如何加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作

古麗娜孜·葉丁

摘 要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，單位的會(huì)計(jì)檔案管理越來(lái)越受到各單位的重視，單位會(huì)計(jì)檔案管理的好壞，無(wú)疑也是體現(xiàn)各單位綜合管理水平的一個(gè)重要方面。本文就會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、鑒定銷毀等方面作了闡述。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案；管理

會(huì)計(jì)檔案是指單位在財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)核算過(guò)程中直接形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表及財(cái)務(wù)分析報(bào)告及具有保存價(jià)值的一系列文字資料等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位財(cái)務(wù)活動(dòng)的重要史料和證據(jù)。會(huì)計(jì)檔案既是單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的歷史記錄，又是單位檔案的重要組成部分，是重要的信息資源。單位的會(huì)計(jì)檔案是否真實(shí)、齊全、準(zhǔn)確、完整，整理、歸檔是否科學(xué)、合理，保管、移交是否完好、及時(shí)，借閱、銷毀是否規(guī)范、嚴(yán)密，都將直接影響到單位會(huì)計(jì)檔案管理的質(zhì)量。

一、會(huì)計(jì)資料收集要完整、及時(shí)

會(huì)計(jì)資料的收集要以會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)為主線，凡具有保管價(jià)值的所有會(huì)計(jì)事項(xiàng)記錄、核算資料、財(cái)務(wù)管理類的資料，都應(yīng)及時(shí)收集，不得遺漏，如發(fā)現(xiàn)缺少的資料，應(yīng)及時(shí)向有關(guān)的當(dāng)事人追回或采取必要的補(bǔ)救措施，以確保會(huì)計(jì)檔案資料的完整性。依據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，會(huì)計(jì)檔案資料主要包括：

1.會(huì)計(jì)憑證類：包括外來(lái)和自制的各種原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表、其他會(huì)計(jì)憑證。

2.會(huì)計(jì)賬簿類：包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會(huì)計(jì)賬簿。

3.財(cái)務(wù)報(bào)告類：分為月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明及其他財(cái)務(wù)報(bào)告。

4.其他類：包括銀行對(duì)賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表，其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。

實(shí)行會(huì)計(jì)電算化單位的會(huì)計(jì)檔案主要包括三個(gè)方面的內(nèi)容：

（1）由計(jì)算機(jī)打印輸出的各種書(shū)面形式的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及其他會(huì)計(jì)資料。這些打印輸出的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度規(guī)定，根據(jù)有關(guān)規(guī)定立卷歸檔保管，保存期限按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。

（2）以磁盤、磁帶、光盤等介質(zhì)存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)（會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等數(shù)據(jù)），在未打印成書(shū)面形式之前，應(yīng)當(dāng)妥善保管并留有副本。這些介質(zhì)都應(yīng)當(dāng)視同會(huì)計(jì)資料或檔案保管。

（3）會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和使用的全套文檔資料和軟件程序，也應(yīng)當(dāng)視同會(huì)計(jì)檔案保管。

二、會(huì)計(jì)檔案的整理和歸檔要科學(xué)、合理

對(duì)會(huì)計(jì)檔案的整理和歸檔要根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的要求，制定科學(xué)規(guī)范的分類編號(hào)方法和歸檔時(shí)限，建立會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、移交清冊(cè)、借閱登記單等，保證會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容完整、整理歸檔及時(shí)、手續(xù)完備，并按會(huì)計(jì)檔案分類編號(hào)規(guī)則整理會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表和其他會(huì)計(jì)資料，合理確定擺放各類會(huì)計(jì)檔案的位置，提高利用效率。

1.會(huì)計(jì)月度終了，將會(huì)計(jì)憑證按順序排列、整理，連同所屬原始憑證，按要求裝訂成冊(cè)，正確填寫(xiě)記賬憑證封面，填寫(xiě)并粘貼包角并蓋好騎縫章。正確填寫(xiě)會(huì)計(jì)檔案憑證案卷目錄。

2.年度終了，將會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表（實(shí)行電算化核算的單位，首先應(yīng)打印出紙質(zhì)的會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表）及其他資料（主要是銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單）按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》要求分類整理、編頁(yè)碼、裝訂成冊(cè)，正確填寫(xiě)封面各項(xiàng)內(nèi)容，填寫(xiě)并粘貼標(biāo)簽，填寫(xiě)會(huì)計(jì)檔案賬簿案卷目錄、會(huì)計(jì)檔案報(bào)表案卷目錄及會(huì)計(jì)檔案其他類案卷目錄。對(duì)于上級(jí)、財(cái)政部門下達(dá)專項(xiàng)資金、部門預(yù)算指標(biāo)等文書(shū)檔案也應(yīng)及時(shí)收集交由單位檔案部門整理歸檔。

三、會(huì)計(jì)檔案的保管、移交要完好、及時(shí)

在明確會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)各崗位檔案處理要求的基礎(chǔ)上，指定專人負(fù)責(zé)單位的會(huì)計(jì)檔案，負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案資料的收集、整理、裝訂、保管，并保持相對(duì)穩(wěn)定。當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)中應(yīng)列明移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止時(shí)間和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限等內(nèi)容。

四、會(huì)計(jì)檔案借閱、銷毀要規(guī)范、嚴(yán)密

各單位保存的會(huì)計(jì)檔案不得借出。如有特殊需要，須經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方可提供查閱或復(fù)制，并辦理借閱、復(fù)制登記手續(xù)。查閱或復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫(huà)、拆封和抽換。各單位應(yīng)建立、健全會(huì)計(jì)檔案借閱、復(fù)制登記制度。

根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，各單位保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)由本單位檔案部門會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷毀意見(jiàn)，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀待銷毀會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等。單位負(fù)責(zé)人必須在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)并簽章。會(huì)計(jì)檔案銷毀時(shí)，應(yīng)當(dāng)由單位檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員參加，并由同級(jí)財(cái)政部門派員參加監(jiān)銷。國(guó)家機(jī)關(guān)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由同級(jí)財(cái)政部門、審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。財(cái)政部門銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由同級(jí)審計(jì)部門派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)對(duì)照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上所列內(nèi)容逐一清點(diǎn)核對(duì)并在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽字蓋章。

總之，會(huì)計(jì)檔案是單位檔案的重要組成部分，會(huì)計(jì)檔案管理的好壞，也反映了單位綜合管理水平的高低，更反映了單位財(cái)務(wù)管理水平的高低。因此，各單位應(yīng)組織會(huì)計(jì)人員加強(qiáng)對(duì)檔案法律、法規(guī)的學(xué)習(xí)，增強(qiáng)法制意識(shí)，不斷學(xué)習(xí)有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)，不斷提高會(huì)計(jì)檔案管理人員素質(zhì)，規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理，完善會(huì)計(jì)檔案管理制度，確保單位會(huì)計(jì)檔案的完整、安全，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的作用，為單位財(cái)務(wù)、審計(jì)工作及領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]譚紅領(lǐng).淺談會(huì)計(jì)檔案管理的問(wèn)題和對(duì)策[J].河南會(huì)計(jì)，2010，（19）：11-12.

[2]王建偉，王瑞萍.對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作規(guī)范化的思考[J].財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)，2010（12）：23-24.

[3]楊英莉.淺議農(nóng)村會(huì)計(jì)管理[J].科技信息，2010（28）：14-16.

[4]聶穎，梁丹輝.加強(qiáng)農(nóng)村會(huì)計(jì)管理，促進(jìn)新農(nóng)村建設(shè)[J].山東商業(yè)會(huì)計(jì)，2011（12）：24-26.

[5]劉志凌.如何加強(qiáng)單位會(huì)計(jì)檔案管理[J]《經(jīng)濟(jì)與科技》.2011，22（11）：90-92.

[6]王萍.關(guān)于加強(qiáng)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的思考[J]《中國(guó)對(duì)外貿(mào)易》.2011（4）：296-297