醫(yī)院檔案管理工作改進對策探析

陳愛娟

摘 要：伴隨我國逐漸落實新醫(yī)改方案，在新的形勢背景下，醫(yī)院管理工作面臨著更高的要求和挑戰(zhàn)。而在醫(yī)院管理工作中，醫(yī)院檔案管理工作更是重中之中，對于醫(yī)院而言是最為寶貴的財富。作為一種特殊的信息資源，醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院各項活動的歷史記錄，是醫(yī)學(xué)宣傳教育的主要資料和科學(xué)研究的重要基礎(chǔ)，因此必須積極探尋可行對策來不斷改進醫(yī)院檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：新醫(yī)改；醫(yī)院檔案管理工作；對策；改進

作為一種可靠、有效的原始記錄憑證，醫(yī)院檔案具有較高的權(quán)威性，而且在醫(yī)院的日常運營中，醫(yī)院各項管理制度的制定、技術(shù)革新工作、相關(guān)工作計劃的制定等等均離不開醫(yī)院檔案的指導(dǎo)，因此不論是為了確保醫(yī)院檔案資料的完整性，還是為了提高醫(yī)院日常運營的效率，都需要創(chuàng)新對策來改進醫(yī)院檔案管理工作，加強醫(yī)院檔案管理，使其更好地為醫(yī)院健康有序發(fā)展服務(wù)。

1 醫(yī)院檔案管理的重要意義體現(xiàn)

醫(yī)院檔案管理工作不僅是醫(yī)院管理工作的重要組成部分之一，更是關(guān)乎到醫(yī)院的整體發(fā)展。尤其是在國家深化醫(yī)療改革的形勢背景下，積極探尋對策改進醫(yī)院檔案管理工作，提高醫(yī)院檔案工作的效率和質(zhì)量，這對于提升醫(yī)院管理水平，推進醫(yī)院健康有序發(fā)展都發(fā)揮著極其重要的作用。醫(yī)院檔案管理的重要意義主要體現(xiàn)在以下兩個方面：（1）醫(yī)院檔案管理能夠為醫(yī)院的發(fā)展提供豐富的精神文化財富。一是醫(yī)院檔案能夠?qū)︶t(yī)院的發(fā)展發(fā)揮重要的導(dǎo)向作用[1]，同時也是醫(yī)院開展各種宣傳教育活動的內(nèi)容基礎(chǔ)。二是醫(yī)院患者和民眾能夠通過醫(yī)院檔案資料更多地了解醫(yī)院，從而提升對醫(yī)院的信心，這同時也是一種激勵，促使醫(yī)院全體工作人員意識醫(yī)院榮譽與個人息息相關(guān)。（2）醫(yī)院檔案記錄著醫(yī)院的發(fā)展歷程、運營情況、醫(yī)療水平等等各個方面的信息，醫(yī)院在改革發(fā)展過程中，就能夠通過這些檔案信息有重點地狠抓落實、有針對性地查漏補缺，從而不斷優(yōu)化制定的改革、發(fā)展舉措，最終促進醫(yī)院綜合實力的不斷提高。

2 改進醫(yī)院檔案管理工作的具體對策

（一）完善現(xiàn)有的檔案管理制度

醫(yī)院檔案資料在借閱、交接的時候時常會發(fā)生丟失、損毀的情況[2]，因此改進醫(yī)院檔案管理第一步首先就應(yīng)當(dāng)對原有的檔案管理制度予以完善，重新制定一套完整、健全的檔案管理制度，加強檔案管理制度的約束力度。在新的檔案管理制度中，應(yīng)當(dāng)清晰明確規(guī)定檔案歸檔范圍、檔案利用，檔案保管方法、檔案保管期限等各個方面的內(nèi)容，并且由醫(yī)院檔案室來統(tǒng)一管理各個科室、各個部門、各個門類、各種載體的檔案，以便醫(yī)院檔案管理與醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核、同步評價、同步發(fā)展。比如檔案利用方面，應(yīng)制定明確的檔案借閱權(quán)限，只有達到相關(guān)權(quán)限級別的人員才能借閱相關(guān)檔案自倆，并且制定嚴(yán)格的檔案資料借閱手續(xù)，并規(guī)定借閱時間，以此來充分保證檔案資料的安全性。針對違反檔案管理制度相關(guān)規(guī)定的人員，必須依據(jù)相關(guān)制度落實處罰。

（二）與其他科室加強溝通協(xié)作

醫(yī)院檔案管理工作畢竟涉及到醫(yī)院的各個科室和部門，因此如果僅僅依靠檔案室獨立作戰(zhàn)，是難以提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量的，因此醫(yī)院檔案管理工作應(yīng)當(dāng)加強和其他科室、部門的溝通協(xié)作。在具體操作中，醫(yī)院檔案室應(yīng)主動與各個科室、部門之間建立起互動鏈接[3]，而醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層也應(yīng)當(dāng)督促醫(yī)院各個科室、部門應(yīng)及時將各項報告、信息、資料進行整理并提交給檔案室，主動加強與檔案室之間的協(xié)作配合。當(dāng)檔案室接手各個科室、部門提交的各項信息資料的時候，也應(yīng)當(dāng)及時對其進行整理審核、歸類存檔。醫(yī)院檔案室還可以借助醫(yī)院信心網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來掌握各個科室、部門的發(fā)展?fàn)顩r、運行動態(tài)，并重點關(guān)注各個科室、部門在醫(yī)療服務(wù)工作中發(fā)生的各類特殊情況，異常問題等，并將其形成關(guān)鍵的文字記錄，以供類似情況出現(xiàn)時給予其他科室、部門參考借鑒。

（三）對檔案管理系統(tǒng)進行升級

為了進一步改進醫(yī)院檔案管理工作，提升醫(yī)院檔案管理工作的效率和質(zhì)量，使醫(yī)院檔案管理工作更加契合新的形勢需要，醫(yī)院還需要對現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)進行更新升級，不論是軟件系統(tǒng)還是硬件配置，都需要及時進行更新優(yōu)化。醫(yī)院檔案資料室是醫(yī)院各種實體檔案資料的第一存留空間，是最基本的檔案管理硬件系統(tǒng)。醫(yī)院必須對醫(yī)院檔案資料室加強管理，才能為實體檔案資料構(gòu)建一個更好的存放空間。比如科學(xué)規(guī)劃檔案資料室的空間布局，確保檔案柜等各種設(shè)施、硬件設(shè)備科學(xué)合理、井然有序，并形成專業(yè)化的檔案功能分區(qū)。各個科室、部門的檔案按照各自類別、屬性分別歸類存檔、按照一定秩序進行存放，方便后續(xù)的檔案查找。而在軟件方面，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)進一步加強檔案管理信息化建設(shè)，及時將先進的檔案信息管理軟件系統(tǒng)引進來，并逐漸形成檔案信息電子資源數(shù)據(jù)庫，從而實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息的整合共享，將檔案信息的系統(tǒng)性、共享性、有效性充分體現(xiàn)出來，在擴大醫(yī)院檔案信息資源的使用范圍同時，方便醫(yī)院各個科室、部門及時查詢到所需檔案資料，大大減輕相關(guān)人員的工作量。

（四）對檔案管理人員加強培訓(xùn)

對檔案管理人員加強培訓(xùn)主要可以從以下三個方面進行：首先，對檔案管理人員加強政治思想培訓(xùn)。醫(yī)院檔案管理工作要求檔案管理人員必須具備較強的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德，必須具備愛崗敬業(yè)的工作精神和嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作態(tài)度。醫(yī)院可以通過開展各類政治思想培訓(xùn)活動來提高檔案管理人員對政治思想覺悟，讓檔案管理人員將檔案管理工作這項平凡的工作當(dāng)成一項黨的不平凡事業(yè)來對待，將愛黨、愛國、愛醫(yī)院的熱情體現(xiàn)在醫(yī)院檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)的落實上。只有當(dāng)檔案管理人員深深熱愛上檔案管理工作，才會形成較強的內(nèi)動力[4]，愛崗敬業(yè)，自覺做好檔案管理工作。其次，對檔案管理人員加強專業(yè)知識技能培訓(xùn)。檔案管理人員的專業(yè)知識技能一般是指對檔案收集、整理審核、歸類存檔等相關(guān)內(nèi)容的熟練掌握。醫(yī)院可以通過開展各類專業(yè)知識技能培訓(xùn)活動或者以學(xué)術(shù)交流會的形式對醫(yī)院檔案管理人員進行定期培訓(xùn)，不斷提升其專業(yè)知識技能和業(yè)務(wù)水平。最后，對檔案管理人員加強信息技術(shù)培訓(xùn)。伴隨計算機信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案信息的載體也逐漸呈現(xiàn)出了多樣化的局面，紙質(zhì)檔案資料已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢，而電子檔案因其存儲性強、便利化等優(yōu)勢在檔案管理工作中所占的比例越來越重。因此醫(yī)院在對檔案管理人員進行常規(guī)的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)的同時，還應(yīng)當(dāng)對檔案管理人員加強信息技術(shù)培訓(xùn)，增強檔案管理人員的電子檔案信息管理能力，使檔案管理人員滿足醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的需求。

3 結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院檔案管理是一項長期、復(fù)雜的工作，更強調(diào)管理工作的有效性和全面性，是醫(yī)院管理工作的重要組成部分之一。然而仍然有許多醫(yī)院嗎沒有充分認(rèn)識到醫(yī)院檔案對于醫(yī)院發(fā)展的重要作用，從而使得醫(yī)院檔案管理工作邊緣化。為此本文著重分析了醫(yī)院檔案管理的重要意義體現(xiàn)，并從完善現(xiàn)有的檔案管理制度、與其他科室加強溝通協(xié)作、對檔案管理系統(tǒng)進行升級、對檔案管理人員加強培訓(xùn)四個方面提出了改進醫(yī)院檔案管理工作的對策，希望能借此推動醫(yī)院檔案管理工作的進一步優(yōu)化。

參考文獻

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[4]許傳艷.新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進方法[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2015，（12）：60.