論建筑項(xiàng)目的施工檔案管理改革方向

韓聰

【摘 要】施工檔案真實(shí)反映了工程項(xiàng)目的施工過程，其中還囊括了工程的特點(diǎn)和內(nèi)容等，為規(guī)劃和管理工作提供依據(jù)。施工檔案真實(shí)的反映了房產(chǎn)、地產(chǎn)以及設(shè)備產(chǎn)的形成過程，對全過程進(jìn)行了記錄，為產(chǎn)權(quán)關(guān)系提供法律依據(jù)因此，科學(xué)的利用建筑施工檔案，能夠有效避免并解決產(chǎn)權(quán)糾紛問題。

【關(guān)鍵詞】建筑項(xiàng)目；施工檔案；管理改革

一、施工檔案在建設(shè)工程管理中的重要性

在建設(shè)工程中，施工檔案是評定工程質(zhì)量等級的主要根據(jù)，是查驗(yàn)工程質(zhì)量等級的主要憑證，也是改建工程不可缺少的資料之一。當(dāng)施工單位竣工驗(yàn)收交付使用一定時期后，由于施工中存在著質(zhì)量隱患或養(yǎng)護(hù)措施不得力等原因，工程相繼出現(xiàn)各種質(zhì)量缺陷，為了保證施工質(zhì)量，延長工程使用壽命，必須進(jìn)行維修和補(bǔ)強(qiáng)。這就必須通過查閱該工程的檔案，以便采取合適、有效的措施。工程技術(shù)規(guī)劃和設(shè)計人員必須詳細(xì)了解工程下面的各種工程管線的布局和走向，以便做出正確的規(guī)劃和設(shè)計，這些資料可以通過查閱該工程的檔案獲取。

二、建設(shè)工程施工檔案管理中存在的問題

（一）施工檔案管理人員的檔案管理意識不高。一般來說，在施工企業(yè)內(nèi)部，經(jīng)常會利用的工程檔案資料包括技術(shù)圖紙、施工驗(yàn)收證書、竣工效果圖等相關(guān)資料，相對來說其他檔案的利用率不高。施工企業(yè)內(nèi)部檔案管理人員并未深刻認(rèn)識到檔案管理工作對企業(yè)發(fā)展的重要性，對檔案管理工作不夠重視。

（二）檔案管理工作與項(xiàng)目施工不同步。有的施工單位并不重視工程檔案管理工作，相關(guān)的檔案管理工作與項(xiàng)目建設(shè)施工工作不同步，并且不同施工階段中，不同施工單位及部門對檔案管理采取了單獨(dú)保管的形式。當(dāng)工程竣工時，要對如此復(fù)雜龐大的工程業(yè)務(wù)資料進(jìn)行收集、整合、整理，其難度可想而知。

（三）檔案歸檔水平及質(zhì)量不高。雖然，當(dāng)前一些施工企業(yè)已經(jīng)開始認(rèn)識到檔案管理的重要性，但是其側(cè)重點(diǎn)表現(xiàn)為量的提升，并沒有注重檔案管理的質(zhì)量以及精細(xì)化管理。此外，一些項(xiàng)目部門不能夠準(zhǔn)確把握施工企業(yè)工程檔案的收集范圍和內(nèi)容，造成很多沒有保存價值的工程資料也會被保存歸檔，使檔案不能夠優(yōu)化管理。

（四）施工檔案管理的不規(guī)范。對工程質(zhì)量造成了影響在我國現(xiàn)行的標(biāo)準(zhǔn)與試驗(yàn)規(guī)程中，對原材料試驗(yàn)的取樣方法、取樣代表數(shù)量、取樣頻率等均有明確的規(guī)定。但是，因?yàn)樵囼?yàn)人員水平參差不齊，或施工單位為了整理資料方便，或施工單位為了經(jīng)濟(jì)利益的考慮，使得試驗(yàn)中取樣缺乏代表性，取樣頻率不足，代表數(shù)量不確切的現(xiàn)象頻繁出現(xiàn)，所以試驗(yàn)結(jié)果不能較全面地反映工程的實(shí)際情況，有可能使某些本不合格的材料因漏檢而應(yīng)用于工程中，給工程種下質(zhì)量隱患。

三、建設(shè)工程施工檔案管理的措施

（一）增強(qiáng)檔案意識，確定施工企業(yè)工程檔案適當(dāng)?shù)臍w檔范圍。施工企業(yè)工程檔案的歸檔范圍應(yīng)當(dāng)包括：在工程準(zhǔn)備階段的檔案文件材料的整理工作，主要有工程開工審批表的填寫工作，建設(shè)單位和設(shè)計單位的施工圖紙的審核工作，工程的規(guī)劃許可證的申請工作等，做好施工圖紙的會審工作和技術(shù)交底工作；在施工過程中，還應(yīng)當(dāng)做好施工文件材料的整理工作，制定好原材料匯總表，施工設(shè)計變更圖的修改和完善。

（二）確保工程檔案資料的真實(shí)性和有效性。為了確保建筑工程形成文件材料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，項(xiàng)目管理人員在建筑項(xiàng)目施工過程中，應(yīng)當(dāng)依照相關(guān)法律規(guī)定明確工作人員的法律責(zé)任，由項(xiàng)目責(zé)任人員負(fù)責(zé)簽字工作，絕不允許代簽問題的出現(xiàn)。對于確實(shí)因?yàn)樘厥庠虿荒苓M(jìn)行親筆簽字的，項(xiàng)目責(zé)任人員需要出具委托授權(quán)書，保證授權(quán)委托書與同竣工文件歸檔保存的一致性。在形成建筑施工檔案的過程中，應(yīng)當(dāng)防止數(shù)據(jù)或者文字表達(dá)錯誤的出現(xiàn)，一旦發(fā)現(xiàn)問題，責(zé)任人應(yīng)當(dāng)立即修改，保證檔案資料的真實(shí)性和合法性。

（三）加強(qiáng)檔案管理業(yè)務(wù)指導(dǎo)，控制檔案管理的過程。其一，在項(xiàng)目開工建設(shè)之前，要把工程竣工檔案的質(zhì)量要求及相關(guān)的管理細(xì)則明確告知給建設(shè)單位。同時，在重點(diǎn)施工項(xiàng)目進(jìn)行中，要主動深入到施工現(xiàn)場對施工、監(jiān)理等相關(guān)單位工程竣工檔案的編制方法給予業(yè)務(wù)指導(dǎo)。其二，可以采取多樣化的指導(dǎo)方式給予指導(dǎo)，如可以進(jìn)行重點(diǎn)工程竣工檔案培訓(xùn)，也可以利用網(wǎng)絡(luò)、廣播電視、視頻會議等方式對重點(diǎn)工程的建設(shè)單位給予相關(guān)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。其三，檔案管理部門可以不定期地根據(jù)建設(shè)單位或施工、監(jiān)理等單位的需要，進(jìn)行跟蹤式指導(dǎo)服務(wù)，必要時可以委派專門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員對相關(guān)單位進(jìn)行上門指導(dǎo)，進(jìn)而從根本上改善檔案管理質(zhì)量。

（四）加強(qiáng)信息化建設(shè)。檔案管理信息化發(fā)展是現(xiàn)階段檔案管理發(fā)展的必然趨勢，隨著辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用，檔案資料的內(nèi)容更多的是數(shù)字化檔案信息。構(gòu)建完善的檔案信息管理系統(tǒng)，能夠通過一些計算機(jī)技術(shù)加密的方式對數(shù)字化檔案信息進(jìn)行安全管理。對一些重點(diǎn)和密級較高的檔案管理，檔案信息管理系統(tǒng)可以對權(quán)限進(jìn)行有效的分配，加強(qiáng)對檔案的保密防護(hù)。在檔案管理工作中，要處理好紙質(zhì)文件與電子文件的共存及處理工作。在紙質(zhì)檔案歸檔的同時，也要做好對重要的紙質(zhì)文件、實(shí)物文件通過掃描、翻拍的方式進(jìn)行數(shù)字化的轉(zhuǎn)換工作。檔案信息在使用階段，要做好相關(guān)的審批工作。

綜上所述，作為施工過程的真實(shí)記錄，施工檔案在建設(shè)工程中有著不可替代的作用。工程施工單位必須要加強(qiáng)檔案管理意識，明確施工檔案管理的重要價值，不斷對檔案管理工作進(jìn)行強(qiáng)化，進(jìn)而提升我國建設(shè)工程行業(yè)的質(zhì)量水平。

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