Excel在班費(fèi)核算管理中的運(yùn)用

文/馬美玲

Excel在班費(fèi)核算管理中的運(yùn)用

文/馬美玲

班費(fèi)是班集體的共同財(cái)產(chǎn)，高校班費(fèi)的管理是班級(jí)管理的一項(xiàng)重要組成部分。本文針對(duì)高校班費(fèi)管理現(xiàn)狀，運(yùn)用Excel軟件對(duì)高校班費(fèi)核算管理進(jìn)行了實(shí)踐性的探討，提出高校班費(fèi)收支核算管理的思路和流程。

Excel軟件；班費(fèi)管理；班費(fèi)核算

一、問(wèn)題提出

目前，大部分高校班費(fèi)管理體制采用的是班級(jí)班委自主管理。雖然有些班級(jí)設(shè)置了班級(jí)班費(fèi)管理制度，形成了班費(fèi)管理辦法，采用了賬、錢分離的管理制度，但是班費(fèi)管理缺乏規(guī)范化、科學(xué)化，班費(fèi)的收支情況和結(jié)余公示沒(méi)有做到及時(shí)化、程序化。高校班費(fèi)管理中的不足主要體現(xiàn)在班費(fèi)收支核算管理的流程和方法上，所以，建立規(guī)范的班費(fèi)核算管理系統(tǒng)顯得尤為重要。

Excel可以進(jìn)行各種數(shù)據(jù)的處理、統(tǒng)計(jì)分析和輔助決策操作，應(yīng)用廣泛，操作簡(jiǎn)單方便。運(yùn)用Excel建立班費(fèi)核算管理系統(tǒng)，可以便于數(shù)據(jù)的記錄、存儲(chǔ)、傳遞和共享。

二、班費(fèi)核算管理流程

（一）規(guī)范班費(fèi)管理制度

加強(qiáng)班費(fèi)管理，規(guī)范班費(fèi)收支行為，結(jié)合班級(jí)實(shí)際情況，制定班費(fèi)收支制度。一般而言，班費(fèi)核算管理可以采用收付實(shí)現(xiàn)制。

（二）設(shè)立班費(fèi)管理委員會(huì)

班費(fèi)管理委員會(huì)，可以設(shè)置三個(gè)職位：出納員，負(fù)責(zé)現(xiàn)金收支以及班費(fèi)銀行卡的管理。審核員，負(fù)責(zé)審核報(bào)銷單據(jù)的真實(shí)性。記賬員，負(fù)責(zé)記錄班費(fèi)收支賬的情況。

（三）規(guī)范班費(fèi)核算管理流程

1.班費(fèi)預(yù)算程序。根據(jù)班級(jí)具體情況，合理設(shè)置預(yù)算，完成班費(fèi)的收取。2.班費(fèi)審批程序。小額的零星支出（具體額度由班費(fèi)管理委員會(huì)開會(huì)討論），經(jīng)辦人應(yīng)先向班費(fèi)管理委員會(huì)報(bào)備，由審核員審核批準(zhǔn)。大額的班費(fèi)支出，需班級(jí)2/3以上同學(xué)表決通過(guò)才可實(shí)施。3.班費(fèi)報(bào)銷程序。經(jīng)辦人簽字后的報(bào)銷單應(yīng)得到審核員的審核批準(zhǔn)，記賬員據(jù)此入賬。4.班費(fèi)公示程序。記賬員定期與出納員核對(duì)賬實(shí)是否相符，定期向班級(jí)同學(xué)公開班費(fèi)的收支情況。5.班費(fèi)監(jiān)督程序。班集體所有同學(xué)都有合理使用班費(fèi)的權(quán)利以及監(jiān)督班費(fèi)使用情況的義務(wù)。

三、Excel班費(fèi)核算管理系統(tǒng)

（一）班費(fèi)核算管理系統(tǒng)工作簿的設(shè)立

首先，啟動(dòng)Excel2010，選擇“文件”、“新建”命令，創(chuàng)建一個(gè)新的工作簿，以所在的班級(jí)名稱進(jìn)行命名，如“14級(jí)財(cái)務(wù)管理1班”。然后，在該工作簿下將工作表Sheet1、Sheet2、Sheet3分別命名為“班級(jí)基本情況”“班費(fèi)收支明細(xì)”以及“班費(fèi)查詢系統(tǒng)”。

（二）“班級(jí)基本情況”表的設(shè)立

在該工作表下，分別在A1、B1、C1單元格輸入文本“學(xué)號(hào)”、“姓名”、“職務(wù)”，并在所在列分別輸入對(duì)應(yīng)項(xiàng)目的基本信息。

（三）“班費(fèi)收支明細(xì)”表的設(shè)立

該工作表是班費(fèi)核算管理系統(tǒng)的主體部分，主要包含班費(fèi)具體的收支情況以及結(jié)余情況，如圖1所示。此表格中的第一列的日期可以手動(dòng)輸入，也可以適當(dāng)采用自動(dòng)填充的功能。第二列，我們采用“數(shù)據(jù)有效性”選項(xiàng)設(shè)置下拉菜單，以便減少輸入工作量，提高工作效率。具體操作步驟為：首先，選中“班級(jí)基本情況”中第二列，進(jìn)行名稱定義，即選中“公式”菜單，然后單擊“定義名稱”按鈕，將其定義為“經(jīng)辦人”。最后，設(shè)置“班費(fèi)收支明細(xì)”表中第二列的“數(shù)據(jù)有效性”，允許類型為序列，在來(lái)源的文本框中輸入“=經(jīng)辦人”即可。同樣的道理，我們對(duì)圖1中的收款方式所在的第四列以及付款方式所在的第六列分別設(shè)置數(shù)據(jù)有效性，允許類型均為序列，在其來(lái)源的文本框中分別輸入“現(xiàn)收，銀收”，“現(xiàn)付，銀付”。

圖1　“班費(fèi)收支明細(xì)”表模板

圖1中，摘要、收款金額、付款金額、附件編號(hào)所在列分別手動(dòng)輸入，主要用來(lái)記錄班費(fèi)的收支情況以及登記班費(fèi)收支明細(xì)表所依據(jù)附件。期末結(jié)余所對(duì)應(yīng)的單元格可以設(shè)置公式，達(dá)到自動(dòng)計(jì)算結(jié)余的目的，其公式分別為：

銀行存款結(jié)余（I3單元格）= IF（$D3=“銀收”，$E3，0）-IF（$F3=“銀付”，$G3，0）

庫(kù)存現(xiàn)金結(jié)余（J3單元格）= IF（$D3=“現(xiàn)收”，$E3，0）-IF（$F3=“現(xiàn)付”，$G3，0）

銀行存款結(jié)余（I4單元格）= $I3+IF （$D4=“銀收”，$E4，0）-IF（$F4=“銀付”，$G4，0）

庫(kù)存現(xiàn)金結(jié)余（J4單元格）= $J3+IF （$D4=“現(xiàn)收”，$E4，0）-IF（$F4=“現(xiàn)付”，$G4，0）

I5及其下方單元格，直接采用I4單元格自動(dòng)向下填充功能即可。J5及其下方單元格，直接采用J4單元格自動(dòng)向下填充功能即可。

此外，為了防止用戶不小心誤刪或改動(dòng)表格，增強(qiáng)表格的安全性，可以對(duì)“班費(fèi)收支明細(xì)”工作表進(jìn)行保護(hù)功能的設(shè)置。具體操作步驟為：先選定需要保護(hù)的工作表“班費(fèi)收支明細(xì)”，選擇“審閱”菜單，然后單擊“保護(hù)工作表”按鈕。打開“保護(hù)工作表”對(duì)話框，在“取消工作表保護(hù)時(shí)使用的密碼”文本框中輸入密碼，并選中“選定鎖定單元格鎖定”的復(fù)選框，單擊確定即可。

為了隨時(shí)追蹤班費(fèi)的結(jié)余情況，可以設(shè)置一個(gè)最低結(jié)余額度，一旦低于最低結(jié)余額度，就應(yīng)該考慮再次征收班費(fèi)。最低結(jié)余額度的預(yù)警狀態(tài)，可以通過(guò)條件格式來(lái)實(shí)現(xiàn)。例如，設(shè)置的銀行存款最低結(jié)余額度為200元，當(dāng)結(jié)余低于最低結(jié)余額度時(shí)，就會(huì)用淺紅色填充該單元格。具體操作步驟為：首先，選定銀行存款所在的第I列。然后，選擇“開始”菜單中的“條件格式”命令，出現(xiàn)“條件格式”對(duì)話框。最后，在“條件”下拉列表中選擇“突出顯示單元格規(guī)則”選項(xiàng)，接著選定“小于”并輸入200，且選擇“淺紅色填充”，再單擊“確定”按鈕即可。

（四）“班費(fèi)查詢系統(tǒng)”的設(shè)立

班級(jí)同學(xué)可以在工作表“班費(fèi)查詢系統(tǒng)”中，進(jìn)行班費(fèi)的查詢。此工作表可參照?qǐng)D2進(jìn)行設(shè)置。

圖2　“班費(fèi)查詢系統(tǒng)”表模板

余額所對(duì)應(yīng)的單元格可以設(shè)置公式，達(dá)到自動(dòng)計(jì)算結(jié)余的目的，其公式分別為：

B3= VLOOKUP（B1*1，班費(fèi)收支明細(xì)！A：J，9，0）

C3= VLOOKUP（B1*1，班費(fèi)收支明細(xì)！A：J，10，0）

D3= B3+C3

（五）圖表分析班費(fèi)使用情況

可以通過(guò)Excel中的“數(shù)據(jù)透視表”功能，對(duì)班費(fèi)的收支情況進(jìn)行排序、篩選、分類匯總，還可以通過(guò)Excel強(qiáng)大的圖表功能，將數(shù)據(jù)變的形象化，更為簡(jiǎn)明扼要的總結(jié)班費(fèi)的收支情況。

［1］ 宋正強(qiáng).Excel2010在會(huì)計(jì)與財(cái)務(wù)管理日常工作中的應(yīng)用［M］.人民郵電出版社，2014.

［2］ 張禮萍，劉毅華.Excel在財(cái)務(wù)中的應(yīng)用［M］.湖南師范大學(xué)出版社，2016.

［3］ 隋艷.運(yùn)用企業(yè)財(cái)務(wù)管理制度有效管理高校班費(fèi)［J］.經(jīng)營(yíng)與管理，2016，03：157-159.

（作者單位：安徽工貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院）

上接（第203頁(yè)）業(yè)使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件的處理，那么就更應(yīng)該對(duì)資料進(jìn)行備份處理。應(yīng)該及時(shí)的進(jìn)行內(nèi)部的盤點(diǎn)，盤點(diǎn)完成后與會(huì)計(jì)記錄進(jìn)行核對(duì)，如果二者結(jié)果不一至，那么進(jìn)行原因的分析。不相容的職務(wù)間嚴(yán)格的進(jìn)行分離，明確不同機(jī)構(gòu)間的崗位的職責(zé)與權(quán)限，使崗位間可以相互進(jìn)行監(jiān)督與管理，彼此形成一種制經(jīng)銷商，制衡的機(jī)制。在遇到一些重大的決策時(shí)，嚴(yán)格的按照相關(guān)的規(guī)定進(jìn)行程序的履行，進(jìn)行決策的聯(lián)簽制度，企業(yè)內(nèi)的任何人不能單獨(dú)的進(jìn)行決策與改變集體的決定。

（三）明確國(guó)有資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)和使用權(quán)，優(yōu)化國(guó)有資產(chǎn)結(jié)構(gòu)

我們進(jìn)行資產(chǎn)的管理與體制的改革決策時(shí)，對(duì)于資產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)與管理權(quán)進(jìn)行劃分，確定其產(chǎn)權(quán)，將具有現(xiàn)代思想的相關(guān)約束機(jī)制進(jìn)行引入，政府作為資產(chǎn)的實(shí)際擁有者，應(yīng)該以出資人的形勢(shì)出現(xiàn)，企業(yè)在進(jìn)行運(yùn)營(yíng)的過(guò)程中，政府應(yīng)該減少其干預(yù)企業(yè)的事務(wù)內(nèi)容，對(duì)國(guó)有企業(yè)的法人資格進(jìn)行有效的保證，對(duì)其獨(dú)立的法人資格進(jìn)行尊重，政府的在企業(yè)進(jìn)行股權(quán)的管理時(shí)應(yīng)該以固定的身份出現(xiàn)在其中。便是不能對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)造成的影響。促進(jìn)其資產(chǎn)結(jié)構(gòu)上的優(yōu)化對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行分級(jí)所有。另外，現(xiàn)在我國(guó)對(duì)于國(guó)有資產(chǎn)進(jìn)行管理時(shí)，我是以社會(huì)效應(yīng)為主，對(duì)社會(huì)的功能進(jìn)行調(diào)動(dòng)，在這種情況下，政府的主要精力，應(yīng)該投入到對(duì)迷社會(huì)公共性的服務(wù)當(dāng)中，對(duì)于外部環(huán)境進(jìn)行創(chuàng)造 ，將自身的所有權(quán)與使用權(quán)進(jìn)行劃分，使企業(yè)可以自由的進(jìn)行發(fā)展，減少行政性的干預(yù)，有效的對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行盤活，實(shí)現(xiàn)對(duì)資產(chǎn)管理上的保值與增值。

參考文獻(xiàn)：

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［2］劉麗萍，劉昱.國(guó)外地方國(guó)有資產(chǎn)管理體制對(duì)我國(guó)的啟示［J］.商場(chǎng)現(xiàn)代化，2011（18）.

［3］屈茂輝.中國(guó)國(guó)有資產(chǎn)法研究［M］.北京：人民法院出版社，2007.

［4］黃士嘉.深化國(guó)有企業(yè)產(chǎn)權(quán)制度的改革的關(guān)鍵——理順國(guó)有資產(chǎn)管理體制［J］.商場(chǎng)現(xiàn)代化，2010（4）.

（作者單位：山東煙臺(tái)開發(fā)區(qū)國(guó)資局）

上接（第204頁(yè)）各個(gè)方面的意見(jiàn)或者建議。同時(shí)，企業(yè)可以創(chuàng)新溝通方式，通過(guò)微信、微博等新媒體，拓展溝通的時(shí)間和空間，降低溝通成本，提升溝通頻次，提升溝通效果。對(duì)于管理者來(lái)說(shuō)，要積極走進(jìn)基層員工，聽取他們的意見(jiàn)和建議，對(duì)于基層員工來(lái)講，要注意觀察和總結(jié)企業(yè)運(yùn)營(yíng)的問(wèn)題和不足，并且能夠積極的建言獻(xiàn)策，管理者和基層員工共同努力，才能真正打通企業(yè)內(nèi)部的無(wú)邊界溝通，提升效率，降低成本。

（三）評(píng)價(jià)設(shè)計(jì)方面

在企業(yè)管理業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)的設(shè)計(jì)方面，主要從評(píng)價(jià)方法和評(píng)價(jià)指標(biāo)兩個(gè)方面來(lái)優(yōu)化：

對(duì)于評(píng)價(jià)方法來(lái)說(shuō)，主要是指企業(yè)應(yīng)該積極研究、引進(jìn)先進(jìn)的評(píng)價(jià)方法，摒棄純定性的評(píng)價(jià)，要定量和定性相結(jié)合，這里的結(jié)合不僅僅是簡(jiǎn)單的匯總，更重要的是要在不同的側(cè)面結(jié)合起來(lái)，使得評(píng)估的維度更加豐滿，評(píng)估更加的準(zhǔn)確和全面。

對(duì)于評(píng)價(jià)的指標(biāo)來(lái)說(shuō)，主要是指企業(yè)要逐步豐富和完善指標(biāo)體系，建立多維度、多層次的指標(biāo)體系，以此來(lái)刻畫管理的全方位和全過(guò)程，實(shí)現(xiàn)評(píng)價(jià)的準(zhǔn)確性和完整性。具體來(lái)講，維度方面主要需要涵蓋管理方式、管理效果、員工反饋，其中管理效果是最重要的指標(biāo)，主要包括經(jīng)濟(jì)利益、企業(yè)文化和氛圍、運(yùn)營(yíng)效率等方面?？偟膩?lái)說(shuō)，指標(biāo)建立的核心就是要全面的評(píng)估企業(yè)經(jīng)營(yíng)的方方面面，以此來(lái)評(píng)價(jià)管理者的業(yè)績(jī)。

三、總結(jié)

隨著現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展，越來(lái)越多的企業(yè)采用了股份制的模式，這就帶來(lái)了所有權(quán)和經(jīng)營(yíng)權(quán)的分離，隨著而來(lái)的就是企業(yè)管理業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)的問(wèn)題?？偟膩?lái)說(shuō)，目前的問(wèn)題主要集中在目標(biāo)不明確、評(píng)價(jià)主體單一、評(píng)價(jià)方式不優(yōu)化等方面，針對(duì)這些問(wèn)題，企業(yè)應(yīng)該切實(shí)提出有針對(duì)性的措施進(jìn)行優(yōu)化和完善?？偟膩?lái)講，企業(yè)應(yīng)該首先樹立合理的評(píng)價(jià)目標(biāo)，然后在目標(biāo)的基礎(chǔ)之上進(jìn)行評(píng)價(jià)體系和評(píng)價(jià)方法的設(shè)計(jì)，開發(fā)先進(jìn)的評(píng)價(jià)方法，完善評(píng)價(jià)的維度和層次，同時(shí)，建立和完善溝通機(jī)制，打通各層級(jí)之間的溝通通道，豐富評(píng)價(jià)的主體，達(dá)到管理業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)的科學(xué)性、準(zhǔn)確性和客觀性，提升企業(yè)的內(nèi)部監(jiān)督和控制效果，增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)在競(jìng)爭(zhēng)力。

參考文獻(xiàn)：

［1］劉亞榮.管理業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)體系研究［J］.經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊，2014（19）.

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（作者單位：陜西煤業(yè)化工集團(tuán)有限責(zé)任公司）