關(guān)于現(xiàn)代企業(yè)文秘工作的能力需求探討

摘要：隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，企業(yè)文秘工作成為了企業(yè)發(fā)展中一個(gè)重要的環(huán)節(jié)。文秘工作作為一項(xiàng)系統(tǒng)性、發(fā)展性的服務(wù)工作，決定了企業(yè)各項(xiàng)事務(wù)能否保持充足的運(yùn)轉(zhuǎn)，在辦公室工作中占有重要的份額。本文針對(duì)現(xiàn)代企業(yè)文秘工作的價(jià)值、問(wèn)題及強(qiáng)化措施進(jìn)行探究。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代企業(yè)；文秘；協(xié)調(diào)性；需求；發(fā)展

文秘工作，是企業(yè)部門或主管的重要助手，在企業(yè)文化的塑造中，占有重要的作用。文秘工作者直接參與到企業(yè)大小事務(wù)的處理中，并需要利用具體的辦公工具和設(shè)備，處理各項(xiàng)行政要?jiǎng)?wù)。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，企業(yè)文秘工作成為了企業(yè)發(fā)展中一個(gè)重要的環(huán)節(jié)。隨著現(xiàn)代文秘工作性質(zhì)的改變，傳統(tǒng)的文秘工作效率低下、進(jìn)程緩慢，已經(jīng)逐漸脫離了原本的發(fā)展軌跡，伴隨而來(lái)的是現(xiàn)代文秘工作的確立和發(fā)展。從根本上說(shuō)，文秘事業(yè)的推進(jìn)決定了企業(yè)各項(xiàng)事務(wù)能否保持充足的運(yùn)轉(zhuǎn)，是一項(xiàng)系統(tǒng)性、發(fā)展性的服務(wù)工作，因此需要廣大工作人員具備過(guò)硬的職業(yè)素質(zhì)和專業(yè)的工作能力。

一、現(xiàn)代企業(yè)文秘工作的具體特征

（一）服務(wù)性

在現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展進(jìn)程中，文秘活動(dòng)貫穿于始終。在現(xiàn)代企業(yè)文秘工作的推進(jìn)下，文秘工作者要緊密圍繞企業(yè)的發(fā)展方向，進(jìn)一步服務(wù)于企業(yè)管理者，幫助企業(yè)保持正常的運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)。從根本上說(shuō)，現(xiàn)代文秘工作所圍繞的中心是企業(yè)管理和領(lǐng)導(dǎo)的需求，使企業(yè)管理者能夠?qū)ζ髽I(yè)構(gòu)成系列的調(diào)控。更好的處理會(huì)議、文件等日常事務(wù)。特別是面對(duì)一些突發(fā)事件的時(shí)候，文秘工作者要掌握靈活的工作形式，增進(jìn)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的科學(xué)性。

（二）專業(yè)性

在眾所專業(yè)學(xué)科中，文秘伴隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建設(shè)和完善，實(shí)現(xiàn)了“內(nèi)部工作”和“外部工作”的相互結(jié)合。由于企業(yè)文秘工作涉及到了財(cái)務(wù)、人事、文化等諸多方面。承擔(dān)著溝通上下、鏈接橋梁的紐帶。因此，文秘工作人員需要發(fā)揮專業(yè)的工作特質(zhì)，協(xié)調(diào)各項(xiàng)業(yè)務(wù)部分，鏈接基層和高層的發(fā)展紐帶，對(duì)企業(yè)辦公事務(wù)實(shí)現(xiàn)專業(yè)的管理。

（三）層次性

對(duì)于企業(yè)管理者來(lái)說(shuō)，企業(yè)文秘工作是一項(xiàng)綜合面積較廣的工作。它在協(xié)調(diào)業(yè)務(wù)部門的發(fā)展紐帶上呈現(xiàn)出一定的層次性。并按照具體的企業(yè)文秘職責(zé)，主要分為初期、中級(jí)高級(jí)三個(gè)部門。初級(jí)文秘主要負(fù)責(zé)解答電話、收發(fā)傳真、起草文件等服務(wù)工作。中級(jí)文秘負(fù)責(zé)處理信函、文件、報(bào)告、會(huì)議材料等多項(xiàng)事物。而高級(jí)文秘則需要具備相應(yīng)的法律能力，稅務(wù)知識(shí)和專業(yè)的管理水平，因此，企業(yè)管理者要針對(duì)現(xiàn)代文秘工作的層次性，進(jìn)行有針對(duì)性的強(qiáng)化和管理。

二、現(xiàn)代企業(yè)文秘工作人員所需要的職業(yè)素養(yǎng)

（一）完善的組織協(xié)調(diào)能力

在現(xiàn)代企業(yè)管理工作中，文秘工作最為重要的中心任務(wù)是“左右通透、上傳下達(dá)”，在這一發(fā)展模式下，企業(yè)管理者應(yīng)該將高層的意圖和策略了解通透，能夠把基層實(shí)際狀況正確的傳達(dá)給企業(yè)管理者。同時(shí)，為了進(jìn)一步掌握企業(yè)基層的發(fā)展動(dòng)態(tài)，文秘工作人員要通過(guò)完善的協(xié)調(diào)、組織、溝通能力，使企業(yè)層次管理者的意識(shí)能夠傳達(dá)下去。

（二）系統(tǒng)的事務(wù)處理能力

在文秘人員的日常工作中，文件的收發(fā)、合同的審查、報(bào)告的起草都需要保持“準(zhǔn)確、保密、安全”的發(fā)展原則，在整個(gè)校對(duì)環(huán)節(jié)做好對(duì)文秘工作的質(zhì)量和保證，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)文件格式和程序校對(duì)的多項(xiàng)功能。因此文秘工作者要做到事事精心、件件清楚。

（三）靈活的危機(jī)處理能力

作為一名優(yōu)秀的文秘人員，企業(yè)文秘管理者要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)展多項(xiàng)工作，從具體的工作思想到突發(fā)的實(shí)踐上，做好應(yīng)急處理工作。面對(duì)企業(yè)管理中隨時(shí)可能出現(xiàn)的突發(fā)情況，文秘工作者要具備靈活的頭腦和發(fā)散的思維，學(xué)會(huì)隨時(shí)激活思想、增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，打破發(fā)展常規(guī)，進(jìn)一步促進(jìn)自我意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)的相互融合。

（四）明確的品牌處理能力

在秘書工作中，自我素質(zhì)能力的提升得益與工作人員的心理狀態(tài)和業(yè)務(wù)能力。因此，在企業(yè)形象的塑造中，文秘工作者的工作負(fù)荷有所減輕，使文秘工作者能夠具備更高的要求和現(xiàn)代化的辦公技能，使她們的能夠具備熟練掌握現(xiàn)代設(shè)備的能力。因此，廣大文秘工作者要深入了解基本的公關(guān)意識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)，從而具備良好的形象，為企業(yè)各部門的協(xié)調(diào)聯(lián)絡(luò)打下扎實(shí)的基礎(chǔ)。

三、當(dāng)前現(xiàn)代企業(yè)文秘工作中存在的問(wèn)題

隨著企業(yè)職工隊(duì)伍的發(fā)展，文秘工作有了進(jìn)一步的發(fā)展。但是在辦公室文秘工作的開(kāi)展中，呈現(xiàn)出一些常見(jiàn)的問(wèn)題。例如，在辦公事務(wù)上，企業(yè)文秘工作者在人事勞資、后勤服務(wù)上存在著重要的職責(zé)，這些事務(wù)較為瑣碎，嚴(yán)重影響了企業(yè)文秘工作的整體化推進(jìn)。因此，在企業(yè)的發(fā)展進(jìn)程中，存在著交流不暢通、信息不及時(shí)的問(wèn)題。在一些企業(yè)特別是中小企業(yè)中，企業(yè)文秘人員的素質(zhì)較低，其具體的組成人員數(shù)量較少，難以滿足企業(yè)文秘工作的發(fā)展需求。受行業(yè)特點(diǎn)和發(fā)展條件的影響，很多企業(yè)管理者都不具備專業(yè)的文秘知識(shí)，導(dǎo)致文秘工作的開(kāi)展存在發(fā)展瓶頸。

其次，在企業(yè)的培訓(xùn)教育中，文秘人員所擁有的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)機(jī)會(huì)較少，對(duì)企業(yè)前沿知識(shí)的積累和掌握還不夠，這些問(wèn)題都導(dǎo)致了企業(yè)文秘工作的各項(xiàng)問(wèn)題，難以為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考和依據(jù)。

四、增進(jìn)現(xiàn)代企業(yè)文秘工作能力的具體策略

當(dāng)前時(shí)期下，企業(yè)文秘工作者為了提高自己的職業(yè)能力，要在不同的方面，改進(jìn)文秘工作的發(fā)展特性。除了要緊跟時(shí)代的發(fā)展，還要進(jìn)一步掌握文秘工作的新方法和新思路。不斷加強(qiáng)自身的決策和溝通能力。在信息資料的存儲(chǔ)、整理上，做出果斷的協(xié)調(diào)和控制，使之形成立體化、規(guī)?；陌l(fā)展局面。更好的運(yùn)用現(xiàn)代化的知識(shí)理論，武裝自己的頭腦。企業(yè)管理者除了要加強(qiáng)對(duì)文秘工作者的職業(yè)培訓(xùn)，還要積極開(kāi)展團(tuán)隊(duì)訓(xùn)練活動(dòng)。使企業(yè)文秘工作者提升自己的溝通能力和團(tuán)隊(duì)意識(shí)，通過(guò)團(tuán)隊(duì)力量的感染，在企業(yè)內(nèi)部形成積極的發(fā)展思潮。除此之外，還要對(duì)文秘工作人員所應(yīng)該具備的各項(xiàng)特質(zhì)進(jìn)行培養(yǎng)，例如忠誠(chéng)、善良、獨(dú)立、整治、溫和等等，消除他們?cè)谛愿裰械呢?fù)面因素，并加強(qiáng)對(duì)文秘工作人員的心理引導(dǎo)和個(gè)性培養(yǎng)，使企業(yè)文秘工作的工作水平不斷提高。

五、總結(jié)

綜上所述，在現(xiàn)代化企業(yè)文秘工作中，企業(yè)管理者要通過(guò)多項(xiàng)發(fā)展策略，提供強(qiáng)有力的理論支持。而廣大文秘工作者也要緊跟者時(shí)代的發(fā)展浪潮，進(jìn)一步轉(zhuǎn)變辦公結(jié)構(gòu)，向著網(wǎng)絡(luò)化、信息化、無(wú)紙化轉(zhuǎn)變，從而提高企業(yè)文秘工作的效率，從繁雜的事物處理中脫離開(kāi)來(lái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)現(xiàn)代化文秘工作的發(fā)展和優(yōu)化。

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作者簡(jiǎn)介：張穎 （1987—）， 女， 漢族， 碩士， 寧夏銀川人， 現(xiàn)就職于寧夏通信產(chǎn)業(yè)服務(wù)有限公司物流分公司。