散法把風(fēng)險(xiǎn)降到最低。如建立聯(lián)機(jī)配置模式，通過(guò)共享或備份而轉(zhuǎn)移電子檔案信息，也可以實(shí)施購(gòu)買安全可靠的保修，跟建立系統(tǒng)的服務(wù)商簽訂合同等來(lái)分散電子檔案風(fēng)險(xiǎn)。二是建立電子檔案硬件一定要牢固，價(jià)值要高，特別是與網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商立下可靠協(xié)議，讓他們提供的計(jì)算機(jī)等配備一定要符合電子檔案管理的需要。如安裝專用的檔案管理軟件，讓工作人員輕松查找和組織被關(guān)注的文檔信息，根據(jù)OAIS（開放檔案信息系統(tǒng)）提供數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、檔號(hào)組合、信息展示、報(bào)表、統(tǒng)計(jì)方案等一系列信息平臺(tái)定制特性，快速實(shí)現(xiàn)新的檔案信息應(yīng)用模式，并建立SIP（提交信息包）、AIP（存檔信息包）、DIP（分發(fā)信息包），將元數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、內(nèi)容、規(guī)則信息組合形成檔案信息包，幫助實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交換、統(tǒng)一檢索與長(zhǎng)期保存。 將歸檔的范圍、元數(shù)據(jù)、格式標(biāo)準(zhǔn)前置于前端信息生成系統(tǒng)，形成完整、符合標(biāo)準(zhǔn)的SIP（提交信息包），調(diào)用Web Service服務(wù)，啟動(dòng)歸檔信息合法性校驗(yàn)、電子文件格式轉(zhuǎn)換及歸檔審批流程，確保歸檔信息符合檔案標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)真正意義的前端控制與文檔一體化管理。并通過(guò)OAIS提供強(qiáng)大的文字編輯及插入圖像、音視頻、Flash技術(shù)，結(jié)合全文檢索在線提取素材，在線編研發(fā)布，減少專題信息整合的時(shí)間和難度，提高主動(dòng)、定向服務(wù)的能力。采用Flash 3D技術(shù)遠(yuǎn)程動(dòng)態(tài)展示庫(kù)房全貌、檔案位置、排架空間、批量上架、數(shù)量統(tǒng)計(jì)、立體瀏覽，從而全面提高工作效率。

（6）確保電子文件檔案的安全。電子文件是社會(huì)進(jìn)步的產(chǎn)物，確保電子文件檔案的安全是21世紀(jì)檔案工作遇到的新課題。要加強(qiáng)這方面的工作，不但能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)的不足，改進(jìn)電子技術(shù)措施，增加電子文件的安全性，使檔案資源得到安全、可靠的保護(hù)，更能加強(qiáng)檔案信息交流，準(zhǔn)確、快速地向社會(huì)提供有利的信息資源，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的穩(wěn)步發(fā)展。

3 結(jié)束語(yǔ)

總之，電子檔案管理是單位建設(shè)和其它工作順利完成的有效保障，管理建設(shè)單位要順應(yīng)時(shí)代的要求，盡量把電子技術(shù)用于檔案管理過(guò)程中，為管理單位的信息改編、儲(chǔ)存、查閱等提供方便。同時(shí)，作為電子檔案管理工作人員，必須提高電腦掌控技術(shù)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，學(xué)會(huì)分析電子檔案管理中存在的安全風(fēng)險(xiǎn)，并采取有效的措施來(lái)提高電子檔案管理的安全保障。

參考文獻(xiàn)

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