信息化時代背景下數(shù)字檔案館的建設(shè)與發(fā)展

李雪

[摘 要]數(shù)字檔案館的規(guī)劃和建設(shè)是信息技術(shù)對檔案事業(yè)發(fā)展影響和要求的必然結(jié)果，鑒于一個科學、高效的數(shù)字檔案館體系需要按照社會信息化整體環(huán)境的要求來組織，數(shù)字檔案館標準體系的建設(shè)應(yīng)盡可能注意與國際接軌，并盡可能借鑒使用相關(guān)信息管理領(lǐng)域已經(jīng)采用的比較成熟的標準，以保障信息交換的暢通。在國家檔案局的領(lǐng)導(dǎo)與組織下，理論工作者和實際工作者正在合作開展相關(guān)標準的研究，并已形成一批與數(shù)字檔案館業(yè)務(wù)建設(shè)有關(guān)的標準規(guī)范。這了使檔案工作與企事業(yè)的發(fā)展目標和管理水平相適應(yīng)，并在信息化時代充分發(fā)揮其作用，這就要求我們檔案工作者主動、積極地變革與形勢和企事業(yè)發(fā)展不相適應(yīng)的檔案管理理念、管理系統(tǒng)、管理模式。

[關(guān)鍵詞]信息化；數(shù)字檔案館；建設(shè)與發(fā)展

[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼] A [文章編號] 1009 — 2234（2016）09 — 0117 — 02

數(shù)字檔案館的規(guī)劃和建設(shè)是信息技術(shù)對檔案事業(yè)發(fā)展影響和要求的必然結(jié)果。數(shù)字檔案館建設(shè)過程中要充分運用先進的計算機和網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)，配置先進的軟硬件設(shè)備，研制高性能的信息管理系統(tǒng)。數(shù)字檔案館要解決信息技術(shù)發(fā)展和應(yīng)用給檔案管理帶來的復(fù)雜問題，要保證歸檔電子文件的真實、完整、長期可讀。數(shù)字檔案館是電子政務(wù)、電子商務(wù)、單位辦公自動化的一個必需的組成部分，是信息社會中檔案管理新模式的集中體現(xiàn)，代表著新世紀檔案館工作的發(fā)展方向。

一、數(shù)字檔案館的產(chǎn)生

二十世紀初，隨著電子政務(wù)、電子商務(wù)、數(shù)字化校園的快速發(fā)展和數(shù)字檔案資源的與日俱增，數(shù)字檔案館研究初見端倪，歐美等發(fā)達國家紛紛投資建設(shè)。其中比較有影響的項目有美國的電子文件檔案館、英國的聯(lián)合王國數(shù)字檔案館和日本的關(guān)西數(shù)字檔案館等。國內(nèi)，一些國家綜合檔案館和企事業(yè)單位檔案館也開始付諸行動，并取得一定的成效。

由于包括中國在內(nèi)的一些國家正在積極建設(shè)的數(shù)字圖書館工程，帶動了檔案館對自身數(shù)字化建設(shè)的思考。1994至1995年，美國國家數(shù)字技術(shù)通訊指導(dǎo)辦公室把數(shù)字圖書館列為9項重點項目的第一位，排在危機及應(yīng)急處理、教育及終身學習、電子商務(wù)、能源管理、環(huán)境控制和廢品最小化、保健、加工處理和產(chǎn)品、公眾存取政府信息等重要項目之前。這項工程從1999年到2001年為第一階段，投資4億美元，2002年以后的第二階段繼續(xù)投資6000萬美元。其他國家對數(shù)字圖書館建設(shè)的投資也十分可觀，如英國投資4億美元，俄羅斯每年投資2億盧布。到2001年為止已經(jīng)宣布正式開始數(shù)字圖書館建設(shè)的國家有20多個，由此可見，數(shù)字圖書館受重視程度非同一般。

2003年8月，青島市數(shù)字檔案館通過了國家檔案局組織的科技成果鑒定，同時，青島市數(shù)字檔案館在國內(nèi)第一個正式投入使用，當時青島市數(shù)字檔案館數(shù)字檔案館建設(shè)項目提出1996年投資100萬元建設(shè)《青島市檔案館計算機管理信息系統(tǒng)》，以目錄數(shù)據(jù)作為主要管理對象，到2000年底，已經(jīng)完成了館藏檔案案卷級目錄、文件級目錄、人名索引、大事記等資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，輸入各種目錄數(shù)據(jù)270萬條，在檔案利用中發(fā)揮了重要作用。并在信息化建設(shè)過程中，也培養(yǎng)了一批檔案信息技術(shù)管理人才。

社會快速發(fā)展的信息化進程決定了數(shù)字檔案館建設(shè)發(fā)展的必然性。但是，時至今日，不同的數(shù)字檔案館建設(shè)項目仍然按照各自的理解在使用著數(shù)字檔案館的概念，這將會對數(shù)字檔案館理論與實踐造成一定的負面影響。因此，我們結(jié)合工作實踐，對數(shù)字檔案館的概念及內(nèi)涵做了一些系統(tǒng)的研究與探討，以期促進達成對數(shù)字檔案館內(nèi)涵的共識。

二、數(shù)字檔案館的內(nèi)涵

數(shù)字檔案館是在分布式計算機網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)字技術(shù)、多媒體技術(shù)和計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)創(chuàng)建、獲取、存儲、處理、交換與發(fā)布數(shù)字檔案信息的檔案信息管理與服務(wù)機構(gòu)，是各級政府和各單位信息化建設(shè)的有機組成部分。

數(shù)字檔案館與人和機構(gòu)的職能密不可分，在人和機構(gòu)的管理下有效運行。計算機軟件系統(tǒng)只是由人和機構(gòu)控制的數(shù)字檔案館的運作工具，而不是數(shù)字檔案館或者說信息系統(tǒng)的全部。而本定義所指的數(shù)字檔案信息管理與服務(wù)機構(gòu)并不一定局限于傳統(tǒng)檔案館的范疇。既可以是復(fù)合檔案館（傳統(tǒng)檔案館+數(shù)字檔案館）的組成部分，也可以是機關(guān)、團體、企事業(yè)單位的數(shù)字檔案管理部門或其他新型的數(shù)字檔案信息管理與服務(wù)機構(gòu)，例如，商業(yè)化的檔案數(shù)據(jù)庫開發(fā)商等。數(shù)字檔案館，尤其是廣義數(shù)字檔案館的運行，將更依賴這些機構(gòu)之間的協(xié)同工作。

從表面看，數(shù)字檔案館的任務(wù)與傳統(tǒng)檔案館有著許多異曲同工之處，但仔細分析一下，兩者的內(nèi)涵存在著很大的差異。首先，是管理對象不同，數(shù)字檔案館的管理對象是數(shù)字檔案，這是一種新型的檔案，其存儲方式和管理要求與傳統(tǒng)檔案有著很大的差別。其次，是資源建設(shè)的途徑與方式不同，數(shù)字檔案資源來源之一是相關(guān)的信息系統(tǒng)中具有保存價值的電子文件和數(shù)據(jù)，來源之二是被數(shù)字化的檔案館藏，來源之三是通過搜索引擎獲得的具有檔案性質(zhì)的網(wǎng)絡(luò)信息與資料，來源之四是購買商業(yè)公司開發(fā)的專題檔案數(shù)據(jù)庫，來源之五是其他可共享的數(shù)字檔案館資源。這與傳統(tǒng)檔案館根據(jù)國家規(guī)定，通過接收、征集相關(guān)部門檔案來組織各自特定館藏的資源建設(shè)模式有著很大的區(qū)別。再者，是信息服務(wù)的方式與范圍不同，數(shù)字檔案館借助數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)字技術(shù)、多媒體技術(shù)和計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開展檔案信息的網(wǎng)上采集與服務(wù)，不受地域、時間、檔案實體物理位置的限制，可以全方位、零距離地接收檔案和為用戶提供信息服務(wù)，大大拓展了傳統(tǒng)檔案館的收集與服務(wù)功能。

此外，基于職能范圍與組織形式的不同，數(shù)字檔案館還有廣義與狹義之分。廣義數(shù)字檔案館是指基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、采用面向?qū)ο蠓植际骄W(wǎng)狀結(jié)構(gòu)管理模式、由眾多檔案資源庫和檔案信息資源管理與服務(wù)機構(gòu)組成的數(shù)字檔案館群體。而狹義數(shù)字檔案館則是指擁有特定的檔案資源庫及專業(yè)管理人員，借助現(xiàn)代技術(shù)履行和拓展傳統(tǒng)檔案館的檔案信息管理與服務(wù)功能，為廣義數(shù)字檔案館提供數(shù)字檔案信息資源和技術(shù)支持的檔案信息資源管理與服務(wù)機構(gòu)個體。兩者相輔相成，密不可分。廣義數(shù)字檔案館是數(shù)字檔案館建設(shè)的最高境界，而狹義數(shù)字檔案館則是廣義數(shù)字檔案館的基石與重要組成部分。

三、數(shù)字檔案館的建設(shè)

鑒于一個科學、高效的數(shù)字檔案館體系需要按照社會信息化整體環(huán)境的要求來組織，上述數(shù)字檔案館標準體系的建設(shè)應(yīng)盡可能注意與國際接軌，并盡可能借鑒使用相關(guān)信息管理領(lǐng)域已經(jīng)采用的比較成熟的標準，以保障信息交換的暢通。在國家檔案局的領(lǐng)導(dǎo)與組織下，理論工作者和實際工作者合作開展相關(guān)標準的研究，并已形成一批與數(shù)字檔案館業(yè)務(wù)建設(shè)有關(guān)的標準規(guī)范。但是，從總體上來說，標準體系的研究還是相對比較滯后。這一現(xiàn)象已經(jīng)成為制約數(shù)字檔案館建設(shè)發(fā)展的一個主要因素。改變這一狀況的辦法主要有：學習借鑒相關(guān)的國際、國內(nèi)已有的技術(shù)標準。要組織力量對已有的標準進行翻譯、梳理，形成體系，為數(shù)字檔案館建設(shè)項目提供切實可行的標準與依據(jù)。繼續(xù)組織理論工作者和實際工作者攜手進行管理標準和業(yè)務(wù)標準的研究與制訂。要重點關(guān)注對數(shù)字檔案館建設(shè)實踐具有重要指導(dǎo)意義、目前暫無國際標準、國家標準和行業(yè)標準可借鑒的標準。逐步從管理、業(yè)務(wù)和技術(shù)三個層面上形成較為完整的數(shù)字檔案館標準體系，為方興未艾的數(shù)字檔案館建設(shè)實踐提供科學指導(dǎo)。

建設(shè)數(shù)字檔案館，就是為了更好地為社會服務(wù)，進一步提升檔案館的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，這是檔案工作貫徹落實“三個代表”重要思想的一個具體措施。社會各界要求檔案服務(wù)工作迅速快捷、方便周到、充分全面，我們在數(shù)字檔案館建設(shè)中，充分運用各種現(xiàn)代化技術(shù)，在服務(wù)手段上，加強了智能化、自動化的檢索，簡化了操作手續(xù)，進一步提高檔案信息的查全率、查準率和查詢速度；在服務(wù)方式上，打破傳統(tǒng)檔案利用的單一模式，利用者可以通過網(wǎng)絡(luò)、電話等現(xiàn)代化工具，在任何地方、任何時候查詢數(shù)字檔案館的信息資源；在服務(wù)內(nèi)容上，突破傳統(tǒng)檔案館館藏的限制，向利用者提供歷史的和現(xiàn)行的、館內(nèi)的和館外的、開放的和未開放的（當然，這需要一定的身份確認、申請等過程）等各種檔案資源，使數(shù)字檔案館真正成為社會各界了解黨和國家方針、政策的窗口，成為社會各界查詢信息的中心數(shù)據(jù)庫。信息化人才對檔案信息化建設(shè)的發(fā)展有著決定性影響。由于數(shù)字檔案館是一個新興事物，所需的各種人才還十分缺乏。

為此，我們把建設(shè)數(shù)字檔案館的過程作為鍛煉隊伍、培養(yǎng)人才的過程，通過各種方式，培養(yǎng)一支懂得現(xiàn)代化、信息化知識的干部隊伍。這了使檔案工作與企事業(yè)的發(fā)展目標和管理水平相適應(yīng)，并在信息化時代充分發(fā)揮其作用，這就要求我們檔案工作者主動、積極地變革與形勢和企業(yè)發(fā)展不相適應(yīng)的檔案管理理念、管理系統(tǒng)、管理模式。

〔參 考 文 獻〕

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〔責任編輯：譚 蕊〕