電子檔案數(shù)據(jù)整合與資源共享

王鳳偉

[摘 要]把現(xiàn)代信息技術(shù)和檔案管理相結(jié)合就形成了檔案資源的整合與共享，再將這些檔案信息資源用現(xiàn)代化的手段數(shù)字整合，就能開發(fā)出一種新的管理模式和方法。用發(fā)展的眼光看，檔案信息資源整合與共享的重點(diǎn)是資源整合、信息服務(wù)和技術(shù)的應(yīng)用，因此，檔案管理人員應(yīng)據(jù)此制訂出具體的實(shí)施方案。

[關(guān)鍵詞]數(shù)據(jù)整合；現(xiàn)代化；資源共享

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.06.132

[中圖分類號(hào)]TP393.08 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2016）06-0-01

1 資源整合：面向資源的實(shí)施方案

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，只有擁有一定的數(shù)字檔案信息資源，才有實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。檔案管理人員必須對(duì)館藏檔案十分了解，加快把館藏檔案資源轉(zhuǎn)化為電子檔案，才有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的整合與共享，才能滿足數(shù)字化時(shí)代的需求。

1.1 確定檔案信息管理資源的重點(diǎn)所在

檔案信息資源整合的前提是進(jìn)行科學(xué)的統(tǒng)計(jì)分析。如果沒有這個(gè)前提，也沒有辦法對(duì)檔案信息資源進(jìn)行整合。因此，必須調(diào)查清楚檔案信息資源的分布情況、歸屬流向以及用戶需求，并對(duì)其進(jìn)行分析，才能保證有針對(duì)性地進(jìn)行檔案信息整合并實(shí)現(xiàn)計(jì)劃性的整合。另外，有必要制訂科學(xué)有效的方案，一方面，檔案管理人員要統(tǒng)計(jì)館藏檔案的信息資源，這有利于其對(duì)整體情況的了解，也能體現(xiàn)出不同部門檔案的系統(tǒng)性、特色性；另一方面，必須進(jìn)行實(shí)地調(diào)查，才能真正了解用戶需求，從而制訂出貼合實(shí)際的解決方案，并確定檔案信息資源的重點(diǎn)。

1.2 整合館藏檔案資源

館藏檔案資源是檔案信息資源整合與分享的對(duì)象。只有擁有豐富多樣的館藏檔案，才能為檔案信息資源的整合與分享打下良好基礎(chǔ)。因?yàn)榇罅?、?yōu)質(zhì)的電子檔案可以讓更多的人享受到檔案信息服務(wù)。如果檔案管理人員不能掌握豐富多樣的館藏檔案，那么就無(wú)法進(jìn)行檔案信息資源的整合與分享。

1.3 開展數(shù)字化建設(shè)

要想建立檔案信息的數(shù)據(jù)庫(kù)，首先必須使檔案信息數(shù)字化。現(xiàn)階段，我國(guó)的館藏檔案信息都是以傳統(tǒng)的紙張作為信息的載體。因此，當(dāng)前必須通過(guò)數(shù)字化處理來(lái)改變這種落后的館藏檔案儲(chǔ)存方式，用電子文檔或掃描文件代替它。在此基礎(chǔ)上，還要豐富數(shù)字化方式，加快館藏檔案的數(shù)字化進(jìn)程。

1.4 建立檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)

激活靜態(tài)的檔案信息資源是整合檔案信息資源的目的所在。要實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，首先，必須系統(tǒng)優(yōu)化檔案信息，然后才能對(duì)其進(jìn)行利用。在檔案信息的數(shù)字化建設(shè)中，要合并和分類基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，從而建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，這有利于在網(wǎng)絡(luò)上儲(chǔ)存檔案資源并最終實(shí)現(xiàn)有效利用。

2 技術(shù)應(yīng)用模塊：面向技術(shù)的實(shí)施方案

2.1 堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)化原則，保障信息安全

網(wǎng)絡(luò)互通、資源分享和業(yè)務(wù)協(xié)同的基礎(chǔ)都是標(biāo)準(zhǔn)化。首先，只有完善標(biāo)準(zhǔn)化體系，才能實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)互通，才能最大程度地實(shí)現(xiàn)資源共享并發(fā)揮檔案價(jià)值。如果沒有做到這些，只會(huì)產(chǎn)生一個(gè)個(gè)孤立的信息，難以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的資源共享。其次，必須保障信息的安全。檔案信息資源的整合與共享必須考慮到信息安全。只有實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，才能提高信息資源的利用率，并有效發(fā)揮出信息資源的價(jià)值。雖然檔案資源的整合與共享提高了檔案管理工作效率，但它也有存在很多風(fēng)險(xiǎn)和挑戰(zhàn)。因此，在整合與共享時(shí)，檔案信息的安全是重中之重。最后，必須開發(fā)并引進(jìn)高效的信息整合與共享模式。

2.2 檔案信息資源共享環(huán)境建設(shè)的重點(diǎn)

第一，注重硬件環(huán)境的建設(shè)。要提前對(duì)市場(chǎng)進(jìn)行實(shí)地調(diào)查和取證，做到對(duì)技術(shù)設(shè)備和基礎(chǔ)設(shè)置的廣泛了解，再根據(jù)實(shí)際的檔案工作要求，按照高標(biāo)準(zhǔn)、高要求、堅(jiān)決不重復(fù)建設(shè)的原則，購(gòu)買相關(guān)的基礎(chǔ)技術(shù)設(shè)備，為檔案信息資源的共享奠定堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。第二，要注重軟件環(huán)境的建設(shè)。在進(jìn)行檔案信息資源共享時(shí)，管理檔案信息會(huì)遇到很多技術(shù)難點(diǎn)，其中最難解決的就是軟件的優(yōu)化推廣和標(biāo)準(zhǔn)化。檔案種類繁多，每種檔案都有不同的管理方式、工作程序及所屬項(xiàng)目，因此，不同的管理者也都有不同的職責(zé)。

3 信息服務(wù)模塊：面向用戶的實(shí)施方案

檔案工作有一項(xiàng)重要的內(nèi)容，那就是檔案信息服務(wù)，其可以有效滿足利用者的需求。在檔案信息資源共享的模式下，信息資源的提供方式必須適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的特點(diǎn)，要把傳統(tǒng)模式的服務(wù)轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)服務(wù)。

3.1 檔案館的網(wǎng)絡(luò)主頁(yè)服務(wù)

以網(wǎng)絡(luò)環(huán)境為基礎(chǔ)，通過(guò)在網(wǎng)絡(luò)上建立主頁(yè)并把信息傳遞給用戶的方式就叫檔案館的網(wǎng)絡(luò)主頁(yè)服務(wù)。在網(wǎng)頁(yè)上需要介紹檔案館的服務(wù)項(xiàng)目、信息資源等概況，還要提供網(wǎng)絡(luò)導(dǎo)航和鏈接功能，方便用戶查找各種檔案信息資源。針對(duì)個(gè)別重點(diǎn)專業(yè)，要建立起以科學(xué)導(dǎo)航為基礎(chǔ)的檔案信息利用平臺(tái)，以提高檔案信息資源的利用率。

3.2 檔案信息的網(wǎng)絡(luò)檢索服務(wù)

可以建立一個(gè)科學(xué)系統(tǒng)、安排合理的檔案信息檢索系統(tǒng)區(qū)分其他網(wǎng)絡(luò)信息以滿足客戶需求。在這一過(guò)程中，如果能實(shí)現(xiàn)工作自動(dòng)化，可以為用戶提供高效快捷的信息檢索服務(wù)。對(duì)于那些經(jīng)常被搜索的檔案信息，檔案館可將其開發(fā)為數(shù)據(jù)庫(kù)，方便用戶的查找和利用。對(duì)于那些很少被用到的檔案信息，檔案館需要建立檔案信息目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，方便用戶查找相關(guān)的檔案信息。

3.3 檔案信息的網(wǎng)絡(luò)咨詢服務(wù)

在當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，用戶通過(guò)網(wǎng)絡(luò)提出疑問(wèn)并獲得咨詢員的解答被稱為檔案信息咨詢服務(wù)。檔案館和咨詢員首先要做的是為用戶查找到他們所需要的檔案信息，還可以利用信息科技完善這種服務(wù)。因此，在檔案信息服務(wù)的過(guò)程中，一方面要重視網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的咨詢服務(wù)；另一方面，要重視咨詢服務(wù)與網(wǎng)絡(luò)主頁(yè)的結(jié)合。對(duì)于咨詢者的問(wèn)題，可以將其轉(zhuǎn)換為注冊(cè)表格的形式，把書面提問(wèn)方式改為用電子郵箱進(jìn)行問(wèn)答，并廣泛推廣。結(jié)合網(wǎng)站的實(shí)際情況，設(shè)計(jì)出一種回復(fù)靈活、高質(zhì)量、高效率、實(shí)時(shí)解答的網(wǎng)絡(luò)咨詢服務(wù)，滿足不同身份、不同行業(yè)用戶的需求。