專業(yè)圖書館對科技情報的管理研究

周月陽

[摘 要]隨著現(xiàn)代社會的迅猛發(fā)展，專業(yè)圖書館已成為各大科研院所科技情報的重要來源地。因此以加強(qiáng)專業(yè)圖書館對文獻(xiàn)資料和科研項(xiàng)目情報的管理為研究對象，以有利于信息資源的共享及創(chuàng)新、提高情報利用率為目的，使科研項(xiàng)目在研發(fā)和生產(chǎn)的過程中得到信息技術(shù)的支撐和保障，促進(jìn)項(xiàng)目成果的順利產(chǎn)生，為科研項(xiàng)目研發(fā)及生產(chǎn)過程提供有力的信息技術(shù)支撐和保障。

[關(guān)鍵詞]專業(yè)圖書館；科技情報管理；項(xiàng)目管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.06.127

[中圖分類號]G351.6 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）06-0-02

圖書館，作為一個交流各類信息資源的服務(wù)機(jī)構(gòu)，是推動社會向前發(fā)展的動力之一。而各大科研院所設(shè)置的圖書館，往往與所在單位的信息中心一體化，根據(jù)其性質(zhì)不同，均劃分為專業(yè)圖書館。這是一個依靠專業(yè)人才，用科學(xué)的方法搜集、整理、保存、提供信息資料的一種新型的圖書館模式，其目的是針對所在單位的專業(yè)信息需求，提供國內(nèi)外的科技文獻(xiàn)，為科研工作提供服務(wù)。因此，加強(qiáng)專業(yè)圖書館對科技情報的管理，有利于科研決策和科研項(xiàng)目的順利制定和開展。

1 管理目的

1.1 開發(fā)文獻(xiàn)資料研究，為本單位日?？蒲泄ぷ鞣?wù)

隨著科技情報的需求增加，專業(yè)圖書館日常的管理就是將各種來源的信息資料，通過收集、整理、加工、組織并創(chuàng)造成為情報，并讓其所產(chǎn)生的情報知識得以獲取利用。作為國家創(chuàng)新生產(chǎn)的主體，科研院所是情報知識生產(chǎn)、情報知識創(chuàng)新的重要研發(fā)場所，同時也是交流與傳播情報的主要環(huán)境。

因此對館藏文獻(xiàn)資料的開發(fā)需要包含以下幾點(diǎn)。第一，結(jié)合內(nèi)部調(diào)研，判斷本單位發(fā)展方向所需情報，聽取專家分析建議，制訂科技情報內(nèi)容，并整理館藏或傳遞給相應(yīng)崗位的科研人員。第二，加強(qiáng)與外部情報來源中心的交流，通過高效的學(xué)習(xí)方法和途徑，增強(qiáng)情報分析的能力，提高獲取情報的效率，以館藏情報的數(shù)量和準(zhǔn)確性來增加專業(yè)圖書館實(shí)用性的價值。第三，根據(jù)現(xiàn)有的情報知識再次進(jìn)行創(chuàng)新應(yīng)用。

1.2 開發(fā)科技情報信息研究，為本單位科研決策服務(wù)

科研院所的科研方向和科研目標(biāo)不能憑空而論，這些是需要決策部門通過專業(yè)圖書館對科技情報信息的收集、整理、分析、研究、評估后，以真實(shí)的科技情報來引導(dǎo)、檢測、指揮、調(diào)節(jié)科學(xué)研究工作，從而最終明確科研目標(biāo)。同時，了解政府的政策方向，分析和國外先進(jìn)科技成果的影響力，以科學(xué)、可靠的依據(jù)來支撐科研決策。

2 管理分類

科技情報工作是一門學(xué)科技術(shù)，其中包含兩個方面：一方面是把資料收集起來，建立資料庫和檢索系統(tǒng)，以便于查看使用；另一方面是把這些資料活化、激活了以后變成情報，這就需要分析、研究（如圖1所示）。因此，對于專業(yè)圖書館而言，科技情報的管理是集目的性、系統(tǒng)性、深入性、專業(yè)性、及時性于一體的管理工作。

圖1 專業(yè)圖書館對于情報管理的分類

2.1 館藏文獻(xiàn)及日常情報管理

專業(yè)圖書館是一個專門為科研工作者服務(wù)的部門機(jī)構(gòu)，利用各種方法，通過各種途徑，并付出大量復(fù)雜的科學(xué)勞動來滿足科研生產(chǎn)對科技情報和文獻(xiàn)資料的需求。這一管理周期相對較長，因?yàn)楦鞔罂蒲性核膶I(yè)圖書館的主要工作就是根據(jù)世界科技的發(fā)展趨勢、政府政策實(shí)施的發(fā)展方向、行業(yè)內(nèi)技術(shù)的發(fā)展提升等方面，館內(nèi)情報人員的工作重點(diǎn)就是收集整理大量與本專業(yè)相關(guān)的文獻(xiàn)資料，從中提取出有幫助的情報資料，并加以分析，最終傳遞交換或歸檔儲存，形成各自館藏的科研資料并加以利用。所以也可以簡單理解為文獻(xiàn)資料是科技情報的基礎(chǔ)來源，科技情報則是文獻(xiàn)資料的活化應(yīng)用，這就是一個科技知識從量化到質(zhì)化的過程，如圖2所示。

2.2 科研項(xiàng)目情報管理

眾所周知，PMBOK把項(xiàng)目管理分為了五大過程組和九大知識領(lǐng)域。實(shí)際上，在一個項(xiàng)目的啟動、計劃、執(zhí)行、控制和結(jié)束的過程中，科技情報管理是能夠參與到項(xiàng)目的全過程管理的，并且在整個科研生產(chǎn)項(xiàng)目信息化管理中也起到了重要作用，

見表1。

2.2.1 科研項(xiàng)目需求識別

專業(yè)圖書館自建立之初，就應(yīng)長期與外界情報機(jī)構(gòu)或科研院所的信息中心等保持溝通聯(lián)系，以奠定科研項(xiàng)目在立項(xiàng)之前就能有一定的項(xiàng)目專業(yè)情報基礎(chǔ)。因此在項(xiàng)目啟動之前，館內(nèi)情報人員應(yīng)及時與項(xiàng)目管理人員進(jìn)行溝通交流，迅速識別判斷出項(xiàng)目所需情報資料，并協(xié)同項(xiàng)目科研人員進(jìn)行立項(xiàng)調(diào)查、市場調(diào)研、反復(fù)產(chǎn)品構(gòu)思、深入可行性分析，最終以書面形式向機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)提交《立項(xiàng)調(diào)查報告》和《立項(xiàng)可行性分析報告》等，最終進(jìn)行申請立項(xiàng)。

2.2.2 科研項(xiàng)目情報分析

科研項(xiàng)目立項(xiàng)之后，對于項(xiàng)目情報的分析在這個時候就顯得尤為重要。因?yàn)闊o論是什么項(xiàng)目，總會有風(fēng)險存在。所以，項(xiàng)目風(fēng)險管理的目的是在項(xiàng)目實(shí)施過程中，合理規(guī)避風(fēng)險或?qū)⒚媾R的風(fēng)險損失降至最低，而項(xiàng)目情報的分析則是項(xiàng)目風(fēng)險管理的重點(diǎn)之一，提前加強(qiáng)對風(fēng)險的預(yù)警和防范研究，建立風(fēng)險預(yù)警系統(tǒng)和防范機(jī)制，完善風(fēng)險管理系統(tǒng)，這些都需要館內(nèi)情報人員根據(jù)大量收集整理而成的情報資料，進(jìn)行系統(tǒng)的風(fēng)險識別、風(fēng)險評估、風(fēng)險量化之后，提出符合該科研項(xiàng)目的風(fēng)險規(guī)劃、風(fēng)險控制和風(fēng)險監(jiān)督。因此，專業(yè)圖書館會根據(jù)科研項(xiàng)目的需求，組織項(xiàng)目相關(guān)人員收集項(xiàng)目干系人的需求文件，制訂需求管理計劃，列出需求跟蹤矩陣，界定項(xiàng)目范圍，還要與其他信息中心進(jìn)行項(xiàng)目系統(tǒng)科技信息交流，以及時接收并掌握此項(xiàng)目中國內(nèi)外的最新科學(xué)理論和技術(shù)動態(tài)，并協(xié)調(diào)項(xiàng)目系統(tǒng)文獻(xiàn)信息刊物的編譯工作，預(yù)見項(xiàng)目在實(shí)施工程中可能面臨或不可避免的風(fēng)險問題，收集相關(guān)信息資料分類存檔，建立系統(tǒng)完整的項(xiàng)目風(fēng)險管理體制。

2.2.3 科研項(xiàng)目技術(shù)分析

科研項(xiàng)目一旦開始執(zhí)行，實(shí)施過程是需要嚴(yán)格按照計劃定制的階段來進(jìn)行。這是一個占用大量資源的階段，因此專業(yè)圖書館在之前的項(xiàng)目計劃中所創(chuàng)建的需求管理計劃，科研項(xiàng)目人員在項(xiàng)目的進(jìn)程中會制定詳細(xì)的工作包分解圖，而館內(nèi)情報人員則會根據(jù)分解后的甘特圖進(jìn)度來配合并加強(qiáng)情報信息工作對于項(xiàng)目進(jìn)度上的協(xié)作組織工作、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的分析工作和項(xiàng)目業(yè)務(wù)日常的輔導(dǎo)工作。

2.2.4 科研項(xiàng)目情報反饋

眾所周知，項(xiàng)目在實(shí)施過程中的一切活動都是相關(guān)聯(lián)的。因此，針對科研項(xiàng)目過程中所產(chǎn)生的情報具有臨時性和通用性的特點(diǎn)，專業(yè)圖書館在科研項(xiàng)目中可按技術(shù)類別或功能不同的子項(xiàng)目進(jìn)行情報管理工作。情報人員則需組織項(xiàng)目專家階段性驗(yàn)收，征求科研人員工作中的反饋意見，以便及時修正改進(jìn)科研項(xiàng)目情報質(zhì)量，使其更有針對性地發(fā)揮作用。

2.2.5 科研項(xiàng)目情報歸檔

項(xiàng)目的收尾也是一個很重要的階段，專業(yè)圖書館會根據(jù)科研項(xiàng)目實(shí)施過程中所產(chǎn)生的各種文檔、技術(shù)資料等進(jìn)行整理與編輯，歸納總結(jié)科研項(xiàng)目進(jìn)行過程中的有益經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)的記錄，協(xié)同項(xiàng)目管理人員編制《項(xiàng)目工程總結(jié)報告》，交由項(xiàng)目項(xiàng)目管理者和領(lǐng)導(dǎo)部門，同時開展科研項(xiàng)目信息理論創(chuàng)新，用現(xiàn)代化手段的研究，整理存檔，以供后續(xù)查看使用。

3 結(jié) 語

情報管理是一個橫向變化、縱向深化的系統(tǒng)。而科研院所專業(yè)圖書館對科技情報的管理，基于對專業(yè)信息的要求，應(yīng)該對本單位的項(xiàng)目業(yè)務(wù)流程進(jìn)行必要的分析和總結(jié)，并歸納總結(jié)出自己的項(xiàng)目階段化管理方法。因?yàn)榫湍壳扒闆r來看，大部分科研院所都有自己的核心業(yè)務(wù)范圍，在發(fā)展其核心項(xiàng)目的同時，需要有一定的預(yù)見性，相關(guān)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展信息也需要及時收集、整理、保管、交流。應(yīng)重視外部環(huán)境對專業(yè)圖書館管理的制約和促進(jìn)作用，與此同時，加強(qiáng)內(nèi)部環(huán)境對信息質(zhì)量的控制和科研人員的反饋，只有做到這一點(diǎn)，專業(yè)圖書館對科技情報的管理才能做到理論與實(shí)踐、短期與民期、動態(tài)與靜態(tài)、自身領(lǐng)域與相關(guān)領(lǐng)域、內(nèi)部環(huán)境與外部環(huán)境的系統(tǒng)結(jié)合。

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