信息化時代供水行業(yè)檔案科學化及規(guī)范化研究管理

摘 要：隨著科學技術的不斷發(fā)展，信息化時代到來，信息化發(fā)展迅速，在各行各業(yè)中都得到應用，同時，對供水行業(yè)的檔案管理工作產生影響，直接關系到其工作的科學化與規(guī)范化水平。因此，信息化發(fā)展對供水行業(yè)的有序發(fā)展意義重大。要重視對供水行業(yè)發(fā)展模式和特質的分析，重視其檔案科學性與規(guī)范化的管理，發(fā)揮信息技術的指導作用。

關鍵詞：信息化時代；供水行業(yè)；檔案管理；科學性；規(guī)范化

對于供水行業(yè)而言，其所面對的對象是整個社會，是公共事業(yè)的一種，鑒于這種特征，其具有一定的自然壟斷的特性，優(yōu)勢突出，其服務質量是整個社會公民關注的要點。也就是說供水行業(yè)服務的品質既影響到其供水行業(yè)自身的信譽，同時，關乎整個社會和政府的形象。

1 對供水行業(yè)檔案管理的改善

隨著社會的不斷發(fā)展和城市建設的推進，在供水行業(yè)中，其傳統(tǒng)的檔案管理遭到挑戰(zhàn)和沖擊，很難適應新時期供水行業(yè)的的發(fā)展要求，尤其是隨著供水行業(yè)體制改革的推進，對其檔案管理工作提出了新的標準和要求，尤其是檔案管理的信息化理念被引入其中。信息時代的道路，是的供水行業(yè)的檔案管理工作發(fā)揮了轉變，信息量迅速增加，檔案信息載體也凸顯多樣化，促進了供水行業(yè)檔案的開發(fā)和利用，在很大程度上推動了供水行業(yè)檔案管理和科學化與規(guī)范化。

2 對檔案信息化個概述

對于檔案信息化，主要是立足國家檔案管理行政管理部門的要求，進行統(tǒng)一的規(guī)劃和設計，在其組織協(xié)調下，在檔案管理行為中，將現(xiàn)代信息化技術納入其中，實現(xiàn)對檔案信息資源的有效處理、管理，以更加全面地滿足社會的需要，提供更加全方位的付，加速了檔案管理現(xiàn)代化進程的推薦。也就是說，檔案信息化的發(fā)展，使得檔案管理模式發(fā)生了根本性的變化，由實體管理變?yōu)闄n案信息為核心，這個過程是一個長期的發(fā)展過程，要重視現(xiàn)代信息技術裝備部門的建設，提高檔案管理和科學性與規(guī)范化，實現(xiàn)與時代接軌，達到現(xiàn)代化管理的水平。為了推動檔案信息化的發(fā)展，要提高檔案自身的真實性，保證完整性與權限，提高準確度，只有保證原始資料的真實性，才能提高檔案信息的自身價值。另外，對于檔案管理人員，要重視專業(yè)化的教育和培訓，保證其明確檔案管理的目的和目標，熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)的流程，加大法制宣傳和教育，促進檔案信息化建設的科學性、法制化與規(guī)范化。

3 對檔案管理信息化優(yōu)勢的分析

3.1 對檔案記載的載體進行轉變，實現(xiàn)資源保存的完整性

在傳統(tǒng)的檔案資料管理中，主要的模式是紙質載體，進行有效的記錄和存儲。其需要較大的工作強度和工作量，保管存在難度，不利于進行隨時查閱，占用大量空間，十分容易發(fā)生破損的情況。因此，傳統(tǒng)檔案管理受到環(huán)境的制約。但是，檔案信息化建設中，主要的載體是計算機，借助掃描等方式，進檔案資料的錄入，形成電子版本的資料，方便進行保持和查閱。只有提高信息系統(tǒng)的穩(wěn)定性，才能保證免受外界干擾，實現(xiàn)對檔案的有效保存和管理。

3.2 檔案瀏覽方式發(fā)生轉變，查閱效率得以提升

對于紙質檔案而言，需要大量空間進行存儲，查閱比較困難。為了提取某份檔案資料，需要花費大量的人力和物力進行查找和調取。尤其是一些時間比較久遠的檔案，由于受到外界干擾較為嚴重，損壞不可避免，這就在一定程度上阻礙了公司行業(yè)的工作的有序開展。在供水行業(yè)內部，信息量較大，借助信息化管理模式，使得整個檔案管理的科學化程度增強，趨于規(guī)范化，工作強度變小。檔案信息化管理之后，信息被錄入相關系統(tǒng)，設置一定的權限，進行資料的快速查詢。同時，權限的設定，要避免了資料背書隨意調取，避免資料的流失和泄漏。

3.3 檔案存儲方式發(fā)生變化，存儲容量增大

公司行業(yè)的檔案資料規(guī)模較大，很多時候缺乏大量的空間進行存儲。這也是傳統(tǒng)檔案管理模式的缺點和不足。但是，檔案資料十分珍貴，尤其是對以后的供水發(fā)展意義重大。在實現(xiàn)檔案信息化管理之后，存儲空間被擴大，只需要結合資料數(shù)量，進行空間的擴展即可。

4 在信息時代，如何促進供水行業(yè)檔案管理的科學性與規(guī)范化

4.1 加大對信息化檔案管理理念的宣傳，提高工作人員對信息化的認識

當前，供水行業(yè)檔案管理存在落后的現(xiàn)象，不利于檔案管理工作的完善和管理。鑒于檔案管理信息化的優(yōu)勢，供水行業(yè)要提高對其認識，加大宣傳。深化整個行業(yè)對信息化檔案管理模式的認識，重視其地位和作用，自發(fā)進行檔案管理信息化的學習，促進供水行業(yè)檔案管理的順利發(fā)展。

4.2 重視檔案管理制度的健全和完善

發(fā)展離不開制度，因此，檔案管理要重視制度的指導作用。檔案管理兼具技術與服務，一旦缺乏制度進行科學化、規(guī)范和和制度化的管理，很可能造成檔案管理工作的混亂。因此，為了推動檔案管理的順利開展，要重視制度建設，形成有力的信息化建設制度，加強執(zhí)行力，為檔案管理科學性營造更好的執(zhí)行環(huán)境。

4.3 加大技術投入

供水行業(yè)檔案管理的信息化建設，需要相關的設備進行支持，因此，要重視對計算機等設備的更新，應用相關軟件，促進檔案管理工作的有序開展，提高管理工作效率。

4.4 重視檔案信息的開發(fā)和利用，提高人員素質和能力

為了實現(xiàn)檔案管理的信息化，提升科學性和規(guī)范化水平，要重視對檔案信息的開發(fā)和利用，使其真正發(fā)揮自身價值，同時，要注重提升工作人員的專業(yè)素質和能力，為信息化檔案管理工作的開展提供保障。

5 結束語

綜上，在信息時代的背景下，供水行業(yè)的檔案信息建設勢在必行，要重視建立更加科學、統(tǒng)一和規(guī)范的管理系統(tǒng)，提供供水行業(yè)的自身價值，實現(xiàn)其可持續(xù)發(fā)展的戰(zhàn)略。

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作者簡介

奚琳琰（1987-），女，上海，上海市供水管理處。