淺析文書檔案管理中存在的問題及對策

摘 要：隨著我國信息化水平的不斷發(fā)展，文書檔案管理水平是企事業(yè)單位檔案管理水平的重要體現(xiàn)之一，其管理水平的高低直接決定著該企業(yè)的檔案資料質量與完整性。所以說企事業(yè)單位的文書檔案管理是企業(yè)文化的重要組成部分，需要我們加以重視。

本文將從當前我國企事業(yè)單位中面對的文書檔案管理問題出發(fā)，討論其對策，為如何將文書檔案管理工作實現(xiàn)為標準化、規(guī)范化的目標提供相應的參考依據(jù)，從而保證單位各項工作的順利進行與發(fā)展。

關鍵詞：文書檔案管理；問題；對策

1 文書檔案管理存在的問題

1.文書檔案重視程度不高

在當前許多企事業(yè)單位檔案工作管理中，領導對于檔案管理的重視程度一般較低，從而致使檔案工作實際投入的人力與財力較少，使文書檔案管理在基礎上就處于一個比較薄弱的位置，到最后表現(xiàn)出來的效果就是文書檔案管理效率低下。

另外，相關的文書檔案管理人員較少，甚至在一些企事業(yè)單位中出現(xiàn)一人兼任數(shù)職的情況，這樣就造成了文書檔案管理工作混亂，沒有針對性，容易出現(xiàn)檔案管理漏洞，比如說材料真?zhèn)尾环置?、收集范圍不明確、收集不及時，檔案資料的收集不完整、不到位等情況。

2.文書工作同檔案管理脫節(jié)

文書檔案管理工作其實是分為兩項工作，首先是文書工作，其次是檔案管理，兩者在實際工作中應該是相輔相成的關系，然而實際情況中，兩者無法得到有效的溝通，通常由于兩方的工作人員沒有進行必要的工作溝通，致使文書工作同檔案管理工作脫節(jié)，或者是文書工作人員在書寫是沒有按照檔案存放的要求進行，再或者是檔案管理人員不清楚文書的內容，致使管理混亂，從而造成裝訂不規(guī)范，用紙不達標，附件不規(guī)范，版記不全，原稿不全，編號不規(guī)范，程序辦理不規(guī)范，使用文種不當?shù)鹊惹闆r。

3.文書檔案管理專業(yè)素質不高

無論是何種行業(yè)、何種職業(yè)，專業(yè)的工作人員是該行業(yè)健康運行的重要保證條件之一，然而在我國現(xiàn)當代企事業(yè)單位的文書檔案管理工作中，一些工作人員沒有受過專業(yè)的培訓，對檔案管理知識存在較大的空白，這都為檔案管理水平的提高造成了巨大的阻礙。

另外，隨著計算機的不斷普及，現(xiàn)代化的檔案管理手段逐漸進入到企事業(yè)單位當中，所以必須要加強檔案管理人員的技術培訓與標準化管理。但是當前在一些企事業(yè)單位的文書檔案管理工作中，一些部門著眼于單位工作不愿意把文件資料交給檔案員保管。檔案員與其他部門之間交流較少，難以做好檔案工作，導致重要的文件資料散失。

4.整體配合不夠

上述幾點都是文書檔案內部存在的問題，在實際工作當中，事業(yè)文書檔案管理工作的外部環(huán)境也非常重要，他需要不同的部門的配合，比如一些部門比較特殊，不希望自己的檔案放置到檔案員處進行統(tǒng)一管理，那么就需要檔案工作人員具有較高的職業(yè)素養(yǎng)，去進行溝通。更重要的也需要其他部門的理解。

2 文書檔案管理問題的應對措施

從上面的討論我們可以知道檔案管理存在的種種問題，那么我們針對其現(xiàn)狀，為了達到規(guī)范性管理，提出以下三點管理措施：

1.強化檔案管理制度

首先，檔案管理人員是檔案規(guī)范管理的重要實施者，所以對其應該采取工作責任制度，加強其對于檔案管理的重視程度，例如：建立檔案工作小組，設立組長、成員，分配不同任務，對檔案進行整理、立卷等工作，出現(xiàn)問題能夠責任到人，進而加強檔案管理的檢查、指導和監(jiān)督。除了在工作人員方面要加強制度管理，對于工作中的制度也要有針對性，例如建立合理的崗位負責機制，對于檔案文件移交等工作進行嚴格規(guī)定，對于檔案管理中的各項指標進行細化，分解，從制度上有效地對存在的問題進行解決。

2.強化檔案管理人才培養(yǎng)

對于上述提到的人才欠缺問題，應該有針對性的強化專業(yè)型人才培養(yǎng)，加強人才引進方面的投資，使更多的專業(yè)人才能夠發(fā)揮其作用，進一步實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理與現(xiàn)代化電子檔案管理的同步進行。

通過人才的培養(yǎng)，可以避免因為人才不足而造成的文件歸檔不到位等現(xiàn)象，達到了檔案材料完整、準確、系統(tǒng)化的目標，使得人盡其才的管理效果，為檔案管理規(guī)范性提供了有利的人才資源。

3.加強檔案管理的綜合性

檔案管理的綜合性也是我們要注意的，包括對信息的收集與歸檔，發(fā)揮其信息功能、知識功能。檔案管理人員應該不斷加強自身業(yè)務素質和工作能力培養(yǎng)，大力開發(fā)檔案信息資源，對檔案內容進行系統(tǒng)編制，提高檢索速度以及檔案利用率。

只有充分將檔案管理作用發(fā)揮出來，才能為以后的人員調查、人事變更工作提供合理的科學參考依據(jù)，最終達到良好的社會服務功能。

3 結語

綜上所述，我們可以看出從一個企事業(yè)單位的文書管理水平能夠得出其整體管理水平的高低，所以我們要保證文書檔案管理在事業(yè)單位中的重要地位，不斷加強管理文書工作于檔案管理直接的交流，增加各個部門之間的聯(lián)系，樹立起高標準的文書檔案管理規(guī)范與意識，從基層做好檔案資料收集工作，從而保證企業(yè)的健康發(fā)展與檔案的高效率使用。

參考文獻

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作者簡介

楊麗麗（1973-），女，福建省廈門市，本科，助理館員，主要研究方向：檔案管理（文書檔案、會計檔案、聲像檔案、業(yè)務檔案等）