班費管理中的企業(yè)財務思想

傅巍

一、大學班級班費收支中存在的問題

1.班費管理人員的崗位設置不合理。

絕大多數(shù)班級班費由生活委員保管，同時生活委員也負責記錄每筆支出，很明顯，這有違企業(yè)財務部門的內部牽制制度的思想。會計091班有男女生活委員各一名，把班級成立的時候收的第一筆班費一份為二，由兩人分別保管，分別使用。這里不討論兩名生活委員，兩筆班費，兩本賬的問題，因為其他班級不一定也如此。企業(yè)中出納人員不得兼任稽核、會計檔案保管和收入、支出、費用、債權債務賬目的登記工作。而在班級活動中，生活委員作為班費的保管人同時兼任了收入、支出的登記的工作。我們很愿意相信我們的生活委員，但是這不排除個別同學會在背后說閑話，尤其是對生活委員本人有偏見的時候。當然也不排除某些班級的生活委員做出舞弊的行為，從而損害了全班同學的利益。有時候生活委員自身的資金緊張的時候，先借用班費，一段時間后再補上去，也看似正常?？蛇@在企業(yè)的中是會計制度法規(guī)所不允許的。

2.班費支出缺少原始發(fā)票。

很多時候的班費支出都沒有發(fā)票。比如去小賣部買一些學習用品、去水果店買一些水果，店主是不會開出發(fā)票的。而去農貿家家樂超市購買物品的電腦小票對于班費管理來說，算是比較正規(guī)的原始憑證。企業(yè)的每筆業(yè)務基本上有原始憑證，包括外來原始憑證和自制原始憑證。原始憑證是一切賬目處理的起點。企業(yè)采購時沒有憑證進項稅額是不可以抵扣的，企業(yè)的職工出差沒有原始憑證想報銷費用也是很難的。而班級班費管理中把缺少原始發(fā)票當成一種習以為常，拿什么來約束班費支出的具體經手人？某種程度上說，缺少原始發(fā)票是外部造成的，但是除了每次盡量要求店主開發(fā)票以外還有沒有其他的途徑解決這個問題嗎？

3.班費的使用缺少審批。

拿會計091班來說，只要是用于班級集體的活動，就能夠很容易地使用班費。不管數(shù)額有多大，只要班長等主要班委同意就可行，沒有任何走程序的審批制度。班費取之于同學，用之于同學，是大家共有的。是否應該在使用前經過廣泛地討論和征求意見？一定數(shù)額，比如500元以上的支出需不需要班主任的批準或者全班同學的同意？企業(yè)的財務是很嚴謹?shù)模袊栏竦囊?guī)范制度，每一筆支出都需要多步驟的審批和復核，最終才有會計部門確認支出。

4.班費的使用缺少監(jiān)督。

班費支出的主要范圍有：班級資料印刷費；班會、團日活動的籌辦費用；各種比賽的后勤支出；圣誕節(jié)、教師節(jié)等節(jié)日購買禮物支出；其他支出等。班費的收入主要有兩個方面，最重要的來源是每位同學的上交，另一來源是班級參加一些活動得到的獎勵，比如會計091班獲得“先進班級”稱號，同時得到600元的資金獎勵。一般同學幾乎很少關心班費的使用情況，一方面是對班委充滿了信任，更多的是無所謂。會計091班在一次班會中，公布了班費的使用情況。在一張紙上以流水賬的形式打印出了每一筆收支。雖然很詳細的記錄了每一筆收支，可這只是事后的監(jiān)督，幾乎沒有同學會在班會上提出意義。這就說明事后的監(jiān)督已經失效，而又缺少事前、事中的監(jiān)督。班委是不是本著節(jié)約、合理、必要的原則使用班費，這值得我們深思？企業(yè)有董事會，下設審計委員會，或者是獨立的審計部門，對企業(yè)的日常經營進行財務審計。企業(yè)還有監(jiān)事會，監(jiān)督企業(yè)。

5.班費收支的賬目過于簡單。

班費的收入支出賬一般由生活委員保管，記錄。而這個賬一般又是一本流水賬。比如，2012年5月15日，班級資料打印支出10元，結余560元。2012年5月17日，購買班級活動用品支出20元，結余540元。很明顯這種流水賬過于簡單，簡單的結果是容易出現(xiàn)舞弊，因為很多賬都沒有原始發(fā)票，就這么登記，我們更難核實支出的真實性。企業(yè)的賬務體系是很復雜的，當然我們不能把班費和企業(yè)的財務相提并論。但是班費的賬至少可以增加一些明細項目，比如班費領取人，使用人，受益人，以及資金的流入單位的情況。

6.班費未能明細表明每位同學擁有的余額。

股份制企業(yè)準確地記錄每一位股東所占的份額，股東可以明確自己所占的公司的財產份額和所能夠行使的表決權。而我們班費只停留在一個總賬戶的金額，總的金額除以全班的人數(shù)就是每位同學的班費余額。其實這里還有另一個問題，會計091班這兩個學期相繼轉入7位新同學，而他們在加入這個班級的時候并未交過班費，這就是說他們在進入新班級那一刻為付出任何代價就擁有和原有同學一樣的對班費的所有權，這對原有的同學是不公平的。班費就應該讓同學們知道每人還有多少余額。

二、班級班費管理和企業(yè)財務管理的對比

1.機構人員對比。

企業(yè)由股東出資，所以其所有權掌握在股東手中，而同學作為班級的一份子，又是班費的提供者，自然是班費的最終擁有者；企業(yè)的管理者是總裁、總經理、CEO等，以及下屬各個部門經理，而班主任、班長等班委可以認為是班級的管理者；企業(yè)有一個具體管理資金收支的部門，會計或者財務部，班級具體管理班費的是生活委員或者是其他班委。

2.資金流動對比。

企業(yè)的最初資金來源于股東，管理者利用這筆錢投資于一些項目，獲得盈利，達到錢生錢的目的，最終使企業(yè)的股東得到資本回報。班費最初也是每位同學提供的，班委利用這筆錢的支出使用，去更好地管理班級，服務于每一位同學，同學得到班級的服務可以更好地學習、生活。當企業(yè)想擴大生產經營規(guī)模就會融資，原有的股東或者新的股東又會投入資金，當班費不足使用時，班級又會進行新一輪的班費收繳。企業(yè)在破產清算時，股東可以獲得一定的資金流入，班級在解散后，或者集體把剩余的班費使用掉，或者退還給每一位同學。

3.財務管理的對比。

企業(yè)的每一筆和資金收支有關的業(yè)務事項都由會計記錄在賬本之中，班費的每一收支也由生活委員記錄賬本上。企業(yè)定期要出具財務報表、以供股東、潛在投資者、政府部門等使用，班費也要定期地向班級同學公布。企業(yè)的財務經理在資金不足的時候就會向總經理匯報，并制定融資政策，生活委員在班費不足的時候就會向班長建議進行新一輪的班費收繳。企業(yè)財務管理的目標是達到股東的財富價值最大化，班費使用管理的目標自然是服務于每一位同學。

三、企業(yè)財務管理對班費管理的指引

1.提高全班同學對班費管理的重視程度。

一個企業(yè)的財務管理的優(yōu)劣，很大程度取決于企業(yè)高層領導對財務的重視程度。要想班費的管理更加合理，需要每一位同學提高對班費的重視程度。如果每位同學有強烈班費公開的要求，主動去監(jiān)督每一筆班費的使用情況，那么生活委員在管理班費上就會更加小心翼翼，從根本上杜絕舞弊。

2.實行實報實銷制。

設立兩個生活委員，這里所說的兩個生活委員，并不是如會計091班那樣的一男一女，兩本賬，兩筆錢，而是一個生活委員負責保管班費，另一個生活委員負責記賬。就如企業(yè)的會計和出納的分工，可以很好地實現(xiàn)內部牽制。班費的支出采用實報實銷制。具體活動組織者可根據(jù)班費的開支需要，先行墊付，或向管錢的生活委員預支。在事務辦理完畢后，整理相關票據(jù)，由經手人在票據(jù)上簽字，經班長、團支書共同審核簽署意見后，報管賬的生活委員。生活委員根據(jù)票據(jù)及簽字支付相應款項，并做好賬務記錄。最后到保錢的生活委員處結算，多退少補。

3.成立班級班費管理監(jiān)督小組。

企業(yè)有審計部門對財務進行監(jiān)督，還有監(jiān)事會對企業(yè)的經營活動和財務會計事務進行監(jiān)督。班級的很多活動只有班委決策，缺少其他專門的監(jiān)督機構。在班費使用中，如果有一個監(jiān)督小組，定期查閱生活委員的賬本，那么生活委員會有壓力，然后化為謹慎的班費管理的態(tài)度。這樣同學們也會對班費更加放心。

4.實行預算管理。

預算在企業(yè)管理中起著重要的作用，可以幫助企業(yè)控制成本，防止資金鏈的斷裂。班費也應該實行一學期一次的預算，通過上一學期班費支出情況估計本學期班費的需求量。根據(jù)預算的情況確定每位同學交納的班費金額，對一些不必要的支出或者同學們分歧比較大的支出，從預算環(huán)節(jié)中刪除。做到合理使用班費。

5.實行金額審批制。

在企業(yè)中，不同級別的管理層有不同金額的報銷簽字權，比如500元以下部門經理簽字即可，2 000元以下副總經理需要副總經理簽字，5 000元就需要總經理簽字。班費管理也可借鑒這一模式。比如50元以下，可以直接找生活委員報賬，50元到200需要班長簽字，200元到500需要班主任批準，500元以上的支出就要召開班會得到全班同學的同意才可進行。

6.定期公開班費使用情況。

企業(yè)定期公開財務報表，年報、半年報、季度報、月報。班費使用也應該定期公布。一個月公布一次，可以通過飛信平臺，把一個月的支出情況、以及每位同學所擁有的余額以短信的形式發(fā)給每一個同學的手機上。大學沒有固定的教室，不可以在布告欄貼出公告。所以飛信十一個很好的途徑。

7.嚴格執(zhí)行“入補離退”制度。

企業(yè)隨著發(fā)展的進程，股東人數(shù)不會一直停留在創(chuàng)立之初的規(guī)模，新的投資者通過出資也可以獲得企業(yè)的股權，而必須付出代價。當班級有新同學轉入時，就應該讓他們交納與原有同學剩余的相同數(shù)額的班費，以代表他們可以從此享受班級的班費支出帶來的利益。這對班級所有同學是一種公平。同樣，當有同學離開這個班級，也應該退還他所擁有的班費余額。

（作者單位：寧波大學商學院）