高校研究生管理信息化自主建設(shè)思考與建議

劉春榮　吳瀚霖　周偉

摘 要：隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，各高?；緦?shí)現(xiàn)了研究生教育管理信息化。但隨著國(guó)家和學(xué)校在新形勢(shì)下對(duì)教育信息管理的個(gè)性化和時(shí)效性要求，自主建設(shè)信息化已經(jīng)是創(chuàng)建世界一流大學(xué)的內(nèi)在要求。因此，北京師范大學(xué)歷時(shí)三年，自主開發(fā)了研究生學(xué)位管理系統(tǒng)，并不斷完善和擴(kuò)展管理功能，使信息化建設(shè)為學(xué)校的研究生人才培養(yǎng)工作立下汗馬功勞。本文以北京師范大學(xué)研究生學(xué)位管理系統(tǒng)為例，討論新形勢(shì)下高校研究生管理信息化自主建設(shè)，并提出相關(guān)建議。

關(guān)鍵詞：信息化系統(tǒng)；自主建設(shè)；研究生學(xué)位管理系統(tǒng)

中圖分類號(hào)：TP315 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：B 文章編號(hào)：1673-8454（2016）17-0034-03

日前，教育部部長(zhǎng)袁貴仁在2016年全國(guó)教育工作會(huì)議上的講話中指出，要加快推進(jìn)教育信息化，讓信息技術(shù)為提高教育質(zhì)量提供新動(dòng)力、新手段。高校研究生管理信息化系統(tǒng)的建設(shè)與應(yīng)用是教育信息化的重要組成部分。很多高校經(jīng)歷了從小作坊自主研發(fā)，到大規(guī)模高價(jià)格向市場(chǎng)供應(yīng)商購買服務(wù)的過程，目前已經(jīng)基本完成了教育管理信息化。但根據(jù)教育部、高校的新政策新要求，無論是需求的個(gè)性化還是時(shí)效性，很多信息化系統(tǒng)已經(jīng)難以適應(yīng)研究生培養(yǎng)工作需要和業(yè)務(wù)需求，都需要一套與時(shí)俱進(jìn)的、更加科學(xué)的系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)管理信息化，才能提高工作效率，提升研究生培養(yǎng)質(zhì)量。因此，如何多快好省地建設(shè)高校研究生管理信息化系統(tǒng)，是創(chuàng)建世界一流大學(xué)的內(nèi)在要求。為此，北京師范大學(xué)經(jīng)過三年的時(shí)間，完成了學(xué)位管理系統(tǒng)的自主建設(shè)，并不斷完善和拓展功能，積累了一定的經(jīng)驗(yàn)。本文正是以此為例，討論新形勢(shì)下，高校研究生管理信息化自主建設(shè)的相關(guān)問題，并提出相應(yīng)建議。

一、目前狀況與自主建設(shè)意義

高校研究生學(xué)位管理工作貫穿人才培養(yǎng)工作全過程，肩負(fù)引導(dǎo)學(xué)術(shù)規(guī)范、提高研究生培養(yǎng)質(zhì)量的重要使命。近幾年國(guó)務(wù)院對(duì)高校學(xué)位授予信息加大公開和監(jiān)督力度，實(shí)行“學(xué)位獲得者國(guó)家備案制度”。研究生學(xué)位管理質(zhì)量的好壞直接反映了高校管理水平的高低，隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，先進(jìn)的信息管理系統(tǒng)成為有效管理的必然選擇。

1.新政策新要求，需要學(xué)位系統(tǒng)與時(shí)俱進(jìn)

研究生學(xué)位論文質(zhì)量是衡量學(xué)位授予單位培養(yǎng)質(zhì)量的重要指標(biāo)，國(guó)務(wù)院學(xué)位辦也在逐年加大對(duì)碩博學(xué)位論文的抽檢力度。數(shù)年來，各培養(yǎng)單位實(shí)行人工寄送紙質(zhì)版，或人工發(fā)送電子版論文方式評(píng)審，費(fèi)時(shí)費(fèi)力效率不高。為保證論文質(zhì)量，目前很多高校通過教育部第三方機(jī)構(gòu)平臺(tái)評(píng)閱論文，這就亟需與之匹配的完整科學(xué)的學(xué)位系統(tǒng)，將各院系乃至學(xué)校學(xué)位管理教師從繁重的送審工作中解脫出來。

2.大數(shù)據(jù)大工作量，需要實(shí)現(xiàn)學(xué)位管理信息化

高校培養(yǎng)單位每年的研究生畢業(yè)人數(shù)眾多。以北京師范大學(xué)為例，每年研究生畢業(yè)生有4000余人，分學(xué)術(shù)型和專業(yè)型，還有內(nèi)地、港澳臺(tái)、留學(xué)生之分。由于組織龐大，服務(wù)對(duì)象多，信息量大，要想提高工作效率、提升服務(wù)質(zhì)量進(jìn)而促進(jìn)學(xué)校發(fā)展，開發(fā)一個(gè)功能強(qiáng)大、操作方便的信息管理系統(tǒng)對(duì)提高研究生學(xué)位管理效率、改善服務(wù)水準(zhǔn)有著重要意義。

3.自主開發(fā)維護(hù)，才能保障效率提升服務(wù)

目前全國(guó)諸多高校使用從市場(chǎng)購買的學(xué)位管理信息系統(tǒng)，甚至是量身定制，這曾經(jīng)在學(xué)校管理信息化初期起到了重要作用。不過因?yàn)閷W(xué)校教育政策和實(shí)施方案的不斷更新，購買的服務(wù)難以跟進(jìn)，技術(shù)人員也不可能及時(shí)深入理解業(yè)務(wù)進(jìn)行完善。同時(shí)由于軟件公司的不穩(wěn)定性以及員工的流動(dòng)性，造成維護(hù)脫節(jié)，系統(tǒng)更新斷層。在調(diào)研中，不少教師指出系統(tǒng)存在“功能冗余或缺失”、“關(guān)鍵時(shí)刻卡掉”、“維護(hù)不及時(shí)”等狀況。況且，各高校購買服務(wù)較為昂貴，僅以一套研究生教務(wù)管理系統(tǒng)而言，一般在50～200萬元間不等，后期每年維護(hù)也價(jià)格不菲。因此，從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，高校的各級(jí)管理系統(tǒng)還是要根據(jù)自身的需求走自主開發(fā)路線，并依據(jù)自身力量隨時(shí)維護(hù)更新，才能深入把握需求，及時(shí)維護(hù)，不斷完善，提升服務(wù)。

二、自主建設(shè)的特點(diǎn)

由高校研究生管理部門組織建立信息化團(tuán)隊(duì)，采購設(shè)備，通過自身力量開發(fā)符合研究生管理需要的管理系統(tǒng)而進(jìn)行的信息化建設(shè)稱為自主建設(shè)。自主建設(shè)的優(yōu)點(diǎn)有：

（1）針對(duì)性強(qiáng)。由于開發(fā)人員同時(shí)為學(xué)校研究生管理部門工作人員，因此信息化團(tuán)隊(duì)對(duì)實(shí)際業(yè)務(wù)需求有充分了解，需求與技術(shù)可以無縫連接，完美結(jié)合。

（2）可控性強(qiáng)。自主開發(fā)使研究生管理部門可以完全控制整個(gè)開發(fā)過程，可以根據(jù)管理實(shí)際需要，隨時(shí)調(diào)整開發(fā)進(jìn)度及方向。

（3）風(fēng)險(xiǎn)性小。與向軟件公司購買系統(tǒng)相比，自主開發(fā)可以大大降低開發(fā)成本，避免浪費(fèi)。即使最終開發(fā)失敗，造成的損失也不會(huì)很高。

（4）培養(yǎng)人才隊(duì)伍。由于研究生管理信息化是一個(gè)龐大且復(fù)雜的工程，在學(xué)校研究生管理部門自主開發(fā)的過程中，參與人員的自身能力可以得到很大提高。從而培養(yǎng)出了一支信息化的隊(duì)伍，可以在日后繼續(xù)服務(wù)于研究生管理工作，提高研究生管理部門的硬實(shí)力。

自主建設(shè)也有相應(yīng)的缺點(diǎn)：自主進(jìn)行信息化建設(shè)對(duì)學(xué)校的研究生管理部門技術(shù)要求較高，對(duì)于規(guī)模較小的學(xué)校而言開發(fā)壓力較大。

在自主建設(shè)的過程中，信息化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)要合理，要既有業(yè)務(wù)人員又有技術(shù)人員，既有管理人員又有高水平系統(tǒng)分析人員。負(fù)責(zé)開發(fā)的技術(shù)人員不能僅僅關(guān)注技術(shù)問題，同時(shí)也要提高自身業(yè)務(wù)水平。同時(shí)，信息化的過程不能閉門造車，要與外界充分交流，吸取先進(jìn)的管理理念及引進(jìn)先進(jìn)的信息化技術(shù)。

三、自主建設(shè)開發(fā)模式

傳統(tǒng)的軟件開發(fā)模式為“瀑布式”開發(fā)。該方式將需求描述、設(shè)計(jì)開發(fā)、測(cè)試、完善等過程看成一些界限分明的階段。高校的信息化業(yè)務(wù)是處于快速變化的環(huán)境中的，它不得不對(duì)政策改革、需求變化等快速做出響應(yīng)。然而，傳統(tǒng)的開發(fā)模式難以適應(yīng)系統(tǒng)的快速開發(fā)需求。當(dāng)需求發(fā)生變化或者是出現(xiàn)新的需求，系統(tǒng)設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)不得不返工進(jìn)行重新測(cè)試，造成時(shí)間的拖延和效率的降低。

以北京師范大學(xué)為例，為了迅速制造可用的軟件并快速處理需求變更，我們自主開發(fā)的研究生學(xué)位管理系統(tǒng)采用“敏捷軟件開發(fā)”的方式，軟件的開發(fā)和部署不是一次完成的，而是以一系列增量的形式完成的，每一個(gè)增量包含新的系統(tǒng)功能。有如下特性：

（1）系統(tǒng)的描述、設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)過程是交織在一起的。沒有詳盡的系統(tǒng)描述，設(shè)計(jì)文檔實(shí)現(xiàn)了最小化。從而大量節(jié)省了描述、設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)花費(fèi)的時(shí)間。

（2）系統(tǒng)是通過一系列版本開發(fā)出來的，學(xué)位管理教師、院系秘書以及學(xué)生都直接參與了每一個(gè)版本的定義與評(píng)估。他們不僅對(duì)每一個(gè)版本的軟件提出修改建議，還對(duì)后一個(gè)版本的軟件提出新的需求。這種用戶參與開發(fā)的過程，可以快速地獲取需求變更的反饋。

（3）雖然每一個(gè)版本更新的量一般都比較小，但是更新的頻率很高。通常每個(gè)星期都會(huì)有新的版本提供給用戶。

四、自主建設(shè)實(shí)現(xiàn)原則

信息化系統(tǒng)的自主建設(shè)，依據(jù)高內(nèi)聚低耦合的軟件工程設(shè)計(jì)原則，對(duì)系統(tǒng)內(nèi)的各類程序代碼進(jìn)行實(shí)現(xiàn)，并保證驗(yàn)證代碼的正確性，使系統(tǒng)達(dá)到用戶的使用要求。以研究生學(xué)位管理系統(tǒng)自主建設(shè)為突破口的開發(fā)原則，適用于高校研究生管理信息化系統(tǒng)。

1.擴(kuò)展性

網(wǎng)站的整體規(guī)劃及框架設(shè)計(jì)具可擴(kuò)充性，在不破壞系統(tǒng)整體架構(gòu)的前提下，不僅要滿足現(xiàn)有需求，還必須充分考慮未來系統(tǒng)需求與應(yīng)用擴(kuò)展的變更要求。

2.易用性

網(wǎng)站功能模塊的開發(fā)遵循以人為本的原則。在提供強(qiáng)大功能的同時(shí)，充分考慮網(wǎng)站操作人員習(xí)慣，以便方便師生。對(duì)于不同的用戶應(yīng)該有不同的權(quán)限，方便管理。

3.簡(jiǎn)潔性

在設(shè)計(jì)上，色調(diào)統(tǒng)一，色彩飽和，線條流暢，并有充分的空間留白，導(dǎo)航層次清晰，主體信息突出，力求風(fēng)格簡(jiǎn)潔、大方、穩(wěn)重，便于訪問者瀏覽和學(xué)習(xí)。

4.穩(wěn)定性

采用網(wǎng)絡(luò)安全、系統(tǒng)登錄安全、各分系統(tǒng)安全、分系統(tǒng)模塊安全、會(huì)話期間安全等多種方式確保安全，確保資源的安全，有效地防止資源外部流失，并且保證網(wǎng)站在極多訪問量的情況下仍能保持穩(wěn)定。

5.經(jīng)濟(jì)性

注重系統(tǒng)的性價(jià)比，在同等功能的基礎(chǔ)上盡可能地減少投入解決實(shí)際管理的各類問題。

五、自主建設(shè)分層組織

信息化系統(tǒng)的自主建設(shè)，比購買市場(chǎng)現(xiàn)有的集成服務(wù)涉及更多的部門和任務(wù)分工。自主開發(fā)在如上開發(fā)原則基礎(chǔ)上，配備不同專業(yè)、不同層次的技術(shù)人員，與學(xué)位辦管理人員、各院系教務(wù)管理人員、學(xué)生緊密配合與密切協(xié)作，有計(jì)劃、有步驟地開展各項(xiàng)工作。

從實(shí)施角度來說，分層組織如圖1所示。

從業(yè)務(wù)角度來說，一般分為三種：高級(jí)管理員、學(xué)院管理員和學(xué)生，完成信息采集、逐級(jí)審核、簡(jiǎn)單統(tǒng)計(jì)、生成報(bào)表、數(shù)據(jù)維護(hù)等功能。

（1）具有用戶身份驗(yàn)證的功能。由于本系統(tǒng)的特殊性，用戶都需要進(jìn)行身份驗(yàn)證。而身份合法性需要后臺(tái)數(shù)據(jù)庫與時(shí)俱進(jìn)地分析和鑒定。

（2）高級(jí)管理員能夠完成對(duì)其它用戶的管理操作，可以設(shè)置并管理學(xué)院管理員和學(xué)生的各級(jí)申請(qǐng)。

（3）學(xué)院管理員在各環(huán)節(jié)對(duì)學(xué)生申報(bào)信息進(jìn)行必要的審核，并提交到學(xué)校審核。系統(tǒng)提供對(duì)學(xué)院整體學(xué)生學(xué)位信息的查看統(tǒng)計(jì)和報(bào)送。

（4）學(xué)生可以申報(bào)自己的學(xué)位信息，并可以根據(jù)情況進(jìn)行相應(yīng)的修改。

六、幾點(diǎn)思考

研究生學(xué)位管理的信息化系統(tǒng)，有力推進(jìn)了學(xué)位工作科學(xué)管理，提高了工作效率，提升了高校研究生人才培養(yǎng)質(zhì)量，為各院系教務(wù)隊(duì)伍的專業(yè)化、職業(yè)化的進(jìn)一步發(fā)展提供信息化環(huán)境。在建設(shè)過程中有以下建議供各高校參考。

（1）轉(zhuǎn)變理念，營(yíng)造高校研究生管理信息化環(huán)境

目前，信息化建設(shè)對(duì)現(xiàn)代化教學(xué)方式、內(nèi)容的重大意義，各高校已有共識(shí)。除了教學(xué)，重點(diǎn)要轉(zhuǎn)變的是高校對(duì)研究生教務(wù)部門的管理觀念，從領(lǐng)導(dǎo)層面到管理人員，認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代信息科學(xué)技術(shù)的運(yùn)用對(duì)管理模式、方法的重大變革。其次，學(xué)校要加強(qiáng)重視力度，通過一些激勵(lì)政策積極鼓勵(lì)教學(xué)管理干部主動(dòng)地思考和研究管理方法、規(guī)律、流程等，不斷改進(jìn)和完善研究生教學(xué)管理信息化建設(shè)工作。

（2）重視培訓(xùn)，打造專業(yè)化教務(wù)隊(duì)伍

信息化的建設(shè)，終究是要信息化為人的工作服務(wù)。所以，研究生教務(wù)隊(duì)伍建設(shè)要與時(shí)俱進(jìn)，才能使信息化建設(shè)事半功倍?？梢詮倪@幾個(gè)方面使信息化與教務(wù)隊(duì)伍建設(shè)相得益彰：為系統(tǒng)使用者提供詳盡的說明文檔；通過小視頻、微信短片等多重形式進(jìn)行宣傳介紹；另外還以有計(jì)劃、有組織的培訓(xùn)，及時(shí)解答，交流心得等方式群策群力，促進(jìn)系統(tǒng)的推廣使用和教務(wù)隊(duì)伍的信息化水平建設(shè)。

（3）統(tǒng)一規(guī)劃，打通數(shù)據(jù)壁壘

研究生學(xué)位管理工作的信息化系統(tǒng)建設(shè)，并非只涉及學(xué)位管理。做一個(gè)完善的、科學(xué)的、高效的信息化系統(tǒng)，最基礎(chǔ)的還是數(shù)據(jù)，涉及學(xué)籍、招生、培養(yǎng)、教師、科研等方面，這是一項(xiàng)涉及眾多部門和業(yè)務(wù)、需求不斷更新的工作。需要我們特別注意加強(qiáng)信息系統(tǒng)頂層設(shè)計(jì)，做好局部開發(fā)的同時(shí)也要加強(qiáng)統(tǒng)一管理，做好系統(tǒng)規(guī)劃，打通數(shù)據(jù)壁壘，解決信息孤島，積極引導(dǎo)協(xié)調(diào)集成化，保障信息化建設(shè)的整體有序發(fā)展。

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（編輯：王天鵬）