淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)策略

楊希美

摘 要：社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展帶來(lái)了信息化的快速發(fā)展，如今信息化建設(shè)水平已經(jīng)深入到生產(chǎn)生活的各個(gè)方面。相應(yīng)的，事業(yè)單位作為我國(guó)重要的組織結(jié)構(gòu)，理應(yīng)順應(yīng)信息化建設(shè)的社會(huì)發(fā)展的潮流，所以在事業(yè)單位建立檔案管理的信息化建設(shè)是非常必要的。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

事業(yè)單位是我國(guó)現(xiàn)今社會(huì)組織結(jié)構(gòu)中重要的組成部分，提高其管理建設(shè)水平對(duì)于保持整個(gè)社會(huì)的有序進(jìn)行做出了突出的貢獻(xiàn)。所以，在時(shí)代的發(fā)展過(guò)程中不斷加強(qiáng)事業(yè)單位的現(xiàn)代化建設(shè)，使計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用能夠深入到事業(yè)單位管理的各個(gè)組織部門。信息化建設(shè)是現(xiàn)今經(jīng)濟(jì)社會(huì)進(jìn)步發(fā)展的重要?jiǎng)恿χ?，各?jí)社會(huì)組織部門能夠主動(dòng)的創(chuàng)新、積極改造建立與自己相適應(yīng)的信息化發(fā)展基礎(chǔ)是保持自身可持續(xù)發(fā)展的突出做法。所以，事業(yè)單位檔案管理工作向著信息化的建設(shè)方向進(jìn)步無(wú)疑是順應(yīng)時(shí)代潮流的重要建設(shè)方向。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義

事業(yè)單位作為我國(guó)重要的生產(chǎn)組織單位，隨著現(xiàn)代社會(huì)的進(jìn)步，其工作量日益的增大，同時(shí)檔案工作的任務(wù)量和工作水平也在不斷的提高，在加上當(dāng)前電子辦公的普及化，事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)是順應(yīng)現(xiàn)代化電子辦公普及化的重要做法。事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)有著非常重要的意義，一方面檔案管理的信息化建設(shè)能夠有效的解決傳統(tǒng)的檔案管理模式存在的問(wèn)題，傳統(tǒng)的檔案管理模式的運(yùn)用必須要求事業(yè)單位不斷的擴(kuò)大紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)庫(kù)，而且工作的流程太過(guò)于繁雜化，而如果采用信息化的方式進(jìn)行檔案的管理，則需要利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)存數(shù)系統(tǒng)，并且建立與其相適應(yīng)的信息化工作流程，這樣能夠堅(jiān)強(qiáng)工作人員的負(fù)擔(dān)，提高工作的水平和質(zhì)量。另一方面，傳統(tǒng)的檔案管理方式的存在對(duì)檔案的完整性的不利影響作用比較大，而信息化的檔案管理方式的存在能夠最大限度的保證檔案存在的完整性，而且其保存的精度高、信息量大，能夠極大提高檔案管理的工作水平和質(zhì)量。

2 分析事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀分析

在對(duì)事業(yè)單位檔案信息化進(jìn)一步強(qiáng)化的前提下，首先分析事業(yè)單位信息化建設(shè)中的優(yōu)勢(shì)和不足之處是非常必須的，保留優(yōu)勢(shì)部分，改革不足之處。

2.1 優(yōu)勢(shì)之處

事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)主要包括兩個(gè)方面，其中一方面檔案管理的信息搜索在使用上具有非常大的優(yōu)勢(shì)，現(xiàn)今的檔案管理基本上已經(jīng)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息化建立起來(lái)相應(yīng)的檔案整理與歸納系統(tǒng)，事業(yè)單位的檔案管理人員可以通過(guò)電腦設(shè)備在制定的數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行搜索，這樣大大改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式存在的弊端，提高了檔案管理工作的效率；另一方面現(xiàn)今的事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)在檔案資料的存儲(chǔ)上同樣具有較大的優(yōu)勢(shì)，改變了過(guò)去紙質(zhì)形狀的檔案保存形式，變成電子檔案保存形式，提高了檔案保存的完整度及準(zhǔn)確度，而且不會(huì)造成對(duì)紙張資源的浪費(fèi)，同時(shí)也是事業(yè)單位檔案管理為社會(huì)可持續(xù)發(fā)展的作出的重要的貢獻(xiàn)。

2.2 不足之處

2.2.1信息化設(shè)備資源短缺

事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)在日常工作中需要配備與檔案管理工作基本上相符合的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備。電子化檔案管理事業(yè)單位信息化建設(shè)的重要工作方向，上級(jí)管理單位為了能夠提高事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)水平必須從基礎(chǔ)物質(zhì)上得到滿足，這也是進(jìn)行現(xiàn)代化事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的最基本的硬性條件。但是，縱觀現(xiàn)今我國(guó)事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)對(duì)于計(jì)算機(jī)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)信息設(shè)備無(wú)論是從數(shù)量還是從質(zhì)量上都是比較欠缺的，具體表現(xiàn)在事業(yè)單位專門負(fù)責(zé)設(shè)備采購(gòu)的部門對(duì)檔案管理部門的具體工作要求不熟悉，對(duì)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的硬件和軟件的基本功能不熟悉，所以在面對(duì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)上較多的設(shè)備的情況下，為檔案管理部門采購(gòu)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的性價(jià)比比較低，無(wú)法滿足正常的檔案管理的需求。此外，事業(yè)單位管理部門對(duì)于網(wǎng)絡(luò)設(shè)備采購(gòu)管理的認(rèn)識(shí)不足，對(duì)現(xiàn)代化信息的建設(shè)仍停留在起步探索的階段。由此可見，事業(yè)單位檔案管理信息化設(shè)備存在嚴(yán)重欠缺。

2.2.2信息化管理體系不健全，檔案管理不統(tǒng)一

我國(guó)的事業(yè)單位的數(shù)量還是比較多的，所以全面的促進(jìn)信息化的建設(shè)是比較困難的。事業(yè)單位檔案管理的高水平建設(shè)及運(yùn)用應(yīng)建立預(yù)期相適應(yīng)的信息化管理體系，只有在比較健全完善的信息化管理體系下進(jìn)行運(yùn)作，才能夠保證檔案管理的信息化建設(shè)工作穩(wěn)步推進(jìn)。但是，現(xiàn)今事業(yè)單位存在的一個(gè)最主要問(wèn)題就是信息化管理體系不健全，因?yàn)槭聵I(yè)單位檔案管理出了專職工作人員外，在其他部門同樣存在檔案管理工作，而為統(tǒng)一的信息化建設(shè)體系對(duì)于事業(yè)單位來(lái)講沒有標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程及工作規(guī)章制度，造成檔案管理的信息化建設(shè)比較混亂，工作進(jìn)度不統(tǒng)一，由此對(duì)于對(duì)工作水平的提高是非常困難的。

2.2.3信息化管理專業(yè)隊(duì)伍人才的缺乏

事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)水平的提高最主要的還是依靠專業(yè)的、優(yōu)秀的工作人員的工作能力及專業(yè)素質(zhì)。高素質(zhì)的專業(yè)隊(duì)伍的存在無(wú)論是對(duì)檔案管理自身工作水平的提高還是對(duì)電子檔案管理水平的提高都是非常重要的?？v觀事業(yè)單位對(duì)于信息化專業(yè)人才的認(rèn)識(shí)，當(dāng)前由于受到我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展大環(huán)境的影響，事業(yè)單位已經(jīng)在逐漸的引進(jìn)高新技術(shù)人才，加強(qiáng)自身對(duì)于信息化人才的聘請(qǐng)及管理，但是專業(yè)人才隊(duì)伍的建設(shè)仍是不足的，對(duì)于當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展對(duì)事業(yè)單位信息化管理水平的要求來(lái)講人才仍然存在很大欠缺。

3 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的措施

3.1 加強(qiáng)頂層管理部門的重視程度，提供充足的資金支持

事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)是今后其工作的重要方向，為了進(jìn)一步促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)提高，首先加強(qiáng)上級(jí)管理部門對(duì)現(xiàn)代信息化的認(rèn)識(shí)，提高對(duì)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備在檔案管理中利用的程度，加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的引導(dǎo)與管理，利于在單位內(nèi)部形成信息化管理的氛圍，從整體上促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)。此外，面對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)的設(shè)備短缺的現(xiàn)象，管理部門應(yīng)給予積極的支持，專門組建對(duì)電腦設(shè)備較為熟悉的人員并且對(duì)檔案管理也較為熟悉的人員對(duì)專門的電腦設(shè)備進(jìn)行采購(gòu)，并且及時(shí)的組建專業(yè)的技術(shù)團(tuán)隊(duì)對(duì)檔案管理的電腦系統(tǒng)進(jìn)行更新，由此滿足檔案管理的信息化建設(shè)對(duì)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的需求。

3.2 建立科學(xué)使用的檔案管理體系，提供統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)水平的提高必須要在健全完善的檔案管理體系下進(jìn)行，所以事業(yè)單位的應(yīng)該在自身發(fā)展的基礎(chǔ)上，在對(duì)社會(huì)的信息化建設(shè)展望的前提下，提出適合自己的信息化檔案管理體系。信息化檔案管理體系的制定完善應(yīng)包括制定統(tǒng)一的信息化檔案管理工作流程標(biāo)準(zhǔn)及制定專門的信息化建設(shè)管理的制度，這樣為檔案工作人員做好信息化檔案管理工作奠定了重要的制度體系基礎(chǔ)，統(tǒng)一化的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)能夠極大的促進(jìn)檔案管理信息化的建設(shè)。

3.3 強(qiáng)化檔案管理人員信息化水皮和專業(yè)素質(zhì)的提高

事業(yè)單位檔案管理信息化水平的提高最主要的還是依靠專業(yè)化檔案管理人員對(duì)電子檔案利用的水平。所以，事業(yè)單位在自身發(fā)展的基礎(chǔ)上積極的組建條件聘請(qǐng)專業(yè)的工作人員，并且在檔案管理部門形成有效的競(jìng)爭(zhēng)上崗機(jī)制，以及激發(fā)工作人員的工作素質(zhì)和工作水平的提高，并且事業(yè)單位應(yīng)該定時(shí)的為檔案工作人員提供培訓(xùn)交流的機(jī)會(huì)，組織人員在外學(xué)習(xí)信息化檔案管理的建設(shè)，提高專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)，從而為檔案管理的信息化建設(shè)提供配備專業(yè)的人員隊(duì)伍。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展信息化的建設(shè)使用是當(dāng)下及未來(lái)必要的發(fā)展趨勢(shì)。事業(yè)單位檔案管理模式的信息化建設(shè)應(yīng)從信息化設(shè)備的投資利用，在上級(jí)管理隊(duì)伍的引導(dǎo)下建設(shè)高素質(zhì)的專業(yè)人才隊(duì)伍，事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)。

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