基于小學(xué)檔案管理的信息系統(tǒng)設(shè)計理論與實踐研究

唐曉雪

摘 要：本文依據(jù)小學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的實踐工作經(jīng)驗，結(jié)合最新的管理信息系統(tǒng)建設(shè)理論，針對目前小學(xué)信息管理系統(tǒng)構(gòu)建較為滯后，造成了一定的教育資源的浪費。需要建立一個三級交換的教育資源信息管理系統(tǒng)。進一步促進完善的小學(xué)教育資料庫和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建，為相關(guān)的理論與實踐工作者提供基礎(chǔ)性參考。

關(guān)鍵詞：小學(xué)；檔案管理；信息化；管理系統(tǒng)

1 引言

雖然信息技術(shù)的不斷發(fā)展，但現(xiàn)階段小學(xué)的信息化程度有待進一步提高，在小學(xué)信息化建設(shè)的復(fù)雜系統(tǒng)中，沒有有效的信息交流與共享，而多層次的信息交流與管理系統(tǒng)還沒有形成。集團用戶沒有社會效益和經(jīng)濟效益，造成教育資源的浪費。因此，迫切需要建立一個可以實現(xiàn)三個層次的交流的系統(tǒng)管理平臺。從而建立了小學(xué)教育和設(shè)備數(shù)據(jù)庫的基本數(shù)據(jù)庫，為各級教育管理部門提供決策支持。

2 小學(xué)電子化檔案信息化管理系統(tǒng)需求分析

（一）總體需求分析

在學(xué)生管理和學(xué)生卡管理方面沒有形成統(tǒng)一的標(biāo)準，沒有社會和經(jīng)濟效益的集團用戶，造成教育資源的浪費。因此，迫切需要建立一個能夠?qū)崿F(xiàn)三級交換機的管理系統(tǒng)。建立和完善基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)教育，為各級教育管理部門提供決策支持。目前只介紹了文件提交的應(yīng)用軟件、統(tǒng)計和其他密鑰管理服務(wù)不涉及，大部分的檔案管理手冊的操作；單位依靠人工報表的形式信息傳輸，審查后應(yīng)進行審查、匯總等工作，造成許多重復(fù)和不必要的錯誤，數(shù)據(jù)處理過程模仿手工方式，只能算是半自動化。有的數(shù)據(jù)采集周期長，難以提供及時、快速的文件管理信息，直接影響到整個系統(tǒng)的整體效率。決策信息不能完全和快速獲得。建立以人工操作為主體，不能適應(yīng)信息管理系統(tǒng)的需求。

目前，各種系統(tǒng)都缺乏可擴展性和適應(yīng)性。一旦系統(tǒng)改革，現(xiàn)有的文件資源管理軟件將需要重新設(shè)計。缺乏開放標(biāo)準的支持。將導(dǎo)致資源重用、軟件維護等方面的可持續(xù)性的困難。該系統(tǒng)在功能升級的過程中，經(jīng)常有第三方插件，并有一個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)的異質(zhì)性。

（二）小學(xué)電子檔案管理系統(tǒng)的需求分析

該系統(tǒng)的總體目標(biāo)是建立一個易于擴展和共享各子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)的綜合信息應(yīng)用平臺，以滿足公司目前和可預(yù)見的未來管理和決策的需要。具有以下幾個方面的功能：建立一個完善的數(shù)據(jù)庫，快速、高效地處理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，提高信息處理的速度，為系統(tǒng)的各類用戶提供準確的信息。集成數(shù)據(jù)集成平臺的開發(fā)，實現(xiàn)了不同系統(tǒng)之間的信息交換，系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫為企業(yè)有用的數(shù)據(jù)提取集成。建立一個全面的信息應(yīng)用系統(tǒng)，滿足不同用戶的需求，提供豐富的數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)分析工具，以滿足教育部門管理和處理的要求。

實用性是系統(tǒng)的首要考慮因素，系統(tǒng)必須滿足教育部門的管理模式和運行機制，實現(xiàn)公司現(xiàn)有的辦公模式。在軟件設(shè)計中，方便用戶作為一個標(biāo)準的、統(tǒng)一的編碼規(guī)則、統(tǒng)一的接口樣式。在系統(tǒng)的安全性設(shè)計和運行中充分考慮了系統(tǒng)的安全性，系統(tǒng)需要保證相關(guān)子系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性的操作，并且沒有對數(shù)據(jù)安全的威脅?？蓴U展性，考慮到公司的業(yè)務(wù)發(fā)展后，可能對系統(tǒng)的未來提出了新的需求，系統(tǒng)應(yīng)該可以在不改變現(xiàn)有系統(tǒng)架構(gòu)的過程中，順利地接受這種擴展，無縫地集成到現(xiàn)有的系統(tǒng)中去?；臃矫妫到y(tǒng)可以將原有的一些應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)整合到新的系統(tǒng)中，利用現(xiàn)有資源的交互，防止浪費資源。維護與管理：提供系統(tǒng)維護和數(shù)據(jù)維護，管理措施。保密保密，系統(tǒng)處理事務(wù)涉及到保密的重要信息，信息不僅要滿足各部門之間的共享，而且提高系統(tǒng)的保密性，保證系統(tǒng)不未經(jīng)部門人員的許可和秘密。

3 小學(xué)電子化檔案管理系統(tǒng)設(shè)計

（一）外部功能設(shè)計

根據(jù)新課程的要求，小學(xué)電子檔案管理系統(tǒng)是一個具有多個獨立的外部功能，包含各種數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，數(shù)據(jù)量龐大而復(fù)雜的處理系統(tǒng)，主要建立在數(shù)據(jù)文件、數(shù)據(jù)文件的數(shù)據(jù)傳輸和輸入和輸出報表之間，在數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換之間，對于這樣的軟件系統(tǒng)，不在單一的設(shè)計方法、技術(shù)的表達和編程，需要根據(jù)具體的環(huán)境、數(shù)據(jù)處理，在不同階段的設(shè)計和設(shè)計過程中不同的設(shè)計方法和形式，系統(tǒng)的設(shè)計實現(xiàn)準確、清晰、易于理解和實現(xiàn)。在小學(xué)電子檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計過程中，應(yīng)始終貫徹“自上而下”和“自下而上”的模塊化設(shè)計思想。所謂的“自上而下”的設(shè)計方法是一步一步分解整個系統(tǒng)，直到最后出的各個組件是相互獨立的，可以很容易實現(xiàn)的，到目前為止，“從底部到設(shè)計方法是一個組合過程，設(shè)計的底部和頂部單元。“自上而下”和“自下而上”的設(shè)計方法，可以使整個系統(tǒng)具有很高的適應(yīng)性和可擴展性，易于實現(xiàn)。

（二）功能模塊設(shè)計

學(xué)校信息管理是小學(xué)電子檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)性工作。學(xué)校管理，包括基本信息管理、學(xué)籍管理、學(xué)校管理、學(xué)校信息查詢、學(xué)校統(tǒng)計報表等。其中，學(xué)校信息管理的主要內(nèi)容包括學(xué)校的增加、信息的修改和人事信息注冊的報告。區(qū)縣教育部門負責(zé)維護學(xué)校信息的權(quán)限內(nèi)的代碼由統(tǒng)一代碼系統(tǒng)的主管單位的定義，以確保單位代碼和單位名稱一一對應(yīng)。在學(xué)校管理設(shè)計中，除了考慮學(xué)校管理功能的界面設(shè)計，它是學(xué)校管理的業(yè)務(wù)邏輯和數(shù)據(jù)訪問邏輯的設(shè)計。學(xué)校管理的主要業(yè)務(wù)邏輯是創(chuàng)建、查詢和刪除學(xué)校的信息數(shù)據(jù)，這是對應(yīng)于數(shù)據(jù)訪問邏輯。

學(xué)校的管理界面的設(shè)計，主要是通過ASP.NET處理一系列的形式來完成。以窗體和輸入框的形式完成與用戶的數(shù)據(jù)交互。添加功能是指在系統(tǒng)中的新學(xué)校，并記錄了學(xué)校的相應(yīng)信息。在界面上，需要接受這個新對象的網(wǎng)絡(luò)管理員輸入?yún)?shù)，然后結(jié)合這些參數(shù)引入模型，通過數(shù)據(jù)訪問模塊，為服務(wù)器的SQL數(shù)據(jù)庫。

小學(xué)信息查詢功能是指通過軟件界面的用戶查詢指定的對象。數(shù)據(jù)流的方向與增加函數(shù)的方向是相反的。首先，用戶界面要指定一個查詢對象，用戶界面響應(yīng)輸入，調(diào)用數(shù)據(jù)訪問模塊，將查詢模型的對象從數(shù)據(jù)庫中提取出來，通過Web界面顯示。刪除功能是指用戶在網(wǎng)絡(luò)中刪除某個對象，而增加的則是操作的相對性。在系統(tǒng)的設(shè)計中，我們采取識別刪除標(biāo)志來響應(yīng)刪除命令，采用這種方法的原因是因為大量數(shù)據(jù)的統(tǒng)計數(shù)據(jù)與學(xué)校相關(guān)的信息，雖然學(xué)?；拘畔⒁褎h除，但這些統(tǒng)計數(shù)據(jù)仍然存在，所以我們只是一個學(xué)校被標(biāo)記為刪除，而不是從根本上刪除了數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)。

參考文獻

[1] 繆抗美，高斌.區(qū)域教育現(xiàn)代化建設(shè)中的教育信息化[J]. 中國電化教育. 2009（12）

[2] 周敦.論教育信息化與教師專業(yè)發(fā)展[J]. 中國成人教育. 2008（13）

[3] 祝智庭.教育信息化建設(shè)與應(yīng)用的新視野[J]. 浙江現(xiàn)代教育技術(shù). 2008（02）