新形勢下科技檔案管理工作存在問題及應(yīng)對對策探究

伯金輝

摘 要：科技檔案的管理是一項具有很強技術(shù)性、專業(yè)性的管理工作。近些年來，我國的科技檔案管理水平日益提高，但受許多影響因素的制約，新形勢下的科技檔案管理工作尚存在不少亟待解決的問題。本文將從科技檔案管理存在的問題入手，對此展開深入的探討，進而在此基礎(chǔ)上提出相應(yīng)的應(yīng)對對策，以供參考與借鑒。

關(guān)鍵詞：科技檔案；影響因素；問題；應(yīng)對對策

科技檔案是各個科研組織、社會組織在科研生產(chǎn)活動中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的文字材料、圖紙、影像、錄音等，是具有重要價值的科技文件，在科技生產(chǎn)建設(shè)的過程中具有重要的指導(dǎo)作用。科技檔案的管理是一項具有很強技術(shù)性、專業(yè)性的管理工作，只有深刻把握科技檔案具有的特性，認(rèn)清新形勢下科技檔案管理工作存在的問題，才能探尋可行的應(yīng)對對策來有效提高科技檔案管理的管理質(zhì)量和管理水平。因此我們有必要對科技檔案管理工作存在的問題展開深入的研究和分析，不斷提升科技檔案管理的管理質(zhì)量和水平，以此來實現(xiàn)科技檔案的更好利用，使其更好地為科研生產(chǎn)服務(wù)。

1 新形勢下科技檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理的重視程度不足

科技檔案管理工作是處于科研生產(chǎn)流程的最終環(huán)節(jié)[1]的，由于不能產(chǎn)生直接的經(jīng)濟效益，這就很容易導(dǎo)致各個科研組織、社會組織將主要的精力投入到產(chǎn)品的研究開發(fā)和生產(chǎn)銷售上，從而給予檔案管理工作的重視存在不足，造成科技檔案的歸檔率不高。比如一些大型的科技項目或活動開發(fā)產(chǎn)生的檔案，許多僅僅是保存立項相關(guān)的檔案，而忽略了保存能夠切實反映項目或活動研究開發(fā)過程中產(chǎn)生的各種原始記錄。[2]而且在這樣的氛圍下，部分科研人員由于沒有充分認(rèn)識到檔案的重要性，因此歸檔意識薄弱，缺乏歸檔的主動性、自覺性。倘若檔案管理人員不主動向其催要，常常會出現(xiàn)延期歸檔的情況。有的科研人員為了工作方便不愿意將自己收到的文件歸檔。還有的科研人員不放心將科研過程中取得的科研成果交給檔案管理人員管理，片面地認(rèn)為歸檔后自己取得的科研成果就成為了公有財產(chǎn)，還是自己保管方便而且放心，當(dāng)理應(yīng)歸檔的一些核心材料都留在科研人員自己手中的時候，不僅容易造成許多珍貴檔案資料的遺失，而且對檔案歸檔的時限性以及檔案的完整性產(chǎn)生了嚴(yán)重的影響。

（二）科技檔案管理呈分散狀態(tài)

從目前科技檔案的管理工作現(xiàn)狀來看，由于許多單位片面地認(rèn)為檔案由各個部門分別保管更為方便，甚至一些科研人員總想將科研成果掌握在自己手中，這就使得許多單位的大量科技檔案資料分散在各個部門以及各個科研人員手中。許多科研項目常常包含一些關(guān)鍵數(shù)據(jù)和真實數(shù)據(jù)，如果分散管理，很容易使得這些檔案資料被篡改加工或被隱性化，這樣的檔案資料由于缺乏可信度，將失去自身存在的價值和意義。

（三）科技檔案的利用率較低

就目前而言，科技檔案的利用率事實上與社會的實際需求之間尚存在一定差距。科技檔案管理工作由于在各個管理環(huán)節(jié)中存在的不配套、不銜接等諸多問題，使得科技檔案管理工作從整體上難以實現(xiàn)質(zhì)的突破。此外，科技檔案的管理部門、管理人員、軟硬件設(shè)施、制度規(guī)范等方面尚不能完全適應(yīng)信息時代的要求，使得科技檔案管理的信息化建設(shè)進程仍然較為緩慢，因此需要盡快建設(shè)健全完善的科技檔案服務(wù)體系，以此來實現(xiàn)科技檔案管理工作與信息技術(shù)的有機融合，從而使科技檔案滿足時代發(fā)展與社會進步的需求。

2 應(yīng)對科技檔案管理工作存在問題的對策

（一）強化科技檔案的管理意識

首先，各個單位的領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)充分認(rèn)識到科技檔案的重要價值，轉(zhuǎn)變觀念，提升對科技檔案管理的重視程度，積極采取各項措施在單位形成一個科技檔案管理良好氛圍，使進而使全體人員在潛移默化中轉(zhuǎn)變思想觀念和檔案意識，使他們真正意識到科研生產(chǎn)與檔案管理具有同等重要的作用。其次，應(yīng)強化科技檔案管理意識，這是做好科技檔案管理工作的前提。要強化科技檔案管理，需要從全員入手，要求單位的各個部門、各個崗位樹立全員檔案意識，彼此之間加強配合協(xié)作?？萍紮n案管理是單位儲存、利用科技檔案信息的手段和窗口，最終目的是為科研生產(chǎn)服務(wù)的，因此科技檔案管理部門還應(yīng)定期對全體成員開展科技檔案方面的培訓(xùn)或講座，使其充分認(rèn)識到科技檔案的重要性以及自身在檔案管理環(huán)節(jié)中承擔(dān)的職責(zé)，增強大家的歸檔意識。最后，應(yīng)強化科技檔案管理服務(wù)意識[3]。科技檔案管理人員應(yīng)積極創(chuàng)造便利的服務(wù)條件，主動為檔案使用人員提供檔案服務(wù)，使科技檔案管理工作轉(zhuǎn)化為科研資源，進而使科技檔案管理工作產(chǎn)生良好的效益。

（二）健全科技檔案的管理機制

健全完善的科技檔案管理機制既是提升科技檔案管理工作水平的根本舉措，同時也是加強科技檔案管理制度約束力度[4]的重要途徑?？萍紮n案管理工作畢竟涉及到各個部門以及各個科研人員，因此如果僅僅依靠檔案管理部門獨立作戰(zhàn)，或者各個部門、各個科研人員分散保管科研檔案資料，是難以提升科研檔案管理工作的質(zhì)量和效率的。因此檔案管理部門應(yīng)加強與各個部門之間的溝通協(xié)作。一方面單位領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)督促各個部門、各個科研人員及時將相關(guān)科研信息資料提交給檔案管理部門，主動加強與檔案管理部門之間的寫作配合；一方面，檔案管理部門在接手各個部門、各個科研人員提交的科研檔案資料的時候，應(yīng)及時對檔案資料進行整理審核、歸類存檔。此外，在新的科技檔案管理機制中，還應(yīng)當(dāng)明確檔案的歸檔時間、保管方法、檔案利用等各個方面的內(nèi)容。比如在檔案利用方面，制定完善的檔案資料借閱流程，并規(guī)定借閱時間，以此來確保檔案資料的安全性。

（三）加快檔案管理信息化進程

伴隨計算機信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，計算機信息技術(shù)在各個領(lǐng)域、各個行業(yè)獲得了廣泛的應(yīng)用。而在科技檔案管理中，檔案管理信息化是科技檔案管理發(fā)展的必然趨勢，是科技檔案服務(wù)社會的最佳手段和途徑。各個單位應(yīng)結(jié)合單位實際情況，制定科學(xué)的檔案管理信息化發(fā)展方案，不斷推進檔案管理信息化進程。比如可以先建設(shè)科技檔案信息化管理系統(tǒng)，后續(xù)再逐漸對管理系統(tǒng)進行不斷的完善和升級?？萍紮n案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)主要包含檔案采集系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)、檔案查詢系統(tǒng)三個子系統(tǒng)，其中檔案采集系統(tǒng)負責(zé)科技檔案的快速采集工作，檔案管理系統(tǒng)負責(zé)科技檔案的整理審核、歸類存檔等工作，而檔案查詢系統(tǒng)則主要提供檔案的查詢、借閱等服務(wù)。相信科技檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)完成，一定可以進一步提高科技檔案的利用率，為科研生產(chǎn)提供更加準(zhǔn)確、方便、快捷的檔案信息服務(wù)。

3 結(jié)語

綜上所述，科技檔案管理是科技檔案實現(xiàn)充分利用的基礎(chǔ)，要想切實做好科技檔案管理工作，需要各個單位，尤其是檔案管理部門充分認(rèn)識到強化檔案管理的重要性，需要單位內(nèi)各個部門以及各個科研人員的支持與配合，不斷加強科技檔案管理信息化建設(shè)進程。此外，我們還必須清楚地看到，伴隨社會的不斷發(fā)展，科技檔案管理一定還會遇見更多的問題，只有檔案管理工作者不斷學(xué)習(xí)，不斷探索，才能使科技檔案管理工作不斷邁上新的臺階。

參考文獻

[1]閆寶霞.淺談信息時代科技檔案管理工作[J].黑河學(xué)刊，2013，（02）：175-176.

[2]加小雙，張斌.歐美科技檔案管理的經(jīng)驗借鑒[J].檔案學(xué)研究，2016，（01）：25-31.

[3]宋敏.加強科技檔案管理的幾點認(rèn)識[J].電動工具，2011，（01）：5-7.

[4]宋麗.我國科技檔案現(xiàn)代化管理研究[J].湖北廣播電視大學(xué)學(xué)報，2012，（02）：150-151.