檔案管理信息化面臨的問題與對策分析

張弦 佟淑玲

[摘 要]隨著社會信息化進程的不斷加快，我國的信息化檔案建設(shè)也迅速發(fā)展，檔案信息化管理正逐步實現(xiàn)科技化、智能化、規(guī)范化，但也存在不少問題，尤其是在中小檔案管理部門，其檔案管理信息化與西方發(fā)達國家的差距還不小。這就要求在檔案管理信息化建設(shè)過程中，采取科學合理的途徑與方法，以便扎實、全面地實現(xiàn)檔案管理信息化。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；信息化；建設(shè)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.06.133

[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）06-0-01

檔案管理信息化建設(shè)，一方面需要制定完善檔案信息化管理的相關(guān)標準，確保檔案管理的健康有序進行；另一方面需要研發(fā)并推廣檔案管理應(yīng)用軟件，確保電子檔案的完整有效、規(guī)范齊全。其最終目的就是實現(xiàn)檔案信息資源的科學管理與合理分配，確保檔案資源系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化、標準數(shù)字化。檔案管理信息化建設(shè)具體包括基礎(chǔ)設(shè)施、檔案信息資源、應(yīng)用系統(tǒng)、標準規(guī)范與人才隊伍等建設(shè)內(nèi)容。從本質(zhì)上來看，檔案管理信息化是管理模式與工作方法的革新與改進，以現(xiàn)代數(shù)字信息化方式存儲與轉(zhuǎn)送，為社會提供便利服務(wù)。

1 檔案信息化管理中存在的問題

由于地區(qū)發(fā)展不平衡、歷史遺留問題等因素，很多中小檔案管理部門在檔案信息化管理過程中普遍存在一些問題。一是檔案信息的存儲問題。一些單位多以傳統(tǒng)方式對檔案進行管理，在這種傳統(tǒng)意義上的檔案管理中，紙張、磁帶、影像帶、黑白照片、彩色照片、磁盤的電子文檔等是主要媒介，這給檔案管理帶來了不少問題，一方面占據(jù)了大量存儲空間，增加了管理費用，另一方面在尋找信息資源時，難度很大，不能簡單快捷地尋找到合適資源。二是檔案管理模式問題。目前中小型檔案管理部門主要采取計算機輔助管理的手動模式，檔案的接收管理、鑒定保存、編纂研習等多以手工為主，這種不科學的管理方法勢必降低工作效率，導致豐富的館藏資源不能得到最大程度利用。三是不合理的管理方法與存儲手段帶來的信息查詢障礙。在手動檢索信息中，尋找卷號目錄、文件內(nèi)容、檔案編號、存檔位置等都需要相關(guān)的繁瑣程序，這種主要依靠紙質(zhì)、傳統(tǒng)電子存儲媒介等的管理模式給信息檢索帶來了很多困難，導致信息查詢效率低下，查詢方法不完善，不能將豐富的檔案信息資源提供給相關(guān)部門與社會大眾。

2 提高檔案信息化管理水平的對策分析

基于以上檔案信息化管理的相關(guān)內(nèi)容與具體問題，從檔案信息化資源建設(shè)、檔案信息化人員建設(shè)、檔案信息化管理標準與管理制度等方面入手，分析切實可行的解決措施。

2.1 增設(shè)存儲設(shè)備，加大對檔案信息資源的硬件建設(shè)

在具備了豐富的信息資源之后，還需要有統(tǒng)一、專業(yè)的管理設(shè)備，以實現(xiàn)檔案部門電腦網(wǎng)絡(luò)全覆蓋。同時，信息資源的存儲要舍棄傳統(tǒng)的儲存模式，采取大容量的存儲載體。隨著各單位檔案信息的迅速增加，檔案部門面臨著繁重的工作內(nèi)容，這在客觀上要求其具備高容量、便捷化的存儲設(shè)備，可以通過計算機的磁盤存儲系統(tǒng)、光盤存儲系統(tǒng)、云盤存儲系統(tǒng)等，解決檔案信息存儲難的問題。如此，通過使用高速度、大容量的存儲設(shè)備，一方面減少了工作人員的工作量，另一方面也提高了存儲效率。這種規(guī)范化、科學化的處理手段能確保信息管理的穩(wěn)定性與安全性，實現(xiàn)檔案管理的信息傳輸、交換與資源共享。

2.2 制定并完善科學合理的標準規(guī)范與管理制度

實現(xiàn)用戶高速便捷獲取檔案信息需求是檔案信息化建設(shè)的重要目的，為實現(xiàn)這一目的，很重要的一項工作就是要完成檔案數(shù)據(jù)庫的信息存儲與資源使用標準化、規(guī)范化建設(shè)，兼顧國際要求，避免檔案信息資源的重復研發(fā)、重復利用等問題，為信息資源共享提供基礎(chǔ)。檔案信息化建設(shè)除要有科學合理的管理制度外，還應(yīng)實現(xiàn)信息的標準化建設(shè)，促進檔案事業(yè)與檔案信息化建設(shè)的健康有序、協(xié)調(diào)穩(wěn)步發(fā)展。信息化建設(shè)的標準規(guī)范能提高檔案管理與服務(wù)水平，加強檔案管理工作與其他社會工作的交流融合，實現(xiàn)經(jīng)濟效益與社會效益的雙重目的。檔案管理標準的信息化建設(shè)應(yīng)著重從檔案管理信息化的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境標準化與信息資源標準化入手，制定符合實際的檔案管理信息化的相關(guān)標準規(guī)范。

2.3 提高檔案管理人員的管理水平與業(yè)務(wù)素質(zhì)

信息化時代帶動檔案管理工作內(nèi)容也發(fā)生了改變，工作領(lǐng)域與服務(wù)范圍擴大，服務(wù)水平與檔案管理手段提高，這些都給檔案管理人員提出了新的挑戰(zhàn)。當前，各單位檔案管理部門中專業(yè)人才普遍缺乏，檔案管理人員隊伍結(jié)構(gòu)不合理?；诖?，一方面，各單位應(yīng)改變檔案工作者現(xiàn)有的知識結(jié)構(gòu)，建立由檔案學專業(yè)、相關(guān)學科專業(yè)、外圍基礎(chǔ)學科專業(yè)知識和科學文化知識組成的合理的知識結(jié)構(gòu)，建立復合型檔案管理隊伍，以便在信息化建設(shè)中提供最大的人才保障，同時，還要引進各方面的人才，充實檔案管理隊伍，建立多樣化的專業(yè)人才，以便應(yīng)對檔案管理現(xiàn)代化與信息化需求；另一方面，各單位應(yīng)通過檔案信息化管理的繼續(xù)教育與“外包”，調(diào)整檔案工作者的知識結(jié)構(gòu)，對他們進行繼續(xù)教育，提高他們的操作水平與服務(wù)能力，將自身不擅長的、專業(yè)化要求很高的相關(guān)業(yè)務(wù)外包給專業(yè)公司完成，利用社會資源彌補檔案人員能力的不足，這也有利于專業(yè)技術(shù)人才缺乏的檔案館獲取最好的、最新的技術(shù)，節(jié)約人力資源，提高工作效率。

3 結(jié) 語

檔案信息化管理建設(shè)需要以上各種軟硬件條件，它不僅僅是檔案管理部門的單獨網(wǎng)絡(luò)與基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，更要求大環(huán)境下配套完善的高速數(shù)字化信息與智能化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的牢固支撐，只有這樣，才有可能形成科學完備的信息化檔案管理體系。

主要參考文獻

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