論事業(yè)單位物資采購風險與控制

劉侃祥

【摘 要】 事業(yè)單位資產(chǎn)管理，包括采購、分配、使用、報廢等環(huán)節(jié)，從物資采購入手，關注采購風險，制定并落實風險控制措施，才能最大限度地降低國有資產(chǎn)的流失，提高物資的應用價值。本文站在事業(yè)單位物資采購角度，研究事業(yè)單位物資采購的風險與控制。

【關鍵詞】 事業(yè)單位 物資采購 風險與控制

一、引言

在事業(yè)單位步入深化改革的今天，加強事業(yè)單位物資管理，有利于提升資產(chǎn)使用效率，有利于降低服務管理成本，有利于提高工作效率，有利于國有資產(chǎn)監(jiān)察的透明化。具體到事業(yè)單位資產(chǎn)管理，包括采購、分配、使用、報廢等環(huán)節(jié)，為了強化事業(yè)單位物資管理的正規(guī)化建設，就必須從物資管理的源頭入手，從物資采購入手，關注采購風險，制定并落實風險控制措施，才能最大限度地降低國有資產(chǎn)的流失，提高物資的應用價值。

二、事業(yè)單位物資采購常見的風險

事業(yè)單位物資采購主要包括詢價預算、選擇供應商、招標簽合同、執(zhí)行訂單、驗收入庫、支付貨款、會計記賬等環(huán)節(jié)；事業(yè)單位物資采購的特點是物資品類多、批次多、單品數(shù)量少。采購風險存在于采購過程各環(huán)節(jié)。按照風險特點，可以分作內(nèi)因風險、外因風險。

1、內(nèi)因風險

（1）預算風險

事業(yè)單位編制采購預算時，為了借機爭取較多的資金，存在虛報多報情況，導致預算不準確。在某些時候，因為工作任務調(diào)整，出現(xiàn)臨時采購，不在采購預算之內(nèi)，導致預算與執(zhí)行不相符。在進行采購調(diào)研期間，由于論證不科學，也會導致預算與執(zhí)行偏差較大。

（2）執(zhí)行風險

事業(yè)單位的采購部門在決策方面缺少應有的力度，在執(zhí)行方面唯單位上層馬首是瞻，造成采購權(quán)分散，不利于監(jiān)督；另外，采購人員利用業(yè)務漏洞，打擦邊球，規(guī)避法律制裁，給采購帶來風險。

（3）合同風險

合同風險包括：合同內(nèi)容不完備，雙方權(quán)利義務不對等，條款文辭存在邏輯矛盾或歧義，合同執(zhí)行不到位，違約追責不能落實好。這些都會擴大采購風險，造成損失。

（4）驗收風險

驗收風險絕大部分是因為人的因素，采購對象質(zhì)量不合格，型號不相符，甚至發(fā)生內(nèi)外勾結(jié)，以次充好，導致物資采購不合格，出現(xiàn)風險。

2、外因風險

（1）價格風險

在詢價階段，由于某些物資可供參考的價格信息比較少，缺少可比性，容易導致價格預算偏高。在招投標階段，供應商各顯神通，彼此串通，變相滲透，操縱招投標，提高價格。在采購權(quán)力與監(jiān)管權(quán)力之間，不排除由于單位某些人的緣故，索要回扣，欺上瞞下，默許以次充好，導致價格虛高。

（2）質(zhì)量風險

事業(yè)單位某些專業(yè)性比較強的設備，復雜程度比較高，如果存在人為操縱因素，很容易出現(xiàn)內(nèi)行欺騙外行的情況，造成采購資金浪費，采購失敗。

（3）信用風險

供應商良莠不齊，信用資信造假，后續(xù)售后服務終止，付款后毀約，等等情況都有可能發(fā)生。此類情況的出現(xiàn)，一是采購前對供應商的資信調(diào)查不完整，不細致；二是內(nèi)外勾結(jié)，貪污腐化，造成采購成本虛高，采購風險劇增。

三、事業(yè)單位物資采購風險控制

通過強化物資采購全過程管理機制，明確各崗位人員責任，增進多部門聯(lián)動，形成供應、需求、監(jiān)督相互制約的采購風險控制制度，可以有效實現(xiàn)對采購風險的有效控制。

1、構(gòu)建供應商管理體系

利用信息大數(shù)據(jù)平臺，建立供應商信息庫，根據(jù)事業(yè)單位采購標準，篩選初步達標的采購商，收集匯總各類供應商的評估內(nèi)容：行業(yè)、注冊資金、業(yè)務范圍、商品質(zhì)量、財務狀況、售后服務等基本信息。在招投標中按照采購質(zhì)量標準篩選合格的供應商，對入選供應商簽訂采購質(zhì)量保證協(xié)議，定期不定期地進行監(jiān)督審查，把采購、驗收的質(zhì)量控制落到實處。達到防范商業(yè)欺詐，降低采購風險，提高采購效率的目的。

2、加強采購制度建設

事業(yè)單位加強采購制度建設主要包括以下措施：擴大市場調(diào)查范圍，建立采購定價機制，確定采購價格，選擇采購方式（公開招標、邀請招標、競爭談判、詢價、單一來源采購），明確采購審批權(quán)限，定期輪換采購崗位工作人員，組織崗位知識與職業(yè)道德學習，構(gòu)建完整的采購流程，把采購調(diào)查、采購方式、質(zhì)量監(jiān)督、賬款支付、售后服務、物資入庫等環(huán)節(jié)放置到公開透明的監(jiān)管機制之下。

3、加強會計審核控制

財務部門對采購業(yè)務開展的審核措施包括：審查核實采購原始單據(jù)，審查授權(quán)批復情況，驗證發(fā)票真?zhèn)?。堅持遵守付款流程，一旦發(fā)現(xiàn)支付異常，立即拒絕付款，避免出現(xiàn)資金損失。堅持執(zhí)行對賬制度，通過外派人員或函證等方式，完成與供應商的定期對賬，及時處理呆賬壞賬。對于進口采購業(yè)務，要合理防范匯率風險，備足各種證明單據(jù)，降低財務管理成本。

4、嚴把貨物驗收關口

采購驗收，必須嚴格遵循采購部門、使用部門、財務部門、主管領導幾方面都在現(xiàn)場共同驗收制度，分別就采購對象的規(guī)格、質(zhì)量、金額、采購流程進行全方位的檢查，遇到問題立即處理，做好驗收日記，對于驗收合格的，出具合格證明，對于不合格的，及時辦理退換貨手續(xù)。

5、實施采購內(nèi)部審計

建立采購審計制度并堅持執(zhí)行，是防范采購風險的得力措施，內(nèi)部審計部門對采購環(huán)節(jié)實行全方位的監(jiān)督，把項目管理與過程監(jiān)督有機地結(jié)合在一起，抓住采購關鍵節(jié)點，嚴防出現(xiàn)營私舞弊行為。

6、提高采購人員素質(zhì)

采購人員所需的職業(yè)道德素質(zhì)包括：愛崗敬業(yè)，恪盡職守，具有保密意識，不斷學習進取的精神。所需的專業(yè)素質(zhì)包括：財務基礎知識，行業(yè)法律法規(guī)，物流管理知識。還需要了解本單位的工作內(nèi)容與特點。具備以上職業(yè)素質(zhì)的采購人員才能稱之為較為合格的采購人員，才能有效防控人為因素造成的采購風險。

四、結(jié)論

總之，專注采購成本與質(zhì)量要素，聯(lián)動多個管理部門，利用信息化手段，降低風險防范難度；利用完善的管理組織構(gòu)架，增強控制采購風險的力度；加強采購人員素質(zhì)提升手段，彌補制度管理的僵化教條，最終把采購風險降低至最小。

【參考文獻】

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