檔案管理在職業(yè)學(xué)校評估中的作用

王英

摘 要 職業(yè)學(xué)校評估意義重大，事關(guān)學(xué)校聲譽(yù)，直接影響著學(xué)校的生存與發(fā)展。檔案管理在評估中的重要性日益凸顯。學(xué)校要采取強(qiáng)化全員檔案意識的措施、健全檔案管理制度、推進(jìn)檔案電子化管理、提高管理人員素質(zhì)、有機(jī)整合學(xué)校檔案與評估檔案等措施加強(qiáng)檔案建設(shè)，為學(xué)校的發(fā)展作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞 檔案管理 職業(yè)學(xué)校 評估

中圖分類號：G717 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkz.2016.09.007

The Role of File Management in the Evaluation of Vocational Schools

WANG Ying

（Changzhou Health Vocational and Technical School， Changzhou， Jiangsu 213002）

Abstract The evaluation of vocational school is of great significance， which relates to school reputation， directly affects the survival and development of the school.The importance of file management in evaluating is growing. Schools should take measures to strengthen the full file of archives， Sound file management system， promote the electronic archives management， improve the quality of personnel management， integration and evaluation of organic school archives archives archives and other measures to strengthen the construction of the schools development and make due contributions.

Key words file management； vocational schools； assessment

職業(yè)學(xué)校檔案是學(xué)校在教學(xué)、科研、管理以及其他各項活動中直接形成的對學(xué)校、學(xué)生和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，能真實、客觀反映職業(yè)學(xué)校建設(shè)與發(fā)展的歷程。①近十年來，我國國務(wù)院、教育部、財政部等部門先后出臺了《關(guān)于大力發(fā)展職業(yè)教育的決定》（國發(fā)[2005]35號）、《關(guān)于實施國家示范性高等職業(yè)院校、加快高等職業(yè)教育改革與發(fā)展的意見》（教高[2006]14號）、《關(guān)于全面提高高等職業(yè)教育教學(xué)質(zhì)量的若干意見》（教高[2006]16號）等文件，標(biāo)志著高等職業(yè)教育進(jìn)入了新的發(fā)展時期，工作重心發(fā)生了根本性的轉(zhuǎn)變，從重點抓規(guī)模擴(kuò)張轉(zhuǎn)向抓內(nèi)涵建設(shè)。期間，學(xué)校要接受各級各類的評估，如高職高專院校人才培養(yǎng)工作水平評估、星級學(xué)校評估、示范專業(yè)評估、特色專業(yè)評估等。在眾多的評估中，學(xué)校檔案是最可靠的第一手材料，是評估專家需重點檢查的內(nèi)容，在衡量學(xué)校教育教學(xué)質(zhì)量、科研水平和管理水平方面起著舉足輕重的作用。

1 檔案管理在職業(yè)學(xué)校評估中的作用

職業(yè)學(xué)校評估意義重大，事關(guān)學(xué)校聲譽(yù)，直接影響著學(xué)校的生存與發(fā)展，檔案管理在評估中的重要性日益凸顯。

1.1 檔案是職業(yè)學(xué)校做好評估工作的基礎(chǔ)

檔案資料是職業(yè)學(xué)校歷史的真實寫照，不僅客觀反映了學(xué)校建設(shè)發(fā)展的過程，也是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的一個重要標(biāo)志。職業(yè)學(xué)校要做好評估準(zhǔn)備工作，撰寫自評報告、擬定匯報材料的內(nèi)容和數(shù)據(jù)大部分來源于檔案資料，如果沒有完整、系統(tǒng)的檔案資料作支撐，常會使評估準(zhǔn)備工作處于被動地位，為準(zhǔn)備佐證材料花費大量人力、物力、財力。因此，完善的檔案資料是做好評估工作的基礎(chǔ)。

1.2 檔案資料是專家作出科學(xué)評估的依據(jù)

職業(yè)學(xué)校在接受評估時，評估專家要在2～3天進(jìn)行全面考察評估、掌握和了解學(xué)校的辦學(xué)狀況，檔案資料的查閱是非常重要的環(huán)節(jié)。無論何種形式的評估，評估專家都要將評估材料中大量的統(tǒng)計表、文字?jǐn)⑹龆家檎以紮n案資料逐一驗證。職業(yè)學(xué)校檔案具有獨有的原生性、真實性、系統(tǒng)性，能全面展示學(xué)校工作成就與辦學(xué)特色，常成為評估專家了解學(xué)校辦學(xué)狀況的重要媒介，對學(xué)校的工作業(yè)績發(fā)揮重要的支撐和驗證功能。因此，科學(xué)規(guī)范、齊全完整的檔案材料是評估專家全面了解學(xué)校各項工作狀況進(jìn)而作出科學(xué)評估必不可少的憑證依據(jù)。②

2 檔案管理在職業(yè)學(xué)校評估中尚存在的問題

在職業(yè)學(xué)校評估中發(fā)現(xiàn)，目前檔案管理的滯后性與被動性還較為明顯，具體存在以下問題。

2.1 檔案管理意識較為淡薄

職業(yè)學(xué)校常存在重視教學(xué)、輕視檔案管理的現(xiàn)象。在評估時，對學(xué)校辦學(xué)條件、辦學(xué)質(zhì)量、管理水平等評價的主要依據(jù)是查閱檔案資料，如檔案管理意識較為淡薄，對檔案建設(shè)不重視，不從收集檔案原始資料的源頭抓起，常導(dǎo)致材料收集不全，流失在各部門或個人手中，或收集后沒能及時歸檔而積壓。在接到評估通知后再著手收集整理所需各類材料時，才發(fā)現(xiàn)許多檔案工作雖然做了甚至做得較好，但因為沒有形成文字材料或沒有進(jìn)行科學(xué)整理歸檔，出現(xiàn)無證可查的現(xiàn)象，在評估時常顧此失彼，再次投入大量的人力、物力和財力整理補(bǔ)充材料，造成被動局面，影響評估結(jié)果。

2.2 檔案管理制度不太健全

多數(shù)職業(yè)學(xué)校成立專職檔案管理部門、配備專職檔案管理人員的時間都不長，檔案管理制度常不健全，管理水平參差不齊，如檔案資料的上交與收集缺乏有效的制約機(jī)制，未建立規(guī)范的部門歸檔、檔案統(tǒng)計、檔案保密、檔案管理人員崗位責(zé)任等制度，③沒有明確歸檔范圍、歸檔時限、歸檔質(zhì)量，導(dǎo)致檔案材料積壓、收集不全或查詢不便等問題。

2.3 檔案分類管理與評估指標(biāo)不相一致

目前職業(yè)學(xué)校檔案分類按國家檔案局制定的全國高等學(xué)校的檔案實體分類法進(jìn)行分類管理，與學(xué)校接受評估的指標(biāo)體系通常不一致，不利于檔案資源的整合與共享，難以實現(xiàn)有機(jī)銜接，在評估需要提供資料（檔案的移交和查找利用）時造成困難，常要以館藏檔案材料為基礎(chǔ)，根據(jù)評估要求進(jìn)行必要的補(bǔ)充、加工和整理。

2.4 評估結(jié)束后檔案的后續(xù)管理不到位

評估時檔案資料常十分重視整理和保存，但在評估結(jié)束后常不能及時移交檔案管理部門，致使用于評估的檔案資料管理不到位，尤其是需要提供原件的檔案資料，有的是為迎接評估從其他部門借調(diào)過來，評估結(jié)束后材料就撤回到原部門，致使留存的資料難以反映評估的全過程，加上許多職業(yè)學(xué)校沒有設(shè)立評估辦，評估結(jié)束后評估檔案無專人管理，材料丟失現(xiàn)象嚴(yán)重。在學(xué)校接受其他評估檢查時，常出現(xiàn)拆東墻補(bǔ)西墻現(xiàn)象，把一些材料按評估要求重新組合，出現(xiàn)評估檔案管理無序的現(xiàn)象，對檔案管理和評估造成不利局面。

2.5 檔案管理手段相對落后

受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，加上對檔案管理重視不夠，致使檔案管理手段相對落后，仍以手工操作、紙質(zhì)管理為主，計算機(jī)數(shù)據(jù)管理處于初級階段或尚未開展。隨著學(xué)校辦學(xué)時間的增長、開設(shè)專業(yè)的調(diào)整、內(nèi)涵建設(shè)的加強(qiáng)，目前的檔案管理手段難以達(dá)到管理要求，也就無法滿足各種評估對檔案資料快捷檢索、提取的要求。

2.6 檔案管理人員素質(zhì)相對不高

目前，職業(yè)學(xué)校專職檔案管理人員編制不足，且畢業(yè)于檔案管理專業(yè)的人員較少，大部分檔案管理人員是由其它崗位轉(zhuǎn)崗而來，經(jīng)短期培訓(xùn)或自學(xué)后上崗，檔案管理意識不清晰、缺乏基本的檔案管理專業(yè)知識與技能，不能對檔案信息進(jìn)行深層次研究和開發(fā)，僅能做一些收集、保管和簡單的分類工作，難以適應(yīng)新時期職業(yè)學(xué)校檔案管理的需要。

3 檔案管理更好地服務(wù)于學(xué)校評估的舉措

為了更好地發(fā)揮檔案在學(xué)校評估中的作用，提升評估結(jié)論的可信度，需從檔案管理理念、管理措施和制度建設(shè)等方面加強(qiáng)評估檔案的規(guī)范化建設(shè)與管理。

3.1 強(qiáng)化全員檔案意識

學(xué)校檔案對了解學(xué)校的歷史和現(xiàn)實都具有非常重要的作用，學(xué)校檔案不完整就無法還原歷史，無法全面反映學(xué)校各項工作的全過程，也就談不上檔案的開發(fā)和利用。因此，強(qiáng)化全員檔案意識對確保完成各種評估起著十分重要的作用。學(xué)校要利用各種媒體和機(jī)會如校園網(wǎng)、宣傳櫥窗、有關(guān)會議大力宣傳加強(qiáng)檔案管理的意義，使全體師生員工對檔案的重要性有較為深刻的認(rèn)識，使之在平時工作中養(yǎng)成了解檔案、關(guān)心檔案、重視檔案、隨時積累檔案資料的良好習(xí)慣。為了滿足學(xué)校各種評估的需求，要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理理念，具有超前服務(wù)意識，制定科學(xué)的檔案管理計劃，在學(xué)校形成人人參與檔案管理的良好氛圍，使檔案管理步入良性循環(huán)軌道。

3.2 健全檔案管理制度

學(xué)校檔案管理部門要以評估為契機(jī)，完善檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理。（1）學(xué)校設(shè)立專職檔案管理機(jī)構(gòu)與管理人員，全面負(fù)責(zé)學(xué)校檔案資料的收集、整理和利用，并協(xié)調(diào)各部門之間的關(guān)系。（2）建立檔案管理目標(biāo)責(zé)任制，將收集、保存檔案資料與各職能科室及個人的年度目標(biāo)管理掛鉤。（3）健全各種檔案管理制度，明確部門及個人的職責(zé)，做到獎懲分明，在學(xué)校形成檔案有人管、有人做、有人查的良好機(jī)制，為學(xué)校順利通過各種評估檢查提供全面、可信的檔案資料。（4）做好檔案管理的基礎(chǔ)工作，盡可能將原始資料收集齊全，歸檔合理，在評估檢查需要時能準(zhǔn)確及時地提供。

3.3 努力推進(jìn)檔案電子化管理

隨著學(xué)校辦學(xué)時間的延長、內(nèi)涵建設(shè)的加強(qiáng)，學(xué)校檔案資料將越來越多，一方面增加管理的強(qiáng)度和難度，給需要利用時查找?guī)聿槐?，另一方面增加存儲空間和保管費用。因此，要充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，創(chuàng)造條件將檔案資料進(jìn)行數(shù)字化翻拍，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案電子化，有效解決檔案數(shù)量的增長和存儲空間不足的矛盾，使檔案管理發(fā)生質(zhì)的飛躍，真正發(fā)揮檔案資料的使用價值。檔案電子化管理將能確保檔案資料質(zhì)量及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下數(shù)據(jù)的通用、共享與交換，因而也能更好地滿足各種評估對檔案信息檢索、利用的要求，這將成為檔案管理發(fā)展的必然趨勢。

3.4 努力提高管理人員素質(zhì)

目前職業(yè)學(xué)校檔案管理人員在人才結(jié)構(gòu)和能力結(jié)構(gòu)等方面整體水平較為薄弱，面對快速發(fā)展的科技創(chuàng)新時代，新技術(shù)的不斷涌現(xiàn)，要求檔案管理人員除了要有精通檔案專業(yè)知識和良好的政治素質(zhì)外，還必須掌握多學(xué)科、多領(lǐng)域的知識與技能，能靈活運用計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化技術(shù)。因此，學(xué)校對現(xiàn)有檔案管理人員要定期進(jìn)行培訓(xùn)，不斷更新專業(yè)知識，提高現(xiàn)代化管理能力，不斷提高管理水平。

3.5 有機(jī)整合學(xué)校檔案與評估檔案

為適應(yīng)評估需要，在學(xué)校檔案分類管理時要結(jié)合評估要求盡量與評估檔案有機(jī)結(jié)合，將有關(guān)評估指標(biāo)項目列入學(xué)校檔案實體分類法中，結(jié)合國家檔案局發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》的要求，實行“簡化整理，深化檢索”方式，由學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)對評估檔案材料進(jìn)行集中統(tǒng)一管理、監(jiān)督和指導(dǎo)，④既保證學(xué)校檔案資料齊全，又方便評估檢查時的查找利用，節(jié)省人力、物力和財力。在各種評估結(jié)束后將評估檔案作為專題檔案及時移交學(xué)校檔案管理部門，納入學(xué)校檔案統(tǒng)一規(guī)范管理。

職業(yè)學(xué)校評估工作是檢驗學(xué)校辦學(xué)條件、辦學(xué)質(zhì)量的重要手段，隨著我國職業(yè)教育的不斷發(fā)展，學(xué)校檔案在評估工作中的重要性日益凸顯。因此，學(xué)校必須加強(qiáng)檔案建設(shè)，提高制度化、規(guī)范化管理水平，積極推進(jìn)檔案電子化管理，以更好地服務(wù)于學(xué)校接受各級各類的評估，為學(xué)校的發(fā)展作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

注釋

① 馬玉杰.本科教學(xué)評估與高校檔案管理工作研究[J].檔案學(xué)研究，2006（6）：22-26.

②④倪慧敏，柯友良，黃文卿.高校評估檔案管理規(guī)范化的探索[J].檔案學(xué)研究，2006.91（5）：16-18.

③ 西梅.高職院校評估與檔案管理[J].山東省青年管理干部學(xué)院學(xué)報，2010（4）：159-161.