淺談如何做好企業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)工作

張魏

摘 要：本文通過檔案統(tǒng)計(jì)工作的基本理論及方法，集合了檔案統(tǒng)計(jì)在企業(yè)檔案管理中的作用，列舉了企業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)工作中存在的問題，提出了做好企業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)工作的措施和建議，以便更好地為企業(yè)檔案管理服務(wù)。

關(guān)鍵詞：檔案統(tǒng)計(jì)工作；定義；作用；存在問題；對(duì)策建議

1 檔案統(tǒng)計(jì)工作定義

檔案統(tǒng)計(jì)工作是運(yùn)用一系列的統(tǒng)計(jì)技術(shù)和方法，通過表冊(cè)和數(shù)字的形式描述和分析檔案工作中的各種現(xiàn)象、狀態(tài)和趨勢的工作過程。它是了解、認(rèn)識(shí)和掌握檔案工作總體情況的重要手段。

對(duì)企業(yè)而言，檔案統(tǒng)計(jì)就是指有效運(yùn)用一定的統(tǒng)計(jì)技術(shù)與方法對(duì)相應(yīng)的檔案進(jìn)行管理的工作，然后再進(jìn)行過程分析，進(jìn)一步了解和掌握企業(yè)當(dāng)前檔案工作的真實(shí)情況。

2 企業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)工作存在的問題

2.1 對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)工作認(rèn)識(shí)不到位

檔案統(tǒng)計(jì)工作在部分企業(yè)得不到足夠的重視，認(rèn)為數(shù)據(jù)多點(diǎn)少點(diǎn)沒什么影響，這增加了檔案統(tǒng)計(jì)工作的難度，降低了辦事效率。

2.2 檔案統(tǒng)計(jì)人員隊(duì)伍不穩(wěn)定、業(yè)務(wù)素質(zhì)不高

某些企業(yè)每年的檔案統(tǒng)計(jì)工作，人員相對(duì)不固定，一直在變化，這樣導(dǎo)致每年都是一批未接觸過統(tǒng)計(jì)工作的人員在做此項(xiàng)工作，缺乏工作經(jīng)驗(yàn)，也缺乏相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)理解不透，統(tǒng)計(jì)出的結(jié)果與往年數(shù)據(jù)對(duì)比會(huì)出現(xiàn)較多邏輯性錯(cuò)誤。

2.3 對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)缺乏深入分析

統(tǒng)計(jì)工作只注重?cái)?shù)字的填報(bào)和完成上報(bào)任務(wù)，而忽視對(duì)數(shù)據(jù)的分析研究和開發(fā)利用。

2.4 系統(tǒng)內(nèi)部橫向交流較少

每年的檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)編報(bào)工作，上級(jí)發(fā)下通知后，企業(yè)檔案館、室各自開展統(tǒng)計(jì)工作，完成填報(bào)上報(bào)之后，此項(xiàng)工作即告一段落，沒有對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)工作中遇到的問題或發(fā)現(xiàn)的現(xiàn)象進(jìn)行梳理，各檔案室之間也缺乏交流，不利于檔案統(tǒng)計(jì)工作的順利開展。

3 做好企業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)工作的措施及建議

3.1 做好企業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)工作的措施

3.1.1領(lǐng)導(dǎo)重視，加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理

只有建立健全檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化建設(shè)，提高對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)工作重要性的認(rèn)識(shí)，才能有力地保障檔案統(tǒng)計(jì)工作的有效開展，確保檔案統(tǒng)計(jì)工作真正落到實(shí)處。

3.1.2建立檔案統(tǒng)計(jì)隊(duì)伍，認(rèn)真復(fù)核保證檔案統(tǒng)計(jì)質(zhì)量

企業(yè)應(yīng)成立檔案統(tǒng)計(jì)工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，由部門領(lǐng)導(dǎo)和經(jīng)過檔案統(tǒng)計(jì)培訓(xùn)的人員組成檔案統(tǒng)計(jì)工作小組，加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，嚴(yán)格執(zhí)行檔案統(tǒng)計(jì)工作的檢查復(fù)核和監(jiān)督機(jī)制，分工明確，責(zé)任到人，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，確保檔案統(tǒng)計(jì)結(jié)果準(zhǔn)確無誤。在具體工作流程中，應(yīng)采取有效措施，如檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)工作最少應(yīng)由兩人共同完成，一人負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)填報(bào)，一人負(fù)責(zé)復(fù)核，同時(shí)對(duì)于報(bào)表中的特殊事項(xiàng)可在保存的紙質(zhì)報(bào)表后附文字說明，以保持檔案統(tǒng)計(jì)工作的連續(xù)性、準(zhǔn)確性和條理性。

3.1.3對(duì)統(tǒng)計(jì)指標(biāo)進(jìn)行分析研究，更好地為企業(yè)檔案管理服務(wù)

檔案統(tǒng)計(jì)不是簡單的數(shù)字組合，而是通過數(shù)據(jù)來了解和掌握檔案的結(jié)構(gòu)、形成、管理及利用情況，從而從宏觀上掌握檔案事業(yè)發(fā)展的總體狀況。檔案統(tǒng)計(jì)工作對(duì)檔案事業(yè)的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。

利用整理后的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)結(jié)合企業(yè)檔案館、室制定的年度工作計(jì)劃進(jìn)行相關(guān)分析，從中了解到上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門的指示是否落實(shí)， 企業(yè)檔案館、室工作計(jì)劃完成與否， 以及各項(xiàng)業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作的進(jìn)展情況。進(jìn)而找出影響工作的原因。二是運(yùn)用歷年來的統(tǒng)計(jì)整理數(shù)據(jù)結(jié)合各項(xiàng)工作現(xiàn)狀進(jìn)行動(dòng)態(tài)分析和對(duì)比分析。檔案工作中的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)是在不斷變化的， 通過對(duì)歷年統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)分析， 可以進(jìn)一步掌握不同時(shí)期內(nèi)檔案工作業(yè)務(wù)活動(dòng)所達(dá)到的水平及發(fā)展變化程度。再結(jié)合工作現(xiàn)狀進(jìn)行縱向的對(duì)比分析，很容易發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)工作中取得進(jìn)展的經(jīng)驗(yàn)和失誤的教訓(xùn)， 進(jìn)而提出強(qiáng)化工作的對(duì)策。三是根據(jù)現(xiàn)有統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)結(jié)合系統(tǒng)內(nèi)先進(jìn)典型單位的情況開展對(duì)比分析， 從中找出雙方的差距以及造成差距的主客觀原因， 制定相應(yīng)的改進(jìn)措施。

只有通過檔案統(tǒng)計(jì)并進(jìn)行充分分析，才能發(fā)揮檔案的最大效益，更科學(xué)、更合理地利用檔案，更好地為企業(yè)檔案管理服務(wù)。

3.1.4加強(qiáng)系統(tǒng)內(nèi)各單位之間業(yè)務(wù)交流溝通

在每年統(tǒng)計(jì)工作計(jì)劃下達(dá)后，可由上級(jí)檔案館召集下級(jí)各企事業(yè)單位檔案室的統(tǒng)計(jì)工作人員召開統(tǒng)計(jì)工作專題會(huì)，將檔案的統(tǒng)計(jì)工作填報(bào)要求、注意事項(xiàng)、歷年存在問題等幾方面的事項(xiàng)和各統(tǒng)計(jì)人員進(jìn)行宣貫，讓大家能清楚認(rèn)識(shí)到這些現(xiàn)象。在統(tǒng)計(jì)工作完成后，也可以召集大家進(jìn)行總結(jié)探討當(dāng)年統(tǒng)計(jì)過程中發(fā)現(xiàn)的問題及現(xiàn)象，這樣橫向間加強(qiáng)溝通交流有利于各單位更好更準(zhǔn)確的開展檔案統(tǒng)計(jì)工作。

3.2 從檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)出發(fā)，對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)工作的幾點(diǎn)建議

筆者就2015年檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)的填報(bào)過程中發(fā)現(xiàn)一些現(xiàn)象，想引起重視并能希望能進(jìn)一步改進(jìn)填報(bào)制度。

3.2.1檔案人員職稱系列單一

在《檔案館基本情況年報(bào)》（以下簡稱年報(bào)）“檔案干部專業(yè)技術(shù)職稱”中，檔案人員職稱設(shè)計(jì)為研究館員、副研究館員、館員、助理館員、管理員。實(shí)際工作中并非只有這些。在檔案系統(tǒng)，檔案人員職稱構(gòu)成并非單一的。部分單位的檔案人員來源于檔案、計(jì)算機(jī)、會(huì)計(jì)等專業(yè)，所具有的職稱包括了檔案系列、工程系列、會(huì)計(jì)系列等。但由于報(bào)表中沒有設(shè)計(jì)其他職稱系列，填表時(shí)只好按照與檔案系列對(duì)應(yīng)的職稱填寫，這就沒有準(zhǔn)確反映檔案人員的職稱現(xiàn)狀。希望能在現(xiàn)行的年報(bào)中，檔案人員專業(yè)技術(shù)職稱設(shè)計(jì)，可以在現(xiàn)有設(shè)計(jì)上加上一句話“其他系列職稱按同等級(jí)別填報(bào)”，或者不寫明職稱系列，都以“正高、副高、中級(jí)、初級(jí)”等代替，或由填報(bào)的檔案館（室）具體填寫各人員的職稱名稱。

3.2.2利用目的填寫不完善、年報(bào)中概括不全

在我們?nèi)粘５臋n案借閱過程中，不太重視利用目的的填寫，導(dǎo)致在檔案年報(bào)統(tǒng)計(jì)中大多以工作參考這一條來體現(xiàn)。筆者建議在日常借閱工作中要注重借閱人借閱目的的填寫。

而現(xiàn)行的年報(bào)，檔案利用目的設(shè)計(jì)為“編史修志、工作參考、學(xué)術(shù)研究、經(jīng)濟(jì)建設(shè)、宣傳教育、其他”。隨著全民檔案意識(shí)的提高，因個(gè)人需要到檔案館查檔的人越來越多，有查個(gè)人職稱檔案的，有查個(gè)人獲獎(jiǎng)檔案的等等。在檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)表的利用目的欄目中，并沒有“因私查檔”一欄。筆者建議在檔案利用目的分類中，增加“解決個(gè)人需求”一欄，把不屬于編史修志、工作參考、學(xué)術(shù)研究、經(jīng)濟(jì)建設(shè)、宣傳教育等利用的檔案，而完全屬于個(gè)人使用的檔案都包含在內(nèi)，這樣便于填報(bào)者準(zhǔn)確區(qū)分利用目的。

3.2.3剔除實(shí)際意義不大的統(tǒng)計(jì)字段

在年報(bào)的“館藏全部檔案”中，有對(duì)“案卷排架長度”和“以件為保管單位檔案排架長度”的統(tǒng)計(jì)，筆者認(rèn)為這兩個(gè)字段是否還有統(tǒng)計(jì)的必要，主要基于兩個(gè)方面的思考：第一，現(xiàn)在的檔案排架長度統(tǒng)計(jì)，很難做到準(zhǔn)確，因?yàn)闄n案盒內(nèi)裝的檔案數(shù)量不一，有的裝滿了，有的并沒裝滿，在統(tǒng)計(jì)排架長度時(shí)，大都是目測，按照檔案盒的厚度估計(jì)排架長度，并不符合檔案統(tǒng)計(jì)“要保證統(tǒng)計(jì)資料的準(zhǔn)確性”的要求。第二，隨著電腦的進(jìn)一步普及，更多電子文件的產(chǎn)生，由于電子文件存儲(chǔ)在硬盤、光盤等介質(zhì)中，實(shí)體檔案會(huì)逐漸減少，檔案排架長度的統(tǒng)計(jì)也許就不再是主要的指標(biāo)了。

4 結(jié)束語

檔案統(tǒng)計(jì)工作是檔案工作八個(gè)基本環(huán)節(jié)之一。在當(dāng)今社會(huì)中檔案統(tǒng)計(jì)工作對(duì)企業(yè)檔案歸檔與整理具有非常重要的作用，這可以為當(dāng)前企業(yè)管理處理好很多實(shí)際性的難題，還可以進(jìn)一步促進(jìn)檔案工作的突破性發(fā)展。并且，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，對(duì)企業(yè)的檔案工作提出了更高的發(fā)展要求，這也就意味著檔案統(tǒng)計(jì)也將迎來嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。因此，要真正明確檔案統(tǒng)計(jì)在企業(yè)檔案管理中的作用，加強(qiáng)檔案統(tǒng)計(jì)工作人員自身的素質(zhì)、加強(qiáng)檔案統(tǒng)計(jì)分析，促進(jìn)檔案統(tǒng)計(jì)工作的科學(xué)發(fā)展，進(jìn)一步提高檔案工作水平。