談如何做好水利單位會計(jì)檔案管理工作

摘 要：會計(jì)檔案作為任何一個單位中極其重要的一種企業(yè)檔案，其中記錄著極其重要的內(nèi)容。而水利單位作為事業(yè)單位，它的會計(jì)檔案更是關(guān)乎著企業(yè)的正常運(yùn)行。隨著科技的發(fā)展和市場經(jīng)濟(jì)的完善，事業(yè)單位作為重要的企業(yè)也面臨著更多的困難。在會計(jì)信息化的發(fā)展之下，會計(jì)檔案的管理工作便成為了眾多的工作中的重點(diǎn)之一。本文便是對在水利單位中做好會計(jì)檔案管理工作進(jìn)行的一系列研究。

關(guān)鍵詞：會計(jì)檔案；管理；水利單位；制度

隨著當(dāng)代會計(jì)事業(yè)的發(fā)展的會計(jì)電算化的進(jìn)步，會計(jì)檔案變得更加復(fù)雜。非實(shí)物的會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)告等一系列的檔案也成為了會計(jì)管理中極為重要的部分。深化會計(jì)檔案的管理工作，將會計(jì)檔案中的資料更多的通過數(shù)字化去呈現(xiàn)，能夠充分減少會計(jì)檔案管理工作的難度，也能夠節(jié)約管理成本，增強(qiáng)會計(jì)檔案的管理強(qiáng)度。

1 建立健全會計(jì)檔案管理制度

作為事業(yè)單位，更多的需要制度去約束每位職工，而要想做好會計(jì)檔案的管理工作，建立健全會計(jì)檔案的工作制度也是不容忽視的。在日常的企業(yè)規(guī)則制定中，充分深入制定會計(jì)檔案的工作制度的制定，讓會計(jì)檔案的管理工作有法可依、有法必依。而且有了制度，能夠更好的進(jìn)行會計(jì)檔案的工作的管理，集中管理更容易找到其中出現(xiàn)問題的部分。而且有了完善的會計(jì)檔案工作制度，有助于企業(yè)內(nèi)部管理水平的充分提高，深化企業(yè)內(nèi)部管理改革，讓企業(yè)的管理更加秩序化，增加企業(yè)的協(xié)調(diào)力度，便于企業(yè)工作的開展。健全了會計(jì)檔案工作制度，能夠減少企業(yè)預(yù)算，讓預(yù)算編制更加地協(xié)調(diào)，為財(cái)務(wù)的內(nèi)部管理工作提供更多的詳實(shí)依據(jù)，從而提升企業(yè)的內(nèi)部管理水平。這也有利于讓職工的法律和企業(yè)意識得到很好地提升，增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部的協(xié)調(diào)力度，讓企業(yè)的內(nèi)部管理更加完善。

建立健全的會計(jì)檔案工作制度，要將管理過程中的憑證類、賬簿類和財(cái)務(wù)報(bào)告類這些數(shù)據(jù)的實(shí)體進(jìn)行科學(xué)地管理。要讓職工能夠熟悉并按照《會計(jì)檔案管理制度》進(jìn)行工作和日常運(yùn)用，也要對在實(shí)際操作中較為特殊的部分展示出較為合法性、適應(yīng)性和可操作性的一些處理方法。例如：當(dāng)年形成的會計(jì)檔案，在會計(jì)年度終了后，可暫由會計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。但在實(shí)際工作中，財(cái)務(wù)部門為了方便工作，通常在會計(jì)年度終了后3-5年甚至更長的時間，才向檔案部門移交。這種處理方法便是便是對于特殊的管理問題進(jìn)行較為合法性、適應(yīng)性和可操作性的一些處理方法，這樣的處理方法也有助于充分完善會計(jì)檔案的工作制度，讓會計(jì)管理工作更加制度化、規(guī)范化。

2 重視水利會計(jì)檔案保存整理

會計(jì)檔案作為企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動中極其重要的資料，充分貫穿了經(jīng)濟(jì)活動的整個過程。所以會計(jì)檔案的資料也是極其復(fù)雜和繁瑣的，這就需要企業(yè)注重對于會計(jì)檔案的保存工作，讓檔案能夠更多地保存下來。首先，便要要求對于已經(jīng)完成或者結(jié)束的經(jīng)濟(jì)活動進(jìn)行重要的檔案保存，雖然經(jīng)濟(jì)活動已經(jīng)結(jié)束，但是存留下來的會計(jì)檔案依舊是需要重點(diǎn)保存的資源。要將經(jīng)濟(jì)活動中使用過的合同、設(shè)計(jì)圖紙、預(yù)決算書等會計(jì)檔案進(jìn)行較為穩(wěn)妥的安置，將各類重要資料進(jìn)行分類保存，便于日后查找時能夠更方便的找到。將會計(jì)管理保存工作做好，便能夠充分減少在今后的尋找資料時花費(fèi)的人力物力，這也在一定程度上減少了企業(yè)對于管理上的開支。也能夠從側(cè)面提升企業(yè)的工作效率和文化底蘊(yùn)，讓企業(yè)在競爭中能夠獲得更多的資本。

企業(yè)不僅要重視會計(jì)檔案的保存工作，保存之后的整理工作也是極為重要的一環(huán)。企業(yè)應(yīng)該將經(jīng)濟(jì)活動中零散的、沒有規(guī)律的會計(jì)檔案通過會計(jì)手段進(jìn)行科學(xué)的整理，將每個部分進(jìn)行分組，較為條理的將經(jīng)濟(jì)活動的中的會計(jì)檔案進(jìn)行分類和有組織的整理，再保存在企業(yè)之中。例如：在每年末或制度規(guī)定的期末中，對已經(jīng)形成的會計(jì)檔案，按照要求認(rèn)證進(jìn)行清理，讓檔案進(jìn)行更有條理的分類，減少其中的錯誤和問題，并且要讓檔案保持整潔，最后移交管理部門進(jìn)行歸檔保存。這樣每次進(jìn)行檔案的清查，能夠保證檔案的條理性和有效性，做好防塵、防火、防潮、防磁的各種工作，減少檔案在保存中破壞，將重要的企業(yè)檔案進(jìn)行雙份處理，有助于企業(yè)檔案的長時間有效的保存，更好地深入會計(jì)管理工作的開展。

3 落實(shí)會計(jì)檔案查閱登記制度

會計(jì)檔案在原則上是不能夠借出的，所以只能夠通過查閱來保證對于今后的經(jīng)濟(jì)活動提供較為準(zhǔn)確的資料。所以，企業(yè)應(yīng)該建立完善的會計(jì)檔案查閱登記制度，保證檔案能夠更好地保存在檔案室之中，不僅能夠?qū)τ谄髽I(yè)發(fā)揮應(yīng)有的作用，而且保證檔案不至于被丟失或損傷。隨著市場競爭的愈加激烈，會計(jì)檔案作為一個企業(yè)極其重要的經(jīng)濟(jì)秘密應(yīng)該得到較好的管理和保存。將會計(jì)檔案有制度的進(jìn)行管理，讓職工能夠存在有權(quán)利的查閱，才能保證一個企業(yè)的機(jī)密不被泄露，保證一個企業(yè)能夠在競爭的過程中守住自己的秘密，有一定的底牌進(jìn)行競爭。而且也應(yīng)該對于企業(yè)的會計(jì)檔案的泄密處罰也進(jìn)行明確的規(guī)定，讓職工能夠充分重視會計(jì)檔案的查閱制度，讓企業(yè)的管理更加規(guī)范化和合理化。

例如：在員工進(jìn)行查閱的過程中，應(yīng)當(dāng)讓員工持自己的員工證件進(jìn)行登記，在查閱的登記表中，填寫處查閱的時間，歸還時間以及檔案種類、內(nèi)容和查閱的原因，并且應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)將查閱的資料進(jìn)行及時的歸還，并且需要借閱者和經(jīng)辦人的共同蓋章才可通過。這樣的規(guī)定便能夠讓查閱的系統(tǒng)更加的完善，在職工查閱的過程中，能夠表明查閱的各個信息，讓再因查閱出現(xiàn)問題時更好地尋找問題的源頭。也有助于企業(yè)內(nèi)部管理的秩序化，讓企業(yè)內(nèi)部管理的制度和條例也更加晚上，增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部軟實(shí)力，讓企業(yè)在今后的商業(yè)戰(zhàn)爭中更具競爭力。

4 重視會計(jì)檔案冗余銷毀工作

會計(jì)檔案更多的是在保存的一定時間后，將一些沒有價值的會計(jì)檔案進(jìn)行銷毀，減少會計(jì)檔案的冗余。銷毀會計(jì)檔案是管理會計(jì)檔案中最重要的部分，處理好了檔案的銷毀工作才能夠保證會計(jì)檔案的管理工作做到完美無缺。這就需要企業(yè)在日常的管理過程中，確保能夠周期性的調(diào)查企業(yè)中已經(jīng)失去價值的會計(jì)檔案，并且進(jìn)行銷毀。這樣可以節(jié)約企業(yè)對于無效檔案所花費(fèi)的人力物力。并且應(yīng)該在單位提出銷毀意見時，要及時的編制會計(jì)銷毀清冊，要對清冊之后的各個信息進(jìn)行具體地登記，要經(jīng)過每一步、每一個單位的一層層蓋章，才能夠通過。而且在要對被抽取的原始憑證的各個信息列入到被銷毀的清冊之中，要將其在會計(jì)檔案目錄中一一注明，并且經(jīng)過嚴(yán)格的程序進(jìn)行層層把關(guān)之后，才能進(jìn)行銷毀。

例如：在會計(jì)檔案的銷毀之中，必須有會計(jì)人員和檔案管理人員共同提出銷毀清單，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)之后，才能送入造紙廠，并且打漿的過程必須要監(jiān)銷人員在場進(jìn)行監(jiān)督，保證機(jī)密不被泄露。只有在銷毀的過程中每一步都按照規(guī)定上的去實(shí)行，才能保證最后銷毀的結(jié)果得到保障，減少無效會計(jì)檔案的累積。這樣也能夠保證會計(jì)檔案不被其他有心之人加以利用，對于企業(yè)進(jìn)行不良的企圖，也能夠充分保證企業(yè)的資源的循環(huán)利用，提高企業(yè)在管理會計(jì)檔案中的重視程度，讓企業(yè)的會計(jì)檔案管理深入到企業(yè)管理的改革之中，讓會計(jì)檔案的管理工作真正成為企業(yè)優(yōu)于其他部門的亮點(diǎn)。

總而言之，企業(yè)的會計(jì)檔案管理工作必須要受到企業(yè)的大力關(guān)注。只有讓企業(yè)的會計(jì)檔案管理工作形成制度化、規(guī)范化，才能夠保證企業(yè)的整個管理系統(tǒng)得到充分的提升，增強(qiáng)企業(yè)的核心競爭力，讓企業(yè)的內(nèi)部軟實(shí)力得到充分提升。讓企業(yè)對于會計(jì)檔案的管理工作各部分都落到實(shí)處，讓企業(yè)更快地邁向全球化經(jīng)濟(jì)的時代。

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作者簡介

賈延梅（1976-），女，漢族，河北承德市，館員，研究方向：事業(yè)單位會計(jì)檔案。就職于承德市武烈河河道與橡膠壩管理處。