在新時期電力企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新研究

凌麗麗

摘 要：電力企業(yè)在人們的日常生活中扮演著非常重要的角色，承擔(dān)著為國家和人們供電的責(zé)任，所以必須及時發(fā)現(xiàn)自身的不足并加以改正，在激烈的競爭中掌握主動控制的權(quán)利，這就需要加強電力企業(yè)檔案管理。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè)；檔案管理；信息技術(shù)；管理模式

中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2016.19.059

對企業(yè)檔案進行科學(xué)的管理在一個企業(yè)發(fā)展的過程中起著非常重要的作用，檔案管理的效果可以充分體現(xiàn)出企業(yè)的綜合管理水平以及企業(yè)對信息的重視程度，較好的檔案管理工作可以體現(xiàn)檔案工作人員的自身價值。我們現(xiàn)在處在一個信息爆炸的社會，企業(yè)更應(yīng)該重視檔案管理對企業(yè)以及社會所起到的積極作用，讓檔案管理工作向著科學(xué)、信息化、法制化的方向發(fā)展，與時俱進，制訂創(chuàng)新管理措施，開拓檔案管理工作的新局面。

1 電力企業(yè)檔案管理存在的問題

1.1 檔案信息收集不全面和保存不完整

就目前的情況看，電力企業(yè)早期檔案管理過程中存在最為普遍的問題就是不能及時、全面、有效地收集信息。在電力企業(yè)的檔案管理工作中，從信息的收集到信息的入庫保存，都是由相關(guān)人員負(fù)責(zé)的。但是，根據(jù)調(diào)查結(jié)果，電力企業(yè)的檔案管理人員并沒有加強對檔案管理工作的重視，沒有及時、主動地進行信息收集工作，而且，目前還有一部分電力企業(yè)沒有采用先進的信息采集方式來收集信息。采用紙質(zhì)的方式進行檔案信息的記錄會引發(fā)一系列的問題，例如如果有人來企業(yè)調(diào)取檔案信息，就可能會出現(xiàn)在紙質(zhì)檔案進行涂改的情況。電力企業(yè)對檔案管理工作的不重視導(dǎo)致企業(yè)檔案信息不全面、信息保存不完整的情況，影響了企業(yè)的正常發(fā)展。

1.2 專業(yè)部門和專業(yè)人才的缺乏

檔案管理對于企業(yè)的發(fā)展具有重要作用，該工作不僅僅是對資料的收集、分類、存放，還涉及到資料信息的分析處理，從中提取有價值的資源，為企業(yè)制訂后期的發(fā)展目標(biāo)提供必要的參考依據(jù)。檔案管理不僅見證了企業(yè)的發(fā)展過程，也將指導(dǎo)企業(yè)的發(fā)展方向。當(dāng)前電力企業(yè)中的檔案管理人員缺乏相關(guān)的專業(yè)知識，對該工作的重要性沒有足夠的認(rèn)識，有的單位檔案人員出現(xiàn)“斷層”，青年多、學(xué)歷高但實踐經(jīng)驗不足；有的單位檔案人員年齡偏大、學(xué)歷偏低，實操能力雖強，但理論知識匱乏；而地市公司的二級機構(gòu)或縣級公司，檔案人員幾乎全部由綜合專責(zé)擔(dān)任兼職，業(yè)務(wù)能力不強，專業(yè)水平不高，分配到檔案工作上的時間和精力也相對有限。

2 電力企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新

2.1 超前規(guī)劃、創(chuàng)新發(fā)展

電力企業(yè)應(yīng)始終堅持先行思維，主動對接公司核心業(yè)務(wù)發(fā)展與管理變革需要。在企業(yè)開展大規(guī)模特高壓電網(wǎng)建設(shè)之初，狠抓工程檔案質(zhì)量控制機制建設(shè)；針對“三集五大”改革部署，同步制訂檔案工作預(yù)案；面對“大數(shù)據(jù)”趨勢，國內(nèi)率先建成電子文件管理系統(tǒng)。以適度超前的工作，確保檔案管理能夠始終與企業(yè)發(fā)展需要相適應(yīng)。

2.2 增強企業(yè)檔案信息化安全保密力度

隨著電力檔案信息化工作的不斷推進，檔案信息系統(tǒng)安全可從以下三方面進行強化：①防護檔案信息系統(tǒng)安全。開展邊界防火墻策略優(yōu)化及檔案信息系統(tǒng)開放端口排查工作，消除安全隱患；杜絕帳號弱口令導(dǎo)致越權(quán)訪問和信息泄露，加大對系統(tǒng)的運維檢查及監(jiān)控。②嚴(yán)格管理檔案系統(tǒng)帳號權(quán)限。定期審查系統(tǒng)賬號、備案運維帳號，清理臨時帳號，確保檔案信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)授權(quán)許可使用合規(guī)，數(shù)據(jù)安全共享。③實現(xiàn)檔案資源安全存儲。制訂檔案安全備份策略和恢復(fù)測試方案，定期開展檔案數(shù)據(jù)異地備份和恢復(fù)測試。

2.3 整合檔案信息資源

在電子信息時代的背景下，電力企業(yè)應(yīng)當(dāng)在檔案管理工作中對檔案信息資源進行有效整合，從而最大限度地發(fā)揮出電力檔案的價值和作用，促進電力事業(yè)的穩(wěn)定、持續(xù)發(fā)展。首先，應(yīng)當(dāng)加快實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)之間的無縫對接，可將OA系統(tǒng)中形成的各類電力信息直接轉(zhuǎn)入到檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，簡化文檔的轉(zhuǎn)存流程，突出電子文件歸檔控制，形成覆蓋全面、管控到位的“大檔案”資源體系。

2.4 加快信息化技術(shù)的研發(fā)及應(yīng)用

隨著社會的快速發(fā)展，計算機技術(shù)、通信技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等先進信息處理技術(shù)在不斷地發(fā)展，并且已經(jīng)具備很強的實用性，可以將先進的信息處理技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中。對于電力企業(yè)來說，應(yīng)根據(jù)“大數(shù)據(jù)”時代要求，大力開展信息化建設(shè)。一方面打造文檔一體化格局，建成企業(yè)級“檔案數(shù)據(jù)資源池”。檔案庫正在從過去的“信息孤島”變?yōu)橐粋€信息互通、數(shù)據(jù)共享、能夠產(chǎn)生聚變效應(yīng)的“資源池”；另一方面用“大數(shù)據(jù)”思維推動業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)集成與歸檔控制。建立電子文件管理系統(tǒng)（數(shù)字檔案館），有效提升電力檔案數(shù)據(jù)治理能力、資源開發(fā)能力和服務(wù)利用能力。

在信息化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的過程中，應(yīng)該在實際工作的過程中不斷總結(jié)經(jīng)驗，吸取教訓(xùn)，從而為新技術(shù)的開發(fā)提供有效的參考。在新技術(shù)研發(fā)、應(yīng)用過程中，還可以充分借鑒其它專業(yè)的研究成果，拓寬研發(fā)人員的思路，保證信息化檔案管理技術(shù)的先進性和安全性。

2.5 拓展檔案服務(wù)能力

深入挖掘檔案資源價值，對此，要鞏固已有數(shù)字化成果，完成目錄檢索向全文檢索的轉(zhuǎn)型，全面提高數(shù)字化成果開發(fā)利用效率，為維護電力企業(yè)權(quán)益提供支撐；創(chuàng)新服務(wù)模式，借助網(wǎng)絡(luò)和協(xié)同辦公系統(tǒng)，優(yōu)化傳統(tǒng)的檔案閱覽、復(fù)制、出借等利用方式，在智能化檢索、一體化利用和專用化專題服務(wù)等方面創(chuàng)新檔案服務(wù)模式。

充分發(fā)揮檔案憑證價值。對檔案資料進行綜合分析和有效利用，使其在服務(wù)電網(wǎng)技術(shù)創(chuàng)新、保障電網(wǎng)項目建設(shè)、解決歷史遺留問題等方面發(fā)揮積極作用。

3 結(jié)束語

檔案管理工作是一項綜合性較強、涉及部門較多、專業(yè)性較強的全局性管理工作。檔案管理不僅對企業(yè)的發(fā)展有著非常重要的意義，對國家的發(fā)展和建設(shè)同樣有著重要的參考價值。先進的管理模式不僅能有效提升工作效率，還能充分發(fā)揮檔案的參考價值，為企業(yè)發(fā)展提供必要的幫助。

參考文獻

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〔編輯：王霞〕